Поняття закупівель, їх роль і значення

Закупівля товарів є першим етапом такого важливого процесу, як товарозабезпечення.

Товарозабезпечення — це комплекс комерційних і технологічних операцій по доведенню товарів до підприємств роздрібної торгівлі, що включає в себе закупівлю, доставку, приймання, зберігання, підготовку і продаж товарів.

У торговій практиці використовують дві форми товаропостачання: транзитну і складську.

Транзитна форма товаропостачання передбачає завезення товарів від виробників безпосередньо в роздрібну торгову мережу, минаючи склади оптових баз.

Транзитна форма постачання магазинів може застосовуватися при роботі з місцевими постачальниками з будь-яких товарах, так як в цьому випадку їх завезення, здійснюється автомобільним транспортом, а тому не потрібно дотримання мінімальної норми відвантаження.

Транзитна форма товаропостачання сприяє скороченню часу доведення товарів до магазинів, зниження транспортно-експедиційних витрат і товарних втрат.

Однак у багатьох випадках вона не може бути використана: якщо потрібні накопичення товарів, перетворення виробничого асортименту в торговий. Виникає необхідність застосувати складську форму товаропостачання. При цьому зростуть витрати, пов’язані c виконанням складських операцій з товаром, його зберіганням. Проте досить часто при роботі з товарами складного асортименту, сезонного виробництва та споживання застосування цієї форми є кращим, тому що сукупні витрати по завезенню, зберіганню і продажу товарів у магазині знижуються. Це відбувається тому, що збільшення витрат у складському ланці компенсується зниженням їх у магазинах за рахунок прискорення реалізації підсортованих і підготовлених до продажу партій товарів, зменшенням товарних запасів і витрат на їх утримання [5, С. 97].

Важливе значення для раціональної організації товаропостачання роздрібної торгової мережі має вибір методу завезення товарів.

Основними є два методи. Перший метод припускає, що завезення товарів здійснюється силами і засобами роздрібних торгових підприємств і називається децентралізованим (самовивіз). Цей метод відволікає працівників магазинів від їх безпосередньої роботи по торговому обслуговуванню населення, призводить до неефективного використання транспорту, в результаті збільшуються витрати по завезенню товарів.

Другий метод — централізований, передбачає завезення товарів силами і засобами постачальника. Він більш економічний, дозволяє поліпшити управління процесом руху товарів, підвищити ефективність використання автотранспорту. Працівники магазинів не відволікаються для поїздки за товаром. При цьому методі відбір товарів може бути здійснена особисто або за заявкою (письмовій або по телефону). Завезення повинен здійснюватися за графіками.

Розробляються графіки відбору і завезення товарів. Для їх обґрунтування необхідні наступні дані: тип магазину, його асортиментний профіль, місце розташування, одноденний товарообіг магазину, фактичні товарні запаси, режим роботи магазина. На основі цих даних розраховується розмір партії одноразового постачання і частота завезення [6, С. 74].

Графіки складаються, як правило, на квартал. На більш тривалий термін їх складання недоцільно, тому що в процесі роботи ситуація змінюється. Практика свідчить, що найбільш прийнятна частота завезення продовольчих товарів — через 2−3 дні, непродовольчих — 7−9 днів, але це залежить від одноденного товарообігу та розміру одноразової партії завозу. У графіку доцільно вказувати не тільки дні завезення або числа місяця, але і час. Дню завезення повинні передувати відбір товарів або надходження заявки від магазинів.

У постачанні роздрібній торговельній мережі застосовуються і інші методи: постачання через пересувні склади, пересувні зали товарних зразків, роз'їзних товарознавців, через дрібнооптову посилочну торгівлю [7, С. 158].

Вибір форм і методів товарозабезпечення закріплюється в договорах поставки при встановленні господарських зв’язків.

При всіх формах і методах товарозабезпечення завідувачі магазинами складають заявки на завезення товарів.

При цьому вони повинні враховувати попит населення, ступінь його задоволення, розмір одноденної продажу, фактичний обсяг товарних запасів, а також обсяг незнижуваного запасу, необхідного для безперебійної торгівлі, наявність не користуються попитом товарів, частоту завезення.

На товари, якими магазин раніше не торгував, перша заявка повинна бути невеликою (пробна продаж).

При розробці заявки слід враховувати зміну попиту в, зв’язку зі звичаями, традиціями, святами, сезонними коливаннями і іншими ринковими умовами.

Заявки передаються постачальнику, який здійснює товарозабезпечення магазинів, і повинні бути виконані в передбачені договором терміни.

Існують наступні принципи закупівлі товарів:

• а) на ранніх етапах формування асортименту закуповувати та продавати лише обмежена кількість найменувань товарів, щоб комерційні служби могли зосередити свої зусилля на підвищенні якості та встановлення стандартів на якість основних товарів. Тільки після цього можна далі розширювати асортимент;
• б) встановити тісне співробітництво на всіх рівнях між товарознавцями комерційних служб і технологами виробництва, між постачальниками і оптовими покупцями;
• в) вітати спільну роботу з формування асортименту, формування якості, розробці нових товарів [8, С. 126].

Раціональна організація закупівлі означає придбання товарів:

а) з потрібної якості, в потрібній кількості, в потрібний час, у надійного постачальника, за прийнятною ціною;

Обсяг закупівлі (оптимальний розмір запасу — ГРЗ) — її рівень, при якому досягається максимальне використання складських приміщень, мінімізуються витрати зберігання запасів.

Визначення ГРЗ не має сенсу, якщо час виконання замовлення досить тривало при значному коливанні попиту і нестабільних цінах. У всіх інших випадках визначення ГРЗ призведе до зменшення витрат зберігання запасів без втрати якості обслуговування. Оптимальний розмір запасу визначається за формулою 1.2.

ГРЗ = (2 V х Р) / (С х S), (1.2).

де V — обсяг товарообігу, тис. грн.;

Р — вартість подачі одного замовлення, тис. грн.;

С — вартість одиниці продукції, тис. грн.;

S — витрати зберігання одиниці продукції на складі, тис. грн.

Існують наступні методи закупівлі товарів:

• а) прямий, який передбачає встановлення прямих зв’язків з роздрібними підприємствами;
• б) непрямий, що передбачає купівлю і продаж товарів через торгово-посередницькі операції, на основі спеціального договору з торговим посередником.