Розділ 3. Рекомендації щодо вдосконалення інноваційної діяльності пат «євраз — дніпропетровський металургійний завод ім. Петровського»

Впровадження системи електронного документообігу на підприємстві

Як було виявлено в розділі 2, стримуючим фактором розвитку інноваційної діяльності підприємства є відсутність електронного документообороту. З метою усунення цього недоліку пропонується впровадити електронний документ на ПАТ «Євраз — ДМЗ ім. Петровського».

Протягом багатьох десятиліть загальноприйнятою формою представлення результатів інтелектуальної діяльності та інструментом інформаційної взаємодії була паперова документація. Її створенням були зайняті (і зайняті донині) мільйони інженерів, техніків, службовців на промислових підприємствах, у державних установах, комерційних структурах. З появою комп’ютерів почали широко впроваджуватися різноманітні засоби і системи автоматизації паперової документації.

Під електронним документообігом розуміється спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів підприємства використовується в електронному вигляді і зберігається централізовано в так званих електронних архівах, своєрідних інформаційних складах, або сховищах даних (див. рис. 3.1.).

Рис. 3.1. «Основні завдання впровадження на підприємстві системи електронного документообігу (СЕД)» [25].

Впровадження корпоративних СЕД дає підприємству два типи переваг: тактичні і стратегічні.

Тактичні переваги впровадження СЕД пов’язані в основному зі скороченням витрат. Автоматизація електронного документообігу дає підприємству тактичні переваги (див. рис. 3.2.).

До стратегічних переваг впровадження СЕД відносяться переваги, які пов’язані з поліпшеннями в ключових бізнес-процесах, що в свою чергу пов’язано із зростанням обороту або прибутку (див. рис. 3.3.). Впровадження електронного документообігу дає наступні стратегічні переваги:

Рис. 3.3. «Стратегічні переваги автоматизація електронного документообігу»

Головний результат автоматизації документообігу — наведення порядку в роботі з документами, істотна оптимізація бізнес процесів, скорочення термінів прийняття управлінських рішень та підвищення ефективності роботи організації в цілому. Після впровадження СЕД керівництво компанії отримує ефективний інструмент управління, необхідний для розвитку бізнесу в сучасних умовах [26].

Процес впровадження складається з декількох етапів. Основними етапами є:

обстеження організаційної структури підприємства, виявлення основних бізнес-процесів, потоків робіт і формальний опис схеми руху документів;

складання номенклатури документів, формування довідників і класифікаторів, складання інструкцій;

адаптація системи на основі інформації, отриманої на етапі обстеження;

встановлення та налаштування програмного забезпечення та дослідна експлуатація;

остаточна настройка системи з урахуванням недоліків, виявлених під час дослідної експлуатації;

навчання персоналу підприємства [25].

Для більш ефективної роботи ПАТ «Євраз — ДМЗ ім. Петровського» пропонується впровадити таку інновацію в системі документообігу як система «Канцле «. Пакет прикладних програм «Канцлер» — це створений на платформі Lotus Domino / Notes програмний продукт, який призначений для створення систем електронного документообігу в органах державного управління, великих територіально розподілених організаціях, виробничих підприємствах і банках [27].

Система «Канцлер» здатна комплексно вирішити завдання з автоматизації діловодства, а також щодо створення, руху, маршрутизації документів в реальному масштабі часу, їх централізованого зберігання і архівної обробки. Система призначена для:

організації електронного документообігу: зберігання, маршрутизацію і рух документів в реальному масштабі часу, колективну та групову роботу співробітників.

автоматизації діловодства: роботу з документами з моменту їх отримання або створення і до завершення виконання документів, відправки у справу або архів.

зберігання архівної обробки документів: централізоване зберігання бази даних всіх документів, пошук справ та документів, експорт з систем автоматизації діловодства [28].

«Канцлер» функціонує за модульним принципом і включає в себе 12 додатків-модулів. За бажанням замовника СЕД може включати в себе будь-яку кількість вищеназваних модулів в залежності від специфіки діяльності підприємства. Для впровадження СЕД на роботи ПАТ «Євраз — ДМЗ ім. Петровського» доцільно обрати наступні модулі:

«Базова система»: «ядро» продукту, основа створення і управління СЕД, до якого підключається довільну кількість модулів, залежно від потреб замовника. Інструментальні засоби «Базовою системи»: графічний маршрутизатор, конфігуратор, структура організації, робоче місце, протоколи, інсталятор — забезпечують централізоване управління всіма компонентами СЕД.

«Діловодство»: модуль призначений для автоматизації діловодства, руху організаційно-розпорядчої документації. Він забезпечує роботу з документами з моменту їх отримання або створення і до завершення виконання, відправки у справу або архів.

«Управління персоналом»: модуль призначений для автоматизації бізнес-процесів кадрового діловодства — ведення штатного розкладу, зберігання облікових карток співробітників, оформлення призначень і звільнень працівників, обліку робочого часу, надання трудових і соціальних відпусток, проведення атестаційних заходів, складання статистичної звітності, ведення персоніфікованого обліку та ін.

«Договори»: модуль призначений для управління переддоговірної, договірної та последоговорной діяльністю підприємства — ведення електронного документообігу, що забезпечує створення, узгодження, підписання і виконання договорів; підтримки претензійно-позовної діяльності; передачі виконаних договорів в електронний архів.

«Архівна справа»: модуль призначений для ведення архівного діловодства на підприємстві - передачі виконаних документів із СЕД в архів, складання та ведення номенклатури справ, формування та оформлення справ для передачі в архів, ведення та обліку справ в архіві.

«Гербові бланки»: модуль призначений для виконання функцій обліку надходження та використання бланків суворої звітності та фірмових бланків.

«Електронний цифровий підпис» (ЕЦП): модуль призначений для використання зовнішніх криптографічних засобів захисту, що підтримують національні стандарти, в середовищі Lotus Notes.

«Система менеджменту якості» (СМЯ): модуль призначений для автоматизації ведення та обліку документів СМЯ на підприємстві і включає в себе два компоненти:

«СМК документи» забезпечує програмну реалізацію управління документами СМЯ і можливість швидкого ознайомлення з останніми версіями документів, що відносяться до системи управління якістю, всіх користувачів системи.

«СМК Аудит» забезпечує автоматизоване управління документацією та даними про проведення внутрішніх і зовнішніх перевірок якості на підприємстві та їх результати [29].

Отже, Для більш ефективної роботи ПАТ «Євраз — ДМЗ ім. Петровського» пропонується впровадити таку інновацію в системі документообігу як система" Канцлер", яка набагато полегшає систему документообігу підприємства.