Організація документаційного забезпечення установи

• ЗМІСТ
• ВСТУП 2
• РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ 5
• 1.1.Поняття документаційного забезпечення установи 5
• 1.2.Механізм здійснення документаційного забезпечення установи 12
• 1.3. Проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи 36
• РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗ-ПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» 39
• 2.1.Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ». 39
• 2.2.Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» 41
• 2.3.Використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи 54
• РОЗДІЛ 3.ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУ-ВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ 60
• 3.1.Сутність інформаційних технологій документаційного забезпечення установи 60
• 3.2.Види інформаційних технологій 64
• 3.3.Порівняльна характеристика інформаційних технологій докумен-таційного забезпечення установи 71
• РОЗДІЛ 4.ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ОСНОВІ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ 76
• 4.1.Обґрунтування удосконалення документообігу та документаційного забезпечення 76
• 4.2.Системи удосконалення документообігу на підприємствах 84
• ВИСНОВКИ 90
• СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 94
• АНОТАЦІЯ
• Робота містить 108 сторінок, 2 рисунків, список використаних джерел — 42 найменувань.
• Актуальність теми зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому. Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.
• Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.
• Об'єктом дослідження виступає система документаційного забезпечення діяльності підприємства.
• Мета дипломної роботи полягає в вивченні системи документообороту на підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.
• Методи дослідження поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація.
• За результатами дослідження сформульовані напрямки удосконалення системи документаціного забезпечення підприємств, установ, організацій України. Одержані результати можуть бути використані для розроблення та удосконалення системи документаціного забезпечення підприємств, установ, організацій України.
• Ключові слова: документування, документообіг, домументаційне забезпечення, інформація, система, контроль, організація.

ВСТУП Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т. ч. електронних. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Актуальність дослідження зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому.

Метою роботи є вивчення системи документообороту на підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.

Об'єктом дослідження є система документаційного забезпечення діяльності підприємства.

Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.

Базою проведення досліджень та практичної розробки системи документаційного забезпечення є ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ».

Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення наступних завдань:

· вивчення теоретичних аспектів організації документаційного забезпечення;

· розгляд поняття документаційного забезпечення установи;

· ознайомлення з механізмом здійснення документаційного забезпечення установи;

· визначення типових проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи;

· аналіз специфіки організації документаційного забезпечення установи;

· вивчення використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· розгляд економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· ознайомлення з поняттям інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· проведення порівняльної характеристики інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· визначення оптимальних шляхів удосконалення інформаційних технологій документаційного.

Дане дослідження може бути використане в подальших розробках систем удосконалення документообороту на підприємствах України.

Практичне значення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення системи документообороту на підприємствах, установах та організаціях України, що сприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат на забезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.

Робота складається з 4 розділів. В першому розділі визначаються теоретичні аспекти організації документаційного забезпечення установи, поняття документообороту, механізм його здійснення та сучасні проблеми в побудові системи ефективного документообороту на підприємствах, установах, організаціях України. В 2 розділі роботи розглядаються особливості організації документаційного забезпечення установи на прикладі ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ», специфіку побудови систем докуменобороту на даних підприємствах та ефективність їх практичної організацій. В 3 розділі роботи визначено можливість економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи, розглянути сучасні форми організації та види інформаційних технологій, зроблено їх порівняльний аналіз. В 4 розділі роботи визначено шляхи удосконалення інформаційних технологій документаційного забезпечення, які можна ефективно запровадити на об'єктах дослідження та інших підприємствах, установах, організаціях України.

Систему документаційного забезпечення установи розглядали наступні вітчизняні науковці та практики Антонюк В. А. ., Береза А. М., Василик О. Д., Галіцин В. К., Годун В. М., Горьовий Л. Є., Дрогаль Т., Дубій О., Завгородний В. П., Єрьоміна Н. В., Карацюба А. М., Левченко Ф. А., Одинцов Б. Е., Орленко Н. С., Писаревська Т. А., Савицький В. А., Савченко В. Я., Святобог В. В., Ситник В. Ф., Сендзюк М. А., Рогач І. Ф., Романов А. Н., Швец М. Я. та інші.

Дане дослідження проводилось із застосуванням діалектичного підходу до вивчення сучасного стану докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ. В процесі дослідження організації і методики докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ були використані загальнонаукові методи пізнання: поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація. Для обробки даних, наведених у дослідженні застосовувались такі методичні прийоми: огляд, документальна перевірка, техніко-економічні розрахунки, аналітичні групування, структурний аналіз, узагальнення, підрахунок.

РОЗДІЛ 1.

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ

1.1. Поняття документаційного забезпечення установи Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науці розрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний, фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернути увагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпечення інформацією.

Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним та організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогою різноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначених економічних, наукових, соціальних або інших результатів. Реалізація цього процесу може мати позитивний результат лише за наявності певних відомостей про стан та поведінку системи управління. Однак, у своєму розвитку, сучасний менеджмент наштовхується на жорсткі інформаційні бар'єри. Виникає парадоксальна ситуація, коли поряд з «надмірністю» знань відчувається дефіцит необхідної і доступної інформації.

Інформація в менеджменті є важливим ресурсом, що вона дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним з головних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, що надана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі.

Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства [12, 267]. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуває необхідність уточнення сутності понять «діловодство» та «документаційне забезпечення менеджменту» .

Поняття «діловодство» розуміють як певну організацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто, діловодство — це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є не укладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінських рішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми — прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зі створенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. На жаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту.

Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

Кінцевим результатом будь-якого менеджменту є досягнення конкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління — діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство — діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60−70% займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу [13, 62].

Причини зростання обсягів управлінської інформації можуть бути як об'єктивні, так і суб'єктивні:

· об'єктивні - причини, які визначаються збільшенням масштабів і зростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань;

· суб'єктивні - причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами у процесі управління.

Ці ж причини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки документів. Документ — передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ — документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний — документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв’язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш уживані:

· централізована — усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);

· децентралізована — допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи;

· змішана — найбільш важлива внутрішня документація та переписка керівництва реєструється у канцелярії, решта документів — у структурних підрозділах.

В умовах обширного документообігу великого значення набуває правове його регулювання, яке здійснюється через інструкції та положення з діловодства. Такі документи регламентують:

· порядок підготовки й оформлення документів, їх погодження та візування;

· організацію роботи з документами;

· порядок обробки та відправлення вихідної інформації;

· реєстрацію і порядок зберігання угод та договорів;

· порядок друкування і тиражування документів;

· організацію контролю за строками виконання документів;

· формування номенклатури справ, формування і оформлення справ;

· відбір документів і справ на зберігання або знищення;

· знищення документів;

· облік обсягу документообігу.

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи — управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо) [14, 99].

На дані підрозділи покладено здійснення операцій з документами:

· приймання кореспонденції - приймання пошти, реєстрація її у журналі обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільності виконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім виконавцям, не надаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг кореспонденції, рішення за якими повинні приймати тільки перші керівники, не перевищує 10−20%);

· реєстрація документів — фіксація факту створення або одержання документа шляхом присвоєння йому порядкового номера та запису встановлених відомостей про нього засвідчує факт отримання документа, взяття на облік і забезпечення зберігання документів, довідкової та контрольної роботи. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, вихідні - у день підписання. Таємні документи реєструються у спеціальних журналах. Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що надійшли на підприємство з вищих органів влади та управління, державних адміністрацій, органів державних структур України, скарги та звернення громадян, повідомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирішення або відповіді, а також документи з відповідними грифами. Ознакою зареєстрованого документа є штамп на першому аркуші, дата його надходження, порядковий номер за журналом обліку;

· передача документа для розгляду керівником (заступником) підприємства. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, терміну виконання тощо зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша перед підписом керівника та датою резолюції. Якщо у резолюції зазначається кілька виконавців, то на першому місці зазначається відповідальний виконавець, якому і вручається документ. Відповідальний виконавець забезпечує виконання завдання та зберігання документа. Виконання документів полягає у виконанні приписів, збиранні інформації, підготовці управлінського рішення, листів для відповіді, наказів, розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстрації вихідного документа;

· контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Контроль за виконанням документів включає:

· постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;

· облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

· обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

· систематизацію нагляду за виконанням документів;

· вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

· підвищення трудової дисципліни виконавців.

Щоденно за картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється відповідна відмітка.

Контроль може здійснюватись у формах:

· суцільного контролю — за виконанням усіх документів;

· спеціального контролю — за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп’ютеризація документаціного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп’ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об'єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп’ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

· єдина система класифікації і кодування;

· автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

· уніфікація, спрощення і типізація документації;

· автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

На комп’ютерній основі можуть розв’язуватись і багато інших задач, особливо з контролю і аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельності виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно облікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділити формування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури і обсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринку товарів, прогнозування прибутку і ін.

Важливим в рамках забезпечення документообороту підприємства є визначення точності, попередження заздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційного забезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначають вимоги до неї.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа.

Документ вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв’язані та автору чи відповідному органу надіслана відповідь [16, 145]. Лише у цьому випадку документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться відповідна відмітка:

· відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв’язку;

· збереження документів — завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати їх повторно у процесі управління.

1.2. Механізм здійснення документаційного забезпечення установи Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», систему архівних установ України утворюють [1]:

· Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України;

· центральні державні архіви;

· галузеві державні архіви;

· державні архівні установи Автономної Республіки Крим;

· місцеві державні архівні установи; архівні підрозділи самостійних наукових установ, державних музеїв і бібліотек;

· архівні підрозділи державних органів, підприємств і організацій.

Національний архівний фонд України — складова вітчизняної та світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства налічує понад 55 млн. одиниць зберігання на паперовій основі, кіно-, фотодокументів, науково-технічної документації. Обсяги фондів швидко зростають.

Інформатизація архівної справи та актуалізація документних ресурсів України дає змогу на якісно новому рівні вирішити питання науково-інформаційного забезпечення функціонування держави, привести його у відповідність до міжнародних норм і цим самим сприяти входженню України у світове товариство та міжнародний інформаційний простір. На сьогодні став реальністю перехід від автоматизованої інформаційно-пошукової системи до інформаційних систем з інтелектуалізованими можливостями завдяки насиченню ринку потужною комп’ютерною технікою та новітнім програмним забезпеченням [17, 54].

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп’ютерних систем і мереж.

За межами проблеми залишаються питання автоматизації архівних функцій, в тому числі питання формування масивів даних і доступу до інформації. Створення національної архівної інформаційної мережі із залученням сучасних комп’ютерних технологій уможливить забезпечення інформатизації архівної справи.

Під інформатизацією архівної справи розуміємо комплексну систему організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних і методичних основ функціонування архівної справи на базі взаємопов'язаних інформаційних технологій, формування національних архівних інформаційних ресурсів, створення мережі локальних і централізованих БД і національної інформаційної системи архівів, що дають змогу виконати поставлені перед ними завдання.

Загальною метою інформатизації в архівній справі є:

· актуалізація інформації, що міститься в документах, та вирішення проблеми оперативного і повноцінного доступу до інформації;

· оптимізація формування зберігання, захисту та використання документальних ресурсів суспільства;

· прискорення їх залучення до суспільного обігу;

· введення до міжнародного інформаційного простору.

Головні завдання інформатизації в архівній справі визначаються її функціями, які спрямовані на:

· оптимізацію традиційних технологій архівної справи, яка й досі залишається в цілому рутинною, а саме: процесів експертизи, комплектування, описування та обліку, каталогізації тощо;

· удосконалення системи управління архівною справою — забезпечення підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення діяльності архівних установ та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

· забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутрішньоархівних, міжархівних, галузевих і міжгалузевих архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп’ютерних БД, сховищ даних, які дають змогу сформувати інтегровані масиви даних архівних документів як в електронній формі, так і з виведенням на традиційне друкування та активно використовувати цю інформацію в інтересах суспільства;

· вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів і зберігання інформації з використанням комп’ютерних технологій через страхове копіювання, формування повнотекстових БД тощо.

Проблема інформатизації має узгоджуватися із загальною стратегією інформатизації суспільства та створенням системи БД документної інформації ще на стадії документостворення в установах, коли автоматизуються технологічні процеси діяльності установи та її висвітлення в офіційних документах, а також на стадії документообігу [18, 76].

Отже, інформатизація архівної справи в науково-методичному плані має пов’язати увесь цикл документостворення, документозберігання та використання документів, що мають місце у суспільстві, а тому базується на поєднанні методик архівознавства, археографії та документознавства. Вона має спрямовуватися на створення засад документообігу і телекомунікаційні зв’язки з державними структурами та органами державної влади, включитися в загальнодержавні інформаційні ресурси України.

У процесі інформатизації архівної справи вирізняють три взаємопов'язані складові:

· науково-архівознавчу — визначення об'єктів і пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи у сфері комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

· інформаційно-технологічну (власне комп’ютеризація) — вибір оптимального технічного і програмного забезпечення, його пристосування до специфіки різних об'єктів комп’ютеризації, побудова інформаційних систем і мереж відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою;

· науково-організаційну та управлінську — організація інформатизації архівної справи відповідно до Концепції комп’ютеризації та розроблених технічних завдань.

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

· визначення об'єктів і пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління архівами, комплектування, обліку, зберігання документів і використання архівної інформації;

· розроблення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики списування архівних фондів і документів для комп’ютеризованих систем, стандартизація архівних описів відповідних об'єктів комп’ютеризації для переведення на електронний формат;

· створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації. Переведення архівних технологій на машиночитанні носії є першим завданням інформатизації. Цей шлях може здійснюватися як зверху — від Головного архіву України, так і знизу — у кожному державному архіві.

Комп’ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах — комп’ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Самостійним напрямом інформатизації є науково-інформаційний, який включає:

· процеси створення системи науково-довідкового апарату (НДА) за складом і змістом фондів, з урахуванням можливостей традиційних і комп’ютерних технологій;

· створення БД електронних страхових копій документів, повнотекстових БД актуальної інформації;

· організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим рішенням в цьому напрямі є, з одного боку, послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп’ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп’ютерному режимі, а з іншого — переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у БД без повернення до фондів на картковому рівні. Таким чином, об'єктом автоматизації є окремі технологічні процеси та НДА в управлінні справою та інформацією. Вибір об'єкта супроводжується його списуванням для створення моделі даних.

Інформаційний ресурс архівних фондів вимагає уніфікації архівного опису та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які б були сумісними, але вирішували різні завдання відповідно до різних об'єктів інформатизації [19, 145]. Такий підхід дає змогу сформувати структуру інтегрованої системи архівної інформації в трьох рівнях:

· перший — загальнодержавний і загальнонаціональний, що концентрує дані зведеного характеру національно-державного рівня і виконує роль загальнодержавного міжархівного довідника;

· другий — рівень міжархівних БД;

· третій — БД кожного конкретного архіву.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації:

· рівня архіву;

· рівня фонду;

· рівня справи;

· рівня документа;

· рівня групи документів;

· рівня адміністративної інформації.

Розроблення відповідних моделей даних архівної системи як цілісної системи опису та обліку різного рівня інформації має стати головним завданням науково-методичної роботи архівознавчого напряму в галузі інформатизації.

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов’язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем.

Формування масивів архівної інформації для внутрішньо фондової систематизації та класифікації документів — завдання набагато складніше. Умовно в ньому можна виділити два напрями:

1. Автоматизація поточної технології в її повному циклі — від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом і змістом документів Національного архівного фонду, що забезпечить замкнене коло технологій.

2. Автоматизація ретроспективної інформації внутрішньо фондового рівня, яка вже поставлена на облік в архівних установах і відображена в системі НДА, але існує в традиційному режимі.

Виходячи з необхідності управління документальними ресурсами архівної галузі, організації узгодженої науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи і врахування матеріально-технічних можливостей галузі, найдоцільнішим є проведення системної інформатизації у два етапи:

· перший — створення системи заходів з комп’ютеризації технологічних процесів централізованого комплектування та обліку архівної системи, створення БД та інтегрованого документального ресурсу в Головному архіві України;

· другий — комп’ютеризація замкненого методично єдиного циклу технологічних процесів комплектування, опису, обліку, НДА у кожній архівній установі, з урахуванням інтеграції вже існуючих БД у системах та мережах галузі.

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за все, виконує інформаційну функцію. Але він виконує й інші функції: передачу інформації на відстані, накопичення та зберігання інформації, доказу, обліку. В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція. Документ якнайтісніше пов’язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю.

Державний стандарт 16.487−83 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує ще одну важливу функцію — виступає як історичне джерело [9, 164].

Ці особливості привертали увагу працівників управління і архівістів. Органи управління, інститути влади повинні взаємодіяти у своїй роботі. У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін документознавства та архівоведення.

Один окремий документ — це одиничний акт документування. Діяльність суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1−88 «Уніфіковані системи документації. Основні положення» визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування — в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління [10, 87].

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960;тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації — один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5−87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка» .

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, —загальнодержавних, галузевих.

На підставі ГОСТ 6.10.5−87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163−2003 «Вимоги до оформлювання документів» .

Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам’ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною [11, 243].

Вся управлінська діяльність тісно пов’язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ — об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв’язків, зростання обсягів документаційної інформації. Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60%, а в окремих випадках — до 80% їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи.

Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України. Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:

· уніфікація і стандартизація документів;

· раціональна організація обігу документів і зберігання документів;

· економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством;

· автоматизація та механізація праці управлінців.

Технологія управління, зведена до простої схеми, може бути представлена у вигляді прийняття рішення, організації його виконання та контролю за виконанням. Таку схему можна використовувати як у випадку проведення найбільш простого одноразового заходу, так і при організації складних галузевих загальнодержавних систем. Ці системи будуть відрізнятися ступенем підготовки прийняття рішення, організацією його втілення в життя (кадри, фінанси, постачання, реалізація) і організацією контролю за виконанням. У всіх випадках повинні бути наявними вказані частини.

Будь-яке рішення не виникає з нічого, воно може бути прийняте тільки на базі інформації з даного питання. При цьому слід зазначити дві важливі умови: по-перше, інформація повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття необхідного рішення. Якщо інформація надійшла з запізненням, ви втрачаєте можливість взяти участь в яких-небудь діях, заходах. Тобто можливість чи шанс втрачені. З другого боку, якщо інформація недостатня або ви знаєте що-небудь наполовину,

ваше рішення може бути не тільки не найкращим, а навіть помилковим, оскільки ви не врахували всіх факторів.

В даний час обсяги інформації подвоюються через кожні три роки. Це пов’язано з розвитком суспільства. Будь-який суб'єкт чи кожна людина зокрема може існувати тільки у випадку, коли йде обмін інформацією. В умовах ринкових відносин стрімко змінюється економічна ситуація, комерційні підприємства «виживають» тільки в тому випадку, якщо вони своєчасно знають що, коли, як і скільки коштує. Інформація давно стала товаром. Це свідчить про суттєві зміни в організації інформаційних ресурсів у суспільстві, показує, що інформація і документ як її носій здійснюють вплив на всі аспекти управління, а також на функціонування різних структур, які впливають на кінцевий результат у економічній сфері.

Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною (основною) забезпечувальною (обслуговуючою) функцією управління, виконання якої потребує спеціальних — професійних знань. Від того, як поставлена ця робота, залежить оперативність, чіткість у діяльності будь-якого суб'єкта.

Інформаційно-документаційне забезпечення здійснюють спеціальні структурні підрозділи:

· управління справами;

· загальний відділ;

· канцелярія;

· секретаріат (або секретар-помічник).

Ці підрозділи повинні бути укомплектовані спеціалістами. Секретар-помічник також повинен мати спеціальну освіту залежно від рівня керівника і рівня його підготовки.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини — від найбільш складних до найпростіших операцій.

Кожну частину треба відпрацювати, тобто організувати якнайкраще, оскільки в будь-якій роботі немає дрібниць, все має бути продуманим. Із таких продуманих, правильно організованих операцій і складається наукова організація праці. Як правильно виконувати ту чи іншу роботу визначають нормативно-методичні документи.

В своїй діяльності служби документаційного забезпечення управління керуються законами, указами, постановами уряду, наказами та розпорядженнями управління, положеннями про службу, ДСДЗУ. Основними правилами роботи відомчих архівів, інструкцією з діловодства даного суб'єкта, посадовими інструкціями працівників служби, державними стандартами на уніфіковані системи документації і насамперед на УСОРД методичними розробками з питань діловодства та архівної справи.

До функцій служби документаційного забезпечення управління належать:

· повне інформаційно-документаційне обслуговування діяльності суб'єкта, що включає: приймання, облік, первинне опрацювання та відправку кореспонденції, доставку, друкування та розмноження документів, реєстрацію, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовку справ до передачі в архів;

· організаційно-методичне управління та контроль за постановкою діловодства у всіх структурних підрозділах та підвідомчих організаціях;

· систематичне удосконалення інформаційно-документаційного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ і насамперед персональних комп’ютерів та засоби механізації управлінської роботи;

· організація підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ.

Як видно з переліку функцій, всю роботу з документаційного забезпечення управління можна розділити на дві частини:

· безпосереднє оперативне документаційне обслуговування, організаційно-методичне управління;

· постійне удосконалення на базі ЕОМ всієї роботи з документами та інформацією, що міститься в них.

У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ-об'єкт і результат праці в сфері управління. Робота з інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими — за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними.

Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в документах. Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту.

Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163−2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.).

Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163−2003. Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності. Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи, а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю.