Основна частина. 
облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами — це широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому виконання цієї частини облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Облік операцій з коштів, виданих готівкою у підзвіт

Розрахунки з підзвітними особами виникають в основному при оплаті дрібних господарських витрат і витрат у відрядженнях на ЗАТ «Ольвія», як і на більшості інших підприємств, такі розрахунки здійснюються в певній послідовності й передбачають шість основних операцій:

• 1. Отримання завдання від керівника.
• 2. Отримання грошового авансу до оплати витрат.
• 3. Скерування працівника на інше підприємство.
• 4. Оформлення документів на отримані цінності, роботу і послуги на іншому підприємстві.
• 5. Передача отриманих цінностей матеріально відповідальним особам свого підприємства.
• 6. Складання документів для тримання на грошових коштів, проведення повного розрахунку в бухгалтерії.

Починаючи з другого етапу, розрахунки з підзвітною особою обов’язково відображаються в бухгалтерському обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством. Яка погашається після:

• 1. подання підзвітною особою авансового звіту з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати, визнання вказаних витрат і затвердження авансового звіту керівником підприємства.
• 2. або поверхня залишку невикористаних підзвітною особою коштів у касу підприємства.
• 3. або утримання залишку не використаних підзвітною особою грошових коштів з його заробітної плати.

Оперативний облік отримання і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю.

Щомісячні обороти і заборгованість за розрахунками з підзвітними особами в бухгалтерському обліку при журнально-ордерній формі обліку відображається в журналі-ордері № 4.

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими коштами закінчується складанням нею авансового звіту. (Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт).

Третій етап відносин передбачає виконання дій, які є предметом залучення підзвітної особи до вирішення завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні особи. У цій же послідовності розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи. Виходячи із суті операції на підприємство-продавця можуть бути скеровані кілька працівників підприємства — покупця: підзвітна особа для здійснення грошових розрахунків, матеріально відповідальна особа з довіреністю на отримання цінностей, водій (або водій-експедитор) автотранспорту для перевезення цінностей. Кожен з цих працівників виконує функції, зафіксовані в його посадових обов’язках або передбачені розпорядженням керівника. Ці посадові обов’язки за розпорядженням керівника можуть бути покладені на одного або кількох працівників з наділенням їх відповідними обов’язками і повноваженнями.

Обмежимося розглядом першого з названих вище працівників — підзвітної особи підприємства.

Найчастіше трапляється варіант, коли підзвітною особою, на яку покладається обов’язок регулярної закупівлі цінностей, є працівник, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (постачальник, експедитор тощо).

На підприємствах можливі варіанти залучення для разових доручень як підзвітної особи працівника, з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається, що у таких випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність чітко сформульованих обов’язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

Як правило, працівник, який скеровується у відрядження, отримує готівку. Проте останнім часом дедалі частіше використовується безготівкова форма — коли гроші перераховують на корпоративну або його особисту картку. Основний нормативний документ, що регулює обіг платіжних карток — Постанова Правління НБУ від 20 серпня 2014 року № 515 «Про порядок емісії платіжних карток та здійснення операцій з їх застосуванням».

Для перерахування на картрахунок підприємства використовується документ «Банківська виписка».

Перераховані на картрахунок кошти рано розглядати як видані у підзвіт. При використанні корпоративних платіжних карток виданими у підзвіт вважаються списані з карт рахунка кошти за операціями, здійсненими з використанням карток. При використанні платіжних систем спочатку відбувається блокування, а потім фактичне списання суми. Якщо йдеться про відрядженнях по Україні, практично цим можна знехтувати. Проте для закордонних відряджень це важливо, оскільки, поки сума заблокована (а не списана), вона не вважається виданою під звіт.

Дата визначається на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення операції (чек банкомата, квитанція платіжного термінала).

Фактично при використанні корпоративної картки на підприємстві ведеться подвійний облік — руху коштів за рахунком (за виписками банку за картрахунком) і витрачання (за авансовими звітами). Операція безготівкового платежу оформляється банківською випискою за бухгалтерським рахунком 313(інші рахунки в банку в національній валюті).

Якщо підзвітна особа отримує готівку в установі банку (через банкомат) з використанням корпоративної картки на витрати на відрядження і на господарські потреби, то ці кошти вважаються виданими у підзвіт. Кошти використовуються за цільовим призначенням, але така готівка не підлягає оприбутковуванню у касі підприємства.

Для звіту про використання коштів у цьому випадку подають такі документи:

• · авансовий звіт;
• · документи про отримання готівки:
  • 1) чек банкомата;
  • 2) копія видаткового ордера;
  • 3) довідки форми 337/337а, що підтверджують операцію обміну валюти;
  • 4) квитанції торгових терміналів;
  • 5) залишок готівки, якщо такий є.

Отже, облік операцій з коштів, виданих готівкою у підзвіт, або перерахованих на картрахунки працівників, є складним механізмом, що включає в себе етапи ведення даних розрахунків з підзвітними особами.