Бухгалтерська обробка документів та порядок їх зберігання

Після того, як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх підприємств та організацій, вони потрапляють до бухгалтерії, де вони підлягають обробці.

При надходженні документів до бухгалтерії розпочинають з проведення їх перевірки:

• — за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складання та подання до бухгалтерії);
• — за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, логічний зв’язок показників);
• — арифметична (перевірка правильності проставлених цін, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову обробку. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців документів включає три етапи:

• — таксування — це проставлення у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних та трудових вимірників у грошовий.
• — групування — це об'єднання однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних шляхом реєстрації операцій в накопичувальних та групувальних відомостях;
• — бухгалтерська проводка (контирування) — це визначення у первинних документах або згрупованих документах кореспонденції рахунків.

Оформлені первинні облікові документи використовують для подальшого відображення господарських операцій у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. Далі первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви:

• — поточний архів — організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатись до нього. Поточний архів міститься у спеціально закритих шафах. Первинні документи формують в окремі папки за хронологічною ознакою, переплітають та зберігають протягом року.
• — постійний архів — розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання первинних документів та звітів. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі. Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької та виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням строків зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням від 20.07.98р. № 41.
• — державний архів — після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до даної установи (Національного архівного фонду), а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.