Облік депозитних операцій банків зі строковими коштами суб'єктів господарської діяльності та фізичних осіб

ОБЛІК ДЕПОЗИТНИХ ОПЕРАЦІЙ БАНКІВ ЗІ СТРОКОВИМИ КОШТАМИ СУБ'ЄКТІВ ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ФІЗИЧНИХ ОСІБ

1. Сутність депозитних операцій комерційних банків та організація їх обліку

Найбільш суттєвим і важливим джерелом формування та збільшення ресурсної бази комерційних банків виступають депозитні операції.

Депозитними є пасивні операції банків із залучення коштів юридичних і фізичних осіб у національній та іноземній валютах у формі вкладів (депозитів) через їх зарахування на відповідні рахунки на певних умовах.

Вклад (депозит) — це гроші, передані до банку їх власником для зберігання на певний термін і на визначених умовах.

Класифікація вкладів (депозитів) здійснюється за різними ознаками, основними серед яких є:

* вид і статус вкладника;

* термін вкладу.

За першою ознакою розрізняються вклади юридичних і фізичних осіб, резидентів і нерезидентів.

За строками використання коштів депозити поділяються на:

* депозити до запитання;

* депозити на визначений строк (строкові).

Депозити до запитання — це грошові кошти, що розміщені на поточних та бюджетних рахунках, на кореспондентських рахунках комерційних банків і використовуються їх власниками для здійснення розрахунків, платежів та на інші потреби. Умови сплати процентів за залишками коштів на цих рахунках визначаються у двосторонніх угодах щодо їх відкриття.

Найбільш стабільними під кутом зору прогнозування рівня залишків і визначення термінів повернення коштів є строкові вклади (депозити).

Строкові вклади (депозити) — це гроші, які розміщуються їх власниками у банку для зберігання та зараховуються на відповідні депозитні рахунки на визначений термін із виплатою обумовлених процентів.

Розвиток і диверсифікація послуг з обслуговування саме цих вкладів є пріоритетним завданням сучасного банку. Ресурси, залучені у строкові депозити, залишаються у розпорядженні банку в межах чітко обумовленого часового інтервалу, а тому можуть використовуватися для фінансування більш тривалих за терміном, а отже, більш дохідних активних операцій. Відповідно і плата за залишками на строкових депозитах є значно більшою ніж за вклади до запитання, та безпосередньо залежить від розміру й терміну зберігання грошей на цих вкладах.

Об'єктом депозитних операцій є кошти, передані комерційному банкові на умовах повернення з виплатою процентів (або на безпроцентній основі), що визначені двосторонньою угодою.

Строкові кошти суб'єктів господарської діяльності обліковуються за рахунками 2-го класу розділу 26 «Кошти клієнтів банку» Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України. Рахунки цього розділу групуються за двома основними ознаками:

* за характером клієнтів банку (суб'єкти господарської діяльності чи фізичні особи);

* за терміном депозитів (кошти до запитання і строкові кошти). Згідно з названими ознаками розділ 26 містить 6 груп рахунків.

В аналітичному обліку банки можуть вести окремі особові рахунки за видами вкладів, а також у розрізі вкладників.

2. Облік строкових коштів суб'єктів господарської діяльності

Строкові кошти суб'єктів господарської діяльності обліковуються за рахунками 261-ї групи. Ця група містить такі балансові рахунки, що слугують для обліку номіналу депозиту.

За характером усі рахунки 261-ї групи є пасивними.

Установи банків відкривають вкладні (депозитні) рахунки підприємствам та їхнім відокремленим підрозділам відповідно до вимог Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. за № 492.

Якщо підприємство не має в банку поточного рахунка, то банк відкриває депозитний рахунок такому клієнтові на підставі депозитного договору за умови подання ним таких документів:

* копії свідоцтва про державну реєстрацію в органі виконавчої влади, іншому органі уповноваженому здійснювати державну реєстрацію, засвідченої нотаріально чи органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію;

* копії належним чином зареєстрованого статуту, засвідченої нотаріально чи органом, який здійснив реєстрацію;

* копії документа, що підтверджує взяття підприємства або його відокремленого підрозділу на облік відповідним органом державної податкової служби, засвідченої тим органом, який видав документ, нотаріально або уповноваженим працівником банку;

* копії документа про повідомлення органів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України щодо намірів платника страхових внесків відкрити відповідні рахунки (подається, якщо підприємство або його відокремлений підрозділ використовують найману працю);

* копії довідки про внесення підприємства або його відокремленого підрозділу до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідченої нотаріально, органом, який видав довідку, або уповноваженим працівником банку;

* картки зі зразками підписів і відбитком печатки, засвідченої нотаріально або вищою організацією (вимагається, якщо в депозитному договорі передбачено перерахування коштів після закінчення строку їх зберігання з використанням платіжного доручення).

Документи на відкриття депозитних рахунків підприємств особисто подають до банку особи, які мають право першого та другого підписів. Ці особи мають пред’явити уповноваженому працівникові банку:

* паспорт або документ, що його замінює;

* документ, виданий органом державної податкової служби, що свідчить про присвоєння фізичній особі ідентифікаційного номера платника податків;

* документи, що підтверджують їхні повноваження. Уповноважений працівник банку здійснює ідентифікацію осіб, які відкривають поточний рахунок, і робить у присутності цих осіб копії сторінок паспорта або документа, що його замінює, які містять прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, серію та номер паспорта або документа, що його замінює, дату видання та найменування органу, що видав документ, інформацію про місце проживання або тимчасового перебування фізичної особи, а також копію документа, виданого органом державної податкової служби, що свідчить про присвоєння фізичній особі ідентифікаційного номера платника податків. Ці копії засвідчуються підписами уповноваженого працівника банку, який здійснює ідентифікацію клієнта, та особи, що відкриває рахунок, як такі, що відповідають оригіналові, та зберігаються у справі з юридичного оформлення рахунка.

Якщо депозитний рахунок відкривається підприємству або відокремленому підрозділові, який уже має в цьому банку поточний рахунок (тобто коли банком уже здійснено ідентифікацію клієнта і сформовано справу з юридичного оформлення рахунка), то весь названий вище перелік документів не вимагається. У такому разі депозитний рахунок відкривається на підставі депозитного договору за умови надання підприємством або відокремленим підрозділом, який використовує найману працю, копії документа про повідомлення органів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України щодо намірів підприємства або відокремленого підрозділу — платника страхових внесків відкрити рахунок.

Кошти на вкладні (депозитні) рахунки підприємств та їх відокремлених підрозділів перераховуються платіжним дорученням з поточного рахунку і після закінчення терміну їх зберігання повертаються на поточний рахунок.

При відкритті депозитного рахунка виконується така бухгалтерська проводка:

* Д-т — Поточний рахунок або Кореспондентський рахунок;

* К-т — Депозитний рахунок.

Проведення розрахункових операцій та видача коштів готівкою з вкладного (депозитного) рахунка підприємства забороняється. Нарахування процентів починається з дня надходження суми депозиту на депозитний рахунок. Облік нарахованих процентів за коштами суб'єктів господарської діяльності здійснюється на рахунку 2618 «Нараховані витрати за строковими коштами суб'єктів господарської діяльності».

Нараховані проценти за депозитами суб'єктів господарської діяльності відповідно до умов депозитного договору можуть перераховуватися на поточний рахунок даної юридичної особи або зараховуватися на поповнення депозиту Термін дії депозитного договору може бути пролонгований без укладання нового договору, а для додаткового внеску на діючий депозитний рахунок використовується додаток до договору.

3. Облік коштів до запитання та строкових коштів фізичних осіб

депозитний облік комерційний банк Кошти до запитання і строкові кошти фізичних осіб обліковуються за рахунками 262-ї і 263-ї груп. При цьому рахунки 262-ї групи «Кошти до запитання фізичних осіб» класифікуються за спрямуванням цих коштів. У цю групу входять такі балансові рахунки.

За своїм характером рахунок 2622 «Кошти в розрахунках фізичних осіб» — пасивний, а рахунки 2620 «Поточні рахунки фізичних осіб» і 2625 «Кошти фізичних осіб для розрахунків платіжними картками» є активно-пасивними.

На активно-пасивних рахунках ведеться облік залучених коштів фізичних осіб до запитання, операцій фізичних осіб з використанням платіжних карток, а також наданих кредитів овердрафт.

Поточні рахунки відкриваються на підставі заяви фізичної особи; документа, що засвідчує особу; договору на відкриття та обслуговування рахунка між установою банку та громадянином; картки зі зразком підпису, який надається в присутності працівника банку, що відкриває рахунок, та засвідчується цим працівником і головним бухгалтером.

У договорі між установою банку та фізичною особою зазначаються номер і дата документа, що засвідчує фізичну особу, орган, який видав цей документ, адреса постійного місця проживання фізичної особи, а також її ідентифікаційний номер — платника податку, що вноситься в договір на підставі відповідного документа, виданого податковим органом.

Виконання операцій за поточними рахунками здійснюється на підставі розрахункових документів у безготівковій та готівковій формах. У документах зазначається підстава для перерахування коштів. При проведенні операцій у безготівковій формі фізичні особи дотримуються вимог, передбачених Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженою постановою Правління НБУ від 29.03.2001 р. № 135 (зі змінами).

Кошти на рахунках 263-ї групи класифікуються за термінами зберігання депозитів фізичних осіб. Ця група містить рахунки: 2630 «Короткострокові депозити фізичних осіб»; 2635 «Довгострокові депозити фізичних осіб». У разі відкриття вкладного рахунка фізичними особами в договорі про відкриття вкладного рахунка на підставі відповідного документа податкового органу вказується ідентифікаційний номер фізичної особи — платника податку. Власникові рахунка видається вкладний документ. Таким документом може бути ощадна книжка або інший виданий банком документ, що засвідчує укладення з банком договору.

У договорі обумовлюються:

* сума, що вноситься або перераховується на вкладний рахунок;

* строк зберігання та порядок повернення коштів після закінчення строку зберігання (виплата готівкою, перерахування на поточний рахунок вкладника та ін.);

* розмір та умови сплати відсотків, порядок перегляду їх розміру;

* відповідальність сторін;

* умови розірвання договору;

* інші умови за погодженням сторін.

Договір складається в двох примірниках, кожний з яких з одного боку підписується вкладником, а з іншого — завіряється підписом відповідального працівника банку та номерним штампом банку. Після укладення договору один примірник отримує вкладник, а другий залишається в банку в особистій справі вкладника.

Для відкриття рахунка фізичній особі уповноважений працівник банку здійснює ідентифікацію особи, яка відкриває вкладний рахунок, і робить у присутності цієї особи копії сторінок паспорта або документа, що його замінює, які містять прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, дату її народження, серію та номер паспорта або документа, що його замінює, дату видання та найменування органу, що видав документ, інформацію про місце проживання або тимчасового перебування фізичної особи, а також копію документа, виданого органом державної податкової служби, що свідчить про присвоєння фізичній особі ідентифікаційного номера платника податків. Ці копії засвідчуються підписами уповноваженого працівника банку, який здійснює ідентифікацію клієнта та особи, що відкриває вкладний рахунок, як такі, що відповідають оригіналові, і зберігаються у справі з юридичного оформлення рахунка.

Після пред’явлення необхідних для відкриття рахунка документів відповідальний працівник банку відкриває особовий депозитний рахунок платника і особовий рахунок нарахованих, але не сплачених відсотків за вкладом. Кошти на вкладні рахунки фізичних осіб можуть бути внесені готівкою, перераховані з власного вкладного рахунка в іншому банку, чи з поточного рахунка в національній чи іноземній валюті.

Для внесення коштів готівкою відповідальний працівник банку оформляє заяву на переказ готівки, у якій вказуються:

* прізвище, ім'я та по батькові вкладника;

* паспортні дані;

* призначення платежу;

* номер рахунка вкладника;

* сума вкладу.

Заява реєструється у приходному касовому журналі. На основі приходного касового документа депозит враховується на всю суму його номіналу на депозитному рахунку до часу погашення. Залежно від методу виплати процентів за депозитами — за період або на період (авансом) змінюється сума, що надходить від депонента.

У будь-якому разі номінальна сума депозиту і сума, що враховується на депозитному рахунку, збігаються.

За умовами виплати процентів за період проценти сплачуються періодично або в кінці строку, що визначений депозитним договором. Згідно з умовами договору для сплати процентів за період на дату залучення коштів здійснюється таке бухгалтерське проведення:

* Д-т — Поточний рахунок (Кореспондентський рахунок; Каса;

Депозитний рахунок)

* К-т — Депозитний рахунок.

Проценти авансом сплачуються одночасно із внесенням коштів на депозит. Тож номінал депозиту буде більшим, ніж сума, отримана від депонента, на суму сплачених авансом процентів. Для сплати процентів авансом на дату залучення депозиту здійснюється таке проведення:

* Д-т — Поточний рахунок (Кореспондентський рахунок, Каса, Депозитний рахунок) — на суму номіналу депозиту за мінусом сплачених авансом процентів

* Д-т — Витрати майбутніх періодів — на суму сплачених авансом процентів

* К-т — Депозитний рахунок — на суму номіналу депозиту.

4. Облік нарахування та сплати процентів за депозитами юридичних і фізичних осіб

Залучення коштів на депозит здійснюється за процентною ставкою, що визначається депозитним договором.

Для розрахунку нарахованих процентів комерційні банки можуть використовувати номінальну або фактичну процентну ставку.

Номінальна процентна ставка — це ставка, за якої величина сум нарахованих процентів визначається множенням процентної ставки на номінал депозиту без капіталізації раніше отриманих процентів за формулою:

І = р х і х п / Т, де: І - сума процентів за період у п днів;

р — сума номіналу депозиту;

і - номінальна процентна ставка (в сотих частках);

п — кількість днів;

Т — максимальна кількість днів у році за умовами договору.

Фактична процентна ставка — це ставка, розрахована застосуванням номінальної ставки до номіналу депозиту, збільшеного на суму сплачених раніше процентів.

Процентна ставка і строк депозиту мають бути приведені до однієї бази (рік, квартал, місяць).

Якщо розрахунок проводиться за допомоги номінальної процентної ставки (метод рівних частин), то витрати банку в окремі періоди відображатимуться неточно стосовно поточної вартості су-марних зобов’язань за депозитом, які містять номінал і проценти.

Незалежно від методу накопичення процентів загальна сума нарахованих процентів на дату закінчення строку дії депозитного договору не змінюється.

Банк може залучати депозити за фіксованою або плаваючою процентною ставкою. В останньому випадку банк (згідно з умовами договору) може застосовувати середньозважену процентну ставку або процентну ставку, що діяла на дату нарахування. Нарахування процентів за середньозваженою процентною ставкою здійснюється з урахуванням процентних ставок, що діяли протягом строку депозитного договору.

Облік процентів за депозитами здійснюється за принципами нарахування і відповідності доходів і витрат. Для обліку нарахованих процентів використовуються відповідні рахунки «Нарахованих витрат», на яких накопичуються нараховані проценти до настання строку їх сплати.

Нарахування процентів за депозитами відображається проведенням:

* Д-т — Процентні витрати

* К-т — Нараховані витрати.

Якщо дати нарахування і сплати процентів збігаються, то банк згідно з умовами договору та з урахуванням внутрішньої облікової політики може безпосередньо відносити відповідну суму процентів на рахунки витрат у кореспонденції з поточним рахунком вкладника. При цьому здійснюється таке бухгалтерське проведення:

* Д-т — Процентні витрати

* К-т — Поточний рахунок клієнта.

Сплачені авансом проценти не рідше одного разу на місяць протягом строку депозиту амортизуються з віднесенням відповідної суми на процентні витрати. При цьому здійснюється таке бухгалтерське проведення:

* Д-т — Процентні витрати

* К-т — Витрати майбутніх періодів.

Якщо після закінчення дії депозитного договору депонент не отримує процентів, то згідно з умовами договору несплачені нараховані проценти приєднуються до депозиту або перераховуються на поточний рахунок депонента.

Проценти за депозитом можуть сплачуватися:

* з погашенням депозиту;

* періодично;

* авансом.

Якщо проценти сплачуються на дату погашення депозиту, то банк здійснює такі проведення:

* Д-т — Нараховані витрати — на суму нарахованих процентів

* Д-т — Депозитний рахунок — на суму номіналу депозиту

* К-т — Поточний рахунок (Кореспондентський рахунок, Каса, Депозитний рахунок) — на суму номіналу депозиту та нарахованих процентів.

У разі сплати процентів періодично після дати нарахування банк здійснює таке проведення:

* Д-т — Нараховані витрати — на суму нарахованих процентів

* К-т — Поточний рахунок (Кореспондентський рахунок, Каса, Депозитний рахунок) — на суму нарахованих процентів.

Якщо банк у разі внесення коштів на депозит сплачує проценти авансом, то сума раніше сплачених процентів амортизується щомісячно.

У разі капіталізації процентів сума нарахованих процентів періодично приєднується до депозиту, що відображається в обліку таким проведенням:

* Д-т — Нараховані витрати — на суму нарахованих процентів

* К-т — Депозитний рахунок — на суму нарахованих процентів.

5. Облік операцій під час виплати коштів із депозитних рахунків

Повернення суми депозиту відбувається за місцем оформлення договору. Після закінчення строку дії договору вкладник подає в банк документ, що підтверджує особу клієнта та депозитний договір. Відповідальний працівник банку виписує видатковий касовий документ на суму депозиту та суму відсотків до сплати.

У видатковому касовому документі вказуються:

* прізвище, ім'я та по батькові вкладника;

* паспортні дані;

* призначення платежу;

* рахунок вкладника;

* код валюти;

* сума до сплати.

Видатковий касовий документ підписують відповідальний працівник банку, вкладник, контролер і касир. Він реєструється у видатковому касовому журналі. На підставі оформленого належним чином видаткового касового документа формується таке бухгалтерське проведення:

* Д-т — Депозитний рахунок

* К-т — Каса.

Проведення виконується на суму номіналу депозиту і, в разі капіталізації відсотків, з урахуванням суми капіталізованих відсотків.

У разі погашення депозиту юридичної особи у визначений договором строк кошти платіжним дорученням повертаються на її поточний рахунок. При цьому виконується таке бухгалтерське проведення:

* Д-т — Депозитний рахунок

* К-т — Поточний рахунок (Кореспондентський рахунок).

На дату погашення депозиту необхідно здійснити нарахування процентів за період від останньої дати нарахування до дати погашення. У строковому депозитному договорі повинен передбачатися порядок перерахування суми депозиту і процентів за ним після закінчення встановленого строку депозиту. Для юридичної особи вказується номер поточного рахунка; для фізичної - номер вкладного рахунка, який, за його відсутності, відкривається за згодою клієнта відповідно до умов депозитного договору.

Якщо умовами договору не передбачено порядку перерахування суми депозиту після закінчення встановленого терміну, то сума депозиту, що не отримана депонентом своєчасно, обліковується за тим самим рахунком, що й раніше.

На вимогу депонента банк повертає депозит до закінчення дії депозитного договору. У такому разі банк може застосовувати знижену процентну ставку, якщо це передбачено умовами депозитного договору. У разі повернення депонентові суми депозиту банк здійснює перерахування процентів за період від дати залучення до дати дострокового повернення депозиту і сплачує депонентові проценти за зниженою ставкою.

Різницю між нарахованими раніше процентами і процентами, що підлягають сплаті за зниженою ставкою, банк відносить на зменшення своїх процентних витрат.

При цьому, якщо протягом дії депозитного договору проценти депонентові не сплачувалися, виконуються такі бухгалтерські проведення:

* Д-т — Нараховані витрати — на суму нарахованих процентів за депозитом

* К-т — Поточний рахунок (Кореспондентський рахунок, Каса, Депозитний рахунок) — на суму процентів за депозитом за зниженою ставкою

* К-т — Процентні витрати — на різницю між нарахованими та сплаченими процентами за зниженою ставкою.

Якщо проценти сплачувалися депонентові періодично протягом дії депозитного договору, то різниця між раніше сплаченими та перерахованими за зниженою ставкою процентами повертається банкові відповідно до умов договору, тобто сплачується депонентом або утримується банком із суми депозиту.

6. Внутрішній контроль за депозитними операціями

Завдання внутрішнього контролю за депозитними операціями — уникнути або зменшити ризики, які виникають у діяльності банківської установи.

Внутрішній контроль за депозитами має здійснюватися відповідно до Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України, затвердженого постановою Правління НБУ від 30.12.2008 р. № 566. Відповідно до вказаного положення внутрішній контроль повинен гарантувати:

* залучення та розміщення депозитів у межах термінів і лімітів, що встановлені Правлінням банку;

* приймання та розміщення всіх депозитів за процентною ставкою, що застосовується у банку згідно із запровадженою ним політикою;

* своєчасне та правильне відображення в бухгалтерському обліку депозитних операцій.

Банки мають самостійно визначити процедури звіряння даних аналітичного обліку операцій за депозитами з даними про обороти і залишки за відповідними рахунками синтетичного обліку.

Нарахування процентів і здійснення відповідних записів за рахунками бухгалтерського обліку повинно періодично перевірятися особою, яка не бере участі у виконанні операцій з нарахування. Проценти, відображені на окремих аналітичних рахунках процентних витрат (доходів), повинні бути звірені із сумою процентів, що сплачені депонентові або отримані від банку. У разі сплати процентів безпосередньо з рахунків витрат необхідно забезпечити додатковий контроль і звіряння списаних із рахунків витрат і зарахованих на рахунки вкладника сум процентів.

Система внутрішнього контролю банку має забезпечувати особливий контроль за рахунками, за якими тривалий час не здійснювалися операції, крім прирахування процентів, а також за рахунками співробітників. Для цього необхідно:

* забезпечити належні процедури для постійного контролю за сплатою сум нарахованих процентів або перерахуванням їх на інші рахунки;

* періодично перевіряти стан і рух коштів за неактивними рахунками і рахунками співробітників;

* періодично та обов’язково наприкінці року надавати юридичним особам повідомлення та виписки з їхніх депозитних рахунків про залишки коштів та операції, які здійснювалися за цими рахунками.

Форма й періодичність надання клієнтам виписок і повідомлень з їхніх депозитних рахунків про залишки коштів та операції, які здійснювалися за цими рахунками, встановлюються банком згідно з умовами договору між депонентом та банком.

У разі автоматизованого нарахування процентів і відображення їх за відповідними рахунками бухгалтерського обліку необхідно регулярно переглядати відповідні процедури внутрішнього контролю, перевіряти розрахунок процентів і записи за цими рахунками.