Підсумковий облік. 
Організація облікового процесу в умовах використання новітніх інформаційних систем та комп’ютерних технологій

Підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік. Тому ці два види заключних робіт розглядатимемо окремо.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділяється на зовнішню і внутрішню, то й табель-календар звітності має дві форми: зовнішню місячну та поточну місячну.

Табель-календар дає змогу простежити за своєчасністю подання звітних даних у відповідні органи.

При організації руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу необхідно визначити:

ѕ перелік робіт, які треба виконати при заповненні окремих форм звітності;

ѕ взаємозв'язок окремих форм;

ѕ склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї або іншої форми;

ѕ строки підготовки даних (дні, години);

ѕ спосіб передавання даних виконавцю;

ѕ технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених даних, показників тощо.

Особливістю організації руху носіїв облікової інформації на етапі підсумкового обліку є те, що до формування того або іншого показника іноді залучають інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення, фінансові, праці тощо. Це потребує заздалегідь продуманої системи взаємозв'язку з цими службами.

Організація руху носіїв облікової інформації підсумкового обліку тісно пов’язана зі строками подання зовнішньої звітності. У зв’язку з цим у графіках ці строки, порядок, та інші характеристики слід висвітлювати докладніше.

Для формування показників звітної форми складають відповідні оперограми (документограми). В усіх документограмах чітко визначають, коли той або інший підсумковий документ передають головному бухгалтеру для аналізу.

При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення тощо.

Крім індивідуальних графіків (оперограм) для організації підсумкового обліку використовують також зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного.

Основою організації технології складання річного узагальнення обліку та складання звіту є вимоги та нормативні акти, які регламентують обсяг, порядок складання, методику і техніку складання та подання до відповідних органів управління і контролю.

Для організації робіт з підготовки даних і складання форм у Філії використовують графік, який подано у табл. 1.8.

Таблиця 1.8.

Графік складання форм (або їх частин) річного звіту (власна розробка).

Складання пояснювальної записки потребує розробки спеціального графіка із зазначенням виконавців окремих робіт та строків їх виконання.

Технологія заключних робіт з річного звіту Філії включає такі види: організацію здавання звіту, обговорення звіту на засіданні колективу, участь у роботі фінансових органів і органів управління тощо. Річний звіт головний бухгалтер подає особисто в передбачені законодавством інстанції.

Баланс, рахунок прибутків та збитків, а також інші звітні документи надаються Філією до центральної бухгалтерії ПАТ «Київоблгаз» в строки, що встановлені порядком документообігу, який затверджується компетентним органом ПАТ «Київоблгаз». Підприємство повинно забезпечити зберігання своєї документації. Належна організація зберігання бухгалтерських документів поряд з іншими документами, що формуються в справах підприємства, передбачає вирішення трьох вузлових питань:

• 1) визначення номенклатури справ, що формуються в бухгалтерії підприємства, на майбутній рік;
• 2) організація зберігання документів у бухгалтерії до здачі в архів;
• 3) зберігання документів в архіві підприємства.

Термін зберігання окремих документів визначений переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затвердженим Наказом Міністерства Юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 зі змінами і доповненнями).

На «Бориспільській філії експлуатації газового господарства» бухгалтерії привласнений код 03. Нумерація справ зроблена за серійним способом з урахуванням коду відділу, тобто — 0301, …0304 і т.д. (табл. 1.9).

Таблиця 1.9.

Витяг із номенклатури справ бухгалтерії «Бориспільської філії експлуатації газового господарства» на 2015 рік. Індекс відділу — 03.

Номенклатура справ затверджується керівником підприємства. Копії чи виписки з номенклатури надаються для використання всім відділам (структурним підрозділам) підприємства.

До початку кожного року номенклатура переглядається (змінюється і доповнюється).