Побудова функціональної структури процесів управління

Принципи та процес побудови структур управління

Досконалість менеджменту організації забезпечується його умінням дотримуватися деяких набутих теорією та практикою принципів побудови структур управління для умов кожної окремої організаційної ситуації.

Такими принципами є наступні :

• 1. Принцип єдності мети передбачає наявність чітко сформульованої мети або кількох цілей організації.
• 2. Принцип первинності функцій і вторинності структури передбачає, що побудова організації повинна базуватися на виявленні складу та змісту функцій управління. Це значить, що залежно від трудомісткості функції можуть виконувати кілька підрозділів, або, навпаки, один підрозділ може діяти в межах кількох функцій.
• 3. Принцип функціональної замкнутості підрозділів апарату управління передбачає, що коло функціональних повноважень підрозділу має бути чітко зорієнтоване на досягнення його конкретної мети.
• 4. Простота організаційної структури забезпечується тим, щоб кількість ланок і рівнів управління повинні бути мінімальними, щоб легше персоналові розуміти та ефективніше працювати, тим простішим є процес переміщення інформації як по вертикалі, так і по вертикалі.
• 5. Принцип єдності розпорядництва передбачає, що працівник повинен отримувати накази лише від одного начальника. За твердженням А. Файоля, для сукупності операцій, що персоналізують одну мету повинні бути один керівник і одна програма.
• 6. Визначення оптимальної норми керованості передбачає, що кількість підлеглих, підпорядкованих одному керівникові повинна бути обґрунтованою. Очевидно, що кількість підлеглих може бути тим більшою, чим більшою є однорідність завдань, які вони вирішують. Отже, кількість підлеглих на вищому рівні управління мусить бути меншою, ніж на нижчих рівнях.
• 7. Встановлення оптимального співвідношення централізованих і децентралізованих форм управління зумовлюється рядом чинників: розміри компанії, масштаби проектів, однорідність робіт, філософія керівників та підлеглих, сфери діяльності тощо.
• 8. Принципи зворотнього зв’язку забезпечує можливість відслідковування функціонування системи та його коригування.

Перелічені принципи побудови організації взаємопов'язані та взаємозумовлені і хоч кожен із них має самостійне значення, але тільки дотримання всіх цих принципів забезпечує ефективне управління організації, підприємства, фірми, установи.

Послідовність процесу побудови структур управління є наступною:

• 1. Здійснити поділ організації по горизонталі на широкі блоки, що відповідають важливішим напрямам діяльності по реалізації стратегії. Вирішити, які види діяльності повинні виконуватися лінійними підрозділами, а які - штабними.
• 2. Встановити співвідношення повноважень різних посад. При цьому керівництво встановлює мету команд, якщо необхідно, здійснює подальший поділ на організаційні підрозділи, щоб більш ефективно використовувати спеціалізацію та уникнути перевантаження керівництва.
• 3. Визначити посадові обов’язки як сукупність означених задач і функцій та доручити їх виконання конкретним особам. В організаціях, діяльність яких значною мірою зв’язана з технологією, керівництво розробляє дуже конкретні завдання і закріпляє їх за безпосередніми виконавцями, котрі несуть відповідальність за їх задовільне виконання.

Важливо знати, що спочатку розроблена організаційна структура — це не застигла форма, а оскільки організаційні структури базуються на планах, то зміни в планах можуть потребувати відповідних змін в структурі.