Документальне оформлення руху основних засобів

Основні засоби — це матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх у процесі виробництва або постачання товарів, надання послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він довший за рік).

До основних засобів у ТОВ «НВП"РІСТ» відносяться матеріальні активи, очікуваний строк корисного використання яких більше одного року, а первісна вартість яких більша за 2500 грн. До основних засобів належать активи, використовувані у виробництві продукції, при виконанні робіт, наданні послуг або для управлінських потреб.

Основні засоби на підприємствах збільшуються внаслідок надходження їх в господарство в результаті:

• — придбання у постачальників;
• — виконання будівельно-монтажних робіт;
• — виготовлення основних засобів на власному підприємстві;
• — безоплатної передачі (надходження) від юридичних і фізичних осіб;
• — виявлення надлишків основних засобів в процесі інвентаризації;
• — переводу молодняку тварин в основне стадо;
• — закладання і вирощування багаторічних насаджень;
• — затрат на капітальні інвестиції в земельні ресурси господарства.

Облік основних засобів ведеться на рахунку 10 «Основні засоби». Рахунок призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух власних або отриманих на умовах фінансового лізингу об'єктів і орендованих цілісних майнових комплексів, які віднесені до складу основних засобів, а також об'єктів інвестиційної нерухомості. Вибуття основних засобів може відбуватися внаслідок: продажу, ліквідації, безоплатної передачі іншим підприємствам, обміну на інші активи, внеску до статутного капіталу інших підприємств.

При організації документального оформлення обліку основних засобів на ТОВ «НВП"РІСТ» слід керуватися такими нормативними актами:

— Наказом Міністерства статистики України № 352 від (29.12.1995 р.

" Про затвердження типових форм первинного обліку". Цим наказом Міністерство статистики затвердило типові форми первинної облікової документації з обліку основних засобів, які введені в дію з 1 січня 1996 року.

— Переліком типових документів (наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 0.07.98 p.).

Обов’язково варто врахувати, що починаючи з 1 липня 2000 р. у бухгалтерському обліку докорінно змінилися класифікація ОЗ по групах і методи їхньої амортизації. Тепер підприємство може самостійно обрати для кожного об'єкта ОЗ один з перерахованих у П (С)БО 7 методів.

Усі витрати підприємства на придбання чи створення основних засобів, що включаються в їхню первісну вартість, характеризуються як капітальні інвестиції і відбиваються по дебету рахунка 15 «Капітальні інвестиції» відповідного субрахунку: 151 «Капітальне будівництво» чи 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів». По кредиту цих субрахунків відбивається зменшення понесених підприємством витрат у зв’язку із запровадженням у дію чи прийняття в експлуатацію відповідних активів.

На субрахунку 151 «Капітальне будівництво» відображаються:

• — витрати на будівництво, що здійснюється як господарським, так і підрядним способом для власних потреб підприємства, у тому числі вартість устаткування, яке належить до монтажу в процесі будівництва;
• — авансові платежі для фінансування такого будівництва.

Субрахунок 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів призначений для обліку витрат на придбання чи виготовлення власними силами об'єктів основних засобів.

Типова форма № 03−1 «Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів для обліку введення їх до експлуатації; для оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного цеху до іншого, а також для виключення їх зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству. Введення основних засобів в експлуатацію на підприємстві ведеться у програмі «1С — Бухгалтерія». Датою введення в експлуатацію об'єкта вважають дату підписання акта комісією.

При отриманні (купівлі) основних засобів акт складає комісія, яка призначається розпорядженням (наказом) керівника підприємства. Акт складається в одному примірнику на кожний окремий об'єкт. Складання загального акта, яким оформлюється приймання декількох об'єктів основних засобів, дозволяється лише при обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання тощо, якщо ці об'єкти однотипні, мають однакову вартість та прийняті в одному календарному місяці.

Факт отримання на склад основних засобів оформляється прибутковою накладною у програмі «1С — Бухгалтерія».

Для правильного зарахування ОЗ на баланс підприємства в бухгалтерію здається:

• — повний правильно оформлений пакет документів від постачальника (рахунок, ВН, ТТН, Акт приймання-передачі ОЗ, ПН);
• — ксерокопія супровідної документації однієї або декількох сторінок

паспорта об'єкта, які дають інформацію про ідентифікаційні ознаки об'єкта: правильне найменування, серійний номер, модель, марка, тип, технічні характеристики, термін експлуатації, назва виробника, заводського (або іншого) номери, дати випуску (виготовлення) об'єкта, гарантійні умови.

Це дозволить бухгалтерії скоротити час обробки документів з оприбуткування і уникнути неточностей при зарахуванні об'єктів основних засобів на баланс підприємства.

При передачі основних засобів іншому підприємству акт складається у двох примірниках (для підприємства, яке отримує, і підприємства, яке передає основні засоби).

При оформленні внутрішнього переміщення основних засобів акт також складається у двох примірниках у тому відділі, який здає основні засоби.

Типова форма № 03−2 «Акт прийому-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» застосовується для оформлення приймання-здачі основних засобів з капітального ремонту, реконструкції та модернізації. Якщо ремонт, реконструкцію та модернізацію виконує інше підприємство, то акт складається у двох примірниках (другий примірник передається підприємству, що здійснило ремонт основних засобів) (додаток Б).

Акт складається у двох примірниках комісією, що затверджена наказом керівника підприємства.

Витрати з ліквідації, а також вартість отриманих матеріальних цінностей від розбору будівель, демонтажу обладнання тощо відображають в акті у розділі «Розрахунок результатів списання об'єкта» .

Типова форма № 03−3 «Акт про списання основних засобів» застосовується для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів, а також вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розібрання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, показуються в акті по розділу «Розрахунок результатів списання об'єкта». Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий залишається у матеріально відповідальної особи і є підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які утворилися в результаті ліквідації.

Типова форма № 03−6 «Інвентарна картка обліку основних засобів» застосовується для аналітичного обліку і узагальнення інформації про всі типи основних засобів на підприємстві (додаток Г). Форма містить дані про технічні особливості об'єкта, норми амортизаційних відрахувань та ін. Традиційно ідеться в одному примірнику бухгалтерією, проте існує варіант відбудови обліку з веденням двох примірників цих форм: один бухгалтерії, другий — у місцях експлуатації основних засобів замість № 03−9 «Інвентарний список основних засобів» .

Інвентарний номер об'єкту доцiльно присвоювати за шестизначним кодом, у якому першi три цифри означають групу основних засобiв, а наступнi — номер об'єкта. Наприклад, 103 078 читається так: група основних засобiв 103 — «будинки», 078 — примiщення складу готової продукцiї. Інвентарний номер повинен позначатися фарбою або прикрiпленням до об'єкта металевого жетона.

Не мають iнвентарного номера лише земельнi дiлянки, багаторiчнi насадження, капiтальнi витрати на полiпшення земель. Якщо об'єкт складний, то iнвентарний номер позначається на всiх його вiдокремлених елементах. Iнвентарнi номери основних засобiв залишаються незмiнними протягом усього строку експлуатацiї, а при їх вибуттi не повиннi присвоюватись iншим об'єктам, що надiйшли протягом даного часу (не менше 3-х рокiв).

Відповідальна особа самостійно роздруковує з програми «1С — Бухгалтерія» два примірники акту тип.ф.ОЗ-1 для оформлення, а МВО власноруч робить відмітку в акті тип.ф.ОЗ-1, про те що інвентарний номер прикріплений до об'єкта, або позначений фарбою на самому об'єкті. Ставить підпис який дозволяє ідентифікувати МВО (підпис, П.І.Б., посада відповідального за експлуатацію та збереження об'єкта ОЗ) Типова форма № 03−9 «Інвентарний список основних засобів» застосовується в місцях експлуатації основних засобів для обліку кожного об'єкта за матеріально відповідальними особами. Дані, що містяться в цій формі, мають бути тотожними із записами в інвентарних картках обліку основних засобів.

Технічну документацію щодо окремих об'єктів основних засобів передають у бухгалтерію підприємства (установи), яка перевіряє правильність записів даних в інвентарній картці, після цього документація надходить у відповідний відділ підприємства (в бухгалтерії вона не зберігається).

Облік основних засобів, зданих в оренду, ведуть на балансі орендодавця на картках, розміщених в окремому розділі карто теки, а в орендаря поза балансом на рахунку 01 за вартістю, зазначеною у договорі оренди.

При документальному оформленні господарських операцій та пов’язаних з ними змін на підприємстві відбувається рух облікової інформації між первинною документацією, регістрами синтетичного й аналітичного обліку та звітністю.