Організація документообігу на підприємстві

Вступ На сьогоднішній день важливим є доступ до інформаційних ресурсів і скорочення часових витрат на розв’язання задач пов’язаних з документообігом. Саме електронний документообіг відкриває можливості для удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та знищення документів. Розробки програм для поліпшення документообігу активно здійснюються як українськими і російськими, так і закордонними компаніями, що безперечно доводить актуальність досліджуваного питання.

Метою дослідження є підвищення ефективності діяльності вітчизняного підприємства на основі впровадження електронного документообігу. Для досягнення поставленої мети було визначено такі задачі:

1) Обґрунтування доцільності впровадження системи електронного документообігу для підвищення ефективності документообігу;

2) Аналіз недоліків та переваг існуючих систем електронного документообігу та програмного забезпечення на базі якого вони реалізуються;

3) Аналіз системи документообігу на вітчизняних підприємствах;

Об'єктом дослідження є документообіг на підприємстві. Предметом дослідження є реалізація електронного документообігу на базі програмних засобів, що дозволяють підвищити ефективність документообігу на підприємствах. При вирішенні поставлених задач використовувалися такі методи: синтезу і аналізу, порівняння, дедукції, індукції, статистичні методи, що допомогли проаналізувати електронне документування впродовж певного відрізку часу та при наявності певної множини елементів. Теоретичне значення полягає у вивченні існуючих шляхів удосконалення документообігу та визначенні ефективного підходу. Практичне значення проведеного дослідження є реалізація на конкретному підприємстві удосконаленої технології документообігу з використанням сучасних програмних засобів.

РОЗДІЛ 1. Організація документообігу на підприємстві

1.1 Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення Слово документ походить від латинського слова «docere» (знати, свідчити). Буквальний переклад слова «document» — свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Згідно закону України «Про інформацію» документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ — це документ, що містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ — це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв’язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими є наступні властивості:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість — тісний зв’язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Визначають наступні основні ознаки документа:

1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов’язковою ознакою;

2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;

3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;

4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення.

4. Використовувати синтаксичні конструкції.

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення.

6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

7. Уживати прямий порядок слів у реченнях.

8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.

9. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму.

10. Уживати інфінітивні конструкції.

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами.

13. Віддавати перевагу простим реченням.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити. Термін «реквізити» походить від лат. requisitum, що означає «потрібне, необхідне». Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

— назва документа (форми);

— дата і місце складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції;

— одиниця виміру господарської операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

— ідентифікаційний код підприємства чи особи;

— номер документа;

— підстава для здійснення операції;

— дані про документ, що засвідчує особу;

— інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

— первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

— документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов’язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

— у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

— записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

— вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

— у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

— кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

— керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

— забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

— складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом «виправлено» і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

— підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

— у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим зазначенням номера;

— відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

— первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тисяч документів представлено на рисунку 2.1

Рисунок 2.1 — Схема документообігу для підприємств з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів

Схеми руху документів затверджує керівник служби діловодства.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).

1.2 Класифікація документів Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди.

Рід — це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.

Вид — другий рівень розподілу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів.

Третій рівень розподілу — підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації.

Ієрархія — розташування документів в порядку від вищого до нищого. Їх розташування виглядає таким чином:

Документ, видання, неперіодичне видання, книга.

Дихтомія — послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновид. Наприклад, опублікований і неопублікований документ.

Класифікація документів здійснюється за різними основами поділу, що відповідає певним аспектам аналізу документа. Кожен аспект аналізу вказує на певний фасет класифікації. Тобто перелік документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути декілька, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Класифікація будь — чого означає зв`язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь — яких загальних принципів. Наука передбачає певну систему знань про той чи інший предмет. Предмет класифікації у нашому випадку є документ — як матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

1. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

— письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

— графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

— фото — й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно — та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

— фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За змістом документи поділяють на:

— організаційно-розпорядчі;

— фінансово-розрахункові;

— постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

— організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

— розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

— довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

— з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

— особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

3. За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

4. За видами документи поділяють:

— типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов’язковий характер;

— трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

— індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

5. За складністю документи бувають:

— прості, що містять інформацію з одного питання;

— складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

6. За місцем складання розрізняють такі документи:

— внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

— зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов’язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

7. За терміном виконання документи бувають:

— звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

— термінові - зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

— дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

8. За походженням документи поділяються на:

— службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

— офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

9. За юридичною силою документи поділяються на:

— справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

— фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

— оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

— копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

10. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

11. За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув’язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

12. За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника — виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер — комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

1.3 Організація документообороту

При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

1. Документ — інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

2. Офіційний документ — документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

3. Документообіг — це рух документів від моменту їх. складання або здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

4. Реєстрація документів — фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

5. Бланк документа — це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації.

Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу — оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов’язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин — потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв’язок в управлінні.

Ці потоки розрізняються по напряму і по відношенню до управлінського об'єкту. По напряму:

— горизонтальні - зв’язують організації одного рівня

— вертикальні - низхідні, висхідні - зв’язують організації різних рівнів.

Висхідні - вхідні, такі, що поступають у вищестоящі організації від підлеглих організацій.

Низхідні - прямують вищестоящими органами влади підлеглими організаціями.

По відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворюює потоки тих, що входять (що поступають з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

Основні етапи документообігу:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

4) передача документа на обчислювальні машини і повернення назад;

5) передача документа в архів.

Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією.

Не всі підприємства приділяють увагу регламентації документобігу, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків — а, отже, працювати ефективніше.

Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв'язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, — це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи — через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів.

Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу.

Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ — регламент з усіх вхідних та вихідних документів; договірний — регламент договірної роботи; фінансова служба — блок регламентів фінансових процедур.

Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції - докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції.

Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у тому числі пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

Один із найбільш трудомістких — регламент документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок та терміни подання документів від магазинів у офіс.

Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них.

У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо.

У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов’язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи бухгалтерського обліку та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

1.4 Етапи документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання.

У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

1) урядових документів;

2) наказів керівника установи з основного складу;

3) наказів щодо особового складу;

4) відряджень;

5) рішень колега установи;

6) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов’язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов’язкові реквізити реєстрації:

1. Назва документа.

2. Автор (кореспондент).

3. Дата документа.

4. Індекс документа.

5. Заголовок документа або його короткий зміст.

6. Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата).

7. Відповідальний виконавець.

8. Термін виконання.

9. Позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов’язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки — центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в «Журналі вхідної кореспонденції» .

Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.4).

документообіг електронний документ вхідний Рисунок 2.4 — Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: — правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп «Підлягає поверненню». Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Маршрутизація вихідних документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 — Маршрутизація вихідних документів

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

1.5 Організація контролю за виконанням документів

Забезпечення своєчасного та якісного виконання документів є основним завданням контролю. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

До контролю за виконанням документів входять такі види робіт:

— постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

— перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

— попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

— облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

— інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів (доручень);

— повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

— зняття документів з контролю;

— формування картотеки виконаних документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких установлено завдання.

Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один із перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де в реєстраційно-контрольну картку вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.

Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки й оформлення має відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання — вхідних.

Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за внутрішнім реєстром з обов’язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи пакета документів. Реєстри формуються в окрему справу й зберігаються в канцелярії чи іншому структурному підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.

Документи, рішення з яких виконуються кількома структурними підрозділами, передаються почергово або, для оптимізації виконання, водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим.

Потребу розмноження документів і кількість копій визначає особа, яка організовує виконання. За потреби невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами й посадовцями передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а відтак у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю оформлення.

Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу обов’язків. Копії підписаних керівниками розпорядчих документів у обов’язковому порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за порушувані в документі питання.

Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.

Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює документи, що потребують термінового виконання.

Термінові документи передаються негайно.

У разі потреби розмноження документа або при інших факторах, що спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (ствердження) керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж чотирьом адресатам, виконавець готує список надсилань.

Для оперативного вирішення питань без складання додаткових документів виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.

За наявності відповідального виконавця решта виконавців зобов’язані своєчасно та якісно провести аналіз інформації й подати відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про перебіг виконання документів, одержані за телефонним запитом або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою друкарських засобів.

За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання та змістом.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк — у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня — до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення — до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання — повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів. «Терміново» — 7 днів.