Разработка стратегії ділової розмови

Разработка стратегії ділової беседы

План успішної ділової розмови можна як шести груп питань, на які треба відповісти до початку будь-якого ділового розмови. Дізнайтеся, як розробити успішну стратегію майбутнього вам ділового разговора.

Геннадий Іванович Прокопенко, кандидат психологічних наук, член-кореспондент Міжнародної академії психологічних наук.

При свідомої підготовки до розмові до розробки стратегії та докладної плану розмови проводиться попередній аналіз особистості нашого співрозмовника, його службове становище; прогнозуються наслідки нашого повідомлення. Ми не розглядати формальні боку аналізу, а накидаємо можливий план попереднього аналізу розмови. Цей план зараз можна як шести груп питань, куди слід відповісти до початку будь-якого ділового розмови. Відповіді стосовно питань дозволяють нам уявити очікувану оперативну ситуацію, може бути використано під час виробленні стратегії, докладного плану та робочої плану ділової беседы.

Путем попереднього аналізу має бути встановлено, про яке вигляді розмови йде мова: буде це розмова, у якій хочемо прискорити прийняття яких то рішень (форсована розмова), або ж основна мета розмови буде передача інформації співрозмовнику для пробудження в нього інтересу до нової проблемі (інформативна розмова); то, можливо, йдеться про усунення чужих варіантів і проведенні нашого рішення (элиминирующая розмова); то, можливо, це розмова, де ми знайомимо співрозмовника з новою темою (беседа-лекция).

Разработка стратегій беседы

Что таке стратегія розмови? З що хоче складається? Як розробити стратегію нашого ділового розмови? Умовно і дуже спрощено вважатимуться, що стратегія розмови це процес, що у найзагальніших рисах його веде до вирішення намічених нами завдань цієї розмови. У кожному разі вибір стратегії визначається темою розмови. Вона на сукупності принципів, які ми визначаємо з допомогою теорії комунікації і з психології та які мають нас призвести до бажаної мети. Звісно, стратегія змінюється від розмови до розмові і південь від співрозмовника до співрозмовника. Але хіба що містично це звучить слово «стратегія», ми ж спробуємо встановити хоча б загальні принципи та напрями нашої підготовки і проведенню беседы:

Представьте собі і вони опишіть, причому можна переконливіше, свого співрозмовника і його ймовірний реакцію.

Попытайтесь зрозуміти і завдання центру і мотиви, аби його вихідну позицію, логіку і стратегію.

Подумайте, як створити для розмови сприятливу атмосферу, викликати в, уникнути напруженості, мінімізувати формалізм і буденність зі спілкуванням, проявити симпатію, бути уважним всім присутнім. Якщо розмові беруть участь і знайомі, і незнайомі співрозмовники, те, як правило, треба бути стриманим стосовно знайомим співрозмовникам, а, по відношення до новим — більш попереджувальним. Людині властиво прагнення до будь-який розмові звертатися до знайомим, але це може поставити нових співрозмовників в нерівноправна, ізольоване становище, що у значною мірою перешкоджає успіху ділової розмови.

Наблюдайте, слухайте і оцінюйте реакції ваших співрозмовників, а висновки використовуйте для продовження ділової бесіди й можливої зміни її.

Пользуйтесь позитивним і оптимістичним способом висловлювання думок та емоцій.

Задавайте якнайбільше питань, щоб викристалізувалася якомога швидше.

Избегайте різких поворотів у розмові. Звісно, кожному неприємно, якщо його несподівано «обіллють холодною водою»; те ж стосується і до нашого співрозмовнику.

Разработайте загальний метод аргументації у цій розмові: докладний план аргументації, можливі контраргументи.

Подумайте у тому, які кошти застосувати для орієнтації розмови у бажаній напрямку і задля унеможливлення можливих відхилень. Навіть проста модель орієнтації розмови, як і раніше що придуманий приклад і конкретний випадок майже завжди відрізняються одна від друга, означає великий крок уперед — ми підготували техніку, і ми залишається тільки пристосувати її до цього випадку.

Наметьте альтернативні (запасні) мети, менш підходящі варіанти і підготуйте компромісні рішення той випадок, якщо перестанете контролювати хід розмови.

По можливості розробіть поетапні завдання й послідовно вмикайте в конструкцію розмови. Їх функція — бути сходами, замість ризикованого стрибка ми можна здійснити щодо легке сходження. І, звісно, слід передбачити процес нейтралізації зауважень, якщо вони набудуть вкрай небажане для нас напрям.

И нарешті, забезпечте подальші контакти з співрозмовником і зверніть увагу до можливість нових видів діяльності.

Эта спільна стратегія підготовки й проведення розмови може цілком чи частково використовуватися майже будь-який ділової розмови. Нам залишається тепер розробити специфічну стратегію кожної конкретної ділової розмови, яка обумовлена нами, особистістю партнера, ситуацією, обставинами і безпосередніми целями.

Проверка готовності до беседе

До початку бесіди корисно вкотре зазирнути у матеріали, проаналізувати виконану роботи й уточнити деякі деталі. І тому ми наводимо контрольний список питань, який читач може доповнити і пристосувати до своїм повсякденним потреб. Перед початком розмови дайте відповідь самі собі ми такі вопросы:

1. Чи все я старанно продумал (а)?

2. Цілком я готов (а) правильно вирішити можливі питання собеседника?

3. Пытался (ась) я уявити себе місці співрозмовника і зрозуміти его?

4. Чи є мій план розмови точним, ясним і корректным?

5. Чи не викликає чи мій план розмови питань, куди я — не зможу ответить?

6. Виглядають чи мої формулювання природними й убедительными?

7. Чи правильно складено план розмови, логічно його построение?

8. Чи все мої думки виражені саме і ясно?

9. Чи правильно обраний тон изложения?

10. Якби не ця розмова було проведено зі мною, остался (ась) я нею доволен (а)?

Стиль изложения

Что до вибору слів, потрібно завжди намагатися вживати прості, загальновідомі та загальноприйняті, всім поняті слова. Це іноді суперечить з того що який вживається термін мусить бути водночас і найточнішим. Людина має усвідомлювати, що нашарування незрозумілих, незрозумілих і незрозумілих термінів може зробити безглуздим весь виступ незалежно від цього, наскільки ясними і простими були думки виступає. Адже часто, виступаючи, людина намагається показати свою «вченість» і красномовство. Насправді незрозуміле виступ лише створює плутанину в головах співрозмовників, викликає в них почуття виснаження й нерозуміння, позбавляє интереса.

Поэтому потрібно затратити певні зусилля до пошуку потрібного слова, правильного поняття, слід уникати слов-суррогатов, що значно знижують ясність висловлювання. Про це сказав колись Марк Твен: «Різниця між за потрібне словом і словом, яке близько йому за значенням, така ж сама, як різниця між блискотінням блискавки й поблескиванием маленького світлячка». Важливо стежити, щоб улюблені слівця і приказки не перетворили нашу промову на набір порожніх фраз.

Будем пам’ятати, що недоречні скорочення назв можуть довести нормальних людей, недосвідченого у певному спеціальної області, до справжнього отчаяния.

Особое увагу слід приділити виключення з свого виступу іноземних слів, висловів і модних конструкцій пропозицій. Іноземні слова висловлювання, перенесені в нашу мову, зазвичай істотно змінюють своє первісне значення, звідси виникає чимало непорозумінь. Розуміння цих слів людьми, знаючими даний мову, і люди, до свідомості яких дійшло їх змінений і спрощене значення, відрізняється настільки, що й важко представить.

Поэтому рекомендується вибирати прості, всім зрозумілі, найбільш підходящі і виразні слова, які за необхідності можна легко заменить.

С побудовою пропозицій справи по суті як і. Головне — бути ясним, говорити точно те, що хочете сказати, й дуже, щоб слушатель-собеседник як можна краще міг зрозуміти те, що кажуть. Пам’ятаймо стару істину: хто ясно мислить, той ясно викладає. І справді, неважко помітити, як і лише люди з низькому рівні освіти часто скаржаться те що, що не змозі зрозуміти багато речей, що є у друку, на лекціях, з і телебаченню. Це тому, що що у основному намагається підкреслити свою вченість і освіченість, але в справі незрозумілим повідомленням створює плутанину, викликає ворожість із боку собеседников-слушателей.

Поэтому давайте будемо вживати у своїх виступах й зрозумілі усім висловлювання. Вони нічого не винні мати форму телеграфного повідомлення, але й мали бути зацікавленими довгими. Кожну нову думку можна з спокійній совістю наділяти на нові пропозиції. Пропозиція має укладати активної позиції; треба докласти зусилля і діяти ув’язати всі пропозиції за одну природне, логічне ціле. Виключне значення у своїй має граматична правильність побудови предложений.

Общие правила запоминания

Обобщая досвід повсякденної практики ділових розмов і порівнюючи його з висновками та ідеями визнаних у цій галузі авторитетів (теоретиків і практиків), ми підійшли до аналізу нашої найвразливішою здібності — вмінню швидко і повно запам’ятовувати. Якщо ми постараємося згадати зміст кількох дискусій, то ми не потрібно буде спеціально підкреслювати роль наших «запам'ятовувальних мощностей».

К щастю, можна приймати значно більшу, до того ж без особливих зусиль, об'єм і точність запам’ятовування. Потрібно лише застосовувати кілька основних принципів, вже давно відкритих дослідниками. Ми не вникати у біологічну природу пам’яті або відвідувати заняття пошуком різних визначень цього є всі ще таємничого хіміко-біологічного процесу. Залишимо це фахівцям, біологам, психологам і хімікам. Ми обмежимося практичними наставляннями, які можуть опинитися частково полегшити наші повсякденні муки.

Ни у жодному разі не можна намагатиметься запам’ятати як усе, що проходить через наші вуха. Ця спроба напевно закінчиться невдало. Тому треба завжди старанно відбирати матеріал, який ми ж збираємося зберегти у пам’яті. У цьому запам’ятовування має бути підпорядковане наступним перспективним цілям: підвищити ефективність нашої праці; створити передумови для інтенсифікації розумової деятельности.

Многие дослідники відкрили і розробили десятки практичних рекомендацій та принципів, застосування яких допоможе розвинути пам’ять. Але запам’ятати всі ці рекомендації було надто складно і нераціонально. Тому ми відберемо чотири-п'ять загальних принципів, що їх досить ємними і включатимуть основні моменти інших принципів. Ці загальні правила (принципи) слід застосовувати свідомо до того часу, поки вони стануть нашої плоттю і кров’ю, так як хороша пам’ять є ефективного проведення будь-який ділової беседы.

Каковы ж загальні правила запоминания?

1. Наші думки мають бути спрямовані на те, аби достеменно запам’ятати сообщаемую інформацію, т. е. необхідні воля й зусилля, а чи не позиція ожидания.

2. Слід активно реагувати те що подія, котру ми повинні запам’ятати; потрібно слухати, обговорювати і обмірковувати їх у той час, як його происходит.

3. Згадайте всі ці події згодом у зручний момент про те, щоб він закріпилося, не поблякло і стерлося в памяти.

4. Уселите собі значимість те, що ви свідомо хочете запам’ятати у тому, щоб ув’язати всі ці події в часі та просторі коїться з іншими, створивши таким чином опорні точки для вспоминания.

5. Найбільш надійний і швидкий спосіб покращити свою пам’ять розробити системи ведення записів і акуратно записувати усе, що ми вважаємо за необхідне. За можливості обсяг цієї необхідної слід максимально увеличить.

Все цих правил краще застосовувати послідовно, що головною передумовою підвищення ефективності проведення наших ділових бесед.

Напомним, що чотири правила слід застосовувати тільки тоді, як буде засвоєно п’яте. Факти свідчать, більшість людей, котрі домоглися успіху, користувалися п’ятим правилом.

Ведение записей

Может хтось запам’ятати усе, що потрібно, або всі, що він хотілося б запам’ятати? Психологи стверджують, а експерименти підтверджують, навіть найбільш обдаровані особистості більше забувають, ніж запам’ятовують, те, що стосується робочих матеріалів. А половина те, що залишається у пам’яті, при цьому не точна. Отже, весь обсяг що залишився у пам’яті у разі знижується до 15—20% те, що повідомили. Ці суворі природні обмеження неминуче змушують нас набувати особливі навички праці та утримують від нерозумних спроб тримати все факти у пам’яті. А це підводить нас до останнього правилу попереднього параграфа — систематичного ведення відповідних записів, що особливо важливо задля людей, котрі посідають відповідальні посади і мають широке коло обов’язків, оскільки це єдиний спосіб розсунути кордону нашої історичної пам’яті. Відомо вираз: «Блокнот з записами для ділову людину — те, що мережа для рибалки». По через це можна посоветовать:

систематически робити запис у блокноті;

вести їх послідовно й у єдиному стилі;

никогда не жаліти папери.

Записи слід за можливості постачати докладними коментарями, оскільки голі факти часто згодом виявляються майже марними, оскільки з їхньою дуже важко расшифровывать.

Возникает питання: що потрібно записувати? Корисно самим визначити принципи, з допомогою що їх будемо відбирати матеріал за такими напрямами: що можна записати, що запам’ятати, що зрадити забвению.

Мы також постійно мають усвідомлювати, що є ризик переоцінки власних можливостей, оскільки всім властиво прагнення запам’ятовувати певний матеріал, що його не записывать.

И останнє запитання. Для яких потреб можна використовувати записи? Деякі автори рекомендують розділити все матеріали (чи справи) чотирма групи записів для наочності і полегшення їх ведения.

К цим групам относятся:

информация про майбутніх зобов’язання із зазначенням часу. Справи, потрібно виконати в наступному місяці, слід додати нагадуваннями у тому, що потрібно (ділові бесіди й зустрічі);

особые завдання й справи, не які стосуються нашому повсякденному діяльності, проте вони нам себе нагадують до того часу, поки не виконаємо (листи, потрібна нам інформація, визначення проблем для дискусії);

данные, які потрібні можуть знадобитися у майбутньому, може бути тоді, коли вони вже померкнуть у пам’яті, які важливість така, що ми матимемо їх комусь повідомити чи вжити безпомилково і перепусток;

записи, які освіжають пам’ять чи сприяють більш повного й точному пам’ятанню (формули, імена з описом особистості, специфікації, структура, терміни з визначенням значення).

Список літератури

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із сайту internet.