Характеристика функціональної підсистеми «Реклама»

Інформаційна база підсистеми.

Інформаційна база реклами є підсистемою більшої системи маркетингової інформації фірми, тому внутрішньомашинна інформаційна база, використовувана у відділі реклами, не повністю створюється у цьому підрозділі, а розробляється та створюється централізовано в усій маркетинговій службі. І лише специфічні дані заносяться в інформаційну базу у відділі реклами. Тому доцільно умовно поділити кожну з великих груп інформаційної бази (внутрішня поточна інформація та зовнішня поточна маркетингова інформація) на підгрупи — інформаційні бази, які формуються у рекламному відділі, та інформаційні бази, які формуються в інших маркетингових відділах підприємства чи організації.

Внутрішня поточна інформація, або система внутрішньої звітності, об'єднує інформацію, джерелом якої є сама фірма, її підрозділи та співробітники.

Внутрішня інформація фірми, що формується у інших відділах, складається з: бухгалтерсько-фінансової звітності, даних про показники поточного збуту, обсяги витрат та отриманих доходів, даних про рух готівкової та безготівкової грошової маси, показників обсягів товарних запасів, рівня цін фірми тощо. Ця інформація, як правило, має оперативний характер та використовується як підґрунтя для прийняття управлінських рішень тактичного плану.

Внутрішня інформація фірми, яка формується у відділі реклами, складається з інформації, створеної в результаті аналізу проведення рекламних кампаній, розрахунку їх ефективності, аналізу відхилень плану проведення рекламної кампанії від фактичного його здійснення; застосування матеріалів, які стосуються досвіду роботи з рекламними агентствами, результатів аналізу фактичної собівартості та ефективності проведення рекламної кампанії. Усі ці дані мають зберігатися в архівних файлах і використовуватися як інформація під час прогнозування, моделювання та розроблення плану майбутніх рекламних заходів, тактичних та стратегічних планів маркетингового відділу.

Підсистема збирання та формування зовнішньої маркетингової інформації являє собою комплекс джерел, прийомів і засобів отримання поточної інформації про ситуацію, яка складається у зовнішньому маркетинговому середовищі.

Зовнішня інформація, що формується в інших маркетингових підрозділах, складається з інформації, джерелом якої слугують клієнтурні ринки, постачальники, контактні аудиторії, органи державного управління тощо. Ця інформація надходить на фірму з розмов із покупцями, звітів агентів, які займаються збутом, дилерів, дистриб’юторів, спеціальних журналів, довідників, інформаційних бюлетенів. Зовнішня поточна інформація, її отримання та систематизація можуть бути результатом роботи спеціального відділу фірми, який займається тільки цією проблемою.

Методи збирання зовнішньої інформації, використовуваної у підрозділі реклами, такі самі, як і в усьому маркетинговому відділі. Додатково інформація може бути отримана від рекламних агентств, консалтингових фірм і зафіксована у базі даних рекламного підрозділу.

Склад і зміст інформаційних відомостей БД, які надходять з інших відділів, і тих, що формуються у відділі реклами, наведено у додатку 1.

До позамашинної інформаційної бази належать: Міжнародний кодекс міжнародної торгової палати з рекламної практики, Закон України «Про рекламу».

Склад функціональної підсистеми Склад функціональної підсистеми для кожного підприємства, фірми чи організації матиме свої особливості і залежатиме від сфери їх діяльності. За формування переліку задач спочатку розглядаються функції, виконувані спеціалістами, що забезпечують проведення рекламної кампанії, виявляються ті функції, виконання яких підлягає автоматизації, потім аналізується послідовність автоматизації цих функцій.

У проведенні рекламної кампанії можна визначити таку послідовність дій:

аналіз об'єкта дії реклами;

тестування рекламних засобів;

розроблення плану рекламних заходів;

складання кошторису витрат на рекламу;

ужиття рекламних заходів;

контроль та аналіз проведення рекламних заходів;

вивчення ефективності дії реклами.

Орієнтовний перелік комплексів задач функціональної підсистеми реклами наведено у табл. 1.

Таблиця 1 — Склад комплексів задач з реклами, що автоматизуються.

Примітка:

• * - входять до комплексу задач підприємств, які власними силами організують рекламну кампанію;
• ** - входять до комплексу задач рекламних агентств.