Основи діловиробництва

1. Загальні положення ведення трудових книжок

Основним документом, який засвідчує час роботи на тій чи іншій посаді та підтверджує загальний стаж для пенсійного забезпечення, згідно зі статтею 48 Кодексу законів про працю України, є трудова книжка.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності.

Фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про приймання на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених із працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Відповідно до статті 10 Конституції України та Закону України «Про мови» державна мова — українська, і ведення діловодства та заповнення трудових книжок здійснюється державною мовою, а у відповідних розділах трудової книжки інформація дублюється російською мовою.

Окремим рядком вносяться відомості про час проходження служби в Збройних силах України, інших військових формуваннях, органах внутрішніх справ із зазначенням дати призову та звільнення.

Трудові книжки ведуться також під час приймання на роботу студентів денних відділень вищих навчальних закладів. Якщо робота за сумісництвом — трудові книжки ведуться за основним місцем роботи.

Час навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, училищах і на курсах з підготовки кадрів, підвищення кваліфікації та перекваліфікації, перебування в аспірантурі, докторантурі та клінічній ординатурі вноситься до трудових книжок.

Час догляду за інвалідом І групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років, пенсіонером та людиною похилого віку (80 років), що, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, також вноситься до трудової книжки на підставі медичних довідок.

Державною службою зайнятості заноситься до трудових книжок безробітним час одержання допомоги з безробіття, початок виплати та її припинення.

Не ведуться трудові книжки на працівників, які працюють за укладеними цивільно-правовими договорами для виконання певних обсягів робіт.

Запис у трудових книжках щодо безперервного стажу роботи нині втратив чинність (крім випадків щодо обчислення стажу державної служби для визначення грошової винагороди). Пенсійний стаж, стаж для визначення розміру оплати з тимчасової непрацездатності підраховується сумарно.

Якщо всі відповідні сторінки трудової книжки заповнені, вшивається вкладиш нового зразка, а на титульній сторінці основної книжки робиться відповідний запис із зазначенням серії та номера вкладиша. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10×25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. За кожної наступної його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія та номер вкладиша.

До трудової книжки вносяться:

· відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження (вносяться до титульної сторінки трудової книжки без скорочень відповідно до паспорта);

· відомості про роботу (записи до трудової книжки про найменування роботи, професії чи посади здійснюються відповідно до найменування професій і посад, вказаних у Державному класифікаторі професій України 003−95.), переведення на іншу постійну роботу, звільнення.

У графі 1 ставиться порядковий номер запису. Дати зазначаються арабськими цифрами: число та місяць — двозначними, роки — тільки чотиризначними;

· відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України (грошові заохочення, які мають регулярний характер та передбачені системою оплати праці, до трудових книжок не вносять);

· відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Із кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення. трудовий книжка документ заява Запис про звільнення у трудовій книжці працівника здійснюють з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 — дата звільнення; у графі 3 — причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер. Днем звільнення вважається останній день роботи.

Не допускається в трудових книжках виправлень шляхом підтирання, закреслення, заклеювання.

2. Вимоги до тексту документу

Щоб текст документа був бездоганним він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

· Грамотністю. Жоден документ написаний безграмотно — вважається таким, що написаний некваліфікованим спеціалістом.

· правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі;

· змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки (напр. договір), уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

· послідовністю та логічністю викладу;

· мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

· точністю, яка значною мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань (напр. лист);

· доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко Ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата (напр. лист).

3. Складіть заяву про прийом на роботу

Директору ДП Завод РГШО «Супутник»

Тужикову П.Ф. … ,

мешкаю за адресою: м. Луганськ, кв. Ю…, 6/42

Заява Прошу прийняти на посаду бухгалтера вищої категорії з 10 вересня 2009 р.

До заяви додаю такі документи:

трудову книжку;

автобіографію;

особовий листок з обліку кадрів;

копію довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;

4 фотокартки розміром 3×4 см.

08 вересня 2009 р. Підпис Н. В…