Теоретико-методологічні основи обліку та сутність розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. В процесі здійснення господарської діяльності підприємства не завжди здійснюють розрахунки з іншими підприємствами або фізичними особами одночасно з передачею майна, виконання робіт, надання послуг. У зв’язку із цим у нього виникає дебіторська заборгованість. Методологічні засади формувань у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість визначає П (С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» відповідно до даного стандарту дебітори — це юридичні і фізичні особи які заборгували підприємству грошові кошти, і їх еквіваленти або інші активи.

Сутність обліку розрахунків з підзвітними особами

Дебіторська заборгованість у бухгалтерському балансі відображається у складі активів тільки тоді коли існує можливість її погашення боржником.

Якщо дебіторську заборгованість неможливо достовірно оцінити тобто визначити її суму, то вона не може бути визнана активом і не повинна відображатися у балансі. Згідно П (С)БО № 10 дебіторська заборгованість поділяється на довгострокову та поточну (короткострокову).

Довгострокова дебіторська заборгованість — це сума дебіторської заборгованості, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу.

Поточна дебіторська заборгованість — це сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом дванадцяти місяців з дати балансу.

Залежно від виникнення дебіторська заборгованість поділяється на:

• — дебіторську заборгованість за роботи, товари, послуги;
• — векселі отримані;
• — дебіторську заборгованість за розрахунками;
• — іншу поточну дебіторську заборгованість.

До обліку дебіторської заборгованості відносять: облік векселів одержаних; облік дебіторської заборгованості за роботи, товари, послуги та облік розрахунків з різними дебіторами.

В свою чергу, облік розрахунків з різними дебіторами включає:

• — розрахунки за виданими авансами;
• — розрахунки з підзвітними особами;
• — розрахунки за нарахованими доходами;
• — розрахунки за претензіями;
• — розрахунки за відшкодуванням завданих збитків;
• — розрахунки за позиками членам кредитних спілок;
• — розрахунки з іншими дебіторами.

Особливе місце серед дебіторської заборгованості займають розрахунки з підзвітними особами.

Підзвітні особи — це штатні працівники підприємства, яким видаються кошти авансом під звіт для покриття витрат на службові відрядження, а також на операційні та адміністративно-господарські потреби.

З каси підприємства, згідно діючого положення, можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей .

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов’язки працівника входить робота по закупівлі товарно — матеріальних цінностей — тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов’язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають — Звіт на використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (надалі авансовий звіт).

Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов’язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: «доцільність витрат підтверджую» і підпис, або «бухгалтерії оплатити» .

Авансовий звіт складає підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред’явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму «списують «з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість, ця заборгованість відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Особи, які одержали готівку підзвіт (у т.ч. на відрядження у межах України), зобов`язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені суми. Готівка, що видана підзвіт, але з якихось причин не витрачена (частково або в повній сумі), має буди повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її підзвіт. Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видано готівку на відрядження та кошти підзвіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини чи вторинної сировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансований звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

Нормативним документом, який врегульовує питання порядку відрядження працівників підприємств усіх форм власності є «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена наказом Міністерства фінансів України N 667 від 19.07.2013.

Згідно з Інструкцією службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Якщо працівника відряджено до іншого міста, то йому видається відрядне посвідчення, яке він зобов’язаний пред’явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт підприємства або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіїв з дорожніми листами. Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються витрати) на оплату: з добових; з проїзду; з найму житла.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. У разі скерування працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що відрядили працівника, за згодою між ними.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються, крім випадків передбачених чинним законодавством.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівників для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.