Шляхи оптимізації особливостей організації облікового процесу в умовах використання новітніх інформаційних систем та комп'ютерних технологій

Зважаючи на великий обсяг робіт та витрати часу, що доводиться витрачати бухгалтерам Філії виконуючи «ручну» обробку облікової інформації окремих ділянок (облік основних засобів), виникає необхідність здійснювати автоматизацію облікових робіт з використання управлінських інформаційних систем і технологій бухгалтерського обліку.

Для підприємств, які впроваджують управлінські інформаційні системи і технології обліку необхідно змінювати не тільки організацію бухгалтерського обліку, але і змінювати побудову системи обліку.

Отож, щоб організувати систему облікового забезпечення в умовах використання управлінських інформаційних систем і технологій на підприємстві необхідно провести вдосконалення та реорганізацію вже існуючого бухгалтерського обліку на підприємстві. Крім того змінюються організаційні вимоги — функціональні обов’язки бухгалтерів, технологія облікового процесу.

На сьогодні ринок програмних продуктів комп’ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО) пов’язаний із такими провідними фірмами-розробниками як: «1С:ДІАМАНТ», «ІНТЕЛЛЕКТ-СЕРВІС», «ПАРУС», «ГАЛАКТИКА», «ДІАСОФТ», «ІНФІН», «ІНФОСОФТ», «ОМЕГА», «R-STYLE SOFTWARE LAB», «COGNITIVE TECHNOLOGIES LTD», що забезпечують такий набір послуг:

ѕ розроблення, розповсюдження готових програмних продуктів для створення КСБО;

ѕ консалтингові послуги з проектування КСБО, вибору програмних засобів;

ѕ створення інформаційно-правових систем для КСБО;

ѕ видання та розповсюдження літератури для КСБО;

ѕ організація навчальних центрів для підготовки користувачів КСБО.

На нашу думку, використання однієї із вище перелічених систем та вибір оптимального набору послуг дозволить Філії оптимізувати організацію облікового процесу. Але для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, які є на ринку.

До класу міні-бухгалтерія належать програми, призначені для використання одним чи декількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми реалізують функції ведення синтетичного і підсумкового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції й обробляти їх, формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм. Наприклад, «Инфин-бухгалтерия», «Фінансист» («Атей).

Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія) — належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх за розмірами підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують усі облікові функції і, як правило, розраховані для роботи на одному комп’ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконують окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп’ютерах у локальній мережі. Наприклад, «1С: Бухгалтерия 7,7» («1С»), «дебет плюс» («ДИЦ»).

Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ), програми, призначені для обліку праці та заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо й охоплюють окремі ділянки бухгалтерії і, як правило, не пов’язані між собою. АРМ можуть ефективно комп’ютеризувати окремі частини бухгалтерії без формування зведеної звітності. Наприклад, «1С: Расчёт» («1С»), АРМ «Зарплата» («Электронные деньги»).

Комплекси пов’язаних АРМ орієнтовані на використання в бухгалтеріях з чисельністю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними. Комплекс складається з набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською і комп’ютерною кваліфікацією. Як правило, АРМ комплексу підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп’ютерах. Комплекс має засоби об'єднання даних з різних АРМ, звичайно поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля — Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі. Наприклад, «парус» («Парус»), «Коплексная система бухгалтерского учёта» («Звезда»).

До класу управлінські системи входять функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також з модулями прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програми в даному разі не є головною. Більш важливим є взаємозв'язок усіх складових систем, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішення головного завдання бізнесу — в отриманні прибутку. Наприклад, «Галактика» («Галактика»). До різноманітних програм фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних належать фінансово-аналітичні системи, за допомогою яких автоматизуються завдання зовнішнього і внутрішнього аудиту. Наприклад, «1С: АФС» («1С»), «ПОПІ» (GI-consulting).

До правових баз даних належать упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до нормативних документів. Хоча цю категорію програмного забезпечення було створено, перш за все, на допомогу юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти. Наприклад, «Сапфір» («Динай»), Libra (Libra).

Слід зазначити, щодетально питання оптимізації організації облікового процесу в умовах використання новітніх інформаційних систем та комп’ютерних технологій буде ретельно розглянуто у розділі 2.4 дипломної роботи. Забігаючи наперед, зазначимо, що для оптимізації ділянки обліку основних засобів Філії, було обрано програму «1С: Бухгалтерія» (версія 8.2).

Після вибору оптимального програмного забезпечення, слід зосередити увагу на процесі його впровадження.

Основними загальними вимогами, які повинні бути забезпеченні у випадку впровадження комп’ютеризованої інформаційної системи повинні бути: якнайповніша реалізація управлінським запитів у відповідні терміни та з відповідними якісними параметрами; застосування найбільш ефективних технологій збору, реєстрації, передачі, зберігання, обробки і подання інформації; надійний захист інформації від несанкціонованого доступу; надійність та висока адаптивність комп’ютерних мереж. Цим вимогам мають підпорядковуватися концепції розробки структури, архітектури, компонент і семантики комп’ютерних систем формування та подання джерел облікової інформації. Досягнення врахування названих складових (враховуючи той факт, що діяльність Філії в сучасних умовах здійснюється в основному завдяки застосуванню засобів автоматичної обробки даних) можливе лише на основі дотримання принципів забезпечення раціонального функціонування автоматизованих робочих місць бухгалтерів-управлінців і керівного складу усіх ланок. До таких принципів слід віднести:

• — інтеграцію вхідних даних при оперативному бухгалтерському та систематичному обліку;
• — класифікацію і системи кодування облікової (у широкому змісті економічної) інформації;
• — уніфікацію та типізацію форм первинних документів;
• — комп'ютеризацію збору, реєстрації та передачі інформації відповідним управлінським ланкам;
• — системний контроль достовірності й обґрунтованості відображення господарських операцій в обліку, а також можливості альтернатив;
• — комп'ютеризацію (автоматизацію) здійснення розрахунків вихідних даних (документообороту);

— комбін…

— отримання підприємством доходу та прибутку супроводжується їх створенням, розподілом та перерозподілом у формі податків, зборів і платежів, а це означає, що до моменту розрахунків (моменту сплати) тимчасово залучаються створений на підприємстві в процесі його діяльності капітал, що складається із суспільного капіталу та власного капіталу.

Таким чином, В. Сопко пропонує відокремити складові частини підприємницького капіталу, як наведено на рис. 2.2.

Як видно з рисунку 2.2, пропонується відокремити три складові частини підприємницького капіталу — Власний, Позиковий, Суспільний. «Позиковий капітал» і «Суспільний капітал» разом складають усім відомі «Зобов'язання» і є тимчасово залученим до господарювання капіталом, оскільки те, що позичено, необхідно повернути, а те чим «поділились», необхідно віддати.

Рис. 2.2 Складові частини підприємницького капіталу

Але необхідно розуміти, що з метою управління капіталом необхідно чітко розмежувати зобов’язання, що виникають у процесі взаємодії з іншими суб'єктами господарювання на основі контрактів, від тих зобов’язань, що виникають у процесі створення нового продукту та належить внести до суспільних фондів (податки, збори, платежі).

Таким чином усю, підсистему управління капіталом можна поділити на три складові - управління власним капіталом, управління суспільним капіталом та управління позиковим капіталом.

Розмежування пасивів (капіталу, власності), за джерелами його залучення до господарювання, має вирішальне значення для правильної побудови та організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу капіталу власності, пасивів) та раціональної побудов управляння ним (капіталом). У цьому контексті важливу роль відіграє бухгалтерський баланс.

Бухгалтерський баланс (баланс — від французького «balance», буквально — вага) — це форма бухгалтерської звітності, яка характеризує в узагальнених грошових показниках стан господарських засобів (актив) та джерел їх створення (пасив) на звітну дату.

З економічної точки зору Баланс це система взаємопов'язаних показників, які характеризують з одного боку активи, те чим володіє чи розпоряджається підприємство (ресурси), а з іншого боку — те, що характеризує правовий аспект цього майна (пасиви), до яких відносяться зобов’язання і капітал.

Слово «актив» походить від латинського «activus» і перекладається як той, що діє, знаходиться у постійному русі, функціонує.

Цей термін використовується для позначення лівої частини Балансу, де показуються в згрупованому виді активи (ресурси) підприємства.

Слово «пасив» — від латинського «passivus» — що означає бездіяльний, той що знаходиться у спокої або пасивний. Це слово застосовується для назви правої частини Балансу, в якій показуються в згрупованому виді зобов’язання і власний капітал підприємства. Тобто пасив поділяється на зобов’язання і власний капітал.

На рисунку 2.3 наведено склад і структуру балансу згідно з НП (С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності».

Баланс (форма № 1) складається з двох частин: активу, де представлені господарські засоби, і пасиву, де згруповані їхні джерела. Основним елементом бухгалтерського Балансу (форма № 1) є стаття (активна чи пасивна).

На сьогодні немає окремого П (С)БО, що регулювало би порядок складання балансу та зміст його окремих статей. НП (С)БО 1, по суті, регулює лише загальні положення щодо змісту балансу та визначає його форму. Тому, під час складання фінансової звітності, в тому числі балансу необхідно керуватися законодавчими актами: «Методичні рекомендації щодо заповнення форм фінансової звітності» затверджені Наказом Мінфіну від 28.03.2013р. № 433 [49] і «Методичні рекомендації з перевірки порівнянності показників фінансової звітності» затверджені наказом Мінфіну від 11.04.2013 р. № 476 [48].

Розділи активу і пасиву Балансу складаються із відповідних статей. Статті бухгалтерського Балансу — це показники, що відображають стан на відповідну дату окремих видів господарських засобів, коштів і джерел їх утворення. Кожна стаття Балансу має грошовий вираз, що називається оцінкою статті. Загальним принципом оцінки засобів для Балансу є оцінка за їх фактичною собівартістю.

Рис. 2.3 Склад і структура Балансу згідно з НП (С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» (власна розробка)

У Балансах підприємств України статті активу розташовують зверху вниз, починаючи з найменш ліквідних і закінчуються найбільш ліквідними. Під ліквідністю активів слід розуміти їх спроможність перетворюватися у грошові кошти (готівку) за якийсь певний час.

Найменш ліквідними є такі балансові статті як «Нематеріальні активи», «Основні засоби», «Довгострокові фінансові інвестиції» та інші, які згруповані в І розділі активу Балансу. Найбільш ліквідними є статті «Грошові кошти та їх еквіваленти», «Дебіторська заборгованість», «Інша поточна дебіторська заборгованість», «Виробничі запаси».

Статті пасиву Балансу групуються і розміщуються зверху вниз за ознакою зменшення часу, необхідного для повернення боргів. Тобто спочатку розташовуються статті, які потребують найбільшого часу для їх погашення, наприклад «Статутний капітал», «Пайовий капітал», «Довгострокові кредити банків», а в IІІ розділі пасиву Балансу «Поточні зобов’язання».

В активі Балансу ресурси згруповані у три розділи, а пасиви — у чотири розділи, що відповідає їх визначенню і економічному змісту. Але для того, щоб оборотні активи та поточні зобов’язання віднести відповідно до II розділу активу та IІІ розділу пасиву необхідно врахувати операційний цикл і дату Балансу.

Необоротні активи — це усі активи, що не є оборотними.

Оборотні активи — гроші та їх еквіваленти, що не обмежені у використанні, а також інші активи, призначені для реалізації чи споживання протягом операційного циклу чи протягом дванадцяти місяців з дати балансу.

В активі Балансу відображаються і фінансові інвестиції.

Фінансові інвестиції — це активи, які утримуються підприємством з метою збільшення прибутку (відсотків, дивідендів тощо), зростання вартості капіталу або інших вигод для інвестора.

Фінансові інвестиції поділяють на довгострокові та поточні. Довгострокові відображаються в І розділі активу (рядки 1030, 1035), а поточні — в II розділі активу Балансу (рядок 1160).

Загальна схема класифікації фінансових інвестицій, їх види, методи обліку та їх розміщення в Балансі наведені на рис. 2.4.

Пасиви підприємства поділяються на власний капітал, довгострокові зобов’язання і забезпечення, поточні зобов’язання і забезпечення, зобов’язання, пов’язані з необоротними активами, утримуваними для продажу, та групами вибуття.

Зобов’язання—це обов’язки підприємства чи відповідальність діяти певним чином. Класифікація зобов’язань, їх види та їх розміщення наведено на рис. 2.5.

Рис. 2.4 Класифікація фінансових інвестицій за видами та методами обліку (власна розробка)

Довгострокові зобов’язання — це усі зобов’язання, які не є поточними зобов’язаннями.

Поточні зобов’язання — це зобов’язання, які будуть погашені протягом операційного циклу підприємства або повинні бути погашені протягом дванадцяти місяців з дати Балансу.

Власний капітал — це частина в активах, яка залишається після вирахування зобов’язань. Складові власного капіталу та його розміщення в Балансі наведено на рис. 2.6.

бухгалтерський обліковий номенклатура інформація Рис. 2.5 Класифікація та види зобов’язань (власна розробка)

До валюти балансу не включаються сальдо контрактивних і контрпасивних рахунків, тобто: «Знос основних засобів», «Знос малоцінних та швидкозношуваних предметів», «Торгова націнка». До валюти Балансу включаються залишкова вартість основних засобів (різниця між первісною вартістю і зносом основних засобів); залишкова вартість нематеріальних активів (різниця між первісною вартістю і сумою зносу); купівельна вартість товарів (різниця між продажною вартістю і торговою націнкою); нерозподілені прибутки (непокриті збитки) звітного року (різниця між одержаними і використаними прибутками у звітному році та збитками).

Рис. 2.6 Структура власного капіталу підприємства (власна розробка)

Баланс підприємства складається на кінець останнього дня звітного періоду. Проміжна (місячна, квартальна) звітність, яка охоплює певний період, складається наростаючим підсумком з початку звітного року.

У Балансі відображаються активи, зобов’язання та власний капітал підприємства у тисячах гривень без десяткових знаків.