Язык ділової листування

Язык ділової переписки

Введение

.

Основной сферою, у якій функціонує офіційно-діловий стиль російської літературної мови, є адміністративно-правова діяльність. Цей стиль задовольняє потреба суспільства на документальному оформленні різних актів державної, громадської, політичної, економічного життя, ділових відносин між державою і міжнародними організаціями, і навіть між членами суспільства на офіційної сфері їх спілкування. Тексти цього стилю представляють величезне розмаїтість жанрів: статут, закон, наказ, розпорядження, договір, інструкція, скарга, рецепт, різноманітних заяви, і навіть безліч ділових жанрів (наприклад, пояснювальна записка, автобіографія, анкета, статистичний звіт та інших.). Вислів правової волі в ділових документах визначає властивості, основні риси ділового мовлення і социально-организующее вживання мови. Жанри офіційно-ділового стилю виконують інформаційну, що велить, констатуючу функції у різноманітних галузях діяльності. Тому основний формою цього стилю є письменная.

В сфері науки, діловодства і законотворчості, у засобах масової інформації та в політиці мову використовується по-різному. За кожної з вище перерахованих сфер життя закріплено свій підтип російської мови, має ряд відмінностей усім мовних рівнях — лексичному, морфологічному, синтаксичному і текстовому. Ці загальні риси утворюють мовну системність, у якій кожен елемент пов’язані з іншими. Такий підтип літературної мови називається функціональним стилем.

В цій роботі описані документи з адміністративним й загальним питанням, які практично всім працюючим на підприємствах і установах незалежно від займаного ними становища, а як і розглянуті язик, і стиль офіційно-діловий документации.

I. Становлення офіційно-ділового стиля.

Деловые документи побачили Русі після введення Х в. писемності. Першими письмовими документами, зафіксованими у літописі, є тексти договорів росіян із греками 907, 911, 944 і 971 рр. На ХІ ст. з’являється перший звід законів Київської Русі «Російська щоправда» — оригінальний пам’ятник писемності, дозволяє будувати висновки про розвиненості системи юридичної й суспільно-політичної термінології тоді. У мові «Російської правди» вже можна назвати особливості слововжитку та молодіжні організації промови, які належать до характерним рис ділового стилю. Це висока терминологичность, переважання твори над підпорядкуванням у непростих пропозиціях, наявність складних конструкцій з сочинительными спілками «і», «так», «ж», і навіть бессоюзных ланцюжків. З усіх видів складнопідрядних пропозицій найширше вживаються конструкції з підрядним умовним (з союзом аще — якщо): У «Руська правда» вже вживаються терміни, які свідчать про розвитку правових взаємин у Київської Русі: голова (убитий), головникъ (убивця), послухъ (свідок), віра (штраф), добуті (майно), вено волай де (викуп за наречену), куна (гроші). Юридичні терміни представляють найважливіший лексичний пласт мови древніх документів.

После «Російської правди» найдавнішим документом вважається «Грамота великого князя Мстислава Володимировича та її сина Всеволода 1130 року». Початкова формула цієї грамоти «Се азъ» … («Ось мені») стає відтоді обов’язковим елементом (реквізитом) давньоруських грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дав єсмь святому Георгію (Юр'єву монастирю) Терпугский погост Ляховичи з землею, і з людьми, і з коньми, і ліс, і борті, і ловища на ловати…» («із «Грамоти великого князя Всеволода Мстиславовича Юр'єву монастирю 1125−1137 років»). Спливали грамоти спеціальної формулою, у якій вказується, хто був свідком угоди та хто скріплює грамоту підписом.

А в «Генеральному регламенті» петровських Колегій було дано вже закінчена система норм документування. «Генеральні формуляри», тобто. форми документів, передбачали норми оформлення, этикетные норми звернення до адресата з зазначенням чину, титулу, звання, єдині норми найменування і самонаименования. Лексика ділового мови дедалі більше віддаляється від розмовної, живої мови, у ній проникає дуже багато іноземних слів (губернія, акт, балотувати, апеляція тощо.) і термінів.

В ХІХ ст., коли формування кодифікованого літературної мови переважно завершується, починають активно формуватися функціональні його різновиду — стилі. Документи службової листування отримали ХІХ ст. щонайширший поширення та в кількісному плані значно перевершили інші типи ділових текстів. Вони писалися на службових бланках, включали певний набір реквізитів. З 1811, після ухвалення «Спільного установи міністерств», активно формуються характерні риси канцелярського стилю: формально-логічна організація тексту, неличный характер висловлювання, синтаксична громіздкість, іменний характер промови, морфологічне і лексичне одноманітність (превалювання називного і родового відмінків), стандартизація. Через війну реформи діловодства (правил оформлення документації) виникла потреба реформи канцелярського стилю, що було осмислюватися як завдання державної ваги.

В XX в. уніфікація документів приймає незворотного характеру. Розробив нові правила ведення службової документації: в 1918 р. запроваджена єдина форма бланків ділового листи. У 20-ті роки ХХ в. почалася робота зі створення нових стандартів ділового листи, з’явилися трафаретні тексты.

II. Офіційно-діловий стиль..

Официально-деловой стиль закріплено за сферою соціально-правових відносин, що реалізуються в законотворчості, економіки, в управлінської й дипломатичною діяльності. До периферії ділового стилю відносять інформативну рекламу, патентний стиль і обиходно-деловую мова (заяви, пояснювальні записки, розписки тощо.). Организационно-распорядительная документація (ОРД) — вид ділової писемності, найповніше що становить її специфіку. Разом з різними видами законодавчої промови (ліцензія, правила, статут, Указ Президента й т.п.) ОРД є центр ділової писемності, ядро офіційно-ділового стиля.

Документ — це текст, управляючий діями покупців, безліч у якого юридичної значимістю. Звідси підвищену вимога точності, не допускає инотолкования, пропоноване до тексту документів. Відповідати цієї вимоги може лише письмова мова, підготовлена і відредагована. У мовлення досягти такої міри точності практично неможливо через її непідготовленості, спонтанності, варіативності. Крім вимоги денотативної точності (денотат — предмет чи явище навколишньої дійсності, з якими співвідноситься дана мовна одиниця), до рідної мови документів пред’являється вимога комунікативної точності - адекватного відображення дійсності, відображення думки автора в мовному фрагменті (пропозиції, тексте).

В документах, тому використовуються клішовані стандартні фразы:

«Договор набирає чинності від часу подписания.».

«Во виконання наказу № …».

Стандартизация мови ділових паперів забезпечує такий рівень комунікативної точності, яка надає документа юридичної чинності. Будь-яка фраза, на будь-яку пропозицію повинен мати лише одна значення і тлумачення. Аби такої міри точності в тексті, доводиться повторювати одні й самі слова, назви, терміни: При попередньої оплаті Замовник зобов’язаний триденний термін від дня оплати вручити Виконавцю завірену банком копію платіжного документа чи сповістити його телеграмою. За невиконання Замовником вимоги справжнього пункту Виконавець вправі після закінчення днів з підписання договору реалізувати товар.

Подробность викладу в официально-деловом стилі узгоджується з аналітизмом висловлювання дій, процесів у вигляді отглагольного существительного:

дополнять — вносити дополнения поручать — давати поручения не відповідати, а нести ответственность решать — приймати решения уточнять — вносити уточнения платить — виробляти оплату и т. п.

Подчеркнутая логічність, беземоційність викладу за стандартного на розташуванні текстового матеріалу листку ще дуже істотно відрізняють письмову ділову мова від усній. Усна мова найчастіше буває емоційно забарвленою, асиметричної за принципом текстовій організації. Підкреслена логічність усній промови свідчить про офіційність обстановки спілкування. Ділове усне спілкування має протікати і натомість позитивних емоції - довіри, співчуття, доброзичливості, уважения.

Информацию в документі несуть як текстові фрагменти, але й елементи оформлення тексту, мають обов’язкового характеру, — реквізити. До кожного виду документів є своя набір реквізитів, передбачений державним стандартом — ГОСТом.

Реквизит — це обов’язковий інформаційний елемент документа, суворо закріплений за певним місцем на бланку, аркуші. Найменування, дата, реєстраційний номер, інформацію про упорядника тощо. постійно містяться у тому ж місці - перші три десятки в верхню частину, а останній — у нижній частині аркуша після подписей.

Число реквізитів буває різним і від виду та змісту документів. Формуляр-образец встановлює максимальний склад реквізитів і Порядок їх розташування. До них относятся:

— Державний герб Російської Федерації.

— Емблема організації та підприємства.

— Зображення урядових нагород.

— Код підприємства, заклади, чи організації з загальноросійському класифікатору підприємств і закупівельних організацій (ОКПО).

— Код форми документа по загальноросійському класифікатору управлінської документації (ОКУД).

— Найменування міністерства чи відомства.

— Найменування установи, організації, або підприємства.

— Найменування структурного підрозділи.

— Індекс поштового відділення, поштовий і телеграфний адресу, номер телетайпа, телефону, факсу, номер рахунок у банку.

— Назва виду документа.

— Дата.

— Індекс.

— Посилання на індекс і дату вхідного документа.

— Місце упорядкування та видання.

— Гриф обмеження доступу до документа.

— Адресат.

— Гриф затвердження.

— Резолюція.

— Заголовок до тексту.

— Позначка про контролі.

— Текст.

— Позначка про наявності докладання.

— Підпис.

— Гриф узгодження.

— Візи.

— Печатка.

— Позначка про завіренні копій.

— Прізвище музиканта, і номер його телефону.

— Позначка про виконанні документи й напрямі його до справи.

— Позначка про перенесення даних на машинний носій.

— Позначка про вступі.

Таким чином, високий рівень уніфікації, стандартизація як провідна риса синтаксису, високий рівень терминированности лексики, логічність, беземоційність, інформаційна навантаження кожного елемента тексту, увагу до деталей характерні для мови документів і майже відрізняють його від усній спонтанної ділової діалогічної речи.

III. Оформлення офіційної корреспонденции..

В залежності від мови та традицій тій чи іншій країни, стиль офіційного листування може змінюватися, а існують загальні правила, зумовлені міжнародної практикою і условностями.

Любой документ містить кілька обов’язкових позиций:

Обращение — вказує офіційний і почесний титул адресата (наприклад, Пане, Сер, Ваша Превосходительство і т.д.).

Комплимент — вираз ввічливості, яким закінчується лист (напр. З глибоко поважаючи вождя, Щиро Ваш і т.д.).

Подпись — засвідчує даний документ.

Дата — повинна включати день, місяць, рік і важливе місце написання листи. Дані будь-коли пишуться в скороченому виде.

Адрес — повна прізвище, титул та «адреса поміщаються або вгорі, або внизу першої страницы.

Также при оформленні офіційною та ділової кореспонденції слід дотримуватися деяких загальноприйнятих правил:

1. Службові листи пишуться чистою бланку чи аркуші паперу тільки з його лицьової стороне.

2. Писати довгі листи немає звичаю, якщо лист більше однієї сторінки, то кінці аркуша потрібно поставити «далі буде» («continued over»).

3. Кожна сторінка, крім першої, нумерується арабськими цифрами.

4. Листи друкуються на машинці чи комп’ютері, ширина половіючі жита із лівого боку щонайменше 2 див, інтервал — 2 чи 1,5.

5. У тексті не допускаються підчистки, исправления.

6. Лист складається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не згинати, а посилати у великих щільних конвертах.

7. Якщо ви і посилаєте вітальну листівку, слід у тому, що один підпис прийнято ставити тільки офіційному поздоровленні. Особиста листівка повинна утримувати хоча трохи строк.

Деловое письмо

Официальная кореспонденція різних типів, спрямованої від імені однієї організації, установи інший організації, установі, хоча адресована може бути одному посадової особи й підписана одним посадовою особою, представляє собою ділову корреспонденцию.

Деловое лист є особливою типом документів, менш жорстко регламентованим, ніж контракт або постанова, але у яких юридичну значимість. Ділова листування реєструється і зберігається на обох організаціях, як що виходить і яка входить документация.

Современные форми листування, прийняті в міжнародному спілкуванні, склалися близько 150 років тому у Англии.

Следует пам’ятати, що з кордоном формальним сторонам кореспонденції приділяється більше уваги, ніж в нас.

Письмо прийнято писати на бланках організації, де вже є реквізити заклади, чи фірми-відправника. Зовнішній вид бланка — це візитівка, тому до нього слід ставитися з усією серьезностью.

Любое лист починається з адреси на конверті. В усьому світі спочатку пишуть «кому», та був «куди».

Адрес одержувача пишеться двічі: на конверті з боку унизу й у лівій верхньому розі письма.

Затем пишеться прізвище адресата з ініціалами: першими пишуться ініціали, потім — прізвище. Ввічливість вимагає постановки перед ініціалами однієї з скорочень «Пану» («Пану»), «Пані» («Пані») чи «Панам» («Господам»).

В країнах арабського Сходу перераховується довга низка імен предків — Ахмед ібн (син) Мухамед ібн Хасан ібн Хусейн чи Фатима бинт (дочка) Хасан і т.д.

В більшості країн прийнято писати спочатку ім'я, потім прізвище. Проте, є винятку. У Китаї, наприклад, першому місці стоїть прізвище, та був ім'я — Ден Сяопинь.

У адресата може бути титул чи звання — граф, доктор, магістр тощо. І тут замість звернення «Пану «можна вказати його титул і звання. Писати і говорити «Господин+титул чи звание+фамилия» затверджено лише в Германии.

Слова «Пане» і «Пані» завжди скорочуються до «Пан» і «Пані». Вони будь-коли вживаються самостійно, без прізвища. Такі звання і титули, як генерал, полковник, професор чи президент, переважно писати повністю, особливо на конверті письма.

В Англії часто вживається ввічливе звернення «Есквайр», скорочено «Еск.» («Esquier — Esq.»). Звернення «Эсквайер» будь-коли вживається разом щодо слова «Господин».

В США заміжні дами пишуть ім'я і прізвища свого чоловіка. У адресі листів незаміжнім дамам завжди має указуватися їх имя.

Если собі хочете послати листа особисто кореспонденту, у разі після прізвища слід поставити «особисто» («Private» — Англія, «Personal» — США, «Confidential» — Англія, США).

После цього пишеться назва фірми, де працюють адресат, потім поштову адресу: номер вдома, назва вулиці. Укладають адресу назва міста, штату, графства, кантону і т.п. (назви англійських графств назви штатів, мають скорочення, можна подивитися тут), поштовий індекс і страна.

При пересилання в конверті невеликих брошур, буклетів пишуть «Друкована».

Структура письма

С правої сторони, і трохи нижче реквізитів фірми-відправника вказується дата відправлення з зазначенням місяці літерами (наприклад, 14 червня 1997 р.). Прийняті ми скорочення 14.06.97 міжнародної практиці не вживаються. У прийнято вказувати спочатку місяць, та був число.

Само лист починається з точного повторення у лівій верхньому розі адреси, написаного конверте.

Ниже, без абзацу, з боку пишуть ввічливе звернення (наприклад, «Дорогий пан (чи пані)» чи «Панове», «Шановні добродії» тощо.). Після вступного слова ставиться кома, а чи не окличний знак.

В наступній рядку необхідно позначити тему листи. І тому досить поставити Re («Reference »), російський еквівалент — «Касательно».

Далее слід текст письма.

Заканчивается лист, зазвичай, компліментом. Якщо лист офіційне, то зазвичай вживається комплімент «Дуже щиро Ваш «(«Very truly yours»). За інших випадках вживається комплімент «Щиро Ваш «(«Sincerely yours»). Можна обмежитися добрими побажаннями «Із найкращими побажаннями», «Прийміть мої найкращі побажання» і т.д.

Под компліментом ставиться підпис із зазначенням під нею вашої прізвища та посади. У багатьох країнах підпис ставиться з боку аркуша, під заключній формулою ввічливості. Якщо заключний комплімент розташований з боку (напр. у Німеччині), то підпис ставиться з боку, ж під заключній формулою ввічливості. Прізвище друкується на машинці чи комп’ютері під рукописної підписом.

Если після написання листи необхідно терміново повідомити про якісь подіях, які сталися пізніше, то кінці листи ставиться P. S. і дописується необхідна інформація, наприкінці постскриптума ставиться подпись.

Если до листа додаються будь-які матеріали чи документи, всі вони зазвичай перераховуються в лівої частині листи на окремої рядку після слова «Додатка (Enclosure)».

Указание на розсилку копій (Carbon copy чи CC) займає окремий рядок під додатком і з’являється у листі, коли виникла потреба подати його з кількох адресам.

Структура ділового письма.