Організація обліку зобов'язань за розрахунками

Організація обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги

Здійснюючи фінансово-господарську діяльність, суб'єкти господарювання вступають у тісну взаємодію між собою. При цьому вони змушені суворого дотримуватись умов договірних зобов’язань. Постачальники повинні вчасно згідно із договором поставляти товарно-матеріальні цінності в певних обсягах та певного асортименту, підрядники — виконувати роботи та надавати послуги, а покупці і замовники — своєчасно оплачувати їх рахунки. Дотримання усіма сторонами взятих договірних зобов’язань забезпечує кругообіг фінансових ресурсів та продовження фінансово-господарської діяльності, тому організація обліку розрахунків із постачальниками і підрядниками є однією з найважливіших ділянок облікової роботи.

Основними завданнями та одночасно і об'єктами організації обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги є:

• — облік товарно-матеріальних цінностей, що надходять від постачальників;
• — облік виконаних робіт та наданих послуг;
• — облік коштів, сплачених за зобов’язаннями;
• — облік заборгованості перед постачальниками і підрядниками.

Організація обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги включає: вибір форми розрахунків, які найбільш відповідають укладеним договорам даного підприємства з постачальниками або підрядниками; розробку картотек відвантажувальних, розрахункових, адресних та інших реквізитів постачальників та підрядників; установлення порядку документування розрахункових операцій та оперативного контролю за станом розрахунків; вибір методики та техніки ведення синтетичного та аналітичного обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги.

Форма розрахунків визначається у договорах, які укладаються між контрагентами, за згодою сторін, орієнтуючись на більш прогресивні (клієнт-банк-клієнт; акредитиви або договірні розрахунки). У договорах доцільно приймати додаткові умови, що гарантують своєчасність розрахунків, прискорення оберненості оборотних коштів (передоплата), а також визначати фінансові санкції при недотриманні термінів розрахунків або поставок. При розрахунках акредитивами необхідно встановлювати терміни поставок, що дозволить точніше визначати терміни відкриття акредитиву та уникнути уповільнення швидкості оберненості коштів та їх заморожування на рахунках акредитиву. При передоплаті вказуються терміни сплати коштів, її величина та оговорюються умови, за яких вони можуть змінюватись. Величина передоплати при поставках товарно-матеріальних цінностей, як правило, встановлюється у відсотках від обсягів поставок (наприклад, 40% їх вартості), а при виконанні робіт та наданні послуг враховується вартість будівельних матеріалів та конструкцій, що необхідні для проведення робіт.

Картотека адресних, розрахункових, відвантажувальних реквізитів постачальників та підрядників забезпечує правильне складання документів та прискорює облікові роботи, тому є необхідною складовою організації обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги. Якщо картотеки ведуться на підприємстві децентралізовано, тоді по постачальникам та підрядникам їх ведуть у відділі постачання, а за іншими розрахунками — у бухгалтерії. Більш доцільно сформувати єдину картотеку у бухгалтерії (фінансовому відділі), але забезпечити доступ до неї усіх зацікавлених служб.

В договорах потрібно зазначити перелік документів, якими оформлюються поставки матеріальних цінностей та розрахунки за них, терміни й способи їх представлення, кількість екземплярів. Важливе значення має вибір вихідної оперативної та нормативно-довідкової інформації, а також визначення складу і змісту вихідної інформації. Оперативною інформацією є первинні документи, якими оформляються поставки (акт здачі продукції; товарно-транспортна накладна; рахунок-фактура; податкова накладна, технічний паспорт, специфікації, сертифікати) або сплата коштів (платіжні доручення, платіжні вимоги (при договірних розрахунках), платіжні вимоги-доручення), а також накопичувальні документи (відомості обліку невідфактурованих поставок на початок та кінець місяця, відомості обліку несплачених поставок на початок та кінець місяця). Нормативно-довідковою інформацією є «Класифікатор постачальників і підрядників», договори поставок, тощо.

Форми і склад реквізитів первинних документів регламентуються нормативними документами і альбомом, сформованим на підприємстві. Інші оперативні і нормативно-довідкові документи обираються підприємством, виходячи зі змісту операцій, форми бухгалтерського обліку і наявної комп’ютерної техніки. Від них також залежить порядок збирання первинної інформації та технологія її обробки.

Касиру або іншій особі доручають щоденно одержувати у банках платіжні вимоги-доручення постачальників, які підлягають оплаті. Рахунки-фактури та товарно-транспортні накладні одержує експедитор безпосередньо у постачальника разом із товарно-матеріальними цінностями. Одержані документи реєструють у спеціальних журналах. Показники реєстрації документів використовують для контролю за надходженням цінностей та дотриманням умов договорів та поставок. Розрахунковий відділ бухгалтерії після погодження з відділом постачання акцептує рахунки та складає платіжні доручення на їх оплату. Платіжні вимоги-доручення постачальників у разі акцепту до оформлюють, їх підписують головний бухгалтер та керівник і через касира передають в банк для оплати. У разі відмови від оплати розрахунковий відділ у встановлені терміни повідомляє постачальників і надає відповідні документи (комерційний акт, претензію, акт приймання матеріалів), які підтверджують вимоги покупця щодо порушення умов поставок.

Для забезпечення своєчасності розрахунків розробляється графік, у якому вказують терміни одержання та відправки розрахункових документів, їх просування між підрозділами підприємства, строки оплати поставок та осіб, відповідальних за складання одержання документів, їх перевірку та обробку.

При організації обліку розрахунків із підрядниками у договорах необхідно встановити порядок оплати виконаних робіт або наданих послуг. Порядок оплати послуг залежить від можливості визначити обсяг послуг, наданих на певну дату. Оцінка ступеня завершеності операцій з надання послуг проводиться:

— вивченням виконаних робіт (коли сторони, вивчивши обсяг наданих послуг, визначили ступінь їх готовності та оцінили.

їх конкретну суму);

• — визначенням питомої ваги обсягу послуг, наданих на певну дату, у загальному обсязі послуг, які мають бути надані;
• — визначенням питомої ваги витрат, яких зазнає підприємство при наданні послуг, у загальній очікуваній сумі таких витрат. Сума витрат, здійснених на певну дату, включає тільки ті витрати, які відображають обсяг наданих послуг на цю саму дату.

Як правило, роботи з тривалим циклом оплачуються по завершенні їх виконання у цілому або у міру їх готовності (по закінчених етапах або комплексах робіт). За методом поетапної оцінки виконаних робіт вони визнаються шляхом:

• — огляду виконаних робіт;
• — співвідношення виконаних, робіт на дату балансу до загального їх обсягу за договором;
• — співвідношення фактично понесених витрат на дату балансу до їх оціненої загальної суми.

Таблиця 6.1 Зведений графік обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

Виконані роботи або надані послуги оформлюються Довідками виконаних робіт або Актами виконаних робіт. Після їх підписання відповідальними особами як виконавця, так і замовника, вони передаються у розрахунковий відділ бухгалтерії для оплати. Облік розрахунків з постачальниками ведеться матеріальним відділом бухгалтерії при обліку запасів, а з підрядниками — відділом капітального будівництва або ремонтно-будівельним відділом.

Склад і зміст вихідної інформації зумовлюється потребами управління і оперативно-економічного контролю, балансового узагальнення та складання звітності. Форма вихідної інформації залежить від форми обліку та рівня його автоматизації.

Організація аналітичного і синтетичного обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги залежить від форми обліку на підприємстві та організаційно-технічних засобів обліку. Аналітичний облік розрахунків із постачальниками та підрядниками ведуть у Відомості 3.3, яку заповнюють на підставі документів про надходження матеріальних цінностей та їх оплату, а синтетичний — у Журналі 3.