Механізовані й автоматизовані форми ведення журнально-ордерного обліку

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського обліку, при яких обліково-обчислювальні роботи виконуються автоматично на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку — автоматизовані. В основу комплексної механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку закладено принцип безперервності обробки облікової інформації .

Синтетичними й аналітичними обліковими регістрами при механізованих і автоматизованих формах бухгалтерського обліку є машинограми.

На сучасному етапі дедалі більше використовують сучасну обчислювальну техніку — ЕОМ.

Створення і впровадження в практику обліку ЕОМ привело до розробки нової форми бухгалтерського обліку — таблично-автоматизованої. При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски).

При таблично-автоматизованій формі бухгалтерського обліку здійснюються інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програмне групування дебетових і кредитових оборотів на рахунках на основі принципу подвійного запису; провадиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; вирішуються задачі бухгалтерського обліку у двох режимах — регламентному і запитовому; вихідну інформацію отримують у вигляді друкованих регістрів і відеограм, а також існує можливість розшифровки результативних показників за запитами користувачів.

При загальному скороченні обсягу наданої користувачу інформації підвищується інформативна цінність таблично-автоматизованої форми. Вона також передбачає контроль вихідної бухгалтерської інформації, що позитивно впливає на дієвість даних бухгалтерського обліку.

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою ринковою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку. рахівництво капітал банківський автоматизація Завдання автоматизації - підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Комп’ютер — це тільки інструмент, що дозволяє максимально повно використовувати кваліфікацію спеціаліста й максимально спрощувати повсякденну рутинну роботу.

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп’ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому. Для цього насамперед необхідно точно визначити завдання автоматизації. Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново.

Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані. Потрібно також звернути увагу на те, що правильний вибір засобів автоматизації програмного забезпечення дозволить легко і швидко адаптувати роботу бухгалтерії до частих змін правових норм, які вносяться Урядом України. На жаль, подеколи цей вибір доручається спеціалістам, котрі мають смутну уяву про повсякденну рутинну роботу і проблеми бухгалтерії й чиї критерії не завжди збігаються з інтересами бухгалтерії даного підприємства.

Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами — бухгалтером і керівником підприємства. Лише спеціаліст-бухгалтер може правильно оцінити систему за всіма критеріями, основними з яких є такі :

• 1. На створення системи як на специфіку конкретної організації (незалежно від форми власності), так і на можливі зміни в законодавстві. Користувачеві має бути надана можливість в мінімальний термін і без втрат інформації перебудувати не тільки план рахунків, звітні форми, типові проводки, а й формувати звітність згідно з новими вимогами. Так, наприклад, підприємства з іноземними інвестиціями як правило надають своїм зарубіжним партнерам звітність за формами, заснованими на інших, ніж в Україні, методах.
• 2. Можливість роботи не тільки в локальних обчислювальних мережах, а й з іншими джерелами бухгалтерської інформації, такими, як системи зв’язку «клієнт — банк» для пересилання платіжних документів безпосередньо з комп’ютера до банку; касові апарати для оперативного обліку і відображення операцій у роздрібній торгівлі тощо.
• 3. Наявність з боку розроблювана кваліфікованої підтримки користувача приблизно за такими напрямками:
  • а) навчання роботі з програмами, що особливо важливо, оскільки в багатьох випадках через відсутність необхідних навичок і відпрацьованих методик навчання бухгалтер не може використовувати програмне забезпечення;
  • б) супроводження програмного забезпечення, що необхідно не тільки на випадок ушкодження програми з різних причин, а й у випадках радикальних змін у законодавстві;
  • в) оперативні консультації, оскільки проблеми, що виникають у процесі роботи, значною мірою зумовлені або порушенням технології роботи з програмами, або недостатнім знанням можливостей системи.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: «Парус», «Fin Expert», «БЕСТ», «Lady Fin», «Фінанси без проблем», «1C — Бухгалтерія — Проф. для Windows» та ін.

Система автоматизації бухгалтерського обліку спільного підприємства «Парус» призначена для підготовки та обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, одержання внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства .Використання даної системи дає змогу:

готувати платіжні документи;

виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товару;

вести облік основних засобів і нематеріальних активів, здійснювати розрахунок амортизаційних відрахувань;

вести облік виробничих запасів і товарно-матеріальних цінностей за матеріально відповідальними особами;

вести облік затрат на виробництво, витрат обігу і реалізації за різними об'єктами обліку (філіалами, підрозділами та ін);

вести облік грошових коштів;

вести облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;

одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками у вигляді книги обліку господарських операцій, відомостей обліку руху матеріальних цінностей, обліку руху грошових коштів, обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами, відомостей розрахунку амортизаційних відрахувань;

одержувати баланс підприємства та інші звітні документи для подання у податкові органи.

Система «Fin Expert 4.1 for Windows tm» — це професійна мережна система реального часу, яка призначена для великих підприємств з великими обсягами даних; система «Fin Expert 4.1 Life for Windows tm» розроблена для середніх підприємств з можливістю роботи в локальному режимі .

Основні особливості цієї програми:

ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно потреб підприємства;

можливість ведення кількісного багатоваріантного обліку;

одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів по синтетичному й аналітичному обліку;

повна настроюваність: можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форм первинних документів, форм звітності;

можливість автоматичного друку вихідних (первинних) документів.

Висхідними даними для програми є господарські операції, що вносяться до Журналу господарських операцій.

Програма «1C — Бухгалтерія — Проф. для Windows» дозволяє вводити господарські операції декількома способами :

• 1) ручне введення операцій;
• 2) використання типових операцій;
• 3) використання режиму «документи і розрахунки» .

На підставі введених господарських операцій програма формує звітність по синтетичному обліку та різні допоміжні документи, зокрема:

оборотно-сальдову відомість за рахунками і субрахунками;

" шахматку" ;

аналіз рахунка за підсумками і кореспонденцією даного рахунка з відповідними рахунками;

обороти по дебету і кредиту рахунка і відповідне сальдо, також обороти і сальдо по рахунках за відповідний період;

журнал-ордер і відомість, по рахунку;

зведені проводки-підсумки за відповідною кореспонденцією;

аналіз рахунка за датами;

звіт по журналу операцій — вибірку проводок із журналу операцій за визначеними рахунками, кореспонденцією та іншими ознаками;

картку рахунка і всі проводки з даним рахунком.

Програма може утримувати відомості за будь-який період часу.

Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вводити необмежену кількість довідників об'єктів аналітичного обліку (субконто): за видами продукції, матеріалами, підприємствами, співробітниками та ін. .

Усі документи по аналітичному обліку формуються у грошовому, а якщо це потрібно, то і в натуральному виразі.

Зокрема, видаються такі документи:

оборотно-сальдова відомість, що утримує дані про сальдо та обороти за об'єктами обліку;

картка субконто, що містить усі проводки з даним об'єктом обліку;

аналіз рахунка за субконто — кореспонденції з різними рахунками кожного об'єкта обліку;

Крім цього, програма дає змогу створювати звіти довільної форми, що використовують дані не лише синтетичного, а й аналітичного" обліку.

Для бухгалтерії перехід до реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів означає постійне підвищення вимог до обсягу, якості та оперативності роботи. Дедалі зростають вимоги до рівня кваліфікації, — вже мало бути лише бухгалтером, необхідні глибокі знання економічної теорії, права, фінансового аналізу. Відповідно підвищуються вимоги до автоматизованих систем: це й можливість надання даних для фінансового аналізу, і поширення можливостей бухгалтерського діловодства й документообігу, і системи зведеного обліку та фінансової звітності, яку складають підприємства різних країн світу і яка має певні відмінності у підходах до змісту фінансових звітів, необхідних для прийняття рішень в умовах розвитку міжнародної торгівлі, транснаціональних корпорацій, глобалізації фінансових ринків.