Унификация і стандартизація управлінських документов

Уніфікація і стандартизація управлінських документів 3.

Наказ про результати роботи з документами 2001 р. У ОАО"Родина".

Список використаної литературы.

1. Уніфікація і стандартизація управлінських документов.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач.

Стандартизація документів — форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і підвищення рівня її обов’язковості. Встановлено такі категорії стандартів:. державні стандарти (ГОСТ).. галузеві стандарти (ОСТ);. республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться з метою зменшення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткістю їхнього обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменною і суміжним функцій Управління, ефективнішого використання обчислювальної техники.

Робота з уніфікації включає:. розробку УСД, здійснювану міністерствами й, відповідальними за відповідні системи документації;. впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:. впровадження розроблених ОКТЭИ;. ведення УСД і ОКТЭИ з підтримки достовірності інформації та їх розвиток;. розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відбивають специфіку галузі й які у УСД, і навіть їх державної реєстрації;. розробку галузевих класифікаторів техніко-економічній інформації, що відбивають специфіку отрасли.

Організаційне і методичне керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт контроль здійснює головна організація по координації вживлення і ведення УСД і ОКТЭИ республіки. На галузевому рівні роботу веде головна організація для впровадження і ведення УСД і ОКТЭИ в отрасли.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати, як одне із чинників підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів — такий вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості з урахуванням встановлення раціонального кількості їх форм і типізація їх побудови. Вона застосовується як до управлінським документам, до новим системам. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні і залізничні билеты.

Основними принципами уніфікації документів являются:

— уніфікація від загального до окремого. Полягає у будівництві формуляразразка документів для конкретної системи документації та встановленні на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документи й т. д.;

— однаковість форм документів і майже правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретизации документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних сокращений;

— комплексність уніфікації. За її проведенні повинні передбачатися все вимоги до документа усім стадіях його створення, заповнення, обробки і збереження. З іншого боку, повинні враховуватися психофізіологічні можливості чоловіки й параметри технічних средств;

— інформативність. Означає включення до документи лише з тих реквіз итів, які потрібні на вирішення конкретних завдань, на допомогу пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

— зменшення кількості видів документів. Досягається з допомогою вдосконалення методів управління, наприклад, у бік повсюдного застосування оргтехники;

— стабільність вимог до документів (встановлено державними і галузевими стандартами);

— поєднання з діючими системами класифікації і кодування техникоекономічної информации;

— економічність. Досягається з допомогою обгрунтованого включення документів мають у систему документації, широко він бланків, раціональної компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів тощо. д.

Існує 3 способу уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблица.

Трафаретце спосіб фіксації постійної інформацією вигляді пов’язаного тексту з прогалинами для перемінної інформації. У формі трафарету створюються ряд наказів, заявлений.

Анкетаспосіб подачі уніфікованого тексту, у якому стала інформація міститься у лівої частини аркуша, а змінна вносять у документ у його складання в праву частина аркуша. У уніфікованої системі документації на організаційнорозпорядницькі документи анкетным методом змодельовані накази з прийому, перекладу, звільнення; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Переваги анкет: спрощується підготовка документа, облегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання информации.

Таблиця — розірваний текст, розташований за певним принципу: стала інформація лежить у заголовках граф і боковике, а змінна — на перетині відповідних граф і рядків. Володіє великий інформаційної ємністю, дозволяє суворо класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумовувати дані. Але він складніший в машинопису. У табличній формі в УСД по ОРД представлені: штатний розклад, графік відпусток, кадрові приказы.

Эффект від уніфікації і стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективність використання оргтехніки, прискоренні оборотності фінансових коштів) і прямим (зниження витрат праці (отже й витрат за зарплатню) при працювати з документами, витрати матеріалів з їхньої виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат за амортизацію і ремонт оргтехники).

Стандартизація — це діяльність із встановленню норм, правив і характеристик з метою обеспечения:

— безпеки продукції, робіт й нових послуг; життя і здоровья.

— технічною відсталістю та інформаційної сумісності, а як і взаимозаменяемой продукцией.

— економії всіх видів ресурсов.

Усі Держстандарти, які діють території нашої країни обьединены в єдину систему стандартизацію — ієрархічно організовану систему класифікації та тіла ГОСТов.

З метою зменшення кількості що застосовуються у діяльності установи документів, типізації їх форми, зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат за підготовку і обробку, досягнення інформації. Сумісності автоматизованих баз даних в народному господарстві триває робота по уніфікації документів і майже створенню уніфікованих систем документації (УСД).

УДС — сукупність взаємозалежних уніфікованих форм документа, які забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарської деятельности.

У основі створення УСД лежить метод уніфікація — встановлення однаковості складу і форм управлінських документів створюваних при рішенні однотипних управлінських завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічній із соціальної інформації, які забезпечують интегративную автоматизоване опрацювання данных.

Державну систему документованого забезпечення управління (ГСДОУ) — це сукупність принципів, і правил які єдині вимоги в документації управлінської роботи і роботи з документами органів управління на предприятиях.

Основна мета ГСДОУ упорядкування документа обороту організації зменшення кількості і підвищення кількості документів, створення найбільш сприятливих умов застосування технічних засобів і сучасних технологій збору., обробки й аналізу информации.

Основні становища ГСДОУ охоплюють питання документування управлінської діяльністю, роботи з документами, механізації і автоматизації роботи з документами.

Розрізняють такі види документов:

— За призначенням (кошти фіксації фактів (авто протоколи, звіти) і кошти передачі документів (лист, телеграмма)).

— За походженням (службові та особисті документы).

— За формою (індивідуальні, типові, трафаретные).

— По термінів виконання й зберігання (постійні, довгострокові, временные).

— За місцем складання (внутрішні і внешние).

— По найменуванням (прокази, укази, отчеты).

— По стадіям створення (виписки, відпустку, оригиналы).

Під час упорядкування документів використовуються наступний склад реквизитов:

01 — герб РФ.

02 — герб суб'єкта РФ.

03 — емблема організації, або товарний знак.

04 — код организации.

05 — код форми документа.

06 — найменування организации.

07 — довідкові дані про организации.

08 — найменування виду документа.

09 — дата документа.

10 — реєстраційний номер документа.

11 — посилання реєстраційний номер і дату документа.

12 — місце складання чи видання документа.

13 — гриф обмеження доступу до документу.

14 — адресат.

15 — гриф затвердження документа.

16 — резолюция.

17 — заголовок до тексту.

18 — позначка про контроле.

19 — текст документа.

20 — позначка про наявність приложения.

21 — подпись.

22 — гриф узгодження документа.

23 — візи узгодження документа.

24 — печать.

25 — позначка про замиренні копии.

26 — позначка про исполнителе.

27 — позначка про виконання документи й напрямі їх у дело.

28 — позначка про вступ документа в организацию.

29 — позначка для автоматичного пошуку документа.

1. — поміщають на бланках документа відповідно до становищем про державному гербі РФ.

2. — завадять на бланках документа відповідно до правовими актами суб'єктів РФ.

3. — емблему організації, або товарний знак поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (Положення про організацію) якби бланку вже зараз є герб РФ чи герб суб'єкта РФ, то емблему не воспроизводят.

4. — код організації розставляють по загальноросійському класифікатору предприятий.

5. — код форми документа розставляють по загальноросійському класифікатору управління документации.

6. — найменування організації має відповідати найменуванням, закріпленому установчому документа. Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, як його закріплено у статуті і мають нижче найменування російською. Приклад: ООО.

«СИГМА».

«SIGMA» Ltd.

7. — довідкові дані про організацію включають: поштову адресу, номер й інші інформацію про рішенню організації (номери факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, web — сторінка в інтернеті). Приклад: 352 290.

Краснодарський край.

Отрадненский р-н.

Вул. Мира.

АТ «ОГОНЕК».

Р/р 20 012 345 627 744 120 832.

Тел.:

Факс:

8. — найменування виду документа що складається чи виданого організації регламентується статутом й має відповідати видам документів передбаченої в УРД. Цей реквізит оформляється заголовними літерами і пишеться усім документах крім писем.

9. — датою документа є дата підписання чи утверждения.

Оформляється трьома парами арабських цифр, наступній послідовності: день, місяць, год.

10. — реєстраційний номер документа складається з його порядкового номери, що можна дополнять.

11. — посилання реєстраційний номер включає реєстраційний номер і дату, який дається ответ.

12. — вказують у разі якщо утруднено його визначення по реквизитам.

13. — гриф обмеження доступу для службового користування (СЕКРЕТНО), конфіденційно (комерційна таємниця) розставляється без лапок у правому углу.

14. — адресат при адресуванні до організації її повна назва вказують в називному відмінку, посаду у давальному падеже.

15. — гриф затвердження документа розставляється у правому верхньому розі документа. Документ може затверджуватися должестным обличчям чи спеціальним створив документом. При затвердженні документа должестным обличчям розставляється гриф затвердження, ідучи слово «УТВЕРЖДАЮ», найменування посади особи який підтверджує документ, особиста підпис і її розшифровка, її дата.

Приклад: УТВЕРЖДАЮ.

Гениральный директор

ЗАТ «ГРАНД».

Особиста підпис розшифровка подписи.

16. — резолюція пишеться керівником безпосередньо на документі та включает:

— прізвище виконавця (кому поручается).

— зміст доручення (конкретні действия).

— термін исполнения.

— підпис керівника й час підписання. Приклад: Соловйову А. В. підготувати проект приказа.

До 18.09.01 особиста підпис 18.08.01 17. — заголовок до тексту включає стислий зміст документа. Заголовок узгоджується найменуванням виду документи й може відповідати стосовно питань: про ніж, кого або когось, чого. Приклад: 1).об звільнення Іванова І.І. (в приказе).

2). АКТ списання продукц ії. 18. — позначка про контроль ставиться належним обличчям чи підрозділом, що забезпечує контроль підрозділи. Оцінку про контроль позначають на полі документа поруч із заголовком буквою «До» чи словом на штампі «контроль». 19. — текст документа зазвичай і двох частин. У першій частині вказується причини, підстави, мети складання документа. У другій висновки, прохання, пропозиції, розпорядження, накази. Якщо зміст документа вже не потребує поясненні текст містить одну заключну частина. 20. — тоді як додатку не вживалося з тексту то вказується його найменування, кількість листів, і примірників. За наявності кількох додатків всі вони нумеруються. Приклад: додаток 1: Контракт від 20.07.01 № 21, на 2л. в 3 экз.

2 АКТ прийому робіт від 15.09.01 № 17, на 1 л. в 17 экз.

Додаток до розпорядницьким документам має оформлятися у правому верхньому в кутку і повинен мати оцінку «Додаток» із зазначенням назви розпорядницького документа, його дати й його реєстраційного номери. Приклад: Додаток 1.

До наказу директора ВАТ «ЭРА».

Від 01.04.2001 № 12 21. — підпис включає найменування посади особи який підписав документ (з зазначенням підприємства, якщо документ оформлений не так на бланку) особисту підпис і його розшифровку. У розшифровці підписи ініціали ставляться перед прізвищем. 22. — гриф узгодження документа складається з слова «УЗГОДЖЕНО», посади особи, з яким узгоджується документ (включає найменування організації, підпис її розшифровки і дати узгодження). Приклад: СОГЛАСОВАНО.

Начальник Департаменту образования.

Підпис її расшифровка.

18.09.01 23. — візи узгодження документа включає підпис визирующего, її розшифровки, дату, за необхідності посаду визирующего. Приклад: Юрист консулат.

Підпис її расшифровка.

18.09.2001 24. — печатку запевняє справжність підписи должестного особи на документах передбачених відповідними нормативними актами; що засвідчують право особи, фіксують факти, пов’язані з фінансово-господарської діяльністю. 25. — позначка про замиренні копії необхідна при завіренні відповідності копії документа оригіналом. Позначка містить за вірчу напис «Правильно», посаду особи що завірила підпис, підпис і його розшифровка, дата замирення. Приклад: Верно.

Менеджер персоналу підпис її расшифровка.

18.09.2001.

Для замирення важливіших документів розставляється печатку. 26. — позначка про виконавця включає прізвище виконавця документи й номер його телефону. Оцінку про виконавця мають на на лицьовій стороні або за відсутності місця на зворотному боці другого аркуша документа в нижньому розі. 27. — позначка про виконання документи й спрямування його до справи включає такі дані: стислі дані про виконання, якщо відсутня документ, який свідчить про виконання або за наявності цього документу посилання його дату і номер документа. 28. — позначка про вступ документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа. Оцінку про вступ документа в організацію проставляють як штампа. Автоматичним нумератором або іншим суб'єктам способом у нижнього поля першого аркуша документа. 29. — позначка для автоматичного пошуку може охоплювати ім'я файла та інші даних про документе.

При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора:

0. — від кордону лівого поля для друкуванні реквізитів «Заголовок до тексту», «Текст», «Позначка про наявність докладання», «Позначка про виконавця», «Позначка про виконання документи й напрями його до справи», «Підпис» і слів «ЗАВІРЕНО», «СЛУХАЛИ», «ВИРІШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,.

«ПРЕДЛАГАЮ».

1. — з відривом 15 мм від лівого поля спершу абзацу в тексте.

2. — з відривом 48 мм від лівого поля упорядкування таблиць і трафаретних текстов.

3. — з відривом 72 мм від лівого поля упорядкування таблиць і трафаретних текстов.

4. — з відривом 96 мм від лівого поля для реквізиту «Адресат».

5. — з відривом 120 мм для реквізиту «Гриф затвердження» і «Гриф обмеження доступу до документу».

6. — з відривом 144 мм для розшифровки підписи на реквізиті «Подпись».

7. — з відривом 168 мм для друкування слів «Копія» при зняття копій з документа. Бланки документов.

Окремі реквізити є обов’язковими кожному за документа не залежно з його виду. Відсутність реквізитів у документі лишає її юридичної сили. До обов’язковим реквізитам ставляться постійні реквізити, що входять до склад бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу типографным способом й утворять офіційний (фірмовий) бланк документа. ГОСТ встановлює 3 виду службових бланків для організаційно-розпорядчих документов:

— загальний бланк.

— бланк письма.

— бланк конкретної документа.

Загальний бланк використовується під час виготовлення будь-яких документів крім листів. Такий бланк включає найменування організації, якого додається герб, емблема, найменування вищих організацій. Особливе виділення листи як виду документи й розробка спеціального бланка для листів пов’язаний із специфікою листи покликаного забезпечити відправлення інші организации.

Інші види ОРД є, зазвичай, внутрішніми документами і вимагають адресної информации.

Бланк для листів включає реквізити «Найменування організації», «Довідкові дані організації», «Код організації». У бланку для листів позначаються місця для розташування реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний номер», «Посилання на доту і реєстраційний номер документа». Бланк для листів може містити зображення герба і емблеми, найменування вищестоящої организации.

Бланк конкретної документа включає реквізити «Найменування організації», «Найменування виду документа», «Місце складання чи видання документа». Бланк конкретної документа може містити знак герба чи емблеми, найменування вищестоящої організації та код форми документа по ОКОД.

Організації суб'єктів РФ, зазвичай, використовують як державної мови як російський, а й національний мову, тому бланки цих організацій оформляються ви не. Там друкують такі реквізити бланка: «Найменування підприємства», «Довідкові дані про організацію», «Місце складання чи видання документа». Якщо правом підписи документа має як керівник організації, а й керівники структурних організацій, і навіть дожестные особи, то організація може мати бланки структурних підрозділів, і должестных осіб. При виготовленні службових бланків використовують 2 основних формату папери А4 (210 мм; 294 мм) і А5 (147 мм; 210 мм). Допускається використання бланків формату А3 і А6.

Список використаної литературы.

1. ГОСТ Р 6.30−97 Уніфіковані системи документації. Унифици.

рованнаясистема організаційно-розпорядчою документации.

Вимоги до оформлення документів. — М., Видавництво стандартов.

1997. 2. Зміна № 1 ГОСТ Р 6.30−97 «Уніфіковані системи докумен.

тации. Уніфікована система организационно-распорядительной.

документації. Вимоги до оформлення документів" з датою введе.

ния із квітня 2000 року. 3. ГОСТ 6.10.4−84 Уніфіковані системи документації. Придание.

юридичної сили документам на машинному носії і машинограм.

ме, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні по.

ложения. — М., Видавництво стандартів, 1984. 4. ГОСТ 16 487–83. Діловодство і архівну справу. Терміни і опре.

розподілу. — М., Видавництво стандартів, 1983. 5. Общероссийский класифікатор управлінської документації. — М.,.

Видавництво стандартів, 1994. 6. Державну систему документационного забезпечення управления.

Основні становища: Загальні вимоги до документів і службам до.

кументационного забезпечення. — М., ВНИИДАД, 1991. 7. ГОСТ Р 1.5−92. державна система стандартизації Российской.

Федерації. Загальні вимоги побудувати, викладу, оформле.

нию. 1992. 8. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. Курс діловодства: Документаци;

онное забезпечення управління. — М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибир

ское угоду, 2001.