Ділове листування. 
Особливість оформлення ділових паперів

Офіційне листування охоплює ту чи іншу форму кореспонденції, що надсилається офіційним особам від імені інших офіційних осіб.

Існують два основні види офіційної кореспонденції:

• — офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам’ятні записи). Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці. Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів, ґрунтуються на принципах рівності, коректності, взаємоповаги;
• — ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються для організації контактів між фірмами, організаціями тощо.

Вимоги до тексту ділових (комерційних) листів

• — Лаконізм. Ділові листи не повинні бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Викладати інформацію слід чітко та по суті, без зайвих повторів та обтяжливих деталей. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності, індивідуальному стилю автора листа.
• — Важлива запорука успіху ділового листа — логічність та послідовність викладу. При написанні листа слід стежити за розвитком думок та способом їх втілення на папері. Недопустимо, щоб лист був хаотичним і непослідовним, інакше адресат навряд чи зрозуміє, з якою метою його писали. Основну увагу необхідно зосередити на найсуттєвішому. Для цього можна скористатися такими висловами-зв'язками: дозвольте також…; принагідно я хотів би…; водночас хочу сказати…; крім того…; при нагоді прошу Вас…; хочу також зауважити, що…; крім того, висловлюємо свої сумніви щодо…; ми також могли б…; просимо також звернути особливу увагу на…; вважаємо доцільним (за доцільне)…
• — Слід уникати багатозначності висловлення та не зловживати іншомовними словами. Пишучи ділового листа, завжди слід ураховувати, кому він адресований, і не завдавати клопотів із «розшифруванням» його змісту. Суть справи повинна бути викладена чітко, зрозуміло і не викликати сумнівів чи запитань.
• — Ввічливість, дотримання етикету. Ввічливість має стати духовною потребою кожної людини. Одне недоречно вжите слово, невдало сформульоване речення можуть спричинити розрив стосунків. Слова дякую та вибачте, доречно використані ділові компліменти повинні стати невід'ємними складниками тексту листа.
• — Уникнення категоричності. Тон ділового листа має бути доброзичливим, а не наказовим. Висловлюючи повагу до адресата, не можна вживати наказові конструкції на зразок: слід негайно вжити заходів…, категорично забороняємо Вам…, про виконання необхідно повідомити до…
• — Уникнення заперечних форм. Заперечення типу ми не можемо…, ми не погоджуємося…, я не буду… не викличуть позитивних емоцій. Якщо ситуація складається так, що без заперечної частки не не обійтися, слід іншими засобами пом’якшити тон листа: Ви повинні зрозуміти, що цього разу ми не можемо…, Мені дуже прикро, але…, Дуже шкода, проте…, На превеликий жаль, я не зможу… Такі фрази нададуть змісту листа толерантності та етичності.

— Наявність вступного та завершального компліментів, навіть якщо лист має стати останньою крапкою у партнерських стосунках.

— Надання стилеві ділової кореспонденції виразності та емоційності «живого» ділового спілкування, що не виключає використання навіть засобів гумору.

При веденні ділового листування не слід забувати, що це все-таки документи. Отже, листи мають бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист — це особливий вид документації, що відрізняється від протоколу, наказу чи розпорядження. Це письмова розмова з адресатом, а тому в ньому не варто обмежуватися лише холодними стандартними фразами.

Залежно від мети листа, близькості знайомства з адресатом, при необхідності зберегти субординацію усе в листі має бути доречним. Наприклад, недоречними будуть вияви гумору в листах до спонсорів, представників влади, особисто не знайомих вам партнерів, під час презентації своєї фірми, уточнення угоди тощо. Але у звертанні до постійного клієнта, колеги чи давнього партнера вишуканий гумор не завадить, а добрі стосунки можуть стати ще кращими.

• — Завершальні речення тексту також можуть бути різними, їх зміст залежить від того, про що йшлося вище у листі. Так, наприклад, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу: ще раз дякуємо Вам…; дозвольте ще раз подякувати Вам…; хочемо ще раз висловити щиру вдячність…; дякую за допомогу.
• — Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною; сподіваємося, що наша пропозиція Вас зацікавить; розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво; маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими фірмами; сподіваюся отримати Вашу відповідь найближчим часом.
• — Наприкінці листа можна вдатися також до запевнення адресата — часто воно відіграє роль психологічного підкріплення того, про що йшлося в листі: запевняємо, що Ви можете цілковито розраховувати на нашу підтримку; ми будемо раді співпрацювати з Вами.
• — Завершальним у листі може бути прохання (зателефонувати, найближчим часом дати відповідь, надіслати документи та ін.): просимо уважно ознайомитися з матеріалами і дати нам відповідь; просимо Вас терміново повідомити…; просимо підтвердити згоду на…; просимо терміново вжити заходів для поліпшення ситуації.
• — Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різними. При тривалій успішній співпраці можна закінчити лист дружніми фразами: щиро Ваш; із найкращими побажаннями; із вдячністю та найкращими побажаннями.