Електронний документообіг в обліку

У практиці бухгалтерського обліку електронний оборот може здійснюватися при реалізації продукції (робіт, послуг), звірянні взаєморозрахунків з підприємствами географічно віддаленими, відправленні податкової звітності до податкових органів тощо.

Формування документів проводиться на основі певних правил добору джерел початкових показників та послідовності записів їх у бланк документа.

Маршрут руху документів визначається від місця формування до передавання на збереження або виходу за межі підприємства.

У дослідженні вхідних і вихідних документів застосовуються два основних методичних прийоми: інвентаризація і типізація.

Інвентаризація передбачає збирання відомостей про всі документи, що дозволяє змогу отримати найбільш повні відомості про документні потоки. Проте у зв’язку з великою трудомісткістю методичний прийом інвентаризації застосовується рідко. Типізація як методичний прийом застосовується для дослідження систематизованих масивів і тих документів, що регулярно повторюються. Реєстрації підлягає не кожний документ, а певна типова група однорідних документів. Наприклад, вивчення потоків груп документів щодо оформлення виробітку продукції (наряди, рапорти про виробіток продукції, маршрутні карти та ін.).

У процесі дослідження документообігу доцільно виконати такі процедури:

• — скласти список підрозділів підприємства та зовнішніх організацій, де складаються (надходять) документи;
• — згрупувати альбом документів, які застосовуються на підприємстві;
• — провести кодування показників і ознак за групами документів.

Код показника складається з двох частин: перша — код документа, в якому він міститься; друга — порядковий номер показника в документі. Кодування показників здійснюється безпосередньо в бланках форм документів, а їх порядковий номер проставляється у тому місці, де має бути значення показника.

Працівник, якому доручено проведення дослідження документаційних процесів, повинен мати:

• — програму дослідження, яка містить конкретні запитання;
• — відомість дослідження документаційних процесів;
• — план і строки виконання досліджень.

Інформація, зібрана і згрупована у відомості дослідження документаційних процесів, підлягає аналізу для виявлення дублювання тих самих показників у різних документах, нераціональності побудови документів і документних потоків, визначення обсягів інформації та кількості документів, які складаються.

У зв’язку з використанням ПК для автоматизації управління господарським процесом і встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент, в інформаційних системах АРМ бухгалтера реалізується функція автоматизації підготовки документів.

Обов’язковою умовою реалізації цієї функції є організація єдиної АБД об'єкта управління та організація файлів-класифікаторів економічних показників — файлів НДІ в ІС АРМ бухгалтера.

В умовах застосування ПК і створених на їх основі АРМ бухгалтера впроваджується нова людино-електронна діалогова форма управління, що ґрунтується на таких принципах:

• — автоматизація документування господарських процесів і явищ;
• — організація файлової системи АРМів;
• — чергування сеансів активного діалогового режиму «Користувач-ПК» й автоматичного режиму при формуванні вихідних документів.

Управлінський процес в інформаційних системах обліку включає такі стадії:

• — документування господарських операцій;
• — систематизація та узагальнення обліково-економічних даних;
• — відображення вихідних обліково-економічних показників і їх використання в управлінні.

Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації, які стосуються об'єктів обліку і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища.

Процес документування ґрунтується на використанні документа для фіксації господарських операцій та явищ. В умовах АРМ бухгалтера паперові первинні документи замінюють ся електронними. Змінюється тільки носій даних про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим.

Тільки процес документування може бути виконаний у безпаперовій формі. Відбувається корінна зміна самої технології документування і документообігу.

Первинні документи «виписують» на ПК. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною технологією й одночасно записують на магнітний диск і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПК і паралельно реалізується можливість одержати первинний документ. Документ зберігається в пам’яті ПЕОМ в електронній формі і за необхідності може бути роздрукований.

При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМу.

Основна мета автоматизації цього етапу — зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури, до мінімуму. АРМ бухгалтера відкриває широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПЕОМ з одержанням ВК первинних документів.

Занесення первинних даних в електронний документ повинно здійснюватися з максимальним використанням інформації файлів НДІ, що зберігаються в інформаційному фонді АРМу бухгалтера. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. На прикладі складання на ПК первинного документа «Прибутковий ордер» розглянемо перелік даних, що вводяться в документ автоматизовано. Так, реквізитів, що заповнюються, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться із файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку робочого дня); загальна кількість реквізитів 119, з них тільки 7 знаків набирають на клавіатурі. Реалізується технологія «вибирати», а не «набирати». При цьому значно підвищується вірогідність введених даних. Це пов’язано з тим, що на АРМі введення даних здійснює безпосередньо працівник управління (кінцевий користувач АРМу), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тільки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом. Безпосередня участь у введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей — їх замінює пам’ять ПК.

Умовою реалізації такої комп’ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску, файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему їх оброблення, оскільки сформований в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою магнітних дисків на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.

Порядок оформлення електронних первинних документів повинен забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів повинні допомагати:

• — однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;
• — запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;
• — контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ повинен містити відомості, що дозволять однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер), умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити однозначно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним об'єктом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документується. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення справжності на основі електронного цифрового підпису, пароля.

Автоматизація документування господарських операцій забезпечує значне скорочення, автоматизацію документообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.

Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах локальної обчислювальної мережі. Якщо кінцевому користувачеві АРМу необхідно одержати інформацію, яку має в своєму розпорядженні інший АРМ, він формує документ типу «Запит». Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його за вимогою запиту. При цьому має бути чітко визначена процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах локальної обчислювальної мережі можлива підготовка документа у вигляді, що відповідає повноваженням даної особи. Така технологія реалізується в інформаційних системах банківських установ. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів.

Запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує конфіденційність інформації. Перевірка повноважень осіб здійснюється ядром системи оброблення даних локальної обчислювальної мережі. Така технологія може бути реалізована з використанням архітектури «клієнт-сервер», в якій усі модулі можуть виконуватися на одному багатозначному сервері, завдяки чому документообіг стає «електронним». Основою такого документообігу є АБД та електронна пошта, причому АБД використовується для формування, збереження документів і доступу до них, а електронна пошта забезпечує їх доставку.

Завданням контролю електронного документообігу є забезпечення ритмічного руху документів між структурними підрозділами підприємства, які виконують господарські операції, бухгалтерією та зовнішніми користувачами. Метою ритмічного документообігу є своєчасна розрахунково-аналітична обробка обліково-економічної інформації з використанням ПК для виконання бухгалтерією фінансових операцій (подання документів у банк, отримання коштів за продану продукцію, сплата податків та ін.), тобто забезпечити нормальний обіг капіталу.