Управління праці та соціального забезпечення

1. Історія розвитку управління праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації

Управління праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації знаходиться за адресою:

77 701, смт. Богородчани, вул. Грушевського, 2

факс 2−29−51

E-mail: [email protected]

громадська приймальня 2−14−74.

Начальником управління працює Михайло Андрійович Халявка, службовий телефон якого — 2−15−78.

Управління праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації є структурним підрозділом райдержадміністрації підзвітним і підконтрольним голові райдержадміністрації та головному управлінню праці та соціального захисту населення облдержадміністрації. Історія установи, в якій я проходила практику, — частина історії всієї Богородчанської районної державної адміністрації, створеної навесні 1992 р. відповідно до Закону України «Про представника Президента України» та Положення «Про місцеву державну адміністрацію», затвердженого Указом Президента. Тоді формування управління праці та соціального захисту населення, як і всього апарату Богородчанської районної державної адміністрації, було спробою реформувати радянську систему, створити жорстку виконавчу вертикаль, підпорядковану президентові. Як відомо, здійснити реформування місцевої влади тоді не вдалося. Верховна Рада 1994 р. ліквідувала місцеві державні адміністрації, в тому числі й Богородчанську районну державну адміністрацію, й повернула державну владу на місцях радам народних депутатів та їхнім виконкомам.

Однак у червні 1995 р. відповідно до ст. 46 Конституційного Договору між Верховною Радою України та Президентом України про основні засади організації та функціонування державної влади і місцевого самоврядування в Україні на період до прийняття нової Конституції України від 28.06.1996 р. місцеві державні адміністрації, в тому числі й Богородчанська районна, поновили свою діяльність. Розгорнуло роботу й Управління праці та соціального захисту населення цієї адміністрації.

Прийняття 28 червня 1996 р. Конституції України заклало правову підставу для діяльності державних адміністрацій, в тому числі Богородчанської районної. Нині Богородчанська районна державна адміністрація, структурним підрозділом якого є Управління праці та соціального захисту населення, здійснює свою діяльність на підставі ст. 118 Конституції України. Частина 1 цієї статті визначає, що «виконавчу владу в областях і районах, містах

Києві та Севастополі здійснюють місцеві державні адміністрації", а згідно частини 6 цієї статті Богородчанська районна державні адміністрація підзвітна і підконтрольна Богородчанській районній та Івано-Франківській обласній радам у частині повноважень, делегованих їм цими радами. Крім того, виходячи з частини 7 цієї статті Конституції України Богородчанська районна державна адміністрація підзвітна і підконтрольна органам виконавчої влади вищого рівня.

Функції управління праці є багатогранні, а саме: своєчасне і безпомилкове призначення та виплата різних видів державної соціальної допомоги, житлових субсидій, компенсацій; контроль за своєчасною виплатою заробітної плати громадянам району та правильністю призначення пенсій управлінням ПФУ; надання матеріальної допомоги та різних надомних робіт одиноким непрацездатним громадянам; нормування праці, робота із колективними договорами на підприємствах; виплата компенсацій постраждалим внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС; формування Єдиного державного реєстру громадян пільгових категорій, тощо. Управління робить важливий внесок у реалізацію державної соціальної політики.

2. Організаційна структура управління праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації

управління праця установа адміністрація

Станом на 1 січня 2010 р. управління праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації мало наступну структуру:

1. Апарат управління

2. Відділ бухгалтерського обліку та господарське забезпечення

3. Відділ праці

4. Сектор контролю за призначенням пенсії (допомоги)

5. Відділ грошових виплат та компенсацій

6. Відділ автоматизованої обробки інформації та контролю за призначенням соціальних виплат

7. Відділ персоніфікованого обліку пільгових категорій населення

8. Сектор державних соціальних інспекторів.

Організаційна структура управління праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації показана на рис. 1.

Рис. 1. Організаційна структура управління праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації

3. Характеристика діяльності установи

Управління праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації діє на підставі Положення про Управління праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації (РДА), затвердженого розпорядженням голови РДА від 22 жовтня 2007 р. № 346.

П. 3 цього Положення відносить до основних завдань управління:

— забезпечення в межах своїх повноважень додержання законодавства про трудову міграцію, загальнообов’язкове державне соціальне страхування, пенсійне забезпечення, соціальний захист та соціальне обслуговування населення, у тому числі громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;

— вдосконалення форм і засад соціального партнерства, організація робітництва місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого урядування з профспілками та організаціями роботодавців;

— здійснення нагляду за додержанням вимог законодавства під час призначення перерахунку та виплати пенсій органами Пенсійного фонду України; проведення інформаційно-роз'яснювальної роботи;

— призначення та виплата соціальної допомоги, компенсацій та інших соціальних виплат, встановлених законодавством, надання субсидій для відшкодування на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового палива;

— розроблення та організація виконання комплексних програм поліпшення пенсійного обслуговування інвалідів, пенсіонерів, одиноких непрацездатних громадян похилого віку та всебічне сприяння в отриманні ними соціального обслуговування та соціальних послуг за місцем проживання;

— Сприяння створенню умов для безперешкодного доступу інвалідів до об'єктів соціальної інфраструктури, направлення інвалідів та дітей-інвалідів до реабілітаційних установ та навчальних закладів системи соціального захисту (районного значення);

— забезпечення реалізації державної політики зайнятості на відповідній території;

— забезпечення виплати передбачених законодавством компенсацій та допомоги громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;

— виконання функцій головного розпорядника коштів місцевого бюджету на здійснення заходів з виконання державних програм соціального захисту населення нок субвенції з державного бюджету;

— сприяння органам місцевого самоврядування у вирішенні питань соціального розвитку відповідної території.

Згідно з п. 4 Положення про Управління праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації, Управління відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує здійснення заходів, спрямованих на посилення мотивації до праці, удосконалення її організації, оплати та нормування;

2) аналізує ситуацію в соціально-трудовій сфері на відповідній території, стан укладення колективних договорів на підприємствах, в установах та організаціях; сприяє організації переговорного процесу між сторонами соціального партнерства, надає їм організаційну допомогу; забезпечує у межах своїх повноважень додержання законодавства з питань колективно-договірного регулювання соціально-трудових відносин, розв’язання колективних трудових конфліктів, проводить реєстрацію, веде облік, забезпечує зберігання оригіналів колективних договорів, змін та доповнень до них;

3) вивчає стан використання робочої сили, аналізує розвиток процесів, які відбуваються на ринку праці та у сфері професійної освіти; координує діяльність структурних підрозділів районної держадміністрації, пов’язану з розробленням та виконанням територіальної програми зайнятості населення; сприяє підприємствам, установам та організаціям незалежно від форми власності та підпорядкування в організації професійного навчання кадрів на виробництві;

4) забезпечує діяльність комісії у справах альтернативної (невійськової) служби та комісії з розгляду питань, пов’язаних з наданням статусу учасника війни;

5) здійснює державний контроль за додержанням законодавства про соціальний захист та соціальне обслуговування населення, своєчасною виплатою заробітної плати, запровадженням підприємствами всіх форм власності мінімальних державних гарантій з оплати праці, а також за наданням працівникам пільг і компенсацій, передбачених законодавством;

6) забезпечує соціальний захист працівників, зайнятих на роботах з шкідливими та важкими умовами праці;

7) організовує в межах своєї компетенції роботу з надання пільг пенсіонерам, інвалідам, ветеранам війни та праці, одиноким непрацездатним громадянам, забезпечує надання населенню субсидій для відшкодування витрат на оплату й житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого побутового палива;

8) аналізує стан виконання комплексних програм, здійснення заходів соціальної підтримки малозабезпечених верств населення, надання встановлених законодавством пільг соціальне незахищеним громадянам та подає голові Богородчанської районної держадміністрації пропозиції з цих питань;

9) забезпечує надання відповідно до законодавства державної допомоги сім'ям з дітьми, державної соціальної допомоги малозабезпеченим сім'ям, інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам, особам, які не мають права на пенсію, та інвалідам, а також інших видів державної допомоги;

10) здійснює відповідно до законодавства грошові компенсації інвалідам на бензин, ремонт і технічне обслуговування автомобілів та на транспортне обслуговування, а також вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян;

11) здійснює нагляд за додержанням вимог законодавства під час призначення (перерахунку) та виплати пенсій органами Пенсійного фонду України;

12) забезпечує цільове використання бюджетних асигнувань, передбачених на соціальне обслуговування;

13) організує роботу головних державних соціальних інспекторів та соціальних інспекторів;

14) видає відповідні посвідчення ветеранам війни, праці та іншим категоріям громадян;

15) сприяє громадянам в одержанні документів, необхідних для призначення окремих видів допомоги;

16) сприяє веденню персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування;

17) проводить інвентаризацію особових справ і особових рахунків осіб, які одержують допомогу, в установленому законодавством порядку;

18) формує банк даних інвалідів, подає пропозиції органам місцевого самоврядування щодо потреби у комунальних реабілітаційних установах для інвалідів та дітей-інвалідів;

19) організовує матеріально-побутове обслуговування інвалідів, ветеранів війни та праці, їх санаторно-курортне лікування, забезпечує інвалідів в усі оновленому порядку транспортними засобами, засобами пересування;

20) формує базу даних одиноких громадян, які потребують соціального обслуговування та соціальних послуг; створює мережу територіальних центрів соціального обслуговування пенсіонерів, інвалідів та одиноких непрацездатних громадян та організовує їх роботу, забезпечує доступність громадян до соціальних послуг, контролює їх якість та своєчасність надання;

21) подає в установленому порядку пропозиції щодо встановлення піклування над повнолітніми дієздатними особами, які за станом здоров’я потребують догляду;

22) забезпечує у разі потреби влаштування до будинків-інтернатів (пансіонаті громадян похилого віку, інвалідів та дітей-інвалідів, надає допомогу в організації роботи зазначених установ та закладів;

23) бере участь у роботі державних комісій з прийняття в експлуатацію і будівництвом об'єктів;

24) сприяє благодійним, релігійним організаціям, громадським об'єднанням, установам та організаціям недержавної форми власності, окремим громадянам у наданні соціальної допомоги та соціальних послуг інвалідам, ветеранам війни та праці, громадянам похилого віку, а також іншим особам, які перебувають у складних життєвих обставинах;

25) сприяє підготовці, перепідготовці та підвищенню кваліфікації працівників соціальної сфери;

26) підтримує функціонування апаратно-програмних засобів управління у складі інформаційної мережі Мінпраці. а також єдине комп’ютерне середовище;

27) організовує й проводить консультації, розглядає звернення громадян, підприємств, установ та організацій з питань, що належать до його компетенції, вживає відповідних заходів до усунення причин, які викликають скарги;

28) роз’яснює громадянам положення нормативно-правових актів з питань, що належать до його компетенції;

29) інформує населення з питань, що належать до його компетенції, через засоби масової інформації;

30) в установленому порядку формує базу даних Єдиного державного автоматизованого реєстру осіб, які мають право на пільги, та веде їх персоніфікований облік;

31) формує та підтримує в актуальному стані базу даних одержувачів усіх видів соціальної допомоги;

32) забезпечує на відповідному рівні реалізацію міжнародних проектів із соціальних питань;

33) організовує роботу з визначення статусу осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та забезпечує відповідно до законодавства їх соціальний захист;

34) подає пропозиції до проектів регіональних програм із соціального захисту громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;

35) бере участь у розгляді проектів контрактів, які укладаються з керівниками суб'єктів господарювання, що належать до сфери управління Богородчанської районної держадміністрації;

36) вживає заходів до соціального захисту бездомних громадян та осіб, звільнених з місць позбавлення волі, утворення та розвитку мережі закладів та установ, що надають послуги цим громадянам, контролює якість надання ними соціальних послуг, подає районній держадміністрації пропозиції з цього питання;

37) сприяє волонтерським організаціям та окремим волонтерам у наданні допомоги соціальне незахищеним громадянам;

38) організовує в межах своєї компетенції надання громадянам соціальних послуг, в тому числі платних, суб'єктами, що надають соціальні послуги, забезпечує призначення та виплату компенсацій фізичним особам, які надають соціальні послуги, координує та контролює діяльність зазначених суб'єктів;

39) подає пропозиції Богородчанській районній держадміністрації та Богородчанській районній раді під час формування проекту відповідного місцевого бюджету щодо передбачення коштів у складі видатків на фінансування місцевих програм соціального забезпечення на компенсацію фізичним особам, які надають соціальні послуги;

40) у межах компетенції організовує роботу з визначення потреби громадян у соціальних послугах, забезпечує їх планування та визначає обсяг видатків з відповідного місцевого бюджету на надання таких послуг.

Відповідно до п. 5 Положення про Управління праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації це Управління має право:

1) здійснювати контроль за наданням інвалідам, ветеранам війни та праці, сім'ям загиблим військовослужбовців, сім'ям з дітьми, іншим громадянам пільг, установлених законодавством;

2) здійснювати контроль за додержанням підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності встановленого порядку оформлення документів (в тому числі їх достовірності) для призначення допомоги;

3) одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів Богородчанської районної держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

4) подавати районній держадміністрації, Головному управлінню праці та соціального захисту населення Івано-Франківської обласної державної адміністрації пропозиції з питань, що належать до компетенції управління;

5) здійснювати контроль за своєчасним проведенням атестації робочих місць гарцівників, зайнятих на підземних роботах, на роботах з шкідливими і небезпечними умовами праці;

6) залучати спеціалістів інших структурних підрозділів Богородчанської районної держадміністрації, підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції управління праці та соціального захисту населення.

Управління під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Богородчанської районної держадміністрації, Богородчанської районної ради та сільських рад Богородчанського району, а також з підприємствами, установами, організаціями, громадянами та об'єднаннями громадян. Управління утримується за рахунок коштів державного бюджету.

4. Основні обов’язки працівників установи

Управління праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади головою Богородчанської районної держадміністрації за погодженням із заступником голови та відповідно з начальником Головного управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської обласної держадміністрації. Під час проходження практики я ознайомилась з функціональними обов’язками начальника управління.

Начальник управління має заступників, які призначаються на посаду і звільняються з посади головою районної держадміністрації за поданням начальника управління та погодженням з начальником Головного управління праці те соціального захисту населення обласної держадміністрації.

Начальник управління праці та соціального захисту населення:

— керує діяльністю управління, несе персональну за виконання покладених на управління завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників, керівників структурних підрозділів управління;

— подає на затвердження голові районної держадміністрації кошторис та штатний розпис управління;

— затверджує структуру управління, положення про його структурні підрозділи і функціональні обов’язки працівників управління;

— розпоряджається коштами у межах затвердженого кошторису управління;

— призначає на посади та звільняє з посад працівників управління;

— видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання.

Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників та видатки на утримання управління в межах виділених асигнувань визначає голова Богородчанської районної державної адміністрації після попередньої експертизи у фінансовому відділі.

Під час практики я ознайомилась також з посадовими обов’язками секретаря начальника Управління праці та соціального захисту населення. На посаду секретаря керівника призначається особа, яка має повну вищу або базову вищу освіту і вміє працювати на комп’ютері. Згідно з посадовою інструкцією секретар:

— виконує функції, що вимагають забезпечення і обслуговування роботи керівника;

— одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів виконавців його доручень;

— надає чітку інформацію на запити респондентів щодо роботи управління;

— організовує телефонні розмови керівника щодо вирішення проблем виробничого характеру;

— забезпечує організацію проведення керівником особистого прийому громадян, веде журнал реєстрації усного прийому;

— здійснює прийом, реєстрацію, передачу виконавцям звернень громадян, веде журнал реєстрації заяв;

— веде журнал вхідної та вихідної кореспонденції, журнал реєстрації довідок;

— виконує друкарську роботу за дорученням керівника управління;

— забезпечує розмноження документів за допомогою засобів оргтехніки;

— концентрує періодичні видання, підбирає матеріали з газет, журналів, інших джерел щодо питання діяльності управління праці соціального захисту населення;

— веде діловодство управління згідно номенклатури справ;

— здійснює технічний контроль за проходженням і виконанням документів, дотриманням термінів виконання.

Секретар начальника Управління праці та соціального захисту населення зобов’язаний:

— сумлінно виконувати свої посадові обов’язки;

— суворо дотримуватись у своїй роботі вимог чинного законодавства, законних інтересів, прав громадян та цієї інструкції;

— не розголошувати без законних підстав інформацію, яка охороняється законом і стала відома працівнику у зв’язку з виконанням своїх посадових обов’язків;

— уважно ставитись до громадян, які звертаються в управління, не допускати проявів бюрократизму;

— забезпечувати виконання Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади;

— здійснювати заходи щодо вдосконалення стилю і методів роботи та зміцнення виконавської дисципліни, збереження документів.

5. Ведення діловодства в управлінні праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації

Під час проходження практики я ознайомилася з веденням діловодства в управлінні праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації.

Діловодство в управлінні праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в Богородчанській районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням голови цієї адміністрації від 29 грудня 2008 р. № 645.

Документування управлінської діяльності в управлінні праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в райдержадміністрації с необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Під час проходження практики я встановила, що в Богородчанській райдержадміністрації. визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ, та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність райдержадміністрації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Їх видання визначається актами законодавства, регламентом райдержадміністрації. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів влади вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Всі документи, що надходять до Богородчанської райдержадміністрації, у тому числі створені за допомогою комп’ютера, приймаються централізовано в загальному відділі апарату райдержадміністрації. У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто». У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв та листів, заяв і скарг громадян.

Усі документи, що надійшли до Богородчанської райдержадміністрації, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється начальником загального відділу апарату райдержадміністрації або іншою, призначеною для цього у відділі особою (відповідно до розподілу обов’язків між працівниками).

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на документи, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів влади вищого рівня, телеграми, телефонограми та документи, що надійшли електронною поштою, розглядаються негайно.

Документи, які адресовані управлінню праці та держадміністрації, окремим працівникам або виконавцям, передаються загальним відділом апарату соціального забезпечення Богородчанської держадміністрації за реєстром під розписку. Для забезпечення ритмічності роботи всі документи (вхідна кореспонденція) подаються в загальний відділ апарату держадміністрації щоденно за реєстром під розписку до 11 год. 45 хв.

Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ і умовного позначення — реєстраційного індексу. Реєстрація проводиться з метою убезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який відповідно до вимог автоматизованої системи реєстрації АСКОД складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, кореспондентами тощо.

Для реєстрації документів, що надходять до Богородчанської райдержадміністрації та надсилаються нею, в апараті райдержадміністрації застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, передбачена базою даних АСКОД.

В управлінні праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації використовується журнальна форма реєстрації документів. Журнальна форма реєстрації використовується також управлінні праці та соціального забезпечення для реєстрації внутрішніх документів управління.

Кореспонденція після реєстрації та введення в базу даних відповідних відомостей про неї надсилається загальним відділом апарату райдержадміністрації по призначенню за реєстром, а передається під розписку, на фельдзв’язок — за реєстром.

З резолюцією керівництва райдержадміністрації документи не пізніш як у дводенний термін з дня їх реєстрації, повертаються у загальний відділ апарату райдержадміністрації, який, відповідно, передає їх виконавцям.

Документи, що надходять електронною поштою, зберігаються у вигляді файлів у певних папках на жорсткому диску комп’ютера, або на інших носіях, їм привласнюється назва, що дозволяє їх ідентифікувати. Доступ до цих документів із правом коригування мають тільки посадові особи управління.

Для складання службових документів в управлінні праці та соціального забезпечення Богородчанської районної державної адміністрації використовується папір форматів АЗ (297×420 мм), А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках райдержадміністрації. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 р. № 1153, з обов’язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших вадів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі поздовжнього розміщення реквізитів або кутового. Реквізити заголовка розміщуються прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) або центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве — 20 міліметрів, для рішень та розпоряджень — 35 мм;

верхнє і нижнє - 20 міліметрів;

праве — не менш як 8 міліметрів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складно тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Службовий документ, що складається в райдержадміністрації, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування райдержадміністрації - автора документа, код райдержадміністрації, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата затвердження.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних райдержадміністрацією документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до вимог АСКОД та завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, кореспондентів, виконавців тощо та відокремлюватися один від одного косою рискою.

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як в апараті Богородчанської райдержадміністрації (з структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа), внутрішнє погодження, так і за її межами — зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проект) документа посадовою особою. Віза включає особистий підпис, ініціали, прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа й включає в себе слово «Погоджено», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.

6. Участь студента-практиканта у практичній діяльності установи

Проходячи практику в Управлінні праці та соціального захисту населення Богородчанської районної державної адміністрації, я вивчила специфіку установи, ознайомилась з порядком діловодства в цій установі, правилами безпеки при роботі з ПК. Я дізналась про те, як потрібно правильно реєструвати, датувати та копіювати документи, виготовляти особові, розпорядчі, довідково-інформаційні документи. Під час практики я ознайомилась з посадовою інструкцією секретаря-діловода. Вона складається з п’яти основних розділів: загальні положення, функції, посадові обов’язки, права, відповідальність. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі, створену за допомогою ПК.

Всю відповідальність за зміст та оформлення службових документів несе секретар-діловод. Тому необхідно досконало знати розміщення реквізитів у документах і правильно реєструвати вхідну та вихідну документацію.