Організація процедури атестації

Прийнятий в нашій країні порядок передбачає, що виходячи з існуючого законодавства і нормативних актів терміни, графік, а також список посад, що підлягають атестації, склади комісій, правила та критерії затверджуються керівником організації за погодженням з виборним профспілковим органом (якщо такий існує) до початку календарного року і не пізніше ніж за місяць доводяться до відома атестуються.

При проведенні атестації у всіх видах організацій можна керуватися спільною постановою Міністерства праці та Міністерства юстиції РФ «Основні положення про порядок проведення атестації службовців установ, організацій і підприємств, що знаходяться на бюджетному фінансуванні» від 23.10.92. Наведемо витяги з нього:

Підготовка до проведення атестації організовується адміністрацією установи, організації, підприємства за участю відповідних профспілкових організацій. Вона включає наступні заходи: підготовку необхідних документів на атестуються; вироблення графіків проведення атестації; визначення складу атестаційних комісій; організацію роз’яснювальної роботи про цілях і порядок проведення атестації.

На кожного працівника, що підлягає атестації, не пізніше ніж за два тижні до початку її проведення його безпосереднім керівником готується подання, що містить всебічну оцінку: відповідності професійної підготовки працівника кваліфікаційним вимогам за посадою і розміру оплати його праці; професійної компетентності; відношення до роботи; виконання посадових обов’язків; показників результатів роботи за минулий період[13].

Атестується працівник повинен бути заздалегідь, не пізніше ніж за два тижні до атестації ознайомлений з представленими матеріалами.

Атестаційна комісія розглядає подання, заслуховує атестованого керівника підрозділу, в якому він працює. Обговорення роботи атестованого має проходити в обстановці вимогливості, об'єктивності і доброзичливості, що виключає прояв суб'єктивізму.

Конкретні терміни, а також графік проведення атестації, склад атестаційних комісій затверджуються керівником установи, організації, підприємства і доводяться до відома атестуються працівників не пізніше ніж за два тижні до початку атестації.

У графіку проведення атестації вказуються найменування підрозділу, в якому працює атестується, його прізвище, посада, дата проведення атестації та подання в атестаційну комісію необхідних документів, а також посади і прізвища працівників, відповідальних за їх підготовку.

Як правило, в першу чергу атестуються керівники підрозділів установи, організації, підприємства, а потім підлеглі їм працівники. Атестація членів атестаційних комісії проводиться на загальних підставах.

До складу атестаційної комісії включаються голова (як правило, заступник керівника установи, організації, підприємства), секретар і члени комісії. У атестаційну комісію включаються керівники підрозділів, висококваліфіковані фахівці, представники профспілкових організацій. У необхідних випадках можуть утворюватися декілька атестаційних комісій.

Оцінка діяльності працівника і рекомендації комісії приймаються відкритим голосуванням за відсутності атестується.

Атестація і голосування проводяться за участю у засіданні не менше двох третин складу атестаційної комісії. Результати голосування визначаються більшістю голосів. При рівності голосів атестується працівник визнається відповідним певної посади і розряду оплати.

У разі атестації працівника, який є членом атестаційної комісії, атестується у голосуванні участі не бере. Результати атестації повідомляються працівнику відразу ж після голосування.

Результати атестації (оцінка і рекомендації) заносяться в атестаційний лист, який складається в одному примірнику і підписується головою, секретарем і членами атестаційної комісії, які брали участь у голосуванні. Атестаційний лист і подання на працівника, який пройшов атестацію, зберігаються в його особовій справі[14].

За результатами проведення атестації комісія виносить рекомендацію про відповідність працівника певної посади і про віднесення до того чи іншого розряду оплати праці.

Результати атестації в тижневий термін повідомляються керівникові установи, організації, підприємства.

Керівник установи, організації, підприємства з урахуванням рекомендацій атестаційної комісії в місячний термін приймає рішення про встановлення працівникам відповідних розрядів оплати праці.

Про прийняте керівником вирішенні у трудовій книжці робиться відповідний запис із зазначенням розряду оплати за Єдиною тарифною сіткою (без вказівки ставки).

Трудові спори, пов’язані з атестацією, розглядаються відповідно до чинного законодавства про порядок розгляду трудових спорів.

Порушення строку попередження про атестацію тягне за собою визнання її результатів недійсними при подачі відповідної заяви працівником, тому в даному питанні адміністрація повинна дотримуватися граничну точність.

Зазвичай в чергову атестацію не включаються особи, які пропрацювали в організації менше року; молоді фахівці протягом трьох років після закінчення навчального закладу; вагітні жінки і жінки, які мають дітей віком до трьох років.

Бажано, щоб атестаційна комісія складалася з 6 — 7 експертів (керівник, колеги, підлеглі), які знають атестованого по спільній роботі не менше року, і він міг би сам вибирати цей склад на 60%. При цьому доцільно, щоб 60−70% членів комісії складалися з фахівців, 15−20% - з керівником і 10−15% - з представників профспілки (якщо такий є).

При проведення атестації співробітника комісія повинна ознайомити його з додатковою інформацією, дати можливість вичерпно відповісти на запитання і зауваження. Потрібно звертати особливу увагу на його особистий внесок у досягнуті результати, дисциплінованість, успіхи у професійному зростанні, а якщо мова йде про керівника — ще й на організаторські здібності[15].

Щоб сформувати адекватне думку про людину, необхідно:

• — враховувати всю його попередню діяльність;
• — не ставитися до нього з упередженням, симпатіями чи антипатіями;
• — не надавати вирішального значення випадковостям;
• — спиратися тільки на факти;
• — не вважати себе завжди і у всім правим;
• — не судити про людей під впливом настрою.

Комісія оцінює ступінь відповідності працівника займаній посаді (відповідає, не відповідає, відповідає за умови поліпшення роботи — в останньому випадку він повинен пройти повторну атестацію через рік) і дає рекомендації про просування на посаді, підвищення окладу, переведення в інший підрозділ, направлення на перенавчання, звільнення. Зазвичай на практиці відсоток негативних рішень атестаційних комісій становить 0,3−0,5%.

На сьогоднішній день основними недоліками атестаційних комісій вважаються відсутність відпрацьованої методики, що дозволяє дати атестованому комплексну оцінку; включення до них осіб, не здатних розібратися в специфіці діяльності атестуються і приймають рішення здебільшого на основі емоцій, особистих відносин, а не суті справи; слабке моральне і матеріальне заохочення членів комісії; їх залежність від адміністрації.

Організація процесу атестації може припускати, що оцінка всіх атестуються відбувається в один певний день (але в поспіху можна зробити багато помилок); індивідуально або по групах у довільні строки; після закінчення циклу робіт; при істотній зміні результативності діяльності організації.

Відділ кадрів готує довідку і наказ про підсумки атестації, становить спільно з керівництвом план випливають з них заходів, списки відповідальних за його проведення осіб і найбільше відзначилися членів комісій для їх подальшого заохочення.

Визнання працівника за результатами атестації не відповідає посаді або виконуваній роботі дає право керівникові залишити на свою відповідальність працівника на колишній посаді; перевести на іншу роботу або звільнити протягом двох місяців, якщо працівник не погодиться з пониженням його на посаді (у цей термін зараховується хворобу і перебування у відпустці). Після закінчення двох місяців після атестації звільнення працівника або пониження його на посаді не допускається.

Практика проведення атестацій виявила ряд моментів, які керівникам організації потрібно обов’язково враховувати у своїй роботі. Повідомлення про атестацію, вручається працівникові під розписку, стає стимулом, що активізує його діяльність. Якщо позитивний результат вирішений наперед, до атестації ставляться позитивно і намагаються показати себе в кращому світлі. В іншому випадку її підтримують любителі виділитися, інші або нервують, або намагаються всіма силами від неї ухилитися.

У літературі відзначаються такі способи уникнути атестації: вихід з категорії осіб, які підлягають атестації; відсутність на робочому місці в день підписання і оголошення наказу про атестацію або від'їзд перед атестацією у відрядження, що позбавляє можливості завчасно ознайомитися з характеристикою; відмову ставити підпис про знайомство з нею; відсутність на засіданні атестаційної комісії безпосереднього керівника або особи, яка його заміщає; звинувачення керівництва у зловживаннях з метою подальшого опротестування несприятливих результатів атестації; підміна документів; неявка на атестацію за станом здоров’я або душевного хвилювання. При неявці атестованого на засідання комісії без поважних причин воно може проводитися і в його відсутність (проте, якщо причина поважна, переноситься).

Хоча керівництво не владний змінити склад атестуються, терміни атестації, підмінити характеристики та протоколи засідань і рішень комісії, оскільки на них стоять підписи відповідних осіб, воно має досить серйозними способами відстоювання своїх інтересів у боротьбі з неугодними співробітниками.

До цих способів відносяться накладення на співробітника стягнення напередодні атестації; вивішування офіційного наказу про атестацію в самий останній момент, щоб застати зненацька співробітника; відправлення працівника перед атестацією у відрядження, щоб він не міг прийняти заходів у свій захист; виключення з комісії доброзичливо налаштованих членів; прямі підробки документів, на яких не стоять нічиї підпису; постановка на засіданні комісії питань, з якими атестується теоретично міг зіткнутися, але не стикався; усипляння пильності сприятливою характеристикою і повний усний розгром; пропозицію перейти на іншу посаду або звільнення; вимога інших поступок в обмін на позитивну атестацію [15].

Керівник краще за інших знає своїх підлеглих і, оцінюючи їх, узагальнює досвід постійного спілкування. Необхідність участі в оцінці спонукає його більше придивлятися до підлеглих, аналізувати їх особисті якості, слабкі і сильні сторони, рівень підготовки. Таким чином, оцінка сприяє посиленню уваги керівника до підлеглих.

Розумно призначати оцінку працівників на момент завершення якої-небудь великої роботи або при істотній зміні її результатів у той чи інший бік. Такий підхід дозволяє зіставити підсумки з тим, що було заплановано; вирішити питання про заохочення і покарання; ознайомити працівника з думкою, що склалося про нього у керівника і колег; надає йому можливість оцінити себе, визначити напрямки майбутньої діяльності, розвитку кар'єри.

Процес оцінки починається звичайно з того, що за 1−2 тижні до її офіційної дати підлеглий представляє керівнику в письмовому вигляді (в тому числі на спеціальних аркушах самооцінки) інформацію про виконану за минулий період роботи, успіхи та невдачі, плани на майбутнє, пропозиції про шляхи підвищення ефективності роботи і необхідної для цього допомоги.

Керівник в цей час розмовляє з діловими партнерами, колегами атестованого, збирає їх оцінки, що дозволяють дати йому більш повну характеристику.

Співробітник знайомиться з попередніми оцінками своєї діяльності, отримує копію атестаційного листа, крім тієї його частини, яка містить рекомендації по оплаті, за кілька днів до співбесіди.

Потім з підлеглим проводиться атестаційна бесіда, в рамках якої виходячи з об'єктивних критеріїв і думок оточуючих обговорюються і оцінюються виконання працівником своїх обов’язків, загальні підсумки його діяльності в період між атестаціями (важку роботу краще розділити на кілька частин і оцінювати, як людина справляється з кожної з них); розглядаються шляхи поліпшення роботи; визначаються необхідність і шляхи підвищення кваліфікації, отримання додаткової освіти; обговорюються плани на майбутнє.

Таким чином, об'єктом бесіди є діяльність працівника та шляхи її поліпшення, а не його особисті якості. Обговорення має носити конструктивний характер, що, як вважається, на 80% залежить від керівника, бути коректним, мати об'єктом реальні події та дії.

Умовами підвищення ефективності бесід є їх хороша підготовка, володіння керівником необхідним матеріалом; комфортна, релаксації, якої можна досягти при проведенні розмови наодинці, заохочення співробітника до самооцінки і до того, щоб самому говорити не менше половини часу; вклинювання критики між двома позитивними характеристиками; акуратність у формулюванні недоліків, оскільки мета бесіди не їх фіксація, а пошук шляхів подолання в майбутньому; обговорення особистих планів, що включають заходи щодо подолання недоліків і розвитку сильних сторін.

На закінчення керівник виставляє підлеглому оцінку і супроводжує її письмовими коментарями, що заносяться до оціночного лист, на основі якого згодом може контролюватися діяльність самого керівника по роботі з персоналом. З його змістом співробітника знайомлять під розписку, і в случаю незгоди він згодом може офіційно оскаржити думку керівника. При оцінці підлеглих керівники можуть користуватися як власними критеріями, так і затвердженими нормативами.

Оціночні форми та індивідуальні плани працівників повинні затверджуватися керівниками вищого рівня. Це допомагає їм краще пізнати персонал і контролювати підлеглих керівників.

Після атестації співробітника керівнику доцільно заповнити звіт, в якому містилися б відомості про обговорювалися темах (професійних якостях і їх зміну за період, напрями вдосконалення, які здійснюються в цій галузі кроки, перешкоди, необхідної допомоги з боку організації і керівництва, особистих цілях і інше), відношенні до висловлених критичних зауважень, нової інформації, отриманої про працівника, зміну у зв’язку з цим поглядів на нього, його перспективи.

Керівник повинен детально обґрунтувати оцінку по кожному її параметру і підкріпити відповідними прикладами (це не складно при постійному спостереженні за діяльністю виконавців і фіксації основних моментів їх діяльності і результатів, наприклад, за допомогою щоденникових записів).

Більшість фірм, які практикують подібний підхід до атестації, реалізує короткострокові програми підготовки керівників за оцінкою підлеглих. Вважається, що практика оцінки керівниками співробітників вигідна всім. Співробітникам вона надає можливість особистого контакту з керівником, отримання необхідної допомоги, захисту від свавілля, дає зрозуміти, що вони повинні рости, можуть бути почутими нагорі, дозволяє дізнатися, що про них думають, рекламувати свої досягнення[16].

У керівника з’являються час і привід познайомитися із співробітниками і їх якостями, вивчити їх думку з тих чи інших проблем. Вигода для організації полягає у створенні сприятливого морального клімату, отриманні уявлення про професійну придатність самих керівників, формування резерву співробітників для підвищення на посаді. Якщо атестація проведена якісно, можна очікувати зростання творчої активності, зміцнення дисципліни, поліпшення використання кадрів.