Розділ 5. Автоматизація обліку безготівкових розрахунків за клієнтськими рахунками в кб «приватбанк»

«Ви ніколи не зможете розоритися, отримуючи прибуток».

Мейер Ротшильд Сучасні технологічні можливості проведення безготівкових розрахунків є необмеженими. З кожним роком науковці розробляють різні системи швидкого та надійного переказу грошових засобів. Проте, як зазначив В. Муравський, в умовах розвинутої системи банківського обслуговування традиційний підхід до організації банківських і касових розрахунків не відповідає основним вимогам, що ставляться інформаційним суспільством та «новою економікою» перед системою обліку розрахункових операцій, зокрема: відмові від готівкових операцій, скороченні облікового персоналу, кардинальному зменшенні кількості первинних документів як у паперовому, так і в електронному вигляді. Тому проблема удосконалення повністю автоматизованого процесу здійснення безготівкових розрахунків та їх обліково-аналітичне забезпечення до сих пір перебуває на етапі дослідження.

Питання проведення безготівкових розрахунків через дистанційні системи керування банківськими рахунками, а також їх облікового відображення, документального забезпечення тощо розглядається переважно у періодичних виданнях та наукових статтях. Зокрема, дане питання досліджували: Н. В. Дубенко, В. Муравський, Сопко В. В., О. А. Шевчук іншими. Однак, комплексних досліджень щодо інтеграції дистанційних систем керування банківськими рахунками та бухгалтерського програмного забезпечення на сьогодні не проводилося.

Треба зосередитись на вивченні особливостей функціонування дистанційних систем керування банківськими рахунками, переваг та недоліків таких систем, встановлення особливостей їх інтеграції з бухгалтерським програмним забезпеченням [33].

Автоматизація обліку дозволяє значно полегшити роботу бухгалтерії в цілому та кожного бухгалтера окремо, особливо при впровадженні телекомунікаційного обміну інформацією між автоматизованим робочими місцями облікових працівників з використанням комп’ютерних мереж [31].

Важливою ланкою комп’ютеризації банківської діяльності є впровадження технологій дистанційного управління банківськими рахунками, оскільки в сучасних умовах господарювання піднято питання пришвидшення розрахунків між контрагентами. Згідно з принципами безготівкових розрахунків, при купівлі-продажу товарів (робіт, послуг) платіж підлягає терміновому здійсненню. Момент здійснення платежу має бути максимально наближеним до часу відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг.

Найчастіше використовується електронна мережа, перевага якої полягає у наданні банківських послуг для автоматизації проведення безготівкових рахунків через систему-комплекс «Клієнт-банк» .

Одним з основних документів, що узаконив використання системи «Клієнт-банк» є Постанова Національного банку України «Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті» № 135 від 29.03.2001 р., яка передбачає використання електронного платіжного доручення на рівні паперового із застосуванням електронного підпису на основі криптографії даних. Однак, вперше цю тему було освітлено і чітко обговорено в Законі України «Про платіжні системи і переказ коштів в Україні» від 16 травня 2001 року. Він визначив статус електронного документу та електронного цифрового підпису. Від того часу електронний платіжний документ та електронний цифровий підпис на цьому документі мають однакову юридичну силу з паперовим документом та підписом, зробленим від руки.

«Клієнт-Банк» — це програмний комплекс, який дозволяє користувачу максимально швидко здійснювати створення, шифрування та відправку в банк платіжних документів, а також оперативний прийом банківських виписок по рахункам та іншу довідну інформацію у вигляді телеграм НБУ, курсів валют, процентних ставок по кредитам та депозитам банка та інше. Послуги системи «Клієнт-Банк» не є новітніми послугами на території України, банки надають такі послуги вже протягом 10−12 років. Клієнти даної системи поділяють на дві категорії: регіональні підприємства, які не мають змоги постійно їздити до банку (із-за віддаленості); підприємства, які розташовані у великих містах, але здійснюють дуже багато оперативних платежів. «Клієнт-Банк» дає можливість не лише вчасно проводити платежі, але й економити за рахунок відсутності плати за встановлення програмного забезпечення, плати за обслуговування.

«Клієнт-Банк» є програмно-технічним комплексом, який дозволяє підприємству керувати своїм рахунком з комп’ютера, встановленого в офісі підприємства. Система складається з клієнтської та банківської частини [33].

Клієнтська частина системи забезпечує автоматичне введення поточного стану рахунку клієнта в банку, враховуючи проведені початкові та зворотні платежі. Програмне забезпечення клієнтської частини може розміщуватись на одному окремому комп’ютері або працювати в локальній мережі клієнта.

Розрахункові документи в електронному вигляді, що надаються підприємством у банк, мають відповідати формату платіжних документів системи електронних платежів Національного банку із зазначенням електронних цифрових підписів відповідальних осіб платника, яким згідно з установчими документами надане право підпису. Реквізити, які містить розрахунковий документ в електронному вигляді, що використовується в системі «Клієнт-Банк», визначаються угодою між банком та підприємством, але наявні обов’язкові реквізити.

Технологія опрацювання облікової інформації, додаткові регістри та форми первинних документів, на підставі яких здійснюються операції банківської частини системи «Клієнт-Банку», мають викладатися в «Положенні про облікову політику банку». Основними функціями «Клієнт-Банку» є: надання можливості підприємству проводити платежі зі свого поточного рахунка в банку, не відвідуючи банку, з офісу підприємства; здійснювати моніторинг коштів на поточному рахунку; отримувати виписки з поточного рахунка; отримувати від банку щоденні офіційні курси іноземних валют, які використовуються при бухгалтерському обліку операцій; вести довідник своїх контрагентів за платежами та довідник призначення платежу; отримувати від обслуговуючого банку повідомлення про нові банківські послуги, поточні відсоткові ставки за кредитами, іншу інформацію, яку банк вважає за потрібне оперативно доводити до клієнтів. Можливе і звернення клієнтів до обслуговуючого банку.

Конкретний набір функцій «Клієнт-Банку» може відрізнятися і залежить від постачальника системи та послуг, які надає обслуговуючий банк. В цілому, функціонування системи «Клієнт-Банку» здійснюється на основі принципів:

• 1) принцип зручності (автоматизовано підготовку документів;Вигляд електронних документів, що відображені в інтерфейсі користувача, максимально наближено до паперових;
• 2) принцип оперативності (висока оперативність проходження платежів: якщо операціоніст банку підтверджує електронний документ клієнта відразу при його надходженні до банку; відсутність необхідності підготовки первинних платіжних документів на паперових носіях, формування раз на тиждень реєстру електронних документів);
• 3) принцип мобільності (програмний комплекс дозволяє цілодобово відправляти документи до банку і проглядати отримані оплачені документи з банку).

Важливим аспектом комп’ютеризації бухгалтерського обліку є інтеграція систем дистанційного управління зі спеціалізованим бухгалтерським програмним забезпеченням. Інтеграція систем «Клієнт-Банк» реалізована в програмному продукті «1С: Предприятие» .

Використання спеціального модуля дозволяє автоматизувати передачу банківських документів, що вводяться в «1С: Предприятие», у систему електронних платежів, де вони можуть бути підписані, зашифровані і відіслані в банк, а також отримання банківських документів з програми «Клієнт-Банк».

У системі програм «1С: Предприятие» формується «Банковская выписка». Бухгалтеру не потрібно заповнювати його вручну, документ формується при натисканні кнопки «Ввести БВ» з одночасним автоматичним заповненням «Банковской выписки» на конкретну дату. У банківську виписку при обміні автоматично вводяться бухгалтерські рахунки, об'єкти аналітики (субконто), вид ПДВ та інші дані. У результаті бухгалтер уникає подвійного введення інформації й отримує точні дані прямо з програми «Клієнт-Банк». Як результат — значно зменшується імовірність введення помилкової інформації, а також забезпечується повне введення наявної інформації, причому вона може бути введена в «1С:Підприємство» відразу після здійснення операції.

Серед основних недоліків системи «Клієнт-Банк» є: відсутність власності на програмне забезпечення, що встановлюється на робоче місце бухгалтера; відсутність мобільності використання системи (програмне забезпечення встановлюється на один або два комп’ютери облікового персоналу, що створює обмеження по використанню системи через ноутбуки, комп’ютери, які знаходяться в інших структурних підрозділах); необхідність присутності обох осіб, що повинні підписати платіжний документ (директор і головний бухгалтер), в одному місці - разом за комп’ютером на який встановлено програмне забезпечення; необхідність виїзду банківського спеціаліста до підприємства для встановлення необхідного програмного забезпечення (встановлення системи безпосередньо залежить від графіку зайнятості банківського працівника); можливість конфлікту програмного забезпечення системи «Клієнт-Банк» з іншими системами програмного забезпечення на підприємстві (наприклад, при самостійному виготовлені).

Аналогічною дистанційною системою проведення безготівкових розрахунків є система віддаленого доступу «Інтернет-Банк». Використання даної системи поширене у світовій практиці високорозвинутих країн заходу. Основною ідеєю проекту є проведення електронного документообігу через всесвітню мережу Інтернет.

Основні відмінності систем «Клієнт-Банк» та «Інтернет-Банк», як найбільш поширених систем, що використовуються вітчизняними підприємства, наведені в Табл.5.1.

Таблиця 5.1 Основні відмінності дистанційних систем керування банківськими рахунками «Клієнт-Банк» та «Інтернет-Банк».

Значною перевагою системи «Клієнт-Банк» є те, що дані зберігаються у клієнта, а відповідно підприємство може передбачити процедуру вивантаження даних з системи та їх архівування. «Клієнт-Банк», на відміну від системи «Інтернет-Банк» працює в режимі off-line, що дозволяє працювати в системі за тимчасової відсутності Інтернет-зв'язку.

Таким чином, використання електронно-обчислювальної техніки не тільки значно спрощує обліковий процес, а й підвищує культуру управління, підвищує ступінь надійності і достовірності інформації, її оперативність, покращує умови її зберігання і багаторазового використання при ефективному захисті як від руйнування, так і від несанкціонованого доступу.