Застосування довідково-інформаційних документів у школі

ЗАСТОСУВАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ У ШКОЛІ

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1 ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Роль службових документів в системі діловодства

1.2 Оформлення довідково-інформаційних документів

1.3 Характеристика видів довідково-інформаційних документів

РОЗДІЛ 2 ЗАСТОСУВАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ У ШКОЛІ

2.1 Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів

2.2 Аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів Залуквянської за загальноосвітній школі I-III ступенів та їх реквізитів

ВИСНОВКИ

ДОДАТКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП Актуальність теми дослідження. У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта чи підприємства, установи, організації створюються документи, які відображають цю діяльність. Документи використовують у всіх сферах діяльності людини, відображають факти, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини та перш за все виконують інформаційну функцію. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. У сучасних умовах система управління України висуває високі вимоги щодо складання та обробки документів, так як вони є інструментами управління, бо на їх основі приймаються управлінські рішення. Документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Процес прийняття обґрунтованих управлінських рішень ґрунтується на зборі і обробці об'єктивної і достовірної інформації. Інформація про фактичний стан справ у системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні, бо вони подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дії. І для того, щоб управлінські рішення були максимально об'єктивними, потрібно вміти правильно складати довідково-інформаційні документи, вивчивши їх структуру та необхідні реквізити. Особисто для мене дослідження цього виду документів є не менш важливим як майбутньому спеціалісту в галузі документознавства чи будь-якій іншій, тому що вміння правильно їх скласти дозволить об'єктивно відобразити реальність.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністерств автономної республіки Крим. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Також, при здійсненні діловодства, на підприємствах, в установах чи в організаціях повинні керуватись: Інструкцією з діловодства за зверненням громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об`єднання громадян на підприємствах, в установах, в організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом міністрів України від 11 січня 1997 р., Державним класифікатором управлінської документації, ДСТУ 4163−2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», ДСТУ 2732−2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення понять».

Рівень теоретичного дослідження питання.

Дослідженням та вивченням документів почали займатися ще у давнину. За часів Київської Русі місцем збереження державно-правових актів, інших документів були церкви чи монастирі. Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення. Документи (акти, хроніки, кодекси права тощо) відіграли надзвичайно-важливу роль у різні періоди України. Починаючи з часів Хмельниччини активно починає зростати кількість документації. У ХІХ-ХХст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, стає незліченною і її починають класифікувати. Виникає ціла система діловодства — діяльність, що охоплює документування та організацію роботи зі службовими документами.

Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як «Ділове мовлення для державних службовців» та «Службове листування» С. В. Шевчука, «Сучасне діловодство» А.Н.Діденко, «Сучасні ділові папери» С. В. Глущика.

Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як «Сучасні ділові папери» Глущика С. В. [1], «Реквізити службових документів» Загорської О. [8], «Сучасний діловий документ» Молдаванова М.І. [13], «Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини» Бріцина В.М. та ін.

Об'єкт дослідження — довідково-інформаційні документи як вид службових документів.

Предмет дослідження — довідково-інформаційні документи Залуквянської школи I-III ступенів.

Мета дослідження — здійснити аналіз довідково-інформаційних документів та їх реквізитів Залуквянської школи I-III ступенів.

Відповідно до мети поставлено такі завдання:

розглянути роль службових документів в системі діловодства ;

навести особливості оформлення довідково-інформаційних документів;

охарактеризувати види довідково-інформаційних документів;

прослідкувати особливості використання довідково-інформаційних документів школи;

проаналізувати окремі види довідково-інформаційних документів та їх реквізити Залуквянської школи I-III ступенів.

Для розв’язання поставлених завдань та мети використано такі методи дослідження як: абстрагування, аналіз, синтез, дедукція та описовий метод. Метод абстрагування використано при оперуванні численних понять, виділенні найважливіших рис довідково-інформаційних документів, а за допомогою методу аналізу розглянуто довідково-інформаційні документи як частину організаційно-розпорядчих. Метод синтезу застосовано при характеристиці сфер застосування довідково-інформаційних документів, тоді як метод дедукції - при аналізі реквізитів, необхідним при складанні довідково-інформаційних документів. Для характеристики основних понять «документ» на сучасному етапі розвитку застосовано описовий метод.

Курсова робота складається з двох розділів, вступу, висновків, додатків та списку використаних джерел. Перший розділ охоплює такі питання: «Роль службових документів в системі діловодства», «Оформлення довідково-інформаційних документів», «Характеристика видів довідково-інформаційних документів». Другий розділ складають такі питання: «Особливості використання довідково-інформаційних документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів», «Аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів Залуквянської загальноосвітньої школі I-III ступенів та їх реквізитів». Список використаних джерел складається із 20 найменувань. Всі аналізовані документи подано в додатках.

РОЗДІЛ 1. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Роль службових документів в системі діловодства Документ — це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини [24,c.12]. В ДСТУ 2732 — 2004 подано дещо інше визначення: документ — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. Cукупність документів, взаємопо-в'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісне утворен-ня із певними специфічними рисами, називається системою документації. Систем документацій багато. Найчисленнішу групу утворює управлінська документація. Управлінська документація — це сукупність взаємопов'язаних службових документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

Службовий документ — це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Службовий документ є основним елементом діловодства. Під діловодством розуміють сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому. Складовими частинами діловодства є документування та організація роботи зі службовими документами. Документування — це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Організація роботи з документами — це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві. Рух документів в установі з моменту їх створення до відправлення називається документообігом. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування, апарату управління в цілому та від системи організації діловодства. Повну централізацію діловодства рекомендується в установах з невеликою кількістю структурних підрозділів. Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік [22, c.126].

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з службовими документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

З метою скорочення застосовуваних документів, зниження трудомісткості їх обробки, типізації їх форм, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації, більш ефективного використання обчислювальної техніки проводиться уніфікація документів. Уніфікація документів полягає в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

З метою обліку та систематизації документів, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації проводиться класифікація документів. Державний класифікатор управлінської документації є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації Він представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів [17, c.45].

Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Службові документи класифікують за місцем виникнення, за напрямом, за джерелами виникнення, за формою, за технікою відтворення, за секретністю, за терміном виконання, за складністю, за стадіями створення, за терміном зберігання і за призначенням.

За місцем виникнення службові документи класифікують на:

— внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі.

— зовнішні, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

За напрямом:

— вхідні;

— вихідні.

За джерелами виникнення:

— первинні;

— вторинні.

За формою:

— стандартні, які створюються за стандартною формою.

— індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені механічним способом.

За секретністю:

— для службового користування;

— секретні;

— цілком секретні.

За терміном виконання:

— звичайні безстроковіце такі, що виконуються в порядку загальної черги.

— термінові, в яких установлено строк виконання (до них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення: телеграми, телефонограми.

— дуже термінові - документи, які мають позначення «дуже терміново».

За складністю:

— односкладні, що містять інформацію з одного питання.

— складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

За стадіями створення:

— оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів, які мають підпис керівника устонови, і, в разі потреби, його засвідчено штампом і печаткою.

— копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлені. На копії обов’язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Є такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір, яка залишається у відправника); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання:

— постійного зберігання;

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— тимчасового зберігання (до 10 років).

За призначенням службові документи поділяються на :

— фінансоворозрахункові;

— постачально — збутові;

— організаційні;

— розпорядчі;

— довідково-інформаційні;

— з кадрових питань [6, c.32].

1.2 Оформлення довідково-інформаційних документів Переважна більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони є переважно допоміжними щодо організаційно-розпорядчої документації. Вони не обов’язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в них, може спонукати до дії, або бути лише доведена до відома [18, с. 45]. Документи цієї групи не містять доручень, не зобов’язують діяти строго запропонованим чином, як розпорядчі документи, а подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, — ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дії.

Особливість цих документів полягає в тому, що, як правило, це документи, що йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника підрозділу до заступника керівника організації, або керівника організації. Окремі різновиди довідково-інформаційних документів використовують для реалізації інформаційних зв’язків між рівними, не перебуваючи у відносинах супідрядності організаціями і посадовими особами.

У класифікації довідково-інформаційних документів також не існує однозначності. Погиба Л. Г. до довідково-інформаційних документів відносить: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові, доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки, переліки, факси. Частину цих документів зобов’язаний уміти складати кожен громадян, незалежно від посади, яку обіймає. Серед цих документів: доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про виконання раніше наміченого плану, про відрядження), списки, тексти телеграм, план роботи тощо.

В той же час Шевчук С. В. у навчальному посібнику «Українське ділове мовлення» зазначає такі види довідково-інформаційних документів: службові листи, анотація, рецензія, відгук, адреса, телеграма, телефонограма, радіограма, довідка, доповідна й пояснювальна записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення та повідомлення. Дещо подібний перелік подає Зубков М. Г. у виданні «Сучасна українська ділова мова». Порівняти та проаналізувати склад довідково-інформаційної документації, згаданий за різними авторами, можна за допомогою додатку, в якому позначення «» означає, що у праці автора відповідний вид довідково-інформаційних документів не зазначається, а «» — навпаки (див. додаток А). Більшість названих документів є вихідними, так як надсилаються з установ.

Частотність використання мовних кліше зумовлює поділ документів на дві категорії: службові документи з високим рівнем стандартизації та службові документи з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації - документи, в яких передбачений не лише формуляр документа, але й слова, словосполучення, речення, за винятком індивідуальних відомостей про особу, які вписуються у бланк від руки. Більшість довідково-інформаційних документів належать до службових документів з низьким рівнем стандартизації. У документах з низьким рівнем стандартизації текст документа змінюється в залежності від конкретних ситуацій. За способом викладу тексти довідково-інформаційних документів з низьким рівнем стандартизації поділяють на: розповіді, описи, міркування. У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбулися у дійсності (протокол, пояснювальна записка). В описі характеризуються явища з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (звіт, доповідь). Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв’язок явищ і доводить певне положення через причинно-наслідкові зв’язки (листи, телеграми) [14, c. 292].

Однак створення довідково-інформаційних документів, як і всіх інших документів, відбувається за певними правилами. Для складання службових документів будь-якого виду в установах потрібно використовувати папір форматів А3 (297 Ч 420 мм), А4 (210Ч297 мм) та А5 (148 Ч210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Кожний службовий документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Згідно з положеннями ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», реквізит — це «інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили». Оформлення службового документа — це «фіксування реквізитів службового документа». Довідково-інформаційні документи, як і будь-які інші документи, оформлюються у відповідності до формуляра-зразка, «моделі побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити» [6, с. 9].

Реквізити довідково-інформаційних документів, як і інших документів, бувають змінні та постійні. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, а змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення. Бланк — це «зуніфікована форма службового документа з надрукованою постійної інформацією і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації» [6, с. 14]. Кожне підприємство повинно розробити та застосовувати три види бланків: загальний бланк та створювання різних видів документів, бланк листа та бланк конкретного виду документа. Виготовлення бланків доцільне в тому випадку, коли кількість документів певного виду досягає 200 на рік [5, c. 62]. Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору і мати такі береги: лівий — 30 мм, верхній і нижній — 20 мм, правий — 10 мм [6, с. 14].

1.3 Характеристика видів довідково-інформаційних документів Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов’язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

— акти; протоколи;

— довідки;

— службові листи;

— пояснювальні та доповідні записки;

— плани і графіки;

— відгуки та рецензії.

Одним із найпоширеніших довідково-інформаційних документів є довідка. Довідка — це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій [5, с. 65]. Довідка містить такі реквізити: назва виду документа, адресат, індекс, дата, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст, позначка про наявність додатків, підпис, відбиток печатки. Адресата не зазначають, коли у тексті вказано, куди направлятиметься видана довідка. Не є обов’язковим зазначення заголовка, тільки у разі потреби. Довідки поділяються на довідки, що містять інформацію про факти і події службового характеру та довідки, що засвідчують юридичний факт. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вищестоящої організації чи службової особи. Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей. До неї можуть бути приєднані таблиці, додатки. Численнішою є друга група довідок, які видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт навчання, місце проживання, навчання тощо. Оскільки тексти довідок, як правило, типові, використовують трафаретні бланки, виготовлені друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, — на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 [11, с. 15].

Доповідь — документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Цей вид документа призначено для усного, тобто публічного, виголошення та обговорення. Текст доповіді складається із трьох логічних елементів: вступ, доведення і висновки.

Доповідна записка — це «службовий документ, який адресовано керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про виконану роботу тощо, а також наводять свої висновки й пропозиції» [5, с. 66]. Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника. Залежно від адресності розрізняють внутрішні, що адресуються керівникові установи чи підрозділу, і зовнішні, що адресуються керівникові вищестоячої організації. Текст записки, як правило, складається з двох частин: у першій викладаються факти, що стали підставою для підготовки доповідної записки, у другій — висновки та пропозиції. Внутрішні доповідні записки оформляють на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні - на загальних або на спеціальних бланках формату А4 або А5 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів. Зовнішні доповідні записки містять такі реквізити: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис та у разі потреби позначка про наявність додатка.

Звіт — це «службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого та ін.» [5, c. 64]. Звіт подається вищій інстанції або посадовій особі. Звіти бувають усні та письмові, періодичні (затверджуються керівником установи) і разові (адресовані посадовим особам, від яких одержано завдання чи доручення), текстові і статистичні, або цифрові (найчастіше перед бухгалтерією, підтверджені цифровими документами, товарними чеками тощо) [11, с. 4]. Звіт містить такі реквізити: назва виду документа, дата, заголовок до тексту, текст, підпис, відбиток печатки. Деякі із звітів мають додаткові реквізити — гриф погодження й затвердження. Звіт може складатися в текстовій або табличній формі. Наприкінці звіту подаються пояснення причин невиконання певних пунктів плану чи викладаються перспективи їх виконання.

План — це «заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін здійснення їх» [19, с. 82]. За терміном виконання плани поділяються на: перспективні (які охоплюють декілька років), річні (календарний, фінансовий, навчальний), піврічні (семестрові), квартальні, місячні, тижневі, щоденні. Плани можуть викладатися у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов’язкових частин: зміст роботи, термін виконання, відповідальні за виконання. План підписується особою, що відповідає за його виконання, або керівником установи. Реквізити плану такі: гриф затвердження, назва документа, назва установи чи структурного підрозділу, заголовок, текст, підпис, дата.

Пояснювальна записка — це «службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа чи причини якихось подій, фактів, провин» [5, с. 67]. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. За змістом пояснювальні записки класифікують на два види: записки, що супроводжують основний документ і пояснюють зміст окремих положень та записки з приводу якихось ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Перший вид оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом, другий — на чистому аркуші від руки. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці. Також аналогічні реквізити має й службова записка. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Протокол — це «службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів» [5, с. 61]. Протоколи оформляють на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи. Переважно використовують бланки із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів. Протокол містить такі реквізити: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст. За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи: стислі (у тексті записано лише ухвали), повні (у тексті стисло записують виступу доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань, крім ухвал), стенографічні (всі виступи записують дослівно). Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але водночас містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Як зазначає Діденко А.Н., текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній — фіксується перебіг засідання колегіального органу. Також основну частину тексту поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ».

Телеграма — це «службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом)» [5, с. 65]. Реквізитами телеграми є: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телефонну адресу одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму, посаду особи, що надсилає телеграму, прізвище особи, яка підписала телеграму, поштову адресу та назву підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства-відправника. Характерною рисою телеграм є їх особлива стислість. Телеграми надсилають у найтерміновіших випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації. Їх оформляють у двох примірниках: перший примірник надсилають до відділення зв’язку, другий (копію) підшивають до справи. Текст телеграми пишуть на друкарських машинках великими літерами через два інтервали між рядками. Якщо текст телеграми виконано від руки, то треба писати його великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу [11, с. 89].

Телефонограма — це «службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном». Вона, як правило, складається секретарем-референтом або іншим працівником за дорученням керівника. ЇЇ оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. У телефонограмі зазначають: назву виду документа, адресата, дату підписання, індекс (вихідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка передала та прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми [11, с. 90].

РОЗДІЛ 2. ЗАСТОСУВАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ У ШКОЛІ

2.1 Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів

Для дослідження практичного застосування довідково-інформаційних документів обрано Залуквянську загальноосвітню школу I-III ступенів, що знаходиться в Івано-Франківській області, Галицького району, с. Залукви на вулиці Шкільній 14. Згідно з положеннями закону України «Про загальну середню освіту» функціонують різні типи загальноосвітнього навчального закладу I, II, III ступенів, а саме: середня загальноосвітня, загальноосвітня школа-інтернат, вечірня (змінна) школа, спеціалізована школа (школа-інтернат), гімназія, ліцей, колегіум, спеціальна загальноосвітня школа (школа-інтернат), загальноосвітня санаторна школа (школа-інтернат), школа соціальної реабілітації. Аналізована школа є одним із типів загальноосвітніх навчальних закладів, тобто є навчальним закладом, що «забезпечує реалізацію прав громадян на загальну середню освіту» [9, с. 26]. Залуквянська загальноосвітня школа — загальноосвітній навчальний заклад І - ІІІ ступенів: І ступінь — початкова школа (1 — 4 класи, в яких термін навчання 4 роки); ІІ ступінь — основна школа (5 — 9 класи, термін навчання в яких 5 років); ІІІ ступінь — старша школа (10 — 11 класи, термін навчання в яких 2 роки). Школи всіх трьох ступенів функціонують разом.

Залуквянська школа як тип загальноосвітнього навчального закладу є юридичною особою, яка має рахунки в установах банків, самостійний баланс, штамп, печатку, бланк. За своїми організаційно-правовими формами є навчальним закладом державної власності. У своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про освіту», «Про загальну середню освіту», Положенням про загальноосвітній навчальний заклад іншими законодавчими актами України, актами Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, наказами Міністерства освіти і науки, інших центральних органів виконавчої влади, рішеннями місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування та власним статутом.

Становлення Залуквянської школи було ще за часів Австро-Угорської імперії, школа існувала і за часів панської Польщі, радянського «визволення» та німецько-фашистської окупації, також проіснувала за радянської влади, та після проголошення незалежної України у першій половині 90-х років хх століття у Залуквянській школі розпочалося істотне оновлення. Головним завданням школи є забезпечення реалізації права громадян на загальну середню освіту, формування і розвиток соціально зрілої, творчої особистості з усвідомленою громадянською позицією, почуттям національної самосвідомості, підготовленої до професійного самовизначення, а також створення умов для оволодіння системою наукових знань про природу, людину і суспільство. Школа діє на підставі статуту, в який вона має право вносити зміни та доповнення та розробляється на основі Положення про загальноосвітній навчальний заклад. Мова викладання в залуквянській школі - українська.

Керівництво школою здійснює директор, який призначається на посаду та звільняються з посади органом управління освітою згідно із законодавством, як і його заступники. Призначення та звільнення заступників директора здійснюється за поданням директора. Також директор школи є головою педагогічної ради — постійно діючого колегіального органу управління школою. Вищим колегіальним органом громадського самоврядування у школі є загальні збори (конференція) учасників навчально-виховного процесу. До складу ради загальноосвітнього навчального закладу обираються пропорційно представники від педагогічного колективу, учнів школи, батьків і громадськості.

Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах ведеться призначеною для цього відповідальною особою, наприклад, у Залуквянській школі - секретарем, який призначається на посаду і звільняється дирек-тором школи. Секретар формує справи у відповідності з затвердженою номенклатурою, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає в архів. Також у Залуквянській школі секретар приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я директора школи, здійснює її систематизацію у відповідності з прийнятим у школі порядком і передає її після розгляду директором виконавцям, для яких призначена, слідкує за термінами виконання доручень директора школи, взятих на контроль та відсилає кореспонденцію. Ще одним із обов’язків секретаря є здійснення документального забезпечення кадрової роботи в школі, веде книгу наказів і зберігає її, веде і зберігає журнал обліку руху трудових книжок, зберігає і веде у встановленому порядку трудові книжки праців-ників. Вся ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах та сейфах, не має доступу сторонніх осіб і ведеться державною мовою. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у Залуквянській школі, обов’язково поаркушно пронумеровуються і прошнуровуються секретарем, підписуються директором і скріплюються печаткою. Ділові папери, які надходять до школи чи відправляються з неї реєструються у журналах вхідного і вихідного листування.

Міністерством освіти України визначено перелік документації, яка є обов’язковою в загальноосвітньому навчальному закладі. Детально ознайомитись із ним можна за допомогою додатка (див. додаток Б). Умовно шкільну документацію поділяють на такі групи:

планування навчально-виховної роботи закладу освіти;

документація особового складу і навчально-педагогічна;

фінансово-господарська документація [16, с. 35].

Не є винятком і документація Залуквянської школи. Планування навчально-виховної роботи здійснюється згідно з методичними вказівками та рекомендаціями Міністерства освіти України. До другої групи документації відносяться: алфавітна книга запису учнів, особова справа учня, класний журнал, журнал факультативних занять, журнал групи продовженого дня, журнал обліку роботи гуртка, книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту, книга обліку видачі золотих і срібних медалей, книга обліку видачі похвальних листів і грамот, книга обліку особового складу педагогічних працівників, книга протоколів педагогічної ради, книга протоколів ради школи, книга обліку трудових книжок працівників, журнал обліку пропусків і заміщення уроків учителями, книга наказів, контрольно-візитаційна книга, журнал реєстрації вхідних і вихідних документів, книга записів наслідків внутрішньошкільного контролю, акти, довідки про перевірку роботи навчально-виховного закладу, поточне листування, офіційні документи відомчих органів про роботу навчально-виховного закладу, статистичні звіти, акти форми Н-1, Н-2 про нещасні випадки. До фінансово-господарської документації відноситься технічний паспорт школи, інвентарні списки основних засобів, інвентарна книга бібліотечного фонду, книга складського обліку матеріалів та інші. Ознайомитися із документами або сукупністю документів школи, що стосуються різних питань можна за допомогою номенклатури справ школи (див. додаток В).

У журналі реєстрації вхідних та вихідних документів Залуквянської школи число вхідних документів дорівнює 152, а вихідних — 232 за минулий рік. Як бачимо, потоки вхідних та вихідних документів незначні. Також у школі циркулює потік внутрішніх документів, які не виходять за її межі. Значну частину внутрішньої документації складають довідково-інформаційні документи, найпоширенішими серед яких є протоколи, довідки, плани, звіти, списки. В школі переважають довідки, що підтверджують факт навчання, обійману посаду та розмір заробітної плати. У документації школи переважно звіти складають про проведення заходу та про чисельність або віковий склад учнів класу. Найпоширенішим видом плану є план щодо виконання робіт чи заходів. Спостерігається значне використання такого виду документа як список, тому що є необхідність систематизувати відомості.

2.2 Аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів Залуквянської за загальноосвітній школі I-III ступенів та їх реквізитів Характеристика плану Планування — це підготовчий етап кожного управлінського циклу, тому йому відводять одне з важливих місць у системі управління школою. Обґрунтований конкретний план — один із показників наукової організації і управління школою. Для того, щоб управління було ефективним розробляються плани робіт підвідомчих структур, які об'єднуючись утворюють єдиний план роботи школою. Кожний план роботи школи має бути педагогічно цілеспрямованим, передбачати систему заходів, спрямованих на виконання визначених завдань. Чіткий план школи дозволяє уникнути дублювання, дає можливість наперед визначити, в який час і на яких питаннях необхідно акцентувати увагу. Розглянемо план роботи колективу фізичної культури Залуквянської загальноосвітньої школи I-III ступенів № 2 на 2010;2011 навчальний рік як одного із планів роботи в школі (див. додаток Г) План роботи колективу фізичної культури — це письмовий документ за способом фіксації інформації; довідково-інформаційний документ за змістом; план за назвою; трафаретний за видами; простий за складністю; внутрішній за місцем складання; нетерміновий за терміном виконання; службовий за походженням; звичайний за гласністю; справжній за юридичною силою; оригінал за стадіями виготовлення; документ тимчасового зберігання за терміном зберігання. За терміном виконання аналізований план є річним.

План роботи оформлений на аркушах паперу формату А4 і містить такі реквізити: назва виду документа, заголовок до тексту, текст, підпис та гриф затвердження. Назва виду документа оформлена неправильно. Згідно з положеннями ДСТУ 4163−2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» назву виду документа друкують великими літерами. Заголовок до тексту містить короткі відомості основного смислового аспекту. Гриф затвердження розміщено у правому верхньому куті першого аркуша плану, містить всі потрібні елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», назва посади, підпис, прізвище й ініціали особи, яка затвердила план, дата затвердження. Неправильно оформлене слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», у якому всі літери повинні бути великими. Текст плану роботи оформлений у вигляді таблиці. Таблиця — «спосіб просторової організації уніфікованого тексту, який містить інформацію про кілька об'єктів за групою ознак». В аналізованому плані подається перелік конкретних дій, які повинен здійснити колектив фізичної культури. У графах вказується назва заходу, дата виконання та відповідальні за виконання заходу.

Оформлення реквізитів довідки Аналізований документ є довідкою, що засвідчують юридичний факт, а саме факт навчання у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів (див. додаток Д). Її видано заінтересованій особі, учневі школи. Для оформлення довідки використано бланк конкретного виду документа із кутовим розташуванням реквізитів. Аналізована довідка — це письмовий документ за способом фіксації інформації; довідково-інформаційний документ за змістом; довідка за назвою; трафаретний за видом; простий за складністю; зовнішній за місцем складання; нетерміновий за терміном виконання; офіційно-особистий за походженням; звичайний за гласністю; справжній за юридичною силою; оригінал за стадіями виготовлення; документ тимчасового зберігання за терміном зберігання.

Серед реквізитів довідки є:

Назва виду документа (ДОВІДКА), яка неправильно оформлена згідно з положеннями стандарту. Вона повинна бути надрукована великими літерами.

Дата, яка неправильно оформлена словесно-цифровим способом. Дата, зазначена словесно-цифровим способом, має такий вигляд: «10 вересня 2011 року».

Індекс, який є порядковим номером довідки при реєстрації.

Текст, в якому підтверджується факт навчання Криси Миколи Романовича протягом 2010;2011 навчального року у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів. Також у тексті зазначено термін закінчення школи та місце, куди довідка направляється. Текст оформлено у вигляді суцільного тексту.

Підпис, який складається з назви посади особи (Директор школи), особистого підпису директора та ініціалів і прізвища (В.О.Чаграк). Підпис розташований під текстом довідки.

Відбиток печатки, тому що довідка виходить за межі школи.

Також у довідці зазначено назву організації вищого рівня (Відділ освіти Галицької райдержадміністрації) та назву організації (Залуквянська загальноосвітня школа I-III ступенів). Відсутні такі реквізити довідки: заголовок до тексту та адресат.

Аналіз звіту Розглянемо звіт про чисельність та віковий склад учнів (див. додаток Д). Цей вид звіту містить дані про вікові характеристики учнів 11-Б класу та кількісні дані про дітей зі спеціальним статусом (діти-сироти, чорнобильці, діти, позбавлені батьківської опіки, діти-інваліди). Аналізований звіт є письмовим, разовим та статистичним. Оформлений на трафаретному бланку машинописним та рукописним способом. Його реквізити такі:

Назва виду документа (ЗВІТ), яка в аналізованому звіті не оформлена відповідно до положень ДСТУ 4163:2004.

Заголовок до тексту, в якому зазначається, що це звіт про чисельний та віковий склад учнів 11-Б класу на період 2010;2011 навчального року.

Текст, який оформлений у вигляді таблиці дозволяє представити інформацію у найбільш компактному вигляді, а також порівняти показники. В аналізованому документі порівнюється вік учнів класу, подається співвідношення чисельності хлопців та дівчат за роками.

Підпис особи, яка звітує, а саме класного керівника класу.

Аналізований звіт класифікується за такими ознаками:

за змістом — довідково-інформаційний документ;

за способом фіксації інформації - письмовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків;

за назвою — звіт;

за видами — трафаретний документ, тому що незмінна частина тексту надрукована машинописним способом, а змінна заповнюється ручним способом;

за складністю — простий документ, бо містить інформацію з питання чисельності вікового складу учнів;

за місцем складання — внутрішній документ, тому що стосується внутрішніх питань школи і не виходить за її межі;

за терміном виконання — нетерміновий документ, бо строк визначений курівництвом школи;

за походженням — службовий документ, що стосується діяльності школи;

за гласністю — звичайний, бо інформація в ньому не є конфіденційною;

за юридичною силою — справжній, тому що зміст відповідає істині;

за стадіями виготовлення — оригінал, бо є першим примірником;

за терміном зберігання — документ тимчасового зберігання, тобто до 10 років.

Характеристика протоколу Розглянемо протокол проведення державної підсумкової атестації з англійської мови за освітній рівень базової загальної середньої освіти (див. додаток Е). Аналізований протокол — це текстовий документ, бо інформація у ньому зафіксована письмовим способом, а саме рукописним та машинописним. Протокол оформлений на бланку конкретного виду документа, тому постійну інформацію зафіксовано машинописним способом, а змінну інформацію — рукописним способом. Аналізований документ є додатком до супровідного листа Міністерства освіти і науки. Протокол оформлений як самостійний документ. Супровідний лист — це «службовий лист, в якому адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа» [18, с. 14]. За місцем складання супровідний лист є зовнішнім документом, тому протокол є також зовнішнім документом. Аналізований протокол є трафаретним документом за видом документів та простий за складністю, бо містить інформацію з одного питання, а саме про проведення державної підсумкової атестації з англійської мови у 9-Б класі Богородчанської школи. У супровідному листі зазначається, що узагальнена інформація до департаменту загальної середньої освіти Міністерства освіти і науки повинна податись до 1 серпня поточного року, тому протокол — терміновий документ. За походженням документи поділяють на службові та офіційно-особисті. Аналізований документ є службовим, бо стосується діяльності школи. Також протокол — це документ для службового користування за гласністю, справжній за юридичною силою, документ тривалого зберігання за терміном зберігання.

Згідно з положеннями ДСТУ 4163−2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» додаток до документа повинен містити відмітку з посиланням на документ, його дату і номер, яку роблять у верхньому куті першого аркуша додатка. Як бачимо, в аналізованому протоколі порушено правила оформлення додатка, бо відмітка відсутня. Протокол оформлений на аркуші паперу формату А4. У документі зазначено такі реквізити: назва виду документа, дата, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис. Основний текст подано у вигляді таблиці. Відсутній традиційний поділ на вступну та основну частини. Не дотримане правильне розташування деяких реквізитів. Наприклад, дата проведення державної підсумкової атестації розташована під текстом. Основні способи засвідчення документа — підписування, прикладання, печатки, затвердження. Вони надають документу юридичної сили, підтверджують відповідальність певної особи за його зміст. Аналізований протокол підписаний У.М. Битківською, головою комісії, та її всіма членами. Оформлення реквізиту підпису відповідає вимогам нормативного документа.

ВИСНОВКИ Довідково-інформаційні документи — це найчисельніша група службових документів. До довідково — інформаційних документів належать такі документи: докладні, пояснювальні записки, акти, відгуки, довідки, плани робіт, протокольні документи, звіти, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, прес-релізи. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Більшість довідково-інформаційних документів належать до документів з низьким рівнем стандартизації.

Як ми вже побачили діловодство на будь-якому підприємстві являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення. Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економність і надійність функціонування апарату управління установи. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління.

З метою скорочення застосовуваних документів, обліку та систематизації документів, проводиться уніфікація та класифікація документів. Дотримання стандартів з діловодства в практичній роботі органів управління також сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Реквізити, що містять постійну інформацію, вносяться на бланк. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

Щоб полегшити роботу із службовими документами, зокрема, з довідково-інформаційними документами практикують створення типізованих та трафаретних текстів.

Організація, яку досліджено у курсовій роботі, Залуквянська загальноосвітня школа I-III ступенів, створює, застосовує та зберігає різні види довідково-інформаційних документів, яка реалізує право громадян на загальну середню освіту. Організуванням роботи зі службовими документами в школі займається секретар. Найпоширенішими видами довідково-інформаційних документів в школі є протоколи, звіти, довідки, плани та списки. Проаналізовано чотири довідково-інформаційні документи, три із яких оформлено на бланку із поздовжнім розташуванням реквізитів, тільки довідку — на бланку із поздовжнім розташуванням реквізитів.

Електронний документообіг є одним з тих інструментів, що в змозі забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. А використання електронного цифрового підпису, що підтверджує оригінальність документа і надійно захищає його від підробок, — ефективне рішення для всіх, хто не хоче чекати приходу фельд'єгерської або кур'єрської пошти за багато сотень кілометрів, щоб перевірити дійсність отриманої інформації або підтвердити факт укладення договору. Документи можуть бути засвідчені електронним цифровим підписом і передані до місця призначення протягом декількох секунд, адже електронний документ передається за допомогою швидкісних телекомунікаційних систем, однією з яких є, приміром, інтернет. За таких умов усі учасники обміну електронними документами незалежно від відстані мають однакові можливості в електронному інформаційному обміні.