Классификация документів і майже складання номенклатури справ на предприятии

Академия праці та соціальних отношений.

Уральський Соціально-економічний институт.

Контрольна работа.

По курсу: «Основи документированного.

забезпечення управління (делопроизводство)".

Тема: № 12.

Студента-заочника IV курса.

Група: МЗ-401.

Факультет: менеджмент.

Шашков Е.А.

р. Челябинск.

2002 год.

Введение

…3.

1. Класифікація документів і майже складання номенклатури справ на підприємстві (организации)…4.

1.1 реєстрація документов…5.

1.2 систематизація документов…8.

1.3 формування дел…9.

2. Оформлення документації про відпустки, відрядженнях і заохочення, особливості їх збереження. Наведіть форму графіка відпусток, зразки наказів про відряджанні і заохочення сотрудников.

2.1 документація про отпусках…11.

2.2 документація про командировка…14.

2.3 заохочення; стимулюючі выплаты…17.

2.4 підготовка документів до архівному хранению…20.

Заключение

…22.

Список литературы

…25.

Документи підприємства, відбивають производственно господарську діяльність, представляють певну історичну цінність, ставляться до пам’яткам культурної спадщини сьогодення, є частиною Архівного фонду Росії і близько підлягають здачі у державні архивы.

Особливого значення мають документи з особового складу, відбивають діяльність працівника і що підтверджують виробничого стажу, необхідний для нарахування пенсії. Найважливіше роль цих документів мають у життя кожної людини найчастіше недооцінюється керівниками комерційним структурам, в результаті чого кадрова документація або ведеться від грубими порушеннями відповідних вимог КзпПр і Інструкції ведення трудових книжок, або ведеться вообще.

Керівники підприємств несуть відповідальність за документальний фонд підприємства міста і бути знайомі з Основами законодавства Росії про Архівному фонді Російської Федерації і архівах. У відповідність до чинним законодавством по архівному справі органи управління на місцях вживають заходів для поліпшення роботи з документацією на предприятиях.

Отже, знання питань сучасного документування управлінської діяльності допоможе підприємцю працювати без зовнішніх (з державними органами і партнерами) і внутрішніми (з підлеглими) конфліктів, зосередивши увагу до вирішення завдань производственно — господарську діяльність, конкурентної боротьби, отримання максимальної прибутку, розвитку предприятия.

1.Классификация документів і майже складання номенклатури справ для підприємства (в организации).

Документооборот-это рух документів з їх отримання або створення до завершення виконання, відправки чи здачі в дело.

Розрізняють три основних потоку документации:

. Документи, які з інші організації (входящие),.

. Документи, відправлені до інших організації (исходящие),.

. Документи, створювані для підприємства і використовувані працівниками підприємства у управлінському процесі (внутренние).

Документи, вступники на підприємство, проходят:

. Первинну обработку,.

. Попереднє рассмотрение,.

. Регистрацию,.

. Розгляд руководством,.

. Передачу на исполнение.

Служба документационного забезпечення управління, яка то, можливо представлена для підприємства як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), і окремим співробітником (секретар-референт) має приймати до опрацювання лише правильно оформлені документи, мають юридичної чинності й надіслані у його комплекті (за наявності додатків). Інакше надіслані документи повертаються автору з певним супровідним листом, де вказуються причини возврата.

Конверти від вступників документів оставляются у випадках, коли лише з конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи із позначкою «особисто» на адресу громадських организаций.

Попереднє розгляд документів проводиться працівником служби документального забезпечення управління з єдиною метою розподілу які поступили документів на:

Щоб Їх у структурні підрозділи розміщуються чи конкретним исполнителям.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, містять оперативну інформацію чи адресовані на конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення можуть приймати відвідувачів відповідальні исполнители.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства міста і документи, містять інформацію з найважливішим питанням діяльності предприятия.

Обробка і передачі документів виконавцям ввозяться день їхнє надходження до служби ДОП. Якщо він повинен виконуватися кількома підрозділами чи посадовими особами, його розмножують потрібній кількості экземпляров.

Документи, підлягають відправлення до іншої організацію. Сортують, упаковують, оформляють як вивішення й складають у зв’язку. Перед упаковкою служби ДОП зобов’язана перевірити правильність оформлення документів, наявності всіх додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо. Д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доработку.

На замовлену кореспонденцію складається опис розсилки, яка підписується працівником служби ДОП і датируется.

Вихідні документи повинні оброблятися і вирушати щодня регистрации.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку у реєстраційній форме.

Служба ДОП повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, зокрема всі їх види й розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до керівника підприємства розробки заходів із вдосконалення роботи з документами.

1.1 Реєстрація документов.

Реєстрація документов-это фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставления у ньому індексу і дати із наступною записом необхідної інформації документ в реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання й використання в довідкових цілях (организационно-распорядительные, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та т.

Д.). реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документы.

Проте, в усіх документи підприємства реєструє служба ДОУ.

Документи спеціальних (функціональних) систем документации.

(планові, бухгалтерські, фінансові та інші) реєструються у підрозділах. У службі ДОП цих документах ставиться дата надходження. Перелік документів, що підлягали реєстрації до служби ДОУ:

. Листи, надіслані для сведения (копии).

. Телеграми і автора листа про дозвіл відпусток і командировок.

. Технічні завдання на відрядження фахівців до інших держав і кошторису по командированию.

. Повідомлення про засіданнях, нарадах і повістках дня.

. Графіки, наряди, заявки, разнарядки.

. Зведення й інформація, надіслані сведения.

. Навчальні плани, программы.

. Рекламні сповіщення, плакати, програми нарад, конференций.

. Прейскуранты.

. Технічні условия.

. Претензии.

. Норми і нормативи витрат материалов.

. Поздоровчі письма.

. Запрошення билеты.

. Документи з висновку колективних договоров.

. Бухгалтерські документы.

. Планово-финансовые документы.

. Друковані видання (книжки, журнали, биллютени).

. Форми статистичної отчетности.

. Кореспонденція, адресована працівникам підприємства із позначкою «лично».

. Пояснювальні записки.

. Арбітражні і позовні документы.

Реєстрація документів має бути лише однократной.

Вступники документи реєструються щодня надходження, відправлені та внутрішні - щодня підписання чи затвердження. При передачі зареєстрованого документа вже з підрозділу інше він має реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються отдельно.

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи з видам документів, кожна з яких реєструється отдельно:

. Накази по основний деятельности.

. Накази з особистого составу.

. Акти ревизий.

. Протоколи заседаний.

. Отчеты.

. Доповідні записки тощо. д.

Порядкові реєстраційні номери (індекси) присвоюються документам не більше кожної зареєстрованим групи. Для внутрішніх документів зазвичай застосовується проста нумерация.

Реєстраційні індекси присвоюються що входить, що виходить і внутрішнім документам не більше календарного года.

Як реєстраційних форм, залежно від обсягу реєстрованих масивів документів, використовують реєстраційні журнали чи реєстраційні картки (РРК). Журнали зручні при порівняно невеличкому кількості реєстрованих документів, оскільки пошук інформації з журналу досить тривалий за часом. Сповідуючи названі вище правила індексації документів необхідно вести одночасно кілька журналів реєстрації окремо для вхідних, вихідних й наявність внутрішніх документів, розділивши останні ще у видам документів. З іншого боку, за журналом неможливо вести контролю над виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені для контролювання документи на контрольних карточках.

Цих недоліків позбавлені РРК, дозволяють оперативніше вести інформаційно-довідкову роботи й здійснювати контролю над виконанням документів без повторної реєстрації. РРК друкується у кількох примірниках, що дозволяє створити кілька довідкових карток (по питанням діяльності, по кореспондентам т. П.) і контрольну картотеку.

За дотримання карткової системи реєстрації документів мають у службі ДОП повинні бути підготовленими до початку нового календарного року спеціальні нумерационные бланки — шахматки, для оцінок про використання чергового порядкового номери при реєстрації документів. Встановлено наступний обов’язковий склад реквізитів для реєстрації документов:

. Автор (корреспондент).

. Назва документа.

. Дата документа.

. Індекс документа.

. Дата надходження документа (для вхідних документов).

. Індекс надходження документа (для вхідних документов).

. Заголовок документа або його стисле содержание.

. Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата).

. Термін исполнения.

. Позначка про виконання (коротка запис вирішення питання сутнісно, дата фактичного виконання й індекс документа — ответа).

. Номер дела.

У разі потреби склад обов’язкових реквізитів то, можливо повинен следующим:

Исполнители.

Розписка виконавця отриманні документа.

Хід исполнения.

Додатка і др.

Форми реєстраційного журналу і картки не регламентовані, т. Є. порядок розташування реквізитів у тих формах визначається службою ДОП предприятия.

Реєстрація документов-ответов має проводитися на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу — відповіді присвоюється самостійний порядковий номер не більше відповідного реєстраційного массива.

1.2 Систематизація документов.

Задля більшої правильного формування та обліку справ для підприємства має складатися номенклатура дел.

Номенклатура справ — це систематизований перелік заголовків справ Росії із зазначенням термінів їх збереження, оформлений у порядку. У номенклатуру справ охоплюють усі документи, які утворюються у діяльності підприємства, кормі технічної документації і більшістю друкованих видань. При складанні номенклатури справ підприємствам необхідно враховувати вимоги до номенклатурі справ, які у Державної системі документационного забезпечення управління, Основних правилах роботи відомчих архівів, переліках документів з термінів зберігання. Номенклатура справ підприємства розробляється фахівцем, відповідальних організацію роботи з документами, стверджується керівником підприємства міста і вводять у дію з початку наступного календарного года.

Номенклатура справ становить по встановленої форми і включає у собі реквизиты:

. Найменування предприятия,.

. найменування виду документа,.

. дату,.

. индекс,.

. місце составления,.

. гриф утверждения,.

. заголовок до тексту,.

. текст,.

. подпись,.

. гриф согласования.

При оформленні номенклатури справ необхідно залишати у кожному її розділі резервні номери справ (вільне місце), які можуть використовуватися надалі внесення заголовків справ, не передбачених у перебігу календарного року в предприятии.

Після закінчення календарного року до номенклатури справ складається підсумкова запис про кількість заведених справ окремо постійного насилля і тимчасового термінів хранения.

1.3. Формування дел.

При формуванні документів мають у справи використовуються такі ознаки закладу дел.

Підставою для угруповання документів по номінальному ознакою служить назву їхнього різновиду. Наприклад: накази, протоколи, вказівки, акти, довідки тощо. д.

При формуванні документів мають у справи з предметно — вопросному ознакою в основі береться їхній вміст. Наприклад: «Документи з питанням підвищення якості продукції (акти, довідки, рекламації, доповідні записки)».

Авторський ознака передбачає угруповання у справи документів одного автора. Наприклад: «Протоколи виробничих нарад підприємства за год».

Для угруповання листування використовується кореспондентський ознака. Причому у заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування і розкривається зміст питання. Например:

«Листування з машинобудівним підприємством про взаємних расчетах».

Об'єднання на справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою. Наприклад: «Листування з підприємством Східного Сибіру з питань поставки продукции».

Угруповання документів, який або певного періоду здійснюється за хронологічного ознакою. Наприклад: «Квартальні звіти про основний діяльності підприємства міста і капітальних вложениях».

Планово — звітні документи групуються у справи по номінальному, авторському, предметно — вопросному і хронологічного признакам.

Справи формуються відповідно до номенклатурою справ предприятия.

У справу повинні поміщатися документи, які своєю змістовної частиною відповідають заголовку дела.

При формуванні справ необхідно дотримуватися такі требования:

1. документи постійного насилля і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати у справи раздельно;

2. оригінали відокремлювати від копий;

3. річні плани і звіти — від квартальних і місячних, затверджені документи — від своїх проектов;

4. включати у справу з одному примірнику кожного документа.

Кожен документ, поміщений у справа, має бути оформлений відповідно до вимогами державні стандарти та інших нормативних актов.

У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ, не закриття після закінчення календарного года.

(наприклад: особисті справи, які проводяться протягом усього періоду часу роботи співробітника на предприятии).

Річ повинна утримувати трохи більше 250 аркушів, при товщині трохи більше 4-х сантиметров.

Додаток до документів, незалежно від дати їхнього затвердження чи складання приєднуються до документів, до яких не относятся.

Документи, що вміщені у справа, повинен мати підписи, дату, індекс, копії - заверительную напис, оцінку «У дело».

Документи у справі повинні розташовуватися у порядку: спочатку поміщають основний документ і які стосуються нього докладання, потім у хронологічному порядку йдуть документи, які з мері вирішення питання. Забороняється підшивати до справи неисполненные документи, розрізнені екземпляри документів, документи, підлягають поверненню, дублюючі документы.

Прийнято певні правила угруповання документів мають у справи з видам і хронології. Статути, становища, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.

Накази по основний діяльності групуються окремо від наказів з особового складу; справжні екземпляри наказів по основний діяльності систематизуються і підшиваються у справи разом із додатками гаразд їх номерів. Документи до наказам по основний діяльності групуються і підшиваються у справи разом із додатками гаразд їх номерів. Документи до наказам по основний діяльності групуються і підшиваються і зберігаються в особи, яке готувало їх проекти. Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановленими термінами їх збереження. Документи, є основою наказу з особового складу, підшиваються в особисті справи співробітників чи утворюють самостійне справа додатків до даних приказам.

Затверджені підприємством плани, звіти, кошторису, ліміти, титульні списки групуються окремо від своїх проектів. Планові і звітні документи зберігаються у справах саме цього року, до якого ставляться за змістом, незалежно від часу на їхнє складання чи дати поступления.

Перспективні плани, розраховані підприємством кілька років, формуються у справі першого року, а звіти з виконання перспективних планів — у справі останнього року стабільна. Документи у фінансових звітах необхідно розташовувати у певному последовательности.

Лицьові рахунки працівників підприємства по заробітної плати групуються в самостійні справи і містяться у них же в порядку алфавіту фамилий.

Протоколи засідань Ради колективу, нарад керівник підприємства міста і ін. групуються за хронологією і порядку номерів. Документи, підготовлені до засіданням аж, поміщаються після протоколів в послідовності розгляду вопросов.

Листування гуртується за календарний рік і систематизується у хронологічній послідовності: документ — відповідь поміщається на документ — запросом.

Огляди, доповідних записок, акти, довідки інші документи, відбивають основний зміст діяльності підприємства, групуються щодо одного справі, якщо вони стосуються однієї й тієї ж вопроса.

2. Оформлення документації про відпустки, відрядженнях і заохочення, особливості їх збереження. Наведіть форму графіка відпусток, зразків наказів про відряджанні і поощрения.

2.1 Черговість надання щорічних оплачуваних відпусток (Стаття 123 ДК РФ).

Черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно у відповідність до графіком відпусток, який затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу цієї організації пізніше, як два тижні до календарного года.

Графік відпусток обов’язковий як роботодавця, так працівника. Про початку відпустки працівник може бути извещен пізніше, за два тижня до його начала.

Окремим категоріям працівників у випадках, передбачених федеральними законами, щорічний оплачуваний відпустку надається за їхньому бажанню в зручний них час. За бажання чоловіка щорічну відпустку їй дається у період перебування його дружини у відпустці вагітним і пологам незалежно від час його безперервної роботи у цій организации.

Продовження чи перенесення щорічного оплачуваної післяродової відпустки (Стаття 124.

ДК РФ).

Щорічний оплачуваний відпустку має бути продовжений у разі: тимчасової непрацездатності працівника; виконання працівником під час щорічного оплачуваної післяродової відпустки державних обов’язків, для цього законом передбачено визволення з роботи; за іншими випадках, передбачених законами, локальними нормативними актами организации.

Щорічний оплачуваний відпустка для угоді між працівником роботодавцем переноситься в інший термін, якщо працівникові своєчасно не було зроблено оплата під час цього відпустки або працівник був попереджений про час початку відпустки пізніше за два тижня до його начала.

У виняткових випадках, коли надання відпустки працівникові в поточному робочому року може несприятливо позначитися на нормальному ході роботи організації, допускається з дозволу працівника перенесення відпустки на наступний рік. У цьому відпустку повинен бути використаний пізніше 12 місяців по закінченні того робочого року, протягом якого він предоставляется.

Забороняється ненадання щорічного оплачуваної післяродової відпустки протягом два роки поспіль, і навіть ненадання щорічного оплачуваної післяродової відпустки працівникам до вісімнадцяти років і працівникам, зайнятим на роботах з шкідливими і (чи) небезпечними умовами труда.

Поділ щорічного оплачуваної післяродової відпустки на частини (Стаття 125 ГК.

РФ).

Відкликання з отпуска.

За угодою між працівником роботодавцем щорічний оплачуваний відпустку то, можливо розділений на частини. У цьому хоча тільки з двох частин цього відпустки мусить бути щонайменше 14 календарних дней.

Відкликання працівника з відпустки можлива тільки з його згодою. Невикористана у зв’язку з цим частина відпустки повинна бути надана по вибору працівника у зручний йому час, протягом поточного робочого року чи прилучена до відпустці за наступний год.

Не допускається відгук з відпустки працівників у віці до вісімнадцяти років, вагітних жінок Сінгапуру й працівників, зайнятих на роботах з шкідливими і (чи) небезпечними умовами труда.

Заміна щорічного оплачуваної післяродової відпустки грошової компенсацією (Статья.

126 ДК РФ).

Частина відпустки, що перевищує 28 календарних днів, по письмової заяви працівника то, можливо замінена грошової компенсацией.

Заміна відпустки грошової компенсацією вагітним жінкам і працівникам в віці до вісімнадцяти років, і навіть працівникам, зайнятим на важких роботах, і роботах з шкідливими і (чи) небезпечними умовами праці, не допускается.

Пример:

|Уніфікована форма № Т- 6 | |Затверджено постановою Державного| |комітету РФ за статистикою | |від 06.04.01 № 26 | | |Код | | |Форма по ОКУД |301 005 | | |по ОКПО| |.

найменування организации.

| |Номер |Дата | | |документа | | |НАКАЗ | | | |(розпорядження) | |про надання відпустки працівникові |.

|Предоставить |Табельний номер| | | | |прізвище, ім'я, по батькові | | | |найменування професії (посади) | | | |найменування структурного підрозділи | |вид відпустки (щорічний оплачуваний, навчальний, без збереження заробітної | |плати й на інші) | | |.

у період роботи з «» _____________ 20 року у «.

" _____________ 20 года.

|н| | |календарн|дней | |а| | |ых | | | | | |робочих | |.

с «» _____________ 20 року у «» _____________ 20 года.

|Руководитель | | | | | | |організації | | | | | | | |должнос| |підпис | |розшифровка підписи | | |ть | | | | |.

|С наказом (розпорядженням) | |" «______________ 20| |ознайомлений | |року | | |підпис | | | |працівника | |.

2.2. Документація про командировках:

Гарантії при напрямі працівників у службові командировки.

1. Для працівників, які направляються відрядження, визначено три гарантії: збереження місця роботи (посади); збереження їх колишнього рівня оплати праці у вигляді виплати середнього заробітку під час відрядження покладання на роботодавця обов’язки відшкодувати працівникові витрати, понесені ним у зв’язку з виїздом і обійманням командировке.

2. Трудової Кодекс, говорячи про збереженні середнього заробітку за працівником, поданих у відрядження, має на увазі й час перебування в місці відрядження, та палестинці час перебування у шляху туди, й обратно.

Середній заробіток під час перебування працівника у відрядженні зберігається на робочі дні тижня за графіком, встановленому за місцем постійної роботи. Він обчислюється у порядку, зазначеній у ст. 139 ТК.

Заробітну плату пересилається відрядженому працівникові на його прохання з допомогою організації, якій він командирован.

3. Працівникові з повременно-премиальной оплати праці під час перебування у відрядженні відповідно до встановленої практики у випадках замість збереження середньої зарплати може бути виплачено посадовий оклад (тарифна ставка) і премія. Це стосується й тим випадків, коли у відрядженні робота безпосередньо сприяла виконання показників, які за діючими положенням йому мусить бути виплачена премія, а посадовий оклад (тарифна ставка) у сумі з премією вище гарантованого середнього заработка.

4. При відрядженні особи, що працює за сумісництву, середній заробіток зберігається у тому підприємстві, що його командировало. У разі направлення у відрядження одночасно по основний рахунок і совмещаемой роботі середній заробіток зберігається по обом посадам, а витрати на оплаті відрядження розподіляють між командирующими організаціями з угоді між ними.

5. Відшкодування працівникові витрат проводиться за допомогою наступних компенсаційних виплат: добових (в ст. 168 Трудового Кодексу вони ще іменуються як відшкодування відрядженому, додаткових витрат, що з проживанням поза місця постійного проживання); проїзних (відшкодування витрат за проїзду); квартирних (відшкодування витрат за найму житлових приміщень); виплат на відшкодування інших витрат, вироблених працівником із дозволу работодателя.

Відшкодування витрат, пов’язаних із службової командировкой.

1. Відшкодування витрат відрядженому за оплатою проїзду доречно відрядження і навпаки здійснюється з урахуванням вартості проїзду повітряним, залізничним, водним, автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), включаючи страхові платежі по загальнообов’язковому державному страхуванню пасажирів на транспорті, послуги по попередньої продажу проїзних документів і майже користування потягами постільними принадлежностями.

За наявності кількох видів транспорту, що пов’язують місце постійної праці та місце відрядження, роботодавець може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, якою слід скористатися. При відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує про виборі транспорта.

Витрати по проїзду відрядженого працівника в м’якому вагоні, в каютах, оплачуваних по I-IX групам тарифних ставок на судах морського флоту, а на повітряному транспорті за квитком 1 класу відшкодовуються у кожному окремому випадку з дозволу керівника при наданні проїзних документов.

Якщо залізнична станція, пристань, аеропорт перебувають поза рисою назви населеного пункту, то відрядженому працівникові оплачуються витрати на проїзду туди транспортом загального користування (крім такси).

Днем виїзду до відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортний засіб з місця постійної роботи відрядженого, а днем приїзду — день прибуття зазначеного транспортного кошти на місце постійної роботи. При відправленні транспортний засіб до 24 годин включно днем від'їзду у відрядження вважаються поточні добу, і з 0 годині і пізніше — наступні добу. Якщо станція, пристань, аеропорт перебувають поза рисою назви населеного пункту, враховується час, необхідне проїзду за станцію, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день приїзду працівника на місце постійної работы.

2. Що стосується тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому спільною для підставі відшкодовуються витрати на найму житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває в стаціонарне лікування) і виплачуються добові протягом усього часу, що він немає спроби з стану здоров’я взятися за виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися доречно свого постійного місця жительства.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, і навіть неможливість за станом здоров’я повернутися доречно постійного проживання мали бути зацікавленими засвідчені у встановленому законодавством порядке.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові виплачується загальних підставах посібник по тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не входять у термін командировки.

Напрям у відрядження працівника організації (підприємства), оформляється приказом:

ТОВ «Синтез-Пром».

Наказ № 5.

27.04.02. г.

р. Челябинск.

Відряджати Сидорова Петра Івановича, інженера-механіка до міста Москву, терміном на 15 днів, з 01.05.02. по 15.05.02 года.

Мета: для налагодити контакти, для поставки запасними частинами до оборудованию.

Ознайомлений: __________________ Сидоров П.И.

Директор Петров И.И.

При напрямі працівника організації у відрядження, йому видається службове завдання й командировочне посвідчення, яке встановлено в наступній форме:

2.3. Поощрения:

Стимулюючі выплаты.

Роботодавець проти неї встановлювати різні системи преміювання, стимулюючих доплат і надбавок з врахуванням думки представницького органу працівників. Зазначені системи можуть встановлюватися також колективним договором.

Порядок й умови застосування стимулюючих і компенсаційних виплат (доплат, надбавок, премій та інших) в організаціях, фінансованих з федерального бюджету, встановлюються Урядом Російської Федерації, в організаціях, фінансованих з бюджету суб'єкта Російської Федерації, — органами структурі державної влади відповідного суб'єкта Російської Федерації, а організаціях, фінансованих з бюджету, — органами місцевого самоуправления.

Оплату праці керівників організацій, їхніх заступників і головне бухгалтеров.

Оплату праці керівників організацій, їхніх заступників і головне бухгалтерів в організаціях, фінансованих з федерального бюджету, виробляється у порядку і розмірах, визначених Урядом Російської Федерації, в організаціях, фінансованих з бюджету суб'єкта Російської Федерації, — органами структурі державної влади відповідного суб'єкта Російської Федерації, а організаціях, фінансованих із лідерів місцевого бюджету, — органами місцевого самоуправления.

Розміри оплати праці керівників інших організацій, їхніх заступників і головних бухгалтерів визначаються за згодою сторін трудового договора.

Оплату праці особливих условиях.

Оплату праці працівників, зайнятих на важких роботах, роботах з шкідливими, небезпечними й іншими особливими умовами праці, виробляється у підвищеному размере.

У підвищеному розмірі оплачується також працю працівників, зайнятих на роботах в місцевостях з «особливими кліматичними условиями.

Оплату праці працівників, зайнятих на важких роботах, роботах з шкідливими і (чи) небезпечними й іншими особливими умовами труда.

Оплату праці працівників, зайнятих на важких роботах, роботах з шкідливими і (чи) небезпечними й іншими особливими умовами праці, встановлюється в підвищеному розмірі проти тарифними ставками (окладами), встановленими щодо різноманітних видів робіт з нормальними умовами праці, але не нижче розмірів, встановлених законів і іншими нормативними правовими актами.

Перелік важких робіт, робіт з шкідливими і (чи) небезпечними й іншими особливими умовами праці визначається Урядом Російської Федерації з врахуванням думки Російської тристоронньої комісії з регулювання соціальнотрудових відносин. Підвищення зарплати за зазначеними підставах проводиться у разі результатам атестації робочих мест.

Конкретні розміри підвищеної зарплати встановлюються роботодавцем з врахуванням думки представницького органу працівників або колективним договором, трудовим договором.

Оплату праці на роботах в місцевостях із цілком особливими кліматичними условиями.

Оплату праці на роботах в місцевостях з «особливими кліматичними умовами виробляється у порядку і розмірах не нижчими від встановлених законів і іншими нормативними правовими актами.

Оплату праці за іншими випадках виконання роботи у умовах, отклоняющихся від нормальных.

За виконання робіт у умов праці, отклоняющихся від нормальних (при виконанні робіт різної кваліфікації, поєднанні професій, роботи за межами нормальної тривалості робочого дня, у нічний час, вихідні і неробочі святкові дні та інших), працівникові виробляються відповідні доплати, передбачені колективним договором, трудовим договором. Розміри доплат неможливо знайти нижчими від встановлених законів і іншими нормативними правовими актами.

Оплату праці і під час робіт різної квалификации.

За виконання працівником з погодинної оплати праці робіт різної кваліфікації його праця винагороджується для роботи вищої квалификации.

За виконання працівником зі відрядною оплати праці робіт різної кваліфікації його праця винагороджується за максимальними розцінками тією работы.

У нещасних випадках, коли з урахуванням характеру виробництва працівникам зі відрядної оплати праці доручається виконання робіт, тарифицируемых нижче привласнених їм розрядів, роботодавець зобов’язаний виплатити їм межразрядную разницу.

Оплату праці при поєднанні професій у виконанні обов’язків тимчасово відсутнього работника.

Працівникові, виконує в однієї й того роботодавця разом із своєї основну роботу, зумовленої трудовим договором, додаткову роботу з іншої професії (посади) чи виконувача обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення з своєю основною роботи, виробляється доплата за суміщення професій (посад) чи виконання обов’язків тимчасово відсутнього работника.

Розміри доплат за суміщення професій (посад) чи виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються по угоді сторін трудового договора.

Оплату праці поза межами нормальної тривалості робочого времени.

Понаднормова робота оплачується за перші двоє години работи щонайменше ніж в полуторному розмірі, за наступні годинник — щонайменше ніж у подвійному розмірі. Конкретні розміри сплати понаднормову роботу можуть визначатися колективним договором чи трудовим договором. За бажання працівника понаднормова робота замість підвищеної оплати може компенсуватися наданням додаткового часу відпочинку, але з менш часу, відпрацьованого сверхурочно.

Робота поза межами нормальної тривалості робочого дня, вироблена за сумісництвом, оплачується залежно від пропрацьованого часу, чи выработки.

Оплату праці у вихідні й неробочі святкові дни.

Праця у вихідний і неробочий вихідний день оплачується щонайменше ніж у розмірі: відрядникам — щонайменше ніж у подвійним відрядним розцінками; працівникам, праця яких оплачується по денним і годинниковим ставками, — в не менше подвійний денний чи годинниковий ставки; працівникам, які отримують місячний оклад, — у вигляді щонайменше одинарної денний чи годинниковий ставки понад окладу, якщо робота у вихідний і неробочий вихідний день здійснювалася не більше місячної норми робочого дня, ув’язнення і щонайменше подвійний годинниковий чи денний ставки понад окладу, якщо робота здійснювалася понад місячної нормы.

За бажання працівника, що у вихідний чи неробочий святковий день, йому може бути наданий наступного дня відпочинку. І тут робота в святковий неробочий день оплачується в одинарном розмірі, а день відпочинку оплаті не подлежит.

Оплату праці у вихідні й святкові неробочі дні творчих працівників організацій кінематографії, театрів, театральних і концертних організацій, цирків та інших осіб, що у створенні та (чи) виконанні творів, спортсменів-професіоналів відповідно до переліками професій, встановленими Урядом Російської Федерації з урахуванням думки Російської тристоронньої комісії з регулювання соціальнотрудових відносин, може визначатися виходячи з трудового договору, колективного договору чи локального нормативного акта организации.

Оплату праці у нічний время.

Щогодини роботи у нічний час оплачується в підвищеному розмірі по порівнянню з роботою у нормальних умов, але з нижче розмірів, встановлених законів і іншими нормативними правовими актами.

Конкретні розміри підвищення встановлюються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників, колективним договором, трудовим договором.

2.4. Підготовка документів до архівному хранению.

Документи підприємства, отложившиеся в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються стислі терміни і далі виділяються до знищення. Відбір документів за зберігання чи знищення є наслідком проведення експертизи цінності документов.

Роботу організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія підприємства, що у своєї діяльності керується Положенням про Архівному фонді Російської Федерації, Основними правилами роботи відомчих архівів, типовими переліками документів із зазначенням про експертної комісії, номенклатурою справ предприятия.

Експертиза цінності документів постійного насилля і тимчасового термінів зберігання повинна проводиться щорічно. Відбір документів постійного терміну зберігання проводиться щорічно. Відбір документів постійного терміну зберігання проводиться виходячи з номенклатури справ підприємства з обов’язковим полистным переглядом справ. При полистном перегляді справ постійного терміну зберігання підлягають вилученню дублюючі екземпляри документів, неоформлені копії документів і майже документів з тимчасовими термінами зберігання. Одночасно виробляється і відбір документів і майже справ тимчасового (до 10 років) зберігання термінами хранения.

За результатами експертизи цінності документів складаються опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження і документів по особового складу, і навіть акти виділення справ до уничтожению.

Справи входять у акт про знищення, якщо передбачений їм термін зберігання збіг до 1 січня саме цього року, у якому складено акт.

Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) терміну збереження і з особового складу по закінченні календарному року, де вони заведено, маємо бути підготовленими до передавання в відомчий архив.

Предархивная підготовка справ включає у собі дві процедури: оформлення і опис дел.

Оформлення справ виробляється обличчям, відповідальних роботи з документами. Повне чи часткове оформлення справ виробляється у залежності від термінів зберігання документів. Справи постійного зберігання підлягають повного оформленню, справи тимчасового зберігання — частичному.

Внутрішня опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання, що викликається специфікою даної документації. Внутрішню опис документів справи слід також состовлять на ділі постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, сформованих по різновидам документів, заголовки яких немає розкривають його конкретний зміст документов.

У невеличких структурою і штатної чисельності фірмах, зазвичай, відсутня спеціальний підрозділ — відомчий архів. І тут обов’язки архіваріуса поєднує секретар — референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і проконтролювати своєчасну здачу їх у державний архив.

Заключение

.

У своїй контрольної роботі я розглянув два вопроса.

Перший, класифікація документації в організаціях, правильність реєстрації документів, їх систематизація процес формування дел.

Другий, оформлення документації про відпустки, відрядженнях, заохочення, стимулюючих виплати; підготовка документації до архівному хранению.

На підвищення ефективності виробництва, з метою зменшення кількості що застосовуються у діяльність науково-дослідних закладів, організацій та підприємств документів, типізації їх форми, зниження трудових тимчасових і матеріальних витрат за підготовку і обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих без даних в народному господарстві триває робота по уніфікації документації (УСД) — сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, які забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарську діяльність, коштів на свою ведення, нормативних і методичних матеріалів з розробки й застосування. У основі створення УСД лежить метод уніфікації - встановлення однаковості складу і форм управлінських функцій і завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічній та інформації, щоб забезпечити інтегровану автоматизоване опрацювання даних, які у УСД. Уніфікація управлінських документів підвищує рівень добробуту й продуктивність управлінського труда.

Основні засади та підстави до розробки УСОРД являются:

* Створення загальної моделі побудови документів. Полягає у будівництві формуляра-образца документів для конкретної системи документації та встановленні його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документи й т.д. Побудова окремих систем документації виявилося дуже ефективним як як напрям, а й стало основним методом уніфікації документов;

* Однаковість форм документів і майже правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретизации документів, уніфікації розташування даних з полів документа, вироблення термінології і умовних сокращений.

* Комплексність уніфікації. Уніфікація показників і реквізитів має передбачати всі вимоги до документа усім стадіях його створення, опрацювання і збереження. З іншого боку, повинні враховуватися психофізіологічні можливості чоловіки й параметри технічних засобів. Ця уніфікація має передбачати класифікацію показників за змістом, встановлення єдиної структури показників, застосування єдиних методів розрахунку одним і тієї ж показників за її використанні у різних системах управління, однаковість формулювань найменувань реквізитів, входять до складу показників, розчленовування показників і реквізитів на постійну і змінну частину з відтворення постійної частини вчених у бланках документів, кодування показників з допомогою ЭВМ.

* Інформативність. Означає включення до документи лише з тих реквізитів, які потрібні на вирішення конкретних завдань, на допомогу пошуку і підтвердження юридичної сили документів. До групи реквізитів, що підтверджують юридичної чинності документів, ставляться: підпис, печатку, грифи узгодження й затвердження і т.д.

* Скорочення кількості видів документів. Досягається з допомогою вдосконалення методів управління, наприклад, у бік винятку многоступенчатости у системі керування чи широкого і повсюдного застосування організаційної і електронно-обчислювальної техники.

* Стабільність вимог до документів. Щоб надати максимальної стабільності вимог до документів необхідно встановити державні та галузеві стандарти, т.к. форми документів використовують досить довгий время.

* Поєднання з діючими системами класифікації і кодування техніко-економічній інформації. Мають бути складено класифікатори показників, допустимих до застосування різних рівнях управління у різних системах управління, й у стані затверджені, тобто. стандартизированы. З іншого боку, необхідно забезпечити система ведення показників, яка б вносити ці зміни у ці классификаторы.

* Економічність. Досягається з допомогою обгрунтованого включення документів мають у систему документації, широко він бланків, раціональної угруповання форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів та його логічного розташування на бланку. Також знижуються видатки складання, виготовлення й документів, їх передачу, обробку, збереження і знищення. Основна мета уніфікації управлінської документації - створення документів, введення якого дасть значної економічної ефект в народному господарстві. Використання таких документів сприяють збільшенню творчих елементів в управлінському праці, підвищенню його культури. Скорочуються операції, потребують ручного малокваліфікованого праці, скорочується час складання та вироблення документів, знижується кількість помилок в документах, підвищується інформаційна цінність документів, що полегшує їх поиск.

1. «Діловодство», Андрєєва В.І.: М-1996.

2. Кірсанова М. В., Аксьонов Ю. М. Курс діловодства: Документационное забезпечення управління: Навчальне пособие.-2-е вид.- М.: ИНФРА-М;

Новосибірськ: НГАЭ і У., 1997.

3. Андрєєва В.І. Зразки документів мають у діловодстві/ - М.: ЗАО.

«Бізнес-школа» Интел-Синтез", 1997.

4. Кузнєцова Т.В. Довідник з діловодства.- М.: «ПРІОР», 1997.