Методы управління

МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Введение

Конечный результат управлінської діяльності державної машини залежить від безлічі проміжних ланок, однією із є делороиз-одство, що дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість прийняття рішень. Дело-производство координує все етапи роботи — від проектування до практичної реалізації рішень.

Процесс управління входять такі основні типові документовані операції: збирання та обробку документної інформації, підготовку рішення, ухвалення й документування рішення, доведення рішень до виконавців, виконання рішення, контроль виконання, збирати інформацію про виконання, передачу інформації з вертикальним і горизонтальним зв’язкам, збереження і пошук інформації.

Аппарат управління реалізує своїх функцій переважно у вигляді універсальних і повноважних організаційнорозпорядчих документів (ОРД), створюваних що циркулюють незалежно від специфіки діяльності в всіх галузях народного господарства і державної управления.

Если врахувати, що у апараті управління зайнято більш 14 млн. людина, а щорічний документообіг у країні становить приблизно 60 млрд. Листов і продовжує зростати, то безсумнівно, що ефективна нормативне регулювання цього процесу має значення. Як один із засобів регулювання документопотоков виступають документные державні стандарти, загальносоюзні класифікатори і уніфіковані системи документації. Усі ці нормативи визнані стабілізувати документообіг країни з усього тенологическому циклу, створити оптимальну технологію ведення документного господарства кожної управлінської единицы.

1.1. Организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительная документація виділяється з єдиної зі своєї інформаційної природі документації залежно від функцій державний орган, установи, який обслуговує делопроизводство.

Органы державної влади управління РФ, всі заклади, організації та підприємства відбивають своєї діяльності в розпорядчих документах. Відповідно до положеннями про державних органах класифікуються і розпорядницькі документы.

К розпорядницьким документам, відбиваючим адміністративно-управлінський діяльність установ, ставляться: постанови, рішення, розпорядження, статути, становища, накази, інструкції, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, акти, звіти і др.

Распорядительная документация.

1.1.1. Постанова визначено як «правової акт, який приймає вищими і деякими центральних органів колегіального управління у цілях дозволу найбільш важливих і принципових завдань, стоящи перед даними органами, і запровадження стабільних норм правил поведения.

Постановления приймаються Верховною Радою РФ і Верховними Совітами союзних і автономних республік з організаційних й з приводу, що з здійсненням вищими органами структурі державної влади своїх повноважень, Президія верховного Ради РФ і Президіями Верховних Рад союзних і автономних республік за підсумками розгляду питань про стан тій чи іншій сфери державного керівництва та з питань, що з підготовкою сесій і діяльність постійних комісій, Радою Міністрів РФ і Совітами Міністрів союзних і автономних республік як нормативні акти чи акти, мають важливе народногосподарське і несе спільний значення. По найважливішим питанням управління видаються спільні постанови, є правовими актами.

1.1.2. Рішення як розпорядливий документ є правовим актом, прийнятою Совітами народних депутатів і виконавчими комітетами. Рішення оформляють також результати роботи і інших колегіальних органівколегій міністерств і відомств, наукових рад і т.п.

1.1.3. Розпорядження — акт управління державний орган, має владний характер, виданий рамка присвоєний посадової особи, державному органу компетенції, має обов’язкову силу громадянам і закупівельних організацій, яким розпорядження адресовано. Розпорядження є підзаконних актів і діляться на дві групи: розпорядження загального, тривалої дії і розпорядження, що стосуються конкретного вузького питання, разового випадку. Розпорядження видають Рада Міністрів РФ, Ради Міністрів союзних республік (з урахуванням й у виконання законів, рішень Верховних Рад та його президій), виконкоми Рад народних депутатів. Розпорядження видають також керівників колегіальних органів державного управління і адміністрація підприємств і у межах прав, наданих їм законами РФ чи союзних республік на вирішення переважно оперативних питань. (Додаток № 1).

1.1.4. Наказ — акт друкований керівниками міністерств, відомств, відділів та управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій та підприємств, діючими з урахуванням единоналичия. Наказ видається на вирішення основних оперативних завдань, завдань, які даним органом. По юридичній природі наказ то, можливо нормативним актом управління, що містить норми права, регулюючі певні сфери громадських відносин, і актом застосування норм права (наприклад, про призначення должность).

Приказ є найпоширенішим виглядом розпорядницького документа, які у практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ чи його структурних частин, затвердження становища, інструкцій, правив і т. п. документів, потребують затвердження, з усіх питань внутрішнє життя установи, організації, підприємства, і навіть із кадрових питанням прийому, переміщення, звільнення працівників тощо. З допомогою наказу керівник ставити основні завдання перед працівниками, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ обов’язковий всім працівників даної організації, або галузі. У окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій корисною і посадових осіб незалежно від своїх підпорядкованості. Усі розпорядницькі документи повинні суворо відповідати закону, жодного з них неспроможна утримувати положень, суперечать закону.

Подготовка основних видів розпорядчих документів мають у основному аналогічна. Вона є досить складного процесу, має розбіжності у кінцевої стадії оформлення документів, що відбивають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і единоналичие (наказ, распоряжение).

Можно виділити такі стадії підготовки розпорядчих документів: вивчення істоти питання, як готувався проект документа, узгодження документа, підписання. Для постанови і рішення додається стадії обговорення й цих документів на засіданні колегіального органа.

Процедура упорядкування та оформлення розпорядницького документа мусить бути описано на табелі форм документів конкретного заклади, чи у її інструкції по діловодству. Вони викладаються послідовність над проектом документи й ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

Подготовка проекту розпорядницького документа то, можливо доручено одній або кільком структурних підрозділах чи посадових осіб. Під час розробки проектів складних та великих розпорядчих документів можна створювати робочих групах (комісії) залучатися учені чи кваліфіковані фахівців із числа практичних працівників. Головне умова, що забезпечує якість, документа, — достатня компетентність осіб, його які готують. Що рівень що складається документа, то вище вимоги, які пред’являються його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння викладати думки).

Юридическим підставою розробки розпорядницького документа то, можливо видання документа органами влади й управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої влади і розпорядчої діяльності здійснення завдань, покладених на установа. Заснування чи структурне підрозділ може виступати із ініціативою розробки розпорядницького документа по якомусь вопросу.

Первая стадія розробки проекту будь-якого розпорядницького документа — визначення кола питань, які мають у ньому відбити. Залежно від важливості управлінського дії розпочинають вивченню матеріалів сутнісно, й раніше всього законодавчих актів і рішень уряду, потім відомчих тих нормативних документів, попередніх розпорядчих документів у цій і аналогічним вопросам.

Изучение законодавчих актів й урядових документів забезпечує правову основу документа, його спрямованість державну постановку проблеми. Перегляд раніше що виходили друком у питанні розпорядчих документів дасть можливість уникнути дублювання й регіональних протиріч, акцентувати увагу на невирішених сторони проблеми. Підготовка проекту розпорядницького документа вимагає збору необхідної інформації з суті поставленого питання. І тому використовується різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службові листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність сутнісно питання, чітко визначивши мета видання розпорядницького документа, розпочинають складання його проекту. Чільну увагу слід сконцентрувати на формулюванні засад конкретного рішення. Спочатку потрібно зробити це у черне, а потім відредагувати і уточнити частини вчених у порядку согласования.

Текст розпорядницького документа найчастіше складається з взаємозалежних двох частин — констатуючій і розпорядчої. Фраза-констатація частина є введенням у істота аналізованого питання, покликана пояснити, чим викликане розпорядження. У ньому можуть перераховані факти, події, дано оцінку. Нерідко в заключній частині дається переказ акта вищого органу, на виконання якого видається даний розпорядливий документ (найчастіше переказ), У цьому випадку вид акта, його автор, повна його назва (заголовок), номер й час, т. е. наводяться все пошукові (ссылочные) дані. Фраза-констатація частина необов’язкова, вони можуть і відсутні, якщо ні необхідності давати разъяснения.

Основную навантаження в розпорядчих документах несе распорядительная частина, яка викладається в наказової формі. Залежно від виду документа вона починається словами: «ухвалює» — в постанові, «вирішує» («вирішив») — у вирішенні, «пропоную» — у розпорядженні «наказую» — у наказі. Вигляд розпорядницького документа визначає і характеру викладу його тексту. Слова «ухвалює», «вирішує» («вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються прописними літерами чи рядковими в розрядку тобто. вони зорово виділяються отже відокремлюють констатувальну частину документа від розпорядчої. (Додаток № 1).

Располагаются це слово з окремими рядки від нульового становища табулятора. У постановах і рішеннях перед словами «ухвалює» і «вирішує» вказуються назва колегіального органа.

Совет Міністрів РФ ухвалює.

Коллегия решает Затем з новою рядки абзацу слід текст ухвальній частині. До формулюванням цієї маленької частини документа видаються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданих раніше документам, чіткими, ясними, не допускають різних тлумачень. Вони слід уникати неконкретних висловів типу: «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати» тощо. Сформулированый в такий спосіб доручення розпливчасті, перевірка їх виконання скрутна.

Если распорядительная частина передбачає різні характером дії і кількох виконавців, вона ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (організація, структурне підрозділ, конкретне посадова особа, наприклад, в наказах), предписываемое дію, у термін виконання. Виконавець вказується в детальному відмінку. Можна вказувати і узагальнено, наприклад: директорам заводів, керівникам архивов. Предписываемое дію виражається дієсловом в невизначеною формі - «підготувати», «зарахувати», «організувати», «забезпечити», «покласти», «розробити» тощо. Термін виконання може бути реальним, відповідати обсягу гаданих робіт. (Додаток № 2).

Следует враховувати час доведення інформації до-конкретных виконавців. Розпорядливий документ може мати загальний всім пунктів виконавчий термін. Проте частіше термін виконання встановлюється кожному за завдання окремішності. Наприкінці тексту розпорядницького документа поміщається перелік документів, утративши силу чи які підлягають зміни із друком даного акта. Останнім пунктом в наказах, рішеннях, розпорядження вказується обличчя на яке покладається контролю над виконанням документа. Розпорядницькі документи може мати докладання, свідчення про які вони дають у відповідних пунктах тексту. Реквізит «Додаток» після тексту розпорядчих документів самостійно не оформляется.

Текст розпорядницького документа повинен мати заголовок. Заголовок починається з приводу «Про» («ПРО») і формується з допомогою отлагательных іменників (наприклад «Про призначенні…», «Про затвердження…», «Про введення…», предмет (наприклад, «Про результати…», «Про заходи…»). Для низки типових управленчески ситуацій, потребують видання наказу (з приводу створення, реорганізації, ліквідації установ, організацій і, розподілу обов’язків між керівництвом, про внесення змін — у становище (статут), структуру, штатну чисельність і штатне розклад апарату управління, в посадові інструкції, про перехід новий режим роботи), розроблено уніфіковані форми документів, у яких визначений як склад, а й порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази з прийому працювати, переміщенню, перекладу в іншу роботу, визволенню з посади, винесенню заохочень, накладенню дисциплінарних стягнень, зміни фамилий.

Подготовив текст розпорядницького документа, розпочинають його оформленню, Розпорядницькі документи оформляються спільною для бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, союзної чи автономної республіки, найменування відомства, найменування установи, назва виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), позначки про согласовании.

Завершающим етапом роботи з проектами розпорядчих документів був частиною їхнього узгодження і підписання. Проект до підписання підлягає узгодження з зацікавленими особами, що їх стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування при постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується упорядником проекту й керівником структурного підрозділи, що вносить проект, усіма зазначеними у проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа загалом, юриконсультантом. Проекти документів, виконання яких вимагає і фінансового забезпечення, обов’язково погоджуються із саудівським фінансовим органами чи службами.

Виза юриконсультанта свідчить відповідності документа законодавчим і нормативних актів, і навіть відповідності окремих формулювань спеціальним вимогам в деяких органах (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров’я). Согласовние проводить структурне підрозділ або високопоставлена особа, яке готувало проект розпорядницького документа. Візи чи гриф узгодження зазвичай, проставляються першою примірнику проекту. Що стосується неузгодження з проектом пишеться мотивоване висновок. Перед підписання проект додатково старанно выверяется. У цьому особливу увагу варто привернути до себе перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та отчеств.

Проекты розпорядчих документів, прийнятих колегіальними органами, — постанов, і рішень — обговорюються і приймаються на засіданнях. У результаті обговорення у на них можна вносити поправки і. Допрацьовані проекти виносяться затвердження наступний заседание.

Полностью підготовлені проекти документів видаються на підпис. Накази підписуються керівником або його заступником. Постанова і рішення мають два підписи — голови і секретаря (управляючого справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядницькі документи набирають сили з моментах підписання чи доведення до виконавця. Нерідко термін набрання чинності і термін дії акта управління вказуються у самому документі.

Особое значення надається доведення розпорядницького документа до виконавця. Постанови Ради міністрів РФ публікується в Зборах Уряди РФ, а разі необхідності широкого обнародывания доводяться до всеообщего відомості засобами масової інформації. Аналогічно доводяться до акти урядів інших держав. Акти міністерств і введення державних комітетів публікуються у Бюлетені нормативних актів міністерств та РФ — органі Мін'юсту РФ і відомчих виданнях. Рішення, розпорядження, накази тиражуються і розсилаються відповідно до списком, підготовленим упорядниками проекту документа.

1.1.5. Протокол — организационо-распорядительный «документ», фіксуючий хід обговорення запитань і прийняття рішень зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Більше узагальнену визначення дають розумні словники російської, що б його як «документ із записом всього того що відбувається на засіданні, собрании».

Проведению засідання колегіального органу передує велика підготовчу роботу, в оді якої складається група документів, супроводжуючих протокол: повістка дня, списки учасників засідання і списки запрошених, доповіді чи тези основних виступів, довідки по обсуждаемым питанням, проекти рішень (чи постанов) із кожного питання. Протокол, зазвичай, ведеться під час засідання. У групі тих випадку, коли засідання стенографується чи проводитися магнітна звукозапис, протокол може складатися після їх розшифровки. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначені обличчя. Від його кваліфікації, вміння вникнути і спробувати розібратися в суть обговорюваних питань залежить якість запису виступу. Тому призначення особи, ведучого протокол, є відповідальної частиною підготовки засідання. Протокол оформляється формою загального бланка. У його формуляр входять: найменування відомства, найменування установи (то, можливо найменування структурного підрозділи), вказівку виду документа (протокол), дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження, заголовок, текст, подписи.

На протоколі проставляють дату засідання, а чи не остаточного оформлення чи підписання протоколу. У разі, якщо засідання триває за кілька днів, вказується дата початку засідання і крізь тирі - закінчення. Наприклад, 12−14.03.93. Номер протоколу є порядковим номером засідання колегіального органу на протягом року (в навчальному заклад, то, можливо, учбового року). У реквізиті «місце засідання» вказується місто, де відбулося заседание.

Заголовок протоколу містить вказівку виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нараду) і назву колегіального органу на родовому відмінку. Наприклад, «нараду студради», «засідання комісії», «збори трудового колективу». Після оформлення заголовної частини (можна зробити на початок засідання) розпочинають складання тексту. Текст протоколу розпадається на дві частини: першу — ввідну, що містить вказівки головуючого, секретаря, присутніх і порядок денний, другу — основну, фіксуючу хід засідання. Одне слово «голова» починають протокол, воно друкується після двох інтервалу після заголовка, прямо від полів з нульового становища табулятора з великої літери, після тирі вказують прізвище голови, ініціали. Також оформляється слово «секретарь».

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Філімонов С.Б.

При проведенні оперативних нарад цю частину протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний. У протоколі засідання постійно чинного колегіального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку. Після них записуються прізвища запрошених із їхніх посади. На розширених зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх до їхнього складу вказується кількісно, а, по фамільний список додається до протоколу, що робиться відповідна запис у самому протоколі. Например:

Присутствовали: 43 людини (список прилагается).

На зборах, конференціях і з'їздах, де ухвалення рішення потребує певного кворуму, в розділі «Були присутні» вказується, скільки чоловік мало б може бути і скільки надійшло заседание.

Далее слід порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, винесені на расмотрение колегіального органу. Кожен питання нумерується і з предлоге «Про» («ОБ»).

В деяких випадках, наприклад при протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді вона вноситися до тексту протоколу, а лише відсильна запис: «Повістка засідання прилагается».

Основная частина тексту протоколу будується за окремими розділами, відповідним пунктах порядку денного. По кожному пункту можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Цей вислів пишуться прописними літерами, кожне з новою рядки, після нього ставиться двокрапка, отже вони зорово розбивають текст.

Слова СЛУХАЛИ починає розділ в кожному пункту порядку денного. Воно пишеться в одній рядку за цифрами, які позначають порядковий номер вопроса.

Фамилия і ініціали доповідача й виступаючих в дебатах вказуються з новою рядки у абзаці. Зміст виступів викладається від третя особа однини. Якщо є тексти (чи тези) доповідей та виступів, де вони записуються в протокол, а ще через тирі після прізвища доповідача чи котрий виступив вказується: «Текст доповіді (виступи, повідомлення) додається». Після кожного виступи, якщо, записуються питання й відповіді гаразд выступления.

Завершающая частина розділу в кожному пункту порядку денного — запис прийнятого по обговорюваному питання рішення (постанови). Рішення, містять декілька питань, поділяються на пункти та підпункти, нумеруемые арабськими цифрами. Постановчу частина рішень, як і розпорядницькі документи, мусить бути конкретна й містити складові: кому, що і якого числу. При виборах посадових осіб, у протоколі вказуються результати голосування кожної кандидатурі отдельно.

По повноті висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи діляться на повні та стислі. Короткий протокол містить вказівку прізвища доповідача, теми доповіді, прізвища виступаючих. Одержати уявлення про характер зауважень, ході обговорення, думках, сказані у дебатах, за таким протоколом невозможно.

Краткий протокол допустимий лише за наявності стенограми чи коли тексти доповідей і виступів додаються до протоколу. Коротко протоколюється також оперативні наради. У інших випадках протокол мусить мати записи всіх виступів, відбити роботу, показати вироблення рішення на зіткненні думок, дискусіях. На засіданні можна скласти лише чернетка протоколу. У п’ятиденний термін протокол уточнюється, додається, выверяется по стенограммам і фонозапису, редагується й оформляється. Якщо до протоколу буде прикладена стенограма, звідси робиться запис після першій його частині протоколу: «Засідання вченого ради стенографировалось. Стенограма додається». Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем.

Решения колегіальних органів доводяться до виконавців як самостійних документів — постанов, і рішень, наводяться у життя наказами. У більшості інших випадках робиться виписка з протоколів. (Приложение№ 3).

1.2 Організаційні документи.

1.2.1. Статути. Під статутом розуміється правила, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств та громадян, їхні стосунки коїться з іншими організаціями та громадянами, правничий та обязаности у сфері управління чи господарську діяльність. Наприклад, Статут залізниць РФ, Ветеринарний статут тощо. буд. Окремо слід виділити статути, що визначають організацію певної сфери діяльності Збройних Сил РФ (Стройової статут, Дисциплінарний статут тощо.) Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади управління, а статути громадських організацій приймаються відкрито й затверджуються з'їздами. Статути підприємств, установ і організацій затверджуються їх вищестоящими органами (міністерствами, відомствами, виконкомами місцевих Советов).

1.2.2. Положеннянормативні акти, мають зведений кодификационный характері і що визначають порядок освіти, структуру, функції, компетенцію, обов’язки й організацію роботи системи органів держави (наприклад, Общеее положення про міністерствах РФ), едного органу (наприклад, Положення про державної автомобільної інспекції), структурного підрозділи (комісії, групи). Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. До окремої групу слід виділити становища, регулюючі сукупність організаційних, трудових та інших відносин щодо конкретного питання. Наприклад, Положення про відкриттях, винаходу і раціоналізаторських пропозиціях чи Типове становище щодо проведення діловодства за пропозиціями, заявам і скаргам громадян, у державних органи, на підприємствах, у державних установах та організаціях. Найбільш численні різновиду положень проведення різних конкурсів, оглядів та інших мероприятий.

Положения затверджуються у встановленому порядке.

Уставы і положення є складними документами. Їх структура і змістом, як правило, визначаються учрежденями-разработчиками.

Индивидуальные становища розробляються з урахуванням типових. Типові положения, как правило, затверджуються вищестоящими органами управління, а індивідуальнікерівниками підприємств і закупівельних організацій. (Додаток № 4).

1.2.3. Інструкції - «правової акт, друкований органом управління (чи затверджуваний з його керівником) з встановлення правил, регулюючих організаційні питання, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні боку діяльність закладів, організацій, підприємств (їх підрозділів, і служб), посадових осіб і граждан.

Инструкции видаються й у цілях роз’яснення та засобами визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, приказов).

Заголовок інструкції має чітко окреслювати потреби, об'єктів й з, у яких поширюються її вимоги. Наприклад «Посадова інструкція інспектору по контролю…», «Інструкція про порядок надання пільг особам, працюють у районі Крайньої Півночі», «Інструкція щодо проведення делопроизводства».

Текст інструкції розбивається за визначеною логічного схемою розділи, пункти та підпункти. Починається, зазвичай, інструкції розділом «Загальні засади», в якому вказується цілі в видання, області поширення, порядок користування та інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійного тривалої дії (до заміни новой).

Текст інструкції носить який указує характер, у ній рекомендується чіткі формулювання з розпорядчими словами типу: «повинен», «слід», «необхідно», «проти неї», «заборонена», «рекомендується», «забороняється» і т.д. Текст інструкції викладається від третя особа (наприклад, «Керівники чи з їхньої дорученням інші посадові особи державні органи, підприємств, установ і закупівельних організацій повинні систематично аналізувати, обощать пропозиції, заяви й касаційної скарги громадян, які у них практичні зауваження…») чи безособової формі (наприклад, «Повторним пропозицій, заявам, і скаргам громадян за її вступі присвоюється черговий реєстраційний індекс, у відповідній графі регистрационно-контрольной картки вказуються реєстраційні індекси першого пропозиції, заяви, жалобы»).

Инструкция оформляється спільною для бланку. Вона стверджується спеціальним розпорядницьким актом чи керівником, про що свідчить відповідний формою гриф затвердження. На інструкції то, можливо зроблено позначка у тому, що вона є додатком до розпорядчому документа. При затвердженні інструкції розпорядницьким документом (наприклад, наказом) у ньому встановлюється термін запровадження інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, вказуються відповідальних виконавців. (Приложени № 5).

2. Фундаментальна обізнаність із документацией.

2.1. Автоматизація. Процес докментообразования під управлінням традиційно складається з операції збору вихідної информации, изготовления документа (підготовки текстових і (чи) цифрових даних, і друкування їх у бланку), надання документа юридичної сили. Ці операції можуть виконуватися як вручну, і з допомогою коштів обчислювальної техніки (ВТ).

Внедрению сучасної електронної обчислювальної техніки у керування передувала механізація обчислювальних робіт з урахуванням клавішних і счетно-перфорационны обчислювальних машин.

Электронная техніка має проти механізованими клавішними і счетно-перфорационными машинами більш значитеольными обчислювальними возможностями. Это дозволило свого часу можливість перейти до комплексної автоматизації управлінських функцій. З появою ЕОМ можна було створення автоматизованих інформаційних систем і систем управления, автоматизированных робочих місць, інших систем автоматизованої обробки документов.

Широкое поширення документообігу підприємств і закупівельних організацій отримують документы, ориентированные на обробку засобами обчислювальної техніки і створювані засобами ЗТ на паперовому і машинному носіях. Раціоналізація форми та змісту документів на паперовому носіях з подальшим введенням в базі даних ЭВМ, фиксацией на машинний носій чи відображенням на екрані видеотерминала ввозяться процесі унификации.

2.2. Уніфікація документів спрямовано скорочення і до единообразию (имеется в виду однакове розміщення показників на формах, і навіть забезпечення порівнянності інформації в взаємозалежних документах). Скорочення досягається пктем винятку документів, які мають істотного значення, і дублируемых показателей.

Унификация форм документів складає основі єдиної графічної моделі, їх построения-формуляра-образца.

С 1987 р. Введений ГОСТ 6.10.5−87, котрі можуть розглядатися в якості основи для проектування формуляров-образцов на єдиних методологічних принципах.

Унификация форми та змісту документів здійснюється з перших років освіти Радянського держав з метою вдосконалення процесів управління і технології їх виконання управлінським апаратом. Як загальнодержавна проблема уніфікації документів здійснюється з 1971 г. На виконання спеціального постанови уряду відтоді стали розроблятися уніфіковані системи документації (УСД), впровадження яких поруч із загальносоюзними класифікаторами ТЭИ має сприяти стандартизації інформаційного забезпечення процесів управління народним озяйством.

Заключение

.

В роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва чимало часу відводиться вивченню, аналізові досягнень і складання різної докуметации. Особливо великі труднощі возникают, как правило, розробки виробничих документів, що з насамперед недоліком спеціальних знань у составителей.

Устранение непродуктивних витрат часу у процесах упорядкування та використання документів требукет розумного поєднання формалізації і творцества, але це, по думці авторів, вимагають, з одного боку, ознайомлення укладачів документів з найбільш загальними законами сприйняття документів, з іншогой у головна завдання — формулювання і систематизації загальних правив і норм складання основних документов.

Индивидуальные становища розробляються з урахуванням типових. Типові положения, как правило, затверджуються вищестоящими органами управління, а індивідуальнікерівниками підприємств і закупівельних організацій.

Список литературы

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із російського сайту internet.