Искусство ділового письма

ОГЛАВЛЕНИЕ Введение 3.

Глава 1. Історія ділового листи 4.

Глава 2. Класифікація ділових листів 5.

Глава 3. Види ділових листів 6.

3.1. Види некомерційних ділових листів 6.

3.2. Види комерційних ділових листів 6.

3.3. Електронні листи 7.

Глава 4. Правила оформлення і структура ділових листів 8.

Глава 5. Типові помилки у мовою й стилі ділової кореспонденції 10.

Заключение

12.

Список літератури 13.

З часів людина веде з подібними собі. Глиняні таблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо тоді, але людина старалася висловити свої і сподівання у вигляді листи. Напевно що тоді існували ділові листи, з допомогою які людина здійснював обміну інформацією, робив пропозиції з вів переговірний общение.

Приступаючи до написання офіційного листа, ми будь-коли замислюємося у тому, що цю практику піднімається ще до сивої давнини. Мовні формули, види, різновиду офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення і з ній створювались і відшліфовувались століттями. Багато видів листів мають тисячолітню историю.

Ділова листування — невід'ємне засіб зв’язку й в наші дні. Зв’язки підприємства з зовнішніми організаціями, оскільки саме листи з'єднують организацию-автора коїться з іншими учреждениями.

Службове лист — це узагальнену назву різних за змісту документів, оформлених відповідно до ДОСТом, пересланих поштою, по факсу або іншими способом.

Без перебільшення можна сказати, що це з самих поширених видів службових документів, тому, від цього наскільки текст послання точний, грамотний, коректний, багато в чому залежати успіх вирішення питань, отже, і всього підприємства у целом.

Глава 1. Історія ділового письма.

Ще на початку 18 століття, у Росії стали друкуватися збірники зразків документів звані «письмовник».

Попередниками «листовників» були «формулярники», відомі на Заході вже у 7 в., а Росії - з першого третини 16 століття (зокрема, «формулярники» московської митрополичої кафедри) — описи реквізитів документа, розміщених у певної послідовності. Ранні листовники були своєрідними підручними збірками, «азбуками-прописями» для переписувачів. Вони містили зразки побудови документів за визначеною схемою, шаблонні набори фраз і висловів, були невід'ємною частиною формулярного етикету і що відбивали офіційні відносини. Інший вид ранніх листовників — «титулярники», що містили дані про те, як записувати повний царський титул. Сферу приватних взаємин держави і приватної листування ранні листовники не регламентировали.

Для актів, операцій та прохань зазвичай використовували гербову папір з штучними клеймами і із зображенням державного герба. Деякі документи дозволялося писати простий папері звичайного формата.

Вимоги до почерку були достатньо високі: він повинен бути чітким, чистим і красивим. Колір папери, яка мала бути синьої, помаранчевої, палевої й іншим, автори письмовника радили вибирати обережно, ніж піддатися докору в нестачі вкуса.

Листи відправляли в конвертах, а конверти запечатували облатками чи сургучем: першим запечатували лише записки і рідко листи, решта сургучом.

Облатки були різнобарвні, тоді як сургуч здебільшого червоний. Прем'єр, перебуваючи в траурі, запечатував лист лише чорним сургучом.

У радянські часи жанр «листовників» було піддано осміянню як «пережиток буржуазного минулого». Приватна листування могла піддаватися огляду поштової цензури, вміння писати листи утрачивалось, значення ділової кореспонденції недооцінювалося. За відсутності конкуренції, вільного підприємництва не були потрібні ні красномовство, ні вміння переконати партнера спільними зусиллями, далеко не всі звертали увагу епістолярний этикет.

Глава 2. Класифікація ділових писем.

Ділові листи є офіційну кореспонденцію і застосовуються на вирішення численних оперативних питань, що виникають у управлінської і комерційної діяльності. Діловий лист — завжди офіційне повідомлення. Інформація, у діловому листі, носить протокольний характер. Саме тому листи реєструються, і факт усного повідомлення виключає необхідності поштового отправления.

Є кілька видів класифікації ділових листів, основу їх лежать різні класифікаційні признаки.

По функціональному ознакою листи можна розділити на дві группы:

— листи, потребують листа-відповіді (листи-запитання; листи-прохання; лист-звернення; лист-пропозицію та інших.). Листи-відповіді повинні завжди утримувати індекс того листи, яке стало причиною для переписки.

— листи, які потребують листа-відповіді (листа-попередження; листнагадування; листа-запрошення і др.).

По структурним ознаками ділові листи діляться на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані. Регламентоване лист вирішує типові запитання регулярних економіко-правових ситуацій й реалізується в вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентированное ділове лист є авторський текст, реалізовуваний як формальнологічного розповіді чи этикетного текста.

По тематичного ознакою проводиться умовне розрізнення між ділової і комерційної кореспонденцією. Вважається, що листування, яка оформляє економічні, правові, фінансові та й інші форми діяльності підприємства, називається ділової кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання і збуту належить до комерційної корреспонденции.

По ознакою адресата ділові листи діляться звичні і циркулярні. Циркулярное лист прямує з одного джерела на кілька адресов.

По композиційним особливостям ділові листи діляться на одноаспектные і багатоаспектні. Одноаспектное лист розглядає однією проблемою, питання, а багатоаспектне — кілька. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти — прохання, повідомлення, предложения.

Глава 3. Види ділових писем.

3.1. Види некомерційних ділових писем.

Листи-прохання. У письме-просьбе викладається якась прохання, при цьому ній підкреслюється зацікавленість організації у її виконанні. Прохання може викладатися від першої особи однини, від першого особи множини; від третя особа однини і зажадав від третя особа множинного числа.

Супровідне лист. Супровідне лист складається при відправлення адресата документів або тих матеріальних цінностей. Такі лист відшкодовується у випадках, коли містить додаткові роз’яснення до прикладеному документу.

Письмо-сообщение. У цьому вигляді ділового листи дається якась інформація, яка потребує відповіді чи підтвердження з боку, якої надсилають дане письмо.

Письмо-подтверждение. Містить повідомлення про набуття будь-якого відправлення чи те, як раніше складений документ залишається у силі. Можна підтверджувати факт або действие.

Письмо-напоминание. Іде у випадках, не вдається одержати відповідь з допомогою телефонних переговорів, або особистих зустрічей. Воно і двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, які будуть прийняті у разі невиконання раніше укладеного договору чи соглашения.

Листа-запрошення. Пишеться у разі, коли організація хоче запросити іншу організацію у якеабо торжество чи захід. У даному діловому листі вказується час, місце й час проведення мероприятия.

Лист-подяку. У цьому вигляді листи виражається подяку за виконання будь-якого роду деятельности.

Гарантійне лист. Складається із підтвердження певних зобов’язань та адресується організації, або окремому лицу.

3.2. Види комерційних ділових писем.

Запит і нею. Дані види комерційної кореспонденції є у письмовій промови реалізацією двосторонньої связи.

Запит є звернення особи, хоче укласти угоду. У запиті обов’язково вказується найменування товару (послуг), умови, на яких бажано отримати товар, умови платежу, кількість і якість товара.

Оферта і її у. У цьому вигляді листи зазвичай вказується, на яких умовах має відбутися обмін товарами (послугами). У ній виражається згоду чи незгоду з висунутими условиями.

Письмо-претензия (рекламація), нього. Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила усталені себе за договором зобов’язання й підвищити вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред’явлена щодо якості, кількості товарів, терміни постачання російської та т.п.

Рекламація содержит:

— підстави для пред’явлення претензий;

— докази що сталося ущерба;

— конкретні вимоги боку, предъявляющей претензию.

Рекламація представляється у вигляді, із фотографією всіх необхідні документи. Якщо вона може бути сторонами, то вона переноситися в арбитраж.

У ній на рекламацію повідомляється, що: інформація прийнята до розгляду; вона розглядається повністю, частково або відхиляється; грошова оплата произведена.

3.3. Електронні письма.

Електронна пошта — цілком особливий вид комунікацій, дозволяє за бажання спілкуватися в діалоговому режимі, як телеконференцій тощо. і що становить як величезні можливості, і великі труднощі через специфіки ведення електронного листування. З одного боку, електронні листи майже немає від своїх звичайних попередників — паперових листів. У електронного листи є адресу одержувача та «адреса відправника, в системних повідомленнях «зашиті «дата та палестинці час відправлення і одержання повідомлення, текст листи та підпис відправника, зберігається рядок «Subject «чи тема повідомлення, є можливість послати копію, прикладений файл виконує функції команди Приложение.

Глава 4. Правила оформлення і структура ділових писем.

Зазвичай службове лист складається з кількох типових структурних элементов:

1. Область заголовка.

У цій частині листи зліва розміщається кутовий штамп організації з зазначенням найменування організації, її поштових та інших реквізитів, а також реєстраційний номер й час реєстрації листи як вихідного документа. Якщо службове лист є листом-відповіддю, то відразу ж вказується, який документ відповідає дане письмо.

У правій частині заголовка розміщуються реквізити адресата.

Нижче кутового штампа розміщається заголовок до тексту документа. Мовна конструкція заголовка може мати вид:

— прийменник про + сущ. в предложном відмінку: «Про поставці автомобилей»;

— в питанні про + сущ. в предложном відмінку: «Стосовно поставці запчастей»;

— щодо + сущ. в родовому відмінку: «Що стосується замовлення на поставку» тощо. п.

2. Власне текст письма.

Основні особливості оформлення тексту листи перебувають у следующем.

* Текст службового листи, зазвичай, повинен стосуватися запитання чи навіть кількох питань, якщо вони взаємозв'язані й розглядатимуться в одному структурному підрозділі организации-адресата.

* Текст листи, зазвичай, і двох частин. У першій частині викладається причина, підставу чи обгрунтування складання листи, наводяться посилання документи, є підставою підготовки листи. У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо. д.

* Листи друкуються на стандартних аркушах чи бланках формату А4 чи А5; під час оформлення листи двома і більше сторінках друга, і наступні сторінки нумеруються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами.

* Якщо лист оформлено на бланку посадової особи, його текст викладається від 1-го особи однини: «прошу…», «направляю…». У інших випадках текст листи викладається від 3-го особи єдиного числа.

* Якщо до тексту листи передбачено додаток, воно вказується нижче основного тексту, наприклад: Додаток: на 10 л. один прим. Якщо додатків кілька, то дається скорочена найменування кожного документа докладання із визначенням кількості примірників і листов.

3. Область подписи.

Ця сфера оформляється звичайним чином: вказується посада і прізвище особи, який підписав документ.

Якщо виконавцем документа була інша обличчя, то прізвище музиканта, і його телефон (й інші реквізити, якщо це потрібно) вказуються в частині аркуша листи з лівого стороны.

Глава 5. Типові помилки у мовою й стилі ділової корреспонденции.

На жаль, упорядники ділових листів найчастіше допускають масу помилок. Останні можна підрозділити ми такі види: структурні, синтаксичні, морфологічні, лексичні, стилістичні, технические.

Структурні ошибки.

Джерелом структурних помилок є неправильне побудова ділового листи, нерозмірне становище його частин. Важливо, щоб кожен аспект змісту обіймав певне місце у логічного структурі ділового листи і збігався з іншим аспектом. Недотримання його запровадження веде до довгим введениям і складнішим системам мотивировок.

Синтаксичні ошибки.

— Помилки, пов’язані із неправильним порядком слів в предложении.

— Порушення специфіки вживання дієприкметникових оборотів. Дієприкметниковий оборот служить способом передачі дії, того що відбувається одночасно чи у з іншим дією. Помилки за умови вживання дієприкметникових оборотів неважко виправити, замінюючи пропозиції з дієприкметниковими оборотами пропозиціями з обставинами, вираженими поєднаннями слов.

— Помилки, що у результаті незнання структури складного пропозиції. Нерідко упорядники ділових листів невиправдано ускладнюють текст. Хоча специфіка ділового листи вимагає пильної уваги до деталей викладу, проте ніколи й в усіх деталі доречні з тексту. Тому невиправдано ускладнені синтаксичні побудови повинні спрощуватися. Це можна зробити і шляхом прямого скорочення тексту, і шляхом її переробки, наприклад розбивкою складного тексту деякі, прості за складом і побудові фразы.

Морфологічні ошибки.

— Помилки за умови вживання повної та короткої форм імен прикметників. Слід враховувати, що стислі форми імен прикметників більш уживані в офіційно-діловий промови. Повні імена прикметників в подібних текстах виявляються недоречними, відчуваються як розмовні і навіть просторечные.

Лексичні ошибки.

— Неправильне використання слів і терминов.

— Недоречне чи невиправдане використання слів. Запозичення іноземних слів — закономірний шлях збагачення будь-якого мови. Часто у діловій мову потрапляють іноземні слова, які позначають поняття, що їх вже закріплено російський еквівалент. Однак сенсу використовувати іноземне слово, є російський термін, що означає цього поняття. Вживання іноземної лексики має зумовлюватися трьома обставинами: необхідністю, доречністю і точністю словоупотребления.

— Тавтологія. Смисловиє повтори, що у тому випадку, як у пропозиції сусідять однокореневі слова. Тавтологічні повтори роблять фразу немилозвучної. З іншого боку, вони ускладнюють її сприйняття, оскільки привертають до собі внимание.

— Помилки у вживанні слов-синонимов. Помилки у вживанні слівсинонімів нерідко походить від те, що багатозначне слово то, можливо синонимично іншому тільки одного зі своїх значений.

Стилістичні помехи.

— Штучне подовження промови. Фахівці радять: «Не викладайте в листі те, що ви сказали б усно». Однак у сучасної офіційної листуванні часто-густо зустрічаються приклади штучного подовження промови. У мові ділової кореспонденції неприпустимі занадто довгі обороты.

Технічні помехи.

До цих перешкод ставляться описки, помилки, механічні ушкодження цілісності тексту (надриви, склеювання з конвертом тощо.). основна причина виникнення технічних перешкод — недбалість під час складання ділового письма.

Заключение

.

Упорядкування тексту ділового листи — завжди акт мовного творчості, хоч би яким лист не було — регламентованим чи нерегламентированным. Це працю, що передбачає досить високий рівень мовної компетентності. Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, не практикуючи і навчаючись цьому нелегкого мистецтва, не знаючи особливостей офіційно-ділового і публіцистичного стилів промови. Сьогодні збільшується число жанрових різновидів ділової кореспонденції і публічних приводів для упорядкування та відправлення ділових листів. Мовний стандарт у діловій листуванні співіснує з експресією і із елементами диалогизации речи.

Усе це жадає від менеджера на сьогодні більшої мовної підготовки, ніж скажімо, десяток років тому, за доби царювання типових і трафаретних текстів. Уміння самостійно й формулювати свої міркування, компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах все больше.

Російський літературну мову, одне із найбагатших і выразительнейших мов світу, нагромадив у сфері письмового ділового спілкування неоціненний досвід, представлений унифицированными і трафаретними мовними формами, традиціями використання етикетних средств.

Сьогодні важливо не розгубити ці скарби, не копіювати західні зразки, і з повагою ставитися до наших предків, століттями отшлифовавшим форму і стиль ділового листи, і плідно розвивати вітчизняні традиції складання ділової кореспонденції - завдання, що стоїть перед сьогоднішнім і майбутніх поколінь ділових людей России.

1. Веселов, П. В. Сучасне ділове лист у промисловості / П.В.

Веселов. — М.: Вид-во стандартів, 1990. — 160 с.

2. Загорська, О. П. Письмовник для ведення ділової кореспонденції / А.П.

Загорська, П. Ф. Петроченко, Н. П. Петроченко. — М.: Моск. рабочий,.

1992. — 247 с.

3. Рахманін, Л. В. Стилістика ділового мовлення і редагування службових документів / Л. В. Рахманін. — М.: Высш. шк., 1982. — 259 с.

4. Тейлор, До. Основи діловодства в сучасному бізнесі: Пер. з англ.

/ До. Тейлор. — М.: Сол Систем; Фінанси і статистика, 1997. — 176 с.

5. Теппер, Р. Як опанувати мистецтвом ділового листи: 250 записок на допомогу менеджеру / Р. Теппер. — М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. — 231 с.