Технологія і техніка організації контролю

Контроль за виконанням документів має таку послідовність:

• — узяття документів на контроль, формування картотеки документів, що підлягають контролю, або автоматизованої бази даних;
• — перевірка своєчасності доведення документів до виконавця (-ів);
• — попередні перевірки і регулювання роботи щодо виконання поставлених завдань;
• — облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
• — інформування керівництва про роботу і підсумки виконання документів;
• — повідомлення про роботу і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;
• — зняття документів з контролю;
• — формування картотеки виконаних документів.

Початок операцій з контролю, тобто взяття документа на контроль, збігається з моментом реєстрації документа.

Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену в тексті, або входить до переліку документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням в установі, його має право поставити на контроль служба діловодства під час реєстрації. Вхідні документи ставлять на контроль після того, як їх розглянув керівник і зазначив у резолюціях індивідуальні строки виконання.

У разі постановки на контроль документів, що містять низку завдань, виконання яких доручено різним виконавцям, служба контролю бере на контроль кожне доручення або завдання.

Постановка документа на контроль позначається так: на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) проставляється відмітка про контроль: літера «К» або напис чи штамп «Контроль». Таку ж відмітку проставляють у реєстраційній формі.

Форму контролю обирають виходячи з можливостей установи. Це може бути традиційна строкова картотека або автоматизована система контролю за виконанням документів[6].

Ведення контрольної картотеки.

Строкову картотеку ведуть з метою здійснення контролю в ручному режимі. При цьому використовують РКК, заповнені при реєстрації документів, та картотечну шухляду з картонними або пластмасовими роздільниками. Ділова служба вносить до РКК прізвища виконавців, зміст резолюцій керівника та всі наступні відмітки про проходження і виконання документів. РКК складають також на усні доручення керівництва установи.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються у спеціальні контрольні картотеки або у відповідному розділі довідкової картотеки.

Картки у контрольній картотеці розміщують у спеціальній шухляді, що має 33 роздільники. Тридцять один роздільник — відповідно до кількості днів місяця (31 день), два додаткові - нульове для карток на документи, виконання яких спочатку передбачалось у попередньому місяці (з простроченими строками виконання), і 33-тє - для документів, виконання яких заплановано на наступний місяць або на інший. Більш тривалий строк. Картки систематизуються за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів, рішення колегій тощо).

На практиці зазвичай картки розташовують за строками виконання. Працівник групи контролю (секретар) щодня переглядає їх і готує ті картки та матеріали до них, які за строками або відповідно до програми перевірки виконання підлягають їй наступного дня.

Перевірка та регулювання роботи з виконання поставлених завдань.

Після постановки документа на контроль група контролю або співрообітник, відповідальнийза контроль, перевіряють, чи своєчасно його доведено до виконавця (-ів).

Протягом строку виконання документа група контролю (секретар) здійснює поточні перевірки з виконання поставлених у документі завдань. Перевірка ходу виконання здійснються на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджуваний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

• — завдань наступного року — не рідше одного разу на рік;
• — завдань наступних місяців поточного року — не рідше одного разу на місяць;
• — завдань поточного місяця — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку.

Таким чином, група контролю (секретар) виявляє документи, строк виконання яких минає, і нагадує про це виконавцям у письмовому вигляді. Нагадування може стосуватися виконання окремого завдання або документа в цілому. Крім того, можна відібрати всі документи і завдання, доручені певному виконавцеві, і попередити його про те, що строки виконання спливають. Подеколи практикують розсилання нагадувань, які містять відомості про документи, що перебувають в одному або кількох структурних підрозділах.

Строки здійснення попередніх перевірок виконання документів мають бути закріплені в інструкції з діловодства або в регламенті роботи установи.

Результати перевірок, як правило, отримані по телефону або під час безпосереднього запиту в структурному підрозділі (у виконавця), та нагадування відбивають у РКК (графа «Контрольні відмітки»). При цьому попередні записи не закреслюються. Відповідальність за правильність інформації несуть виконавці.

Якщо в процесі розгляду питання документ передається від одного виконавця до іншого, всеце також фіксується на зворотньому боці картки.

Узагальнення відомостей про хід виконання документів.

Дані про перебіг та результати контролю за виконанням документів мають періодично аналізуватися.

Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюються і подаються у вигляді зведень або переліків.

Зведення можуть бути щомісячними, щотижневими, щоденними. В установах з документообігом понад 25 тис. аналіз може здійснювати за видами документів (доручення, накази, рішення колегій тощо). Переліки невиконаних у встановлений строк документівнадсилаються до структурних підрозділів-виконавців і після заповнення відповідних граф повертаються до групи контролю.

Зведення про невиконані документи уможливлюють вивчення роботи управлінського апарату, зокрема дають уявлення про те, де документи систематично затримуються, де виконуються своєчасно, строків виконання яких груп документів найчастіше не дотримуються. Такий аналіз, у свою чергу, дає можливість виявити причини порушення строків виконання документів.

Про стан виконання документів інформують керівництво установи. Дані питання мають розглядатися на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів (колегії, дирекції, правління тощо).

На підставі результатів анлізу розробляють і вживають заходів щодо прискорення виконання документів, підвищення якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю й управління в цілому[17, 172−173].

Порядок зняття документів з контролю.

Документ знімає з контролю керівник, який поставив його на контроль, або за його дорученням служба діловодства.

Документи з типовими строками виконання знімають з контролю за рішенням контролюючого підрозділу служби діловодства.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання та повідомлення зацікавлених установ і осіб про результати. Окрім того, документ вважається виконаним, якщо в матеріалах про виконання не надано додаткових доручень і документи не повернуто на доопрацювання. Якщо виконання не документувалося (тобто заявнику не надсилали письмової відповіді), тоді відмітка про виконання робиться на самому документі-запиті, її проставляють у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа. Передавання документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для їх зняття з контролю або перенесення строків виконання.

Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма та процедура виконання не відповідають суті завдання, вона має право повернути документ на доопрацювання без продовження строків виконання.

Технічні операції завершуються зняттям документів з контролю після їх фактичного виконання. Про це робиться відмітка у спеціальній графі РКК, де зазначається, що й коли зроблено, поставляються підпис особи, яка підтверджує виконання (відповідальний виконавець), та дата остаточного виконання або відправлення документа.

При знятті документів з контролю слід мати на увазі, що листи-запити до інших установ з метою уточнення ситуації, з’ясуванні будь-яких обставин, отримання необхідних даних тощо не є підставою для визнання документа виконаним.

Після зняття документа з контролю контрольні картки на виконані документи доцільно переміщувати в картотеку виконаних документів, систематизуючи їх за виконавцями або питаннями діяльності установи. Це дасть можливість у разі необхідності простежити фактичний перебіг виконання документів, виявляти повторювані труднощі, визначати завантаженість і дисциплінованість співробітників, встановити середні строки виконання однотипних документів[5].

Автоматизована форма контролю.

Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм, що дають можливість вести оперативний контроль, або є складовою комплексної програми автоматизації документообігу.

Документи з резолюціями, що мають планову дату виконання, автоматично потрапляють до електронної контрольної картотеки. Реєстраційна картка документа, який підлягає контролю, отримує відповідну відмітку і пересилається в папку «На контролі"автора резолюції. Доступ до цієї папки можуть мати користувачі, які здійснюють контроль за виконанням документів. Якщр таких працівнмків немає, контрольможе здійснювати автор резолюції.

При автоматизованій формі контролю за виконанням документів пошук необхідної інформації здійснюється за видами документів, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом. Відомості про виконання документів можуть автоматично складатися за заданою формою і надходити на комп’ютер керівника. Автоматизована система контролю за виконанням документів дає можливість вести постійний статистичний аналіз виконавської дисципліни в установі.

Таким чином, чітко організований контроль і перевірка виконання — основа успішного здійснення установою поставлених перд нею завдань. Підвищенню ефективності контролю за виконанням і виконавської дисципліни сприяє чіткий розподіл праці в установі, правильно складені положення про структурні підрозділи та посадові інструкції співробітників, чіткі й однозначні формулювання доручень та строків виконання у резолюціях керівництва, висока якість підготовки документів[7].