Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125−05−850 12.05.99., де 125 — індекс кореспондента; 05 — індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 — порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.

Порядок реєстрації пропорцій, заяв і скарг громадян здійснюють за «Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Вихідну документацію реєструють у загальному відділі (канцелярії) та структурних підрозділах.

У загальному відділі (канцелярії) реєструють:

• — листи, адресовані до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
• — листи, адресовані в республіканські установи, підвідомчі та інші організації, які підписані керівником установи і його заступниками.

У структурних підрозділах реєструють листи, підписані керівниками підрозділів та їх заступниками.

При реєстрації листа-відповіді його вихідним номером є вихідний номер листа-запиту.

Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб. Наприклад, 125−08−850/10.

Принципи індексації і побудови карток такі ж, як і для вхідної кореспонденції.

Вихідні телеграми, факси мають порядкову нумерацію в межах року. Їх реєструють в окремих облікових формах (журналах, реєстрах) в тому ж порядку, що й всю іншу кореспонденцію.

У закальному відділі (канцелярії) реєструють такі внутрішні документи: накази з основної діяльності, накази із особового складу, накази із оперативних питань, накази із особового складу підпорядкованих організацій, розпорядження. Інші види внутрішніх документів реєструють в структурних підрозділах.