Системы управління електронним документооборотом

Міністерство Освіти Російської Федерации.

Державний Університет Управления.

Інститут Національної та Світової Экономики.

Реферат з дисципліни «Інформаційні системи економіки» на задану тему: Системи управління електронним документооборотом.

Виконала: студентка МЭС3−2.

Рєпіна Мария.

Руководитель:

Лобанова А.М.

Москва.

Введение

4 1. Системи управління документами. 5 1.1. Визначення СУД. 5 1.2. Загальні вимоги до системи документообігу. 5 1.3.Классификация СУД. 6 2. Функции і завдання системам управління документами. 16 3. Повернення інвестицій від капіталовкладень у СЭД 20 4. Проблеми організації електронного документообігу. 21 Укладання. 24 Список літератури. 26.

У основі успішного бізнесу будь-який фірми лежить правильність і своєчасність прийняття рішень керівництвом фірми, гнучке реагування на зміни ситуації над ринком чи підприємстві. Постійне зростання обсягів інформації, яка потрібна на прийняття управлінські рішення, призводить до з того що доводиться отримувати, обробляти й берегти документи у більшому кількості, ніж раніше. Традиційні методи роботи з документами стають у своїй малоефективними. З іншого боку, у сприйнятті сучасних непростих економічних умов може губитися гнучкість в реагування зміни ринку, унаслідок чого подальше зростання компанії зупиняється. Правильно організований документообіг дозволяє уникнути таких «хвороб зростання». Рішенню завдання оптимізації документообігу активно сприяє динамічний розвиток сучасних комп’ютерних і мережевих технологій. По експертним оцінкам застосування електронного документообігу сприяє зростанню продуктивність праці співробітників на 25−50%, а час обробки одного документа скорочується понад 75%. Тому неоціненну роль концепцію діяльності будь-якого підприємства грає ефективну систему управління електронним документообігом (СЭД), забезпечує безперебійну циркуляцію його бизнес-потоков.

Управлінська діяльність у Росії, як і всіх розвинених країн, здійснюється з допомогою документів, які є джерелом, результатом та організаційним інструментом цієї бурхливої діяльності. У офісі виробничого підприємства технологія роботи з документами то, можливо тісно пов’язана з технологією його основній виробничій діяльності. Вона передбачає як єдині правила документування — оформлення документів, а й єдиний порядок організації руху документів (документообігу). Відповідно до нормативними вимогами документообіг організації охоплює рух документів з їх отримання або створення до завершення виконання, відправки чи здачі в дело.

Технологія управління документообігом допускає ведення регистрационно-контрольных форм як журналів і картотек. У цьому регламентуються склад парламенту й зміст реєстрованих реквізитів документів, і навіть різноманітні форми звітності. Головною проблемою традиційної технології управління документообігом — практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації у реальному масштабі часу. Адже це вимагатиме величезних трудовитрат як на ведення докладних журналів і картотек у кожному відділенні, а й у оперативне централізоване зведення відповідної інформації. Відсутність дієвою технології управління документообігом наводить, в кінцевому підсумку, до того що, що, зазвичай, в довільний час неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, як і історія та поточний стан тієї чи іншої питання, ніж конкретно зайняті исполнители.

Якщо комп’ютерна мережу охоплює все робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з’являється можливість вільно використовувати мережу для переміщення документів і майже централізовано відстежувати хід діловодного процесу — до роботи виконавців над документами з їхньої робочих місць. Проте сьогодні відбувається парадоксальна річ: будь-яке поважає себе установа закуповує високопродуктивні персональні комп’ютери, які об'єднують у локальну корпоративну мережу, що забезпечує повну технологічну підтримку «електронного документообігу», але далі використання техніки на підготовку документа в текстовому редакторі із наступною його роздруківкою на принтері справа не идет.

1. Системи управління документами.

1.1. Визначення СУД.

Насамперед, треба дати визначення в нього якому типі програмного забезпечення йтиметься. Найповніші визначення Систем управління документами (EDMS — Electronic Document Management Systems) дає аналітична компанія IDC [2]:

" Системи управління документами (СУД) забезпечують процес створення, управління доступом створення і поширення великих обсягів документів мають у комп’ютерних мережах, і навіть забезпечують контроль над потоками документів мають у організації. Часто цих документів зберігаються у спеціальних сховищах чи ієрархії файловій системи. Типи файлів, які, зазвичай, підтримують системи СУД включають, текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо-, відеодані, і документи Web. Спільними можливостями систем СУД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпеку. «.

Історично, СУД були вертикальними додатками, розробленими для використання з’являється невеличкими групами фахівців, що працюють у територіальної близькості друг від одного з сильно структурованими документами. У світі докладання вертикального управління документами в основному впроваджувалися в областях як фармацевтичні дослідження, страхування, й інженерні розробки, промислове производство.

У середовищі сучасних розподілених підприємствах система поширення документів, вимогами з їх доступності та необхідність співпраці із нею ростуть експоненціально. Вони мають високу цінність інформаційні матеріали створюються щодня, розміщуються в глобальних мережах, поширюються у різних професійних колективах. У період Web формалізовані документи, доступна тільки фахівцям, що неспроможні більш служити сховищем корпоративних знань. У цьому мають допомогти Системи управління документами.

Отже, автоматизація діловодства (з допомогою СУД) необхідна задля забезпечення мобільності керівництва підприємством, і роботи самого предприятия.

1.2. Загальні вимоги до системи документооборота.

Сьогоднішні підприємства вимагають істинно розподіленої архітектури управління документами, тобто. такий, яка задовольняє наступним вимогам:. Функціональність і гнучкість системи.. Можливість подальшої про модернізацію й нарощування можливостей системы.

(зокрема, самостійного).. Интегрируемость коїться з іншими корпоративними системами — система документообігу неспроможна і має бути окремо від інших систем, наприклад, іноді необхідно інтегрувати систему з прикладною бухгалтерської програмою. Тоді система документообігу повинен мати відкриті інтерфейси для можливої доопрацювання й інтеграцію з іншими системами.. Можливість розподіленої віддаленій роботи і взаємодії коїться з іншими філіями — проблеми під час роботи з документами творяться у территориально-распределенных організаціях, тому архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодія розподілених мест.

Причому розподілені місця можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю і якістю каналами зв’язку. Також архітектура системи повинна підтримувати взаємодію Космосу з віддаленими користувачами. Розподілене, расширяемое управління документами призводить до різкого підвищення продуктивності роботи, посиленню загальної конкурентоспроможності організації.. Масштабованість — бажано, щоб система документообігу могла підтримувати, як п’ять, і у п’ять тисяч користувачів, і можливість системи нарощувати свою потужність визначалося лише потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такого вимоги може бути забезпечено з допомогою підтримки серверів баз даних виробництва таких компаній, як Sybase, Oracle, Informix та інших., що є на всіх можливих програмно-апаратних платформах, цим забезпечуючи найширший спектр продуктивності.. Модульність — цілком імовірно, що замовнику може знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, інколи ж спектр розв’язуваних замовником завдань менше, аніж увесь спектр завдань документообігу. Тоді очевидно, що систему документообігу має складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.. Відкритість Ефективність — забезпечення раціонального співвідношень між витратами створення і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати автоматизації документообігу; можливість запровадження широкого спектра додаткових технології підвищити рівень повернення засоби, витрачених на систему.. Слід також сказати брати до уваги загальну характеристику фірмирозробника (постачальника) системи (досвід комплексного вирішення аналогічних чи більше складних завдань, забезпечення всіх етапів обстеження підприємства, впровадження системи, навчання користувачів, супроводження і про розвитку системи, чи є фірма безпосереднім розробником системи, чи є в неї сервіс-центр, кваліфікація фахівців, територіальне розташування і др.).

1.3.Классификация СУД.

На ринку коштів електронного управління документами, умовно, виділимо п’ять категорій технологій. Слід зазначити, жодна класифікація, певне, перестав бути ідеальної. Через війну деякі продукти одночасно потрапляють у кілька категорій і мають можливість, характерні для продуктів із різних категорий.

Нижче перераховані категорії технологій СУД прикладах найвідоміших постачальників і продуктів у кожному классе:

. Системи СУД, зорієнтовані бізнес-процеси: Documentum,.

FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Зазвичай, призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків, іноді зорієнтовані використання у певної індустрії. Ці рішення, зазвичай, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами і потоками робіт, управління контентом (див. нижче) і т.д.

. Корпоративні СУД: Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell.

GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Чи забезпечують корпоративну інфраструктуру до створення, співпраці над документами та його публікації, доступну, зазвичай, всім користувачам у створенні. Основні можливості цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Проте їх характерною рисою є спосіб використання коштів і поширення. Аналогічно таким засобам як текстові редактори і електронні таблиці, корпоративні СУД є стандартним, «додатком за умовчанням «до створення і відстежуючи публікації документів мають у організації. Зазвичай, ці гроші орієнтовані на використання лише у якоїсь конкретної індустрії або заради вузько певної завдання. Вони пропонуються і впроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-який категорії пользователей.

. Системи управління контентом (від анг. content — зміст, суть):

Adobe, Excalibur.

Чи забезпечують процес відстежування створення, доступу, контролю та доставки інформації до рівня розділів документів і майже об'єктів їхнього наступного використання і компіляції. Потенційно доступність інформації над вигляді документів, а менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між приложениями.

. Системи управління образами.

Перетворять інформацію з паперових носіїв у цифровій формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використана у роботі вже у електронної форме.

. Системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus.

(Domino/Notes і Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action.

Technologies, Staffware.

Ці системи переважно розраховані забезпечення руху якихось об'єктів із заздалегідь заданим маршрутам (так звана «жорстка маршрутизація»). На кожному з етапів об'єкт не може змінюватися, тому її називають загальним словом «робота» (work). Системи подібного типу називають системами workflow — «потік робіт» (на жаль, при цьому терміна немає точної еквівалента у російському мові). До цих робіт може бути прив’язані документи, але з документи є базовим об'єктом цих систем. З допомогою таких систем то можна організувати певні роботи, котрим заздалегідь відомий і може бути прописані все этапы.

Російські системи документационного обеспечения.

|Систем|Произво|Краткое опис | |а |дитель | | |КРОН |Анкей |Систему керування документами, варта | | | |автоматизації діловодства в корпорації, має | | | |досить складну розгалужену структуру, що включає в | | | |себе кілька підприємств, що налічує понад сотню | | | |співробітників і має інтенсивний документообіг як | | | |вхідних і вихідних документів, і обмін документами | | | |між своїми підрозділами. | | | |Система КРОН надає наступний комплекс | | | |функціональних послуг: | | | |- єдину інформаційне середовище до роботи користувачів з | | | |приязною графічним інтерфейсом, що забезпечує | | | |паралельну спільну роботу різних виконавців над | | | |одним документом у своїх робочих місць, | | | |- поштову службу, для обміну повідомленнями між | | | |користувачами і в середині системи, і з зовнішніми | | | |користувачами, | | | |- контролю над місцезнаходженням документа, включаючи контроль | | | |версій і варіантів документа, | | | |- систему забезпечення конфіденційності інформації на | | | |основі формалізованої моделі розмежування прав доступу, в| | | |тому числі, електронну підпис, | | | |- інструменти до створення та проведення єдиного сховища | | | |документів, для реєстрацію ЗМІ й виконання документів, | | | |включно з системою пошуку документа, що дозволить знаходити | | | |документи, як у їх атрибутам, і за змістом. | |Кодекс|ГП |Комплекс взаємозалежних систем діловодства, банків | |: | «Центр |документів і майже корпоративних сервісів. | |Докуме|компьют|Корпоративная система «Кодекс: Документообіг» — це | |нтообо|ерных |комплекс взаємозалежних систем діловодства, банків | |рот |разрабо|документов і корпоративних сервісів, які забезпечують | | |струм «|автоматизоване вирішення завдань діловодства і | | | |документообігу органів державної влади інших | | | |організаціях. | | | |Головні характеристики системи: | | | |- готові рішення типових завдань (функцій) | | | |діловодства. | | | |Кожна з систем, входять до складу корпоративної системи, | | | |спеціалізована для реалізації типових завдань обробки | | | |документів: реєстрацію ЗМІ й контролю за рухом службової | | | |кореспонденції, реєстрацію ЗМІ й контролю розгляду | | | |звернень громадян, централізованого контролю | | | |розпорядчих документів і майже доручень та інших. | | | |- підтримка й обслуговування паперового документообігу, | | | |поступовий перехід від паперового до електронному | | | |документообороту. | | | |- модульність разом із єдиної інформаційної логікою. | | | | | | | |Обмін документами між підсистемами, централізоване | | | |ведення глобальних довідників, реалізація повсюдного | | | |доступу до баз даних із технології Internet/Intranet, | | | |розсилання повідомлень, зведень, попереджень електронній | | | |пошті. | | | |- економічність системи визначається використанням | | | |власних продуктів і технологій, орієнтиром найбільш | | | |масові програмно — технічні платформи, передусім | | | |Microsoft, невисокими витратами впровадження. | | | |Функціональні підсистеми, що входять до склад «Кодекс: | | | |Документообіг»: | | | |- «Кодекс: Службовий кореспонденція» | | | |реєстрація вхідних і вихідних документів організації | | | |(підрозділи); формування відповідного справи на | | | |основі номенклатури справ цього підрозділу, організація | | | |руху документів по виконавцям контроль їх | | | |виконання; постановка документів на централізований | | | |контроль з передачею даних в підсистему «Кодекс: Контроль | | | |виконання документів ». | | | |- «Кодекс: Контроль виконання документів» | | | |реєстрація контрольних документів, завдань, виконавців, | | | |розсилання контрольних карт по виконавцям; реєстрація | | | |переносів термінів завдань; автоматичне і ручне зняття з | | | |контролю повністю відпрацьованих контрольних документів; | | | |формування відповідного справи з урахуванням номенклатури | | | |справ цього підрозділу; автоматична перереєстрація | | | |документів під час передачі контрольних документів мають у | | | |підвідомчі підрозділи, хто з аналогічної | | | |підсистемою. | | | |- «Кодекс: Листи й громадян» | | | |введення даних про заявителях; реєстрація звернень, і питань,| | | |поставлених у яких; контроль розгляду звернень, і | | | |доручень керівника, даних у зв’язку з їх розглядом. | | | |- «Кодекс: Система підготовки документів» | | | |створення електронного повнотекстового архіву документів | | | |- «Кодекс: Система реєстрації нормативних і | | | |розпорядчих документів» | | | |реєстрація документів організації, розсилання текстів | | | |документів мають у електронному вигляді їхнього виконання, і навіть | | | |створення електронного сховища повнотекстових документів | | | |організації. | | | |- «Кодекс: Довідкова система документообігу» | | | |забезпечення доступу до баз документів за технологією | | | |Intranet/Internet і оперативне отримання інформації про | | | |документообігу з будь-якої світової віддаленого комп’ютера. | | | |- «Кодекс: Обмін документами» | | | |обмін документами між підсистемами, як у межах | | | |локальної комп’ютерну мережу, і між територіально | | | |віддаленими підсистемами. | | | |Системи реалізовані у двох варіантах — файл-серверном і | | | |клиент-серверном. | |DocsVi|Digital|Приложение до створення архівів документів, автоматизації | |sion |Design |основних діловодних процедур й бізнес процесів | |2.0 | |обробки документів мають у організації. | | «Архів| |Система DocsVision 2.0 «Архів — Діловодство «| |-Делоп| |є яке закінчила додаток, призначене | |роизво| |до створення архівів документів, автоматизації основних | |дство «| |діловодних процедур й бізнес процесів обробки | | | |документів мають у організації, включаючи: | | | |- ведення картотеки документів; | | | |- створення електронного архіву документів компанії; | | | |- ведення довідників контрагентів і працівників | | | |організації; | | | |- організацію циклів розробки узгодження документів; | | | |- організація контролю виконання документів і майже завдань; | | | |- маршрутизація документів мають у організації та поза нею; | | | |- автоматизація різноманітних процесів обробки | | | |документів; | | | |- організація процедур періодичної обробки документів і майже| | | |широкомовної розсилки документів. | | | |Ця система можна використовувати як яке закінчила | | | |рішення на впровадження в компаніях, або використовуватися в | | | |ролі прототипу розробки докладання на замовлення. | | | |Структура системи то, можливо налаштована відповідно до | | | |потребами конкретної організації. | |Сompan|InterTr|Web-ориентированная систему управління електронними | |yМedia|ust |документами. | |-Управ| |Web-ориентированная систему управління електронними | |ление | |документами. Порівняно недорога, але досить | |электр| |функціональна система варта: | |онными| |- організації корпоративного сховища документів (каталогу| |докуме| |нормативної документації, архіву документів, | |нтами | |інформаційного порталу компанії), | | | |- забезпечення процесу колективної підготовки документів, | | | |централізованого зберігання робочі документи і | | | |автоматичного оповіщення співробітників про які поступили на | | | |обробку документах, | | | |- побудови інформаційного порталу організації, тобто. | | | |єдиного інформаційного простору, у якому співробітники | | | |можуть моментально знайти цікаві для них документи і прийняти| | | |що у підготовки й узгодженні документів або залучити| | | |до цього процесу інших працівників. | | | |Система | | | |- дозволяє спростити взаємодія співробітників при | | | |спільну роботу над документами, | | | |- забезпечує надійне розмежування доступу до інформації,| | | | | | | |- містить зручну пошукову систему, | | | |- дозволяє додавати до них перехресні посилання для | | | |організації взаємозв'язку документів. | |Compan|InterTr|Система варта автоматизації документообігу з | |yMedia|ust |відстеженням руху документів мають у реальному масштабі | |-Делоп| |часу. | |роизво| |Система варта автоматизації документообігу з | |дство | |відстеженням руху документів мають у реальному масштабі | | | |часу. Система забезпечує автоматизацію наступних видів| | | |документационного забезпечення управління: | | | |- прийом, обробку та розподіл котра надходить (яка входить) | | | |кореспонденції; | | | |- підготовку, підписання, реєстрацію й розсилку що виходить | | | |кореспонденції; | | | |- підготовку, підписання, реєстрацію й відправку внутрішніх| | | |і організаційно-розпорядчих документів, і навіть | | | |контроль їхнього виконання; | | | |- організацію листування між організаціями та окремими | | | |підрозділами; | | | |- підтримку багаторічного режиму роботи. | | | |До особливостям побудови системи «СМ-Делопроизводство» | | | |ставляться: | | | |- необмежена кількість робочих місць і необмежене | | | |кількість організацій; | | | |- «наскрізне» діловодство; | | | |- 100% гарантія доставки інформації; | | | |- механізм «заміщення », тобто. можливість надання | | | |постійного чи тимчасового доступу до документів, | | | |які належать до певним співробітникам, й інших | | | |співробітників («заміщуючих»). | |Office|InterTr|Комплект призначений для автоматизації роботи секретарів | |Media-|ust |чи відділу діловодства. | |Делопр| |Комплект призначений для автоматизації роботи секретарів | |оизвод| |чи відділу діловодства і дає керівникам | |ство | |всіх рівнів можливість давати доручення з отриманим | | | |документами та контролюватиме їх виконання. | | | |Комплект «OfficeMedia — Діловодство «складається з | | | |наступних баз даних: | | | |- «Реєстрація документів» — в організацію | | | |систематичного обліку документів, контролю виконавчої| | | |дисципліни співробітників, підготовки звітів тощо. | | | |- «Бібліотека робочих документів» — на підготовку | | | |документів, їх класифікації, зберігання, контекстного пошуку| | | |інформації та преси документів. | | | |- «Узгодження» — для автоматизації розсилки документів на| | | |узгодження та контролю за процесом. | | | |- «Ознайомлення» — для автоматизації розсилки документів на| | | |ознайомлення. | | | |- «Звернення громадян» — для ведення діловодства на | | | |підставі звернень фізичних осіб. | | | |"Организационно-распорядительные документи» — для | | | |формування проектів наказів, розпоряджень, службових | | | |записок, узгодження, підпис контролю виконання. | |DOCS |Лоція |Комплекс із управління технічної документацією. Комплекс | |Open |Софт |із управління технічної документацією з урахуванням DOCS Open| | | |є інтеграційне рішення, що базується на | | | |найбільш передових розробках зарубіжних і вітчизняних | | | |компаній, що є в західних областях створення | | | |електронних архівів, технічного документообігу, | | | |управління складом вироби і проектними даними, і навіть | | | |введення інформації з паперових носіїв, зведена | | | |архітектурі клієнт-сервер. | | | |Комплекс дозволяє | | | |- перетворювати на електронну форму документи з паперових | | | |носіїв із наступною обробкою (розпізнавання текстів і| | | |т.п.), | | | |- працювати з текстовими і графічними форматами | | | |документів, і навіть використання спеціалізованих | | | |додатків до роботи з іншими форматами, | | | |- виробляти пошук документів по необмеженому числу | | | |критеріїв, контекстний пошук російською, і навіть | | | |нечіткий пошук, | | | |- використовувати будь-які засоби вільної громадської та визначеною | | | |маршрутизації із підтримкою контролю виконання; вести | | | |моніторинг робіт: повну історію роботи з документами і | | | |історію виконання завдань та виконання робіт; отримувати повну | | | |інформацію про статус документа, стані праці та | | | |задіяних виконавців, | | | |- забезпечувати надійному контролю за доступом до документів і| | | |захисту від несанкціонованого доступу. | | | |Для встановлення і візуалізації логічних перетинів поміж | | | |документами можна використовувати додатковий модуль | | | | «Наглядач », також включає можливість | | | |відображення логічного структури архіву, використовуючи механізм| | | |уявлень. | | | |Серверна частина комплексу може працюватиме, як на платформі | | | |PC, і на робочих станціях під керівництвом різних | | | |версій ОС UNIX (HP, Sun, Digital та інших.). Як клієнта| | | |використовуються різні версії Windows. Підтримується | | | |робота через Internet. Як СУБД можна використовувати| | | |одне з найбільш популярних індустріальних серверів баз | | | |даних (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL | | | |Server, Oracle) на практично будь-який програмно-апаратної | | | |платформі. | |"ГРАН-|Гранит-|Автоматизированная система документообігу і | |ДОК» |Центр |діловодства для державних підприємств і муніципальних | |для | |структур управління. | |Window| |"Гран-Док» — спеціалізована система автоматизації | |p.s | |діловодства і документообігу у державних і | | | |муніципальних структурах управління. Система призначена | | | |для автоматизації процесів роботи з документами: | | | |- обліку всіх ділові документи, збереження і роботи з | | | |текстами документів, | | | |- контролю кожного етапу розгляду та шляхи проходження | | | |документа від надходження до списання до справи, | | | |- отримання довідкової інформації документи, | | | |- аналізу документообігу. | | | |"Гран-Док — Lite» — однопользовательская версія для | | | |муніципальних структур управління, мають невеличкий обсяг | | | |документообігу. | | | |Призначена для обліку, і роботи з документами однією | | | |робоче місце. платформа Microsoft SQL. | | | |"Гран-Док» — мережна версія для державних підприємств і | | | |муніципальних структур управління з обсягом | | | |документообігу від 5000 до 30 000 документів мають у рік і | | | |кількістю користувачів від 20 до 150. | | | |"Гран-Док» — корпоративна версія («Єдина система | | | |електронного документообігу і діловодства | | | |муніципальних структур управління адміністративного | | | |округу») — єдина система електронного документообігу і | | | |діловодства адміністративного округу. | | | |Її можна зарахувати до спеціалізованим системам | | | |автоматизації діловодства і документообігу. | |Эффект|ИКК |Серія програмних продуктів для систематизації, безпечного| |-Офіс | «Гарант|хранения й ефективного пошуку документів. «Ефект Офіс «- | | |Интернэ|это серія програмних продуктів для систематизації, | | |шнл |безпечного збереження і ефективного пошуку документів. | | | | «Ефект Офіс «систему управління документами. Призначена| | | |до створення електронного архіву документації та молодіжні організації| | | |комп'ютерного документообігу підприємства. Реалізовано | | | |локальний і клиент-серверный варіанти. | | | | «Ефект Офіс «персональний архів. Спеціальна версія | | | |системи на одне користувача. | | | | «Ефект Графіка », «Ефект Графіка Плюс ». Система роботи з | | | |графічними зображеннями. | | | | «Ефект Секретар », робоче місце секретаря. | | | | «Ефект Пошта ». Система централізованого прийому, відправки | | | |та державній реєстрації електронної пошти. | |LanDoc|Ланит |Комплексна автоматизація процесів діловодства і | |p.s | |ведення архіву електронних документів. | | | |Система LanDocs варта комплексної автоматизації| | | |процесів діловодства та проведення архіву електронних | | | |документів. | | | |У систему входять: | | | |LanDocs: ДІЛОВОДСТВО. Базова система автоматизації | | | |процесів діловодства та проведення архіву електронних | | | |документів. | | | |LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ. Серверне програмне | | | |забезпечення для централізованого управління зберіганням | | | |документів (файлів документів) в електронному архіві. | | | |Взаємодіє і системи LanDocs: ДІЛОВОДСТВО. | | | |LanImage: СКАНУВАННЯ І ВІЗУАЛІЗАЦІЯ ЗОБРАЖЕНЬ. Система | | | |сканування паперових документів і майже візуалізації їх | | | |електронних образів. | | | |LanDocs: ІНТЕРНЕТ ДОСТУП. Фахова WEB-сервер. | | | |LanDocs: ПОШТОВИЙ СЕРВЕР і LanDocs: ПОШТОВИЙ КЛІЄНТ. | | | |LanDocs: ПІДСИСТЕМА БЕЗПЕКИ. Захист інформації | | | |за допомогою електронної цифрового електронного підпису і шифрування. | | | |LanDocs: МАРШРУТИЗАЦІЯ. Моделювання процесів руху | | | |документа у вигляді побудови графічних карт. | | | |Доповнює LanDocs: ДІЛОВОДСТВО. | |OPTiMA|OPTiMA |Автоматизація основних процедур сучасного | |-WorkF| |діловодства і організація документообігу. Система | |low | |OPTiMA-WorkFlow варта управління процесами | | | |створення, обробки, тиражування і збереження документів, а| | | |також і автоматизації основних процедур сучасного | | | |діловодства та молодіжні організації документообігу. | | | |Система включає у собі | | | |- графічний редактор для описи сценаріїв руху | | | |документів і майже технологічних операцій на етапах роботи з | | | |ними; | | | |- можливості контролю дотримання вимог технології | | | |роботи з документами і виконання доручень; | | | |- механізму контролю версій; | | | |- кошти на створення звітів; | | | |- можливості роботи у распределённых корпоративних мережах і| | | |індивідуальної настройки інтерфейсу робочого місця | | | |користувача. | |DIS:си|НТЦ ИРМ|Документоориентированные корпоративні інформаційні | |стемы | |системи (DIS:системы). Автоматизація документационного | | | |забезпечення управління (ДОП). Документоориентированные | | | |корпоративні інформаційні системи (DIS:системы) | | | |забезпечують підвищення ефективності управлінської | | | |діяльності у рахунок автоматизації документационного | | | |забезпечення управління (ДОП). DIS: системы гнучко | | | |настраиваемы, реалізовані в різних платформах і мають | | | |зручну модульну структуру. | | | |Сьогодні розроблено такі модулі: | | | |DIS:class — електронна канцелярія «Попелюшка» — представляє| | | |собою технологію класичного діловодства зі наскрізним| | | |контролем виконання документів і майже дозволяє | | | |автоматизувати основні функції канцелярії, загального чи | | | |організаційного відділу — реєстрацію, обробку та контроль| | | |виконання документів. | | | |DIS:library — Бібліотека — автоматизовану систему | | | |ведення бібліотек та архівів електронних документів. | | | |Дозволяє організувати бібліотеки документів по | | | |функціональному напрямку діяльності, бібліотеки | | | |інформаційних матеріалів, бланків і типових форм. Працює| | | |з текстовими, графічними, аудіоі відеоматеріалами. | | | |DIS:reception — Ділова пошта — автоматизовану систему | | | |обробки електронного листування організації. | | | |DIS:manager — Доручення — автоматизовану систему | | | |документування і виконання доручень. | | | |DIS:contact — Досьє - автоматизовану систему накопичення| | | |інформації про контактах та події, організаціях, проектах і| | | |ході їхньої виконання. | | | |DIS:writer — Підготовка документів — автоматизована | | | |система на підготовку й рішучого узгодження документів. | | | |Модулі DIS: users — Користувачі, DIS: structure — Структура | | | |і DIS: assistant — Робоча місце призначені на вирішення | | | |питань адміністрування. | |БОСС-Р|АйТи |Система електронного документообігу (на платформі Lotus | |еферен| |Notes/Domino). «БОСС-Референт «- система електронного | |т | |документообігу, програмний комплекс, розроблений на | | | |платформі Lotus Notes/Domino. «БОСС-Референт «дозволяє | | | |побудувати повноцінну систему управління діловими | | | |процесами обробки документів і майже контролю над їх | | | |виконанням і є кроком назад по дорозі побудови Системи | | | |Управління Знаннями організації. | | | |Компонентами системи є: | | | |- корпоративна система електронного документообігу; | | | |- вбудована електронна пошта; | | | |- кошти виходу зовнішні системи електронної пошти, | | | |глобальні комп’ютерні мережі. | | | |Система використовує різні бази даних із документам, | | | |подій, звітам тощо. | | | |- на підготовку, поширення і збереження внутрішньої | | | |нормативно-распорядительной інформації; | | | |- до створення і функцію контролю доручень; | | | |- для планування й оптимізації роботи у відношенні | | | |контактів із зовнішніми організаціями; | | | |- контролю договорів; | | | |- до роботи з корпоративними, економічними і | | | |політичними новинами. | | | |Для спільного обговорення різних питань у робочої | | | |групі використовується режим конференції. | |ЕВФРАТ|Cogniti|Система управління інформаційними потоками і документами | |-Докум|ve |організації. Система «ЕВФРАТ-Документооборот «дозволяє | |ентооб|Technol|построить повноцінну систему управління інформаційними | |орот |ogies |потоками і документами організації, і навіть містить весь | | | |необхідний інструментарій на шляху успішної автоматизації | | | |документообігу будь-якої компанії, незалежно від кількості | | | |і форми власності. Система розрахована працювати, як і | | | |рамках невеликого відділу, і у рамках всієї організації | | | |зі складною схемою інформаційних потоків. | | | | «ЕВФРАТ-Документооборот «відрізняється гнучкістю і простотою | | | |настройки. Поруч із готовими рішеннями пропонується | | | |повний набір інструментів на шляху успішної адаптацію | | | |особливостям будь-якої компанії. | | | |Програма | | | |- забезпечує реєстрацію, збереження і пошук документів; | | | |- працює із документами у паперовій чи електронній формі; | | | | | | | |- контролює хід виконання доручень; | | | |- формує різні журнали та звіти, має внутрішню | | | |поштову систему; | | | |- дає можливість віддаленій роботи і системи | | | |через звичайне робоче місце користувача чи через | | | | «тонкого «клієнта (MS Internet Explorer); | | | |- дає змогу провадити глухе адміністрування системи; | | | |- забезпечує безпеку роботи через Інтернет зі допомогою| | | |спеціального модуля для ідентифікації користувача. | |Евфрат|Cogniti|Предназначена в організацію документационного забезпечення| | |ve |управління. Версія «Євфрат @Soho «реалізує електронний | | |Technol|архив. Вона забезпечує введення і вишукування потрібних документів; | | |ogies |дозволяє створювати й вести електронні архіви документів | | | |найрізноманітніших типів, навіть аудіо й відео; зберігати | | | |скаченные з Internet сторінки. | | | |Версія «Євфрат Office «- це універсальна система | | | |управління документами, що дозволяє працювати з | | | |паперовими документами, і з електронними документами і | | | |формами. Система підтримує функції введення, реєстрації, | | | |перегляду, пошуку, експорту, друку документів, і навіть | | | |створення електронних архівів, звітів і забезпечення | | | |контрольно-исполнительской дисципліни. | | | |Задля більшої колективної роботи реалізована архітектура| | | | «Євфрат Client Server. | |1С-Арх|1С |Систему керування документами масштабу підприємства. | |верб | |Призначена підвищення ефективності колективної | | | |роботи з архівами електронних документів і майже | | | |контролю виконавчої дисципліни. «1С:Архив» є | | | |системою управління документами масштабу підприємства міста і | | | |призначений підвищення ефективності колективної | | | |роботи з архівами електронних документів і майже | | | |контролю виконавчої дисципліни. | | | |1С:Архив дозволяє: | | | |- організувати централізоване сховище всіх документів | | | |організації, структурувати їх за папкам-рубрикаторам і | | | |забезпечити колективний доступ співробітників як у локальної| | | |мережі, і по Інтернет; | | | |- видавати доручення, вибирати виконавців чи групи | | | |виконавців, встановлювати контрольні строки й | | | |автоматично розсилати оповіщення співробітникам про | | | |вступі нових доручень; | | | |- зберігати все версії документів і майже повернутися до будь-якої миті | | | |часу до потрібної версії чи порівняти будь-які дві версії | | | |документів; | | | |- проводити пошук як у реквізитам обліково-реєстраційної | | | |картки, і за змістом (повнотекстовий пошук) з | | | |урахуванням морфології російської; | | | |- управляти правами користувачів та викладачу встановлювати різні| | | |права доступу до папка-рубрикаторам і які мають них | | | |документам щодо різноманітних користувачів; | | | |- використовувати технологію «WebPortal «для динамічної | | | |публікації архівів документів мають у мережі Інтернет та забезпечення| | | |доступу до документів з допомогою звичайних Web браузерів для | | | |клієнтів, віддалених офісів чи співробітників, які працюють у | | | |модему. |.

Деякі системи документационного забезпечення. |Систем|Произво|Краткое опис | |а |дитель | | |DOCS |Humming|Клиент-серверное додаток до роботи з документами. | |Open |bird |Hummingbird DOCS Open — це клиент-серверное додаток на | | | |платформі Windows, що дозволяє організувати | | | |централізоване сховище даних. Містить розвинені | | | |кошти пошуку, організації співпраці, контролю | | | |версій і забезпечення безпеки. | | | |- DOCS Open дозволяє зберігати, шукати й управляти ними | | | |документами. | | | |- DOCS RM забезпечує роботи з записами, розширює | | | |можливості DOCS Open керувати життєвим циклом | | | |документів. | | | |- DOCS Routing розширює можливості співпраці | | | |користувачів, дозволяє відстежувати статус документів. | | | |- DOCS Imaging полегшує перенесення документів з паперових | | | |носіїв в електронний формат і роботу із нею. | | | | | | | |- DOCS Unplugged дозволяє працювати з документами з | | | |використанням коштів бездротового зв’язку (для ділових | | | |поїздок чи разі відсутності продукції доступу до неї). | | | |- DOCS Development Kit — объектно-ориентированная середовище для| | | |створення користувальних додатків для Hummingbird DOCS | | | |Open. | | | |- RocketLink for AutoCAD дозволяє об'єднати AutoCAD з | | | |DOCS Open до роботи з кресленнями, схемами, символами тощо.| |Panago|FileNet|Семейство програм задля забезпечення роботи з документами на | |n | |великі підприємства. Програми сімейства Panagon Content | |Conten| |Services призначені до створення, управління, | |t | |забезпечення доступності й безпеки, і навіть для | |Servic| |динамічної роботи з електронними документами. | |es | |Основні реалізовані можливості: | | | |- централізоване сховище документів забезпечує | | | |спільну роботу над документами, контроль версій | | | |документів, безпека продукції та своєчасний доступ, | | | |- легкість встановлення і підтримки роботи, | | | |- масштабованість, | | | |- вмонтований механізм задля забезпечення мінімального часу | | | |обробки запитів, | | | |- 5 рівнів безпеки, | | | |- підтримка різних користувальних інтерфейсів, | | | |- розвинені механізми пошуку, | | | |- підтримка створення й досвід роботи зі складними і складовими | | | |документами, | | | |- підтримка роботи з зовнішніми документами, | | | |- розвинені кошти адміністрування, | | | |- реплікація, | | | |- перетворення документів до різним типам даних, | | | |- підтримка додаткових фізичних коштів зберігання, | | | |коштів на обробки образів, коштів на публікації у | | | |Інтернеті. | |Liveli|Open |Група додатків на підтримку співробітництва вчених та управління| |nk |Text |знаннями. Бизнес-приложения: | | | |- Content Management | | | |Livelink дозволяє створювати об'єкти даних для збереження і | | | |використання контенту, фіксувати зміни й управляти ними | | | |кожним компонентом структури документів до | | | |параграфів і секцій, управляти взаємозв'язками документів, | | | |визначати доступність об'єктів даних, автоматизувати | | | |процес створення користувальних документів. | | | |- Records Management | | | |iRIMS від Open Text забезпечує управління життєвим циклом| | | |всіх корпоративних документів і майже інший інформацією паперової | | | |та електронної формах. Забезпечує взаємозв'язок коїться з іншими | | | |додатками з обробки інформації, інтегрується з | | | |електронною поштою і електронними системами управління | | | |документами. Разом з Livelink забезпечує пошук, | | | |спільну роботу, управління документообігом й робітниками | | | |процесами. | | | |До того ж: | | | |- Corporate Library | | | |- Customer Care | | | |- e-Catalogs | | | |- Engineering Change Mgmt. | | | |- Enterprise Collaboration | | | |- Extranets | | | |- Human Resources | | | |- Knowledge Management | | | |- Learning Management | | | |- Program Management | | | |- Quality Management | | | |- Sales and Marketing | | | |- Skills Management | |Hummin|Humming|Система управління контентом (системі управління | |gbird |bird |інформацією підприємстві). Hummingbird DM перетворює | |DM | |інформацію, що зберігається в документах, до бази знань фірми. | | | |Система дозволяє систематизувати й управляти ними | | | |корпоративними документами, забезпечує спільну роботу | | | |із нею, обробляє запити користувачів системи, і навіть| | | |забезпечує схоронність інформації. | | | |Адміністратори Hummingbird DM можуть конфіґурувати | | | |структуру контенту, і навіть налаштовувати систему, структуру | | | |сховищ документів, форми документів, імпортувати | | | |метадані, інтегрувати систему коїться з іншими додатками, | | | |удаленно і централізовано налаштовувати інтерфейси | | | |користувачів, управляти статусом документів. | | | |Також може працювати з | | | |- Hummingbird RM | | | |- Hummingbird DM Extension for AutoCAD | | | |- Hummingbird DM WorkFlow | | | |- Hummingbird Imaging | | | |- Hummingbird Web Publishing | |Micros|Microso|Платформа обмінюватись повідомленнями та молодіжні організації спільної | |oft |ft |роботи. Microsoft Exchange Server служить платформою для | |Exchan| |електронної пошти, планування роботи груп, | |ge | |співробітництва, і навіть для додатків управління | |Server| |документообігом і маршрутизації документів. | |2000 | |Microsoft Exchange 2000 Server, разом із клієнтом Microsoft| | | |Outlook 2000, забезпечує надійну, масштабируемую і | | | |зручну під управлінням інфраструктуру обміну повідомленнями і | | | |організації співпраці, що відкриває користувачам | | | |доступом до базі знань. | | | |Microsoft Exchange 2000 повністю інтегрований з | | | |операційній системою Microsoft Windows 2000 і призначено| | | |для організацій будь-якого масштабу: від невеликих організацій | | | |до найбільших територіально розподілених підприємств. | | | |Сучасна система зберігання веб-ресурсів Microsoft Web | | | |Storage System дозволяє об'єднати надійність і | | | |масштабованість Microsoft Exchange 2000 з доступністю і | | | |відкритістю Інтернету, надаючи цим як сховище| | | |знань з розвиненими можливостями, і платформу для | | | |бізнес-додатків. | | | |Сервер конференцій Exchange 2000 Conferencing Server | | | |є платформою для полнофункциональных служб | | | |інформаційних, аудіо— і відеоконференцій, що відкриває | | | |нові змогу співпраці. | |Novell|Novell |Інструмент передачі повідомлень та молодіжні організації | |GroupW| |співробітництва у середовищі one Net, і навіть для ведення | |ise 6 | |співпраці. GroupWise 6 — інструмент передачі | | | |повідомлень та організацію співпраці серед one Net, а | | | |також рішення для ведення співпраці. GroupWise 6 | | | |підвищує продуктивності праці у створенні з допомогою | | | |прискорення відповідної реакції, розширення зони співробітництва,| | | |забезпечення захищеного взаємодії з постачальниками і | | | |клієнтами, і навіть завдяки наданої | | | |адміністраторам можливості налаштовувати технології в | | | |відповідність до завданнями і бизнес-целями. | | | |Основні переваги: | | | |- підвищення ефективності і прискорення відповідної реакції | | | |співробітників (доступом до інформації та розкладам,| | | |можливість легко і швидко зв’язуватися з працівниками); | | | |- простота під управлінням завдяки інтеграцію з останніми | | | |продуктами сімейства мережевих служб Novell (єдиний каталог | | | |NDS eDirectory і Novell DirXML); | | | |- простота адміністрування системи з точки, | | | |використовуючи цієї мети веб-браузер чи бездротове | | | |пристрій; | | | |- висока масштабованість (Smart Caching — | | | |інтелектуальне кэширование — дозволяє адміністраторам | | | |підтримувати більше користувачів з допомогою одного | | | |серверу); | | | |- забезпечення конфіденційності і доступності інформації | | | |(інструменти аутентифікації, підтримка галузевих | | | |стандартів Secure Sockets Layer (SSL), Secure Multipurpose | | | |Internet Mail Extension (S/MIME) і Public Key | | | |Infrastructure (PKI), служба Novell Cluster Services, | | | |інтелектуальне резервування та своєчасне відновлення, контроль | | | |многопотоковой бази даних); | | | |- простіше взаємодія через мережу (гнучкі і | | | |інтегровані функції передачі електронних повідомлень, | | | |групове планування, календар, завдання, підтримка | | | |контактів, і управління документообігом традиційних, | | | |Webі бездротових клієнтів, засоби управління поштовими| | | |ящиками); | | | |- розширені функцій управління документообігом | | | |(управління версіями, механізми формування звітів, | | | |інструментальні засоби управління, полнотекстовое | | | |індексування і тісний інтеграція з найбільш популярними | | | |нині додатками); | | | |- підтримка Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4), | | | |Post Office Protocol 3 (POP3) та інших стандартів, і навіть | | | |Network News Transfer Protocol (NNTP) і Lightweight | | | |Directory Access Protocol (LDAP). | |Lotus |Lotus |Сучасне рішення керувати документами в | |Domino| |розподіленої середовищі. Сучасне рішення керувати | |.Doc | |документами в розподіленої середовищі. Domino. Doc грунтується на | | | |розподіленої Web-архитектуре. Domino. Doc є | | | |складовою пакета програм IBM керувати | | | |документами масштабу підприємства (IBM Enterprise Document| | | |Management Suite — EDMSuite). | | | |Oсновные властивості і переваги: | | | |- всі функції керувати документами (реєстрація | | | |вхідних і вихідних документів, збереження версій | | | |документів, створення профілів документів, интуитивная | | | |ієрархія контейнерів, повномасштабні кошти текстового | | | |пошуку істини та отримання, роботу з аудіоі | | | |видеоданными, графічними образами тощо.); | | | |- безпека продукції та устойчивость (средства захисту та шифрування | | | |промислового рівня, кошти ідентифікації користувачів,| | | |кошти RSA і SSL); | | | |- простота установки (установка відразу після поставки, | | | |негайне створення зручною та екологічно безпечній робочої середовища, | | | |визначення групи, простий і зрозумілий користувальницький | | | |інтерфейс); | | | |- масштабирование (для розподіленого підприємства, | | | |підтримка технологій Інтернет, інтранет, экстранет, і навіть| | | |мобільних і відключених користувачів з допомогою | | | |реплікації); | | | |- відкритість і розширюваність (можливість роботи з | | | |Web-браузерами, клієнтами Notes і додатками Windows, | | | |сумісність зі стандартом ODMA). | |Docume|Documen|Система управління документами. Автоматизація | |ntum |tum |документообігу і типових бізнес-процесів для підприємства.| |4i / |(Дистри|Система управління документами серії Documentum 4i | |Управл|бьютер |дозволяє вирішувати широкий, спектр завдань автоматизації | |ение |- |документообігу для підприємства, що з діяльністю | |докуме|компани|различных підрозділів, і навіть автоматизувати типові | |нтами |я |бізнес-процеси. | |і |Докумен|Система | |процес|тум |- забезпечує повний набір функцій керувати | |самі |Сервиси|документами і процесами їх опрацювання; | |їх |із) |- повністю забезпечує можливість подальшого зростання | |обрабо| |системи, неможливо обмежуючи його за масштабируемости; | |тчи | |- то, можливо інтегрована коїться з іншими бізнес-додатками, | | | |автоматизирующими основну діяльність функціональних | | | |підрозділів підприємства: ERP, CRM, CAD/CAM/PDM-системами,| | | |САПР тощо. |.

2.Функции і завдання системам управління документами.

Визначимо той необхідний рівень функціональних можливостей, якому має відповідати сучасну систему автоматизації діловодства. Будь-яка система повинна підтримувати повний життєвий цикл документа в організації - з його первинної реєстрації до списання в дело.

Життєвий цикл документа [6] і двох основних стадій: 1. Стадія розробки документа, яка може охоплювати: власне розробку змісту документа; оформлення документа; твердження документа.

У разі якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважається неопублікованих, і право на документ визначаються правами доступу конкретного користувача. 2. Стадія опублікованого документа, яка може включать:

. активний доступ; архівний документ: короткострокового зберігання; довгострокового хранения;

. знищення документа. Коли документ переходить другу стадію, його вважають опублікованим, тоді права на документ залишаються лише — доступ для читання. Як приклад опублікованого документа можна навести шаблон стандартного бланка предприятия.

Організація роботи сучасного офісу передбачає оперативне інформаційне обслуговування. Терміни добору всіх документів по запитаному керівництвом питання нічого не винні перевищувати кількох годин. У той самий час чимало документів (доповідні, аналітичні записки, звіти, стенограми засідань тощо.) містять інформацію про безліч питань, не отражённых в заголовках. Тому оперативну та якнайповнішу добірку можна отримати, лише використовуючи комп’ютерний пошук з текстів документів мають у електронній формі. І тому в СУД передбачено організацію електронного архіву, тобто., простими словами, зайве у сховище, шукати справа, заповнювати лист-заместитель, за необхідності - виготовляти копію документів, при повернення справи — здійснювати полистный перегляд, розкладку місце й т.п. — все процедури автоматизируются.

Електронний архів підприємства — це комплекс програмного і апаратного забезпечення, готовий до рішення наступних задач:

. Організація зберігання електронних документів. Необхідно забезпечувати зберігання довільного кількості електронних документів на різноманітних носіях. Носії електронних документів характеризуються двома основними параметрами, вартістю зберігання одного мегабайта інформації та швидкістю доступу до інформації. І ці два параметра назад пропорційні одна одній — залежно від розв’язуваних завдань, необхідно знаходити оптимальне відповідність й вибирати нам певний носій інформації. На вибір носія впливає термін зберігання інформації. Іноді для низки завдань необхідно створити систему зберігання, що складається з різнотипних носіїв. Наприклад, для оперативного доступу потрібно застосування високошвидкісних жорстких дисків, а архівного зберігання досить роботизированных бібліотек оптичних дисков.

Для таких систем зберігання потрібно вирішувати завдання не лише співпраці даних носіїв інформації, а й забезпечувати міграцію документів між носіями. Ця міграція може здійснюватися або шляхом настройки системи адміністратором (наприклад, після закінчення 90 днів із дня створення документа він має автоматично переміститися на повільніший і дешевий носій інформації), або автоматично в залежність від частоти звернення користувачів до того що чи іншому документу.

. Організація обліку паперових і микрографических документів. Архівна система крім роботи з електронними документами повинна враховувати паперові і микрографические документи — система мала зберегти лише електронний картку на документ такого типу і підтримувати контроль стандартних архівних операцій: видача документа, повернення документи й т. п.

. Організація пошуку документів. Поруч із організацією зберігання документів необхідно їх швидко і ефективно шукати. Якщо з швидкістю пошуку усе ясно, то тут для пояснення поняття ефективності пошуку коротко розглянемо моделі пошуку. Існує дві підходи до пошуку документів. Перший підхід у тому, у процесі пошуку шукається документ, який точно існує у системі, і завдання у цьому, щоб процес пошуку звівся до пошуку необхідного документа чи документів. Такий підхід застосовується в 90% всіх випадків пошуку. Другий підхід у тому, що шукаються всі документи по цікавого для питання. І тому підходу притаманні такі поняття, як повнота — відповідність між знайденими документами по даному запиту і дійсному списку документів і майже шум — відповідність документів, відповідальних запиту й аналізу документів, нерелевантных ему.

. Підтримка захисту документів від несанкціонованого доступу та принципи аудиту роботи. Архівна система повинен мати захист лише на рівні документа — кожен документ повинен мати асоційований з нею список користувачів, котрі мають здійснювати з нею певні операції. Як правило, визначаються такі види доступу [3] (набір повноважень залежить від конкретної СУД): повний контроль над документом; право редагувати, але з знищувати документ; право створювати нові версії документа, але з редагувати його; право анотувати документ, але з редагувати і створювати нові версії; право читати документ, але з редагувати; право доступу до картці, але до вмісту документа; повну відсутність прав доступу до документу;

. Підтримка перегляду документів без завантаження додатків, що породжують документ. Архівна система повинна підтримувати спеціальні програми перегляду, які дозволяють одержати доступом до документів різноманітних форматів без завантаження ресурсоёмких приложений.

. Підтримка аннотирования документа. Іноді задля забезпечення колективної роботи з документом необхідно дозволяти наносити коментарі на документ, не змінюючи його основного змісту. Коментарі (знаки, текст, кольорові позначки) зберігаються у шарах, які можна прив’язані до імені автора, який створив ці комментарии.

. Підтримка колективної роботи з документом. Виражається підтримка цілісності документів, цього мають реалізуватися бібліотечні функції виписки і повернення документів на/c редагування, що запобігає одночасне редагування одного документа кількома користувачами, усуваючи цим можливим конфліктам. Щоб дозволити у межах одного документа, працювати, одночасно, кільком користувачам, вводиться поняття версії і підверсії документа — один документ може містити кілька, а кожна версія — кілька подверсий. З іншого боку, у межах одного документи й однієї версії (підверсії) документа може існувати кілька уявлень документів (у різних форматах).

. Підтримка складових документів. Кожен документ може становити собою сукупність інших документів. Такий документ називається складеного чи контейнера, а діловодстві такого документа носить назва «справа », за своїми характеристиками він аналогічний простому документу.

Документи можуть бути в складовою документ з допомогою кількох типів зв’язків. Ці зв’язку визначають, які версії об'єднують у контейнер, наприклад, остання по дати, остання відредагована, старша версією і т. п. Ці зв’язку визначають, як здійснюватиметься складання документа в складовою документ. Для складових документів має існувати додаток, що буде здійснювати остаточну складання такого документа.

. Підтримка поширення опублікованих документів. Щойно документ публікується його іноді необхідно поширювати. Це відбувається двома основними шляхами, або системою електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервере.

Крім базових архівних завдань існує низка прикордонних функцій, що з документами різних типів (електронних, паперових, микрографических) і переведенням їх із одного типу на другий. Ця проблема підрозділяється на дві основні класса.

. Персональний введення паперових документів. Введення невеликої кількості різнотипних паперових документів здійснюється з допомогою планшетних чи персональних сканерів. Після операції сканування документ вручну індексується шляхом заповнення картки документа.

. Масовий (потоковий) введення паперових документів. Основне відмінність від попередньої у тому, що обробляється дуже багато однотипних документів. Для прикладу додатків даної технології у конкретних предметних областях можна навести: систему введення і збереження платіжних доручень у банку, систему обробки анкет опитування населення, систему обробки результатів голосования.

При реалізації технології масового введення документів так можна трактувати дві основні класу задач.

Завдання вилучення даних із паперових документів. Наприклад, є форма з результатами опитування населення. Необхідно запровадити дуже багато анкет, отримати від них дані і завантажити в деяку базу. І тут нас цікавлять лише витягнуті структуровані дані, а чи не самі зображення документов.

Завдання вилучення даних із паперових документів зі збереженням зображення документа. Якщо ви хоч обробляєте не форму з опитуваннями населення, а платіжне доручення клієнта, то можна буде після вилучення даних зберегти зображення документа у тому випадку, коли знадобиться аналіз вихідного документа.

При організації систем документообігу однією з основних складових є системи маршрутизації і виконання, які оперують документами, хранящимися в архиве.

. Вільна маршрутизація. Виділяється дві основні типів маршрутів документів. Послідовна маршрутизація — документ послідовно проходить одного виконавця одним. Передача документа від однієї користувача до іншого може статися після закінчення контрольного часу, або після роботи них. Паралельна маршрутизація — документ одночасно надходить всім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли той або всі користувачі завершать роботи з документом.

. Системи електронної пошти. Мінімальною достатньої системою, які забезпечують маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка проводить паралельне поширення документів (маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизируемый документ повертається у початок маршруту, наприклад до ініціатору, а котрий розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення). З допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документов.

• Вільна маршрутизація документів з контролем виконання. Під контролем виконання розуміється наступна функциональность:

Контроль доставки завдання — ініціатору видається з’явилася інформація, що його завдання досягло місця призначення (исполнителя).

Контроль прочитання завдання — ініціатору видається з’явилася інформація, що з його завданням ознайомилися співробітники, котрим це завдання було предназначено.

Контроль виконання — ініціатору видається з’явилася інформація, що завдання выполнено.

Моніторинг завдання — ініціатор може подивитися, хто й що зараз робить з його заданием.

Оповіщення щодо порушення термінів виконання — система документообігу може сповістити ініціатора у тому, що надіслане їм завдання просрочено конкретним сотрудником.

Історія виконання заданий.

Контроль якості виконання — означає, що, якщо користувач каже у тому, що завдання виконано, це ще означає, що справді виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити чи немає исполнение.

Інформація може видаватися як зміни статусу завдання вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання сформованого системою ініціатору або з допомогою повідомлення електронній почте.

. Маршрутизація документів за заздалегідь визначеними маршрутам з контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути може бути більш складними, ніж прості послідовні чи паралельні: комбіновані з послідовних і паралельних елементів; умовні, з переходами залежно стану тих чи інших змінних маршрутов.

Такі маршрути стають складними їхнього завдання «на льоту », у цьому випадку використовується спеціалізований графічний редактор, дозволяє створити маршрут. Ініціатор викликає створений і іменований маршрут і прикріплює щодо нього документи — ініціює його. Система маршрутизації мусить бути інтегрована з архівної системою, і реальні докладання до роботи з документами неможливо знайти засновані лише з файловою системі. І ось. Будь-який процес маршрутизації документів — рух одного документа, а чи не безлічі його копій, як в системах електронної пошти. Посилати один документ необхідно як з міркувань економії простору, а й у основному задля підтримання її цілісності - у процесі маршрутизації багато користувачі намагаються вносити зміни у документ.

Розглянуті можливості і функції забезпечують побудова будь-якої приватної системи документообігу будь-якою підприємстві будь-який предметної області. Природно, для побудови приватного рішення можна обмежувати функціонал системи залежно від пропонованих замовником требований.

3. Повернення інвестицій від капіталовкладень у СЭД.

Підприємства можуть одержати від запровадження СЭД тактичні і стратегічні преимущества.

Тактичні переваги пов’язані, переважно, з зменшенням витрат різних видів. Вони дуже легко визначаються і виражаються у чисельної формі (наприклад, з урахуванням підрахунку того, скільки прибрати шаф для зберігання документів і майже яка корисна площа цьому буде звільнена, скільки серверів, у яких часто зберігається гострі суперечки одним і тієї ж документів, можна використовувати з метою та інших.). Отже, до тактичним ставляться такі типи переваг: Фізичне звільнення місця. Зменшення витрат за копіювання і поставив печатку. Зменшення витрат на доставку інформацією паперовому вигляді. Зменшення витрат за ресурси (люди й устаткування). Загальне збільшення продуктивність праці: швидше виконання робіт, збільшення його обсягу й кількості, підвищення якості робіт з данными/записями (документами, мають юридичні зобов’язання), можливість виконання нових типів робіт і др.

При розрахунку повернути інвестиції в СЭД (внаслідок тактичних переваг) можна використовувати дані Siemens Business Services: 30% часу робочих груп витрачається шукати й узгодження документів. 6% документів безповоротно губляться. Кожен внутрішній документ копіюється до 20 раз. На 20−25% зростає продуктивності праці персоналу під час використання електронного документообігу. Вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче, ніж бумажных.

До стратегічним ставляться переваги, пов’язані з оптимізацією ключових бізнес-процесів підприємства. за рахунок цієї оптимізації зростає оборот чи прибутки (у комерційних банках структурах), і навіть підвищується якість роботи, обслуговування і відповідальність рішень (в держструктурах). Дані переваги кількісно виміряти вже складніше внаслідок їх слабкої формализуемости. Самі стратегічні переваги можна розділити на 2 великі групи. Середній рівень складності СЭД: Вища доступність інформації. Підвищення якості обслуговування клієнтів, швидкості реагування з їхньої запити. Підвищення контрольованості бізнес-процесів. Полегшення проведення аудиторських перевірок. Підвищення якості продуктов/услуг (гарантійного обслуговування). Зростання фінансових оборотів. Високий рівень складності СЭД: Підвищення оперативності і забезпечення якості прийняття рішень. Посилення ступеня контролем із боку керівництва. Забезпечення відповідності роботи підприємства чинному законодавству і нормативно-правових актів. Прискорення виведення ринок нових продуктів та надання послуг. Поліпшення морального клімату і рівня задоволеності співробітників своїм трудом.

. Більше широкий набір запропонованих продуктов/услуг.

4. Проблеми організації електронного документооборота.

Далі наведено проблеми і завдання, що у більшості випадків у впровадженні автоматизованих системам управління підприємством, і рекомендації з вирішення. Відсутність постановки завдання менеджменту на предприятии.

Напевно, цей пункт є найвагомішим і складнішим. Він є глобальнішим і включає у собі як методології управління, але також філософські і психологічні аспекти. Річ у тім, більшість керівників управляють своїм підприємством, лише виходячи зі свого досвіду, своєї інтуїції, свого бачення і дуже неструктурированных даних про його стані людини і динаміці. Зазвичай, якщо керівника попросити описати в певному виді описати структуру діяльності свого підприємства чи набір положень, з що їх приймає управлінські рішення, справа досить швидко заходить в тупик.

Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником якого, впливає, як і успіх діяльності підприємства у цілому, і на успіх проекту автоматизації. Наприклад, марна справа займатися впровадженням автоматизованої системыбюджетирования, якщо саме бюджетування не поставлено для підприємства належним чином, як певний послідовний процесс.

На жаль, нинішній той час у Росії остаточно не склався національний підхід до менеджменту, й на даний момент російське управління є гримучу суміш із теорії західного менеджменту (яка багато в чому є адекватної існуючої ситуації) і советскоросійського досвіду, який, хоч і багато в чому гармоніює зі спільними життєвим принципом, але вже відповідає більш жорстких вимог ринкової конкуренции.

Тому, перше, що необхідно зробити, щоб проект впровадження автоматизованої системи управління підприємством завершився перемогою — максимально формалізувати всі ті контури управління, які власне, планується автоматизувати. Найчастіше, реалізації цього неможливо без залучення професійних консультантів, але з досвіду, видатки консультантів просто більше не порівняти з збитками від проваленого проекту автоматизации.

Необходимость в часткової реорганізація структури та діяльності підприємства у впровадженні автоматизованої системи управління предприятием.

Перш ніж братися до впровадженню автоматизованої системи управління для підприємства зазвичай необхідно зробити часткову реорганізацію його структури та технологій ведення бізнесу. Тому, однією з найважливіших етапів проекту впровадження, є цілковите і достовірне обстеження підприємства переважають у всіх аспектах своєї діяльності. За підсумками укладання, отриманого в результаті обстеження, будується все подальше схема побудови корпоративної інформаційної системи. Безсумнівно, можна автоматизувати все, про принципу «є «, проте, цього варто робити за низкою причин. Річ у тім, у результаті обстеження зазвичай фіксується дуже багато місць виникнення необгрунтованих додаткових витрат, і навіть суперечностей у організаційну структуру, усунення яких дозволило б зменшити виробничі і логістичні витрати, і навіть істотно скоротити час виконання різних етапів основних бізнеспроцесів. Під терміном реорганізація я не маю у вигляді реинжиниринг в його класичному західному розумінні, з повним перебудовою всієї внутрішньогосподарської і комерційної діяльності. Реорганізація то, можливо проведена у низці локальних точок, де об'єктивно необхідна, що ні потягне у себе суттєвий спад активності поточної комерційної деятельности.

Необходимость у зміні технології роботи з туристичною інформацією, і принципів ведення бизнеса.

Ефективно побудована інформаційна система коштує неспроможна не внести змін — у існуючу технологію планування бюджетування і місцевого контролю, і навіть управління бизнес-процессами.

По-перше, серед найважливіших керівникові особливостей корпоративної інформаційної системи, є модулі управлінського обліку і фінансового контроллинга. Тепер кожне функціональне підрозділ можна визначити як центр фінансового обліку, з певним рівнем фінансової відповідальності її керівника. Це своє чергу підвищує відповідальність кожного з цих керівників, і дає в руки вищими менеджерами ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетов.

За наявності автоматизованої системи управління підприємством, керівник здатний отримувати актуальну і достовірну інформацію про зрізах діяльності компанії, без тимчасових затримок і зайвих передатних ланок. З іншого боку, інформація подається керівнику в зручному вигляді «з аркуша «за відсутності людських чинників, що потенційно можуть упереджено чи суб'єктивно трактувати інформацію під час передачі. Проте справедливо було б уголос зауважити, деякі керівники не звикли приймати управлінські рішення з інформацією чистому вигляді, якщо до неї не докладено думка людини, що її доставив. Такий їхній підхід у принципі має право життя й за наявності автоматизованої системи управління підприємством, проте часто він негативно віддзеркалюється в об'єктивності менеджмента.

Впровадження автоматизованої системи управління підприємством вносить істотних змін у управління бизнес-процессами. Кожен документ, відображає в інформаційному полі протягом чи завершення тієї чи іншої наскрізного бізнес-процесу, в інтегрованої системі створюється автоматично, виходячи з первинного документа, відкрив процес. Співробітники, відповідальні цей бизнес-процесс лише контролюють і за необхідності, вносять зміни у позиції побудованих системою документів. Наприклад, замовник розмістив замовлення продукцію, що має бути виконаний до якогось числу місяці. Замовлення вводять у систему, на підставі його системою автоматично створюється рахунок (з урахуванням існуючих алгоритмів ціноутворення), рахунок пересилається замовнику, а замовлення направляють у виробничий модуль, де відбувається разузлование замовленого виду своєї продукції окремі комплектуючі. За підсумками списку комплектуючих в модулі закупівель системою створюються замовлення їх закупівлю, а виробничий модуль відповідним чином оптимізує виробничу програму, щоб замовлення було виконаний точно до певного терміну. Природно, у житті можливі різні варіанти неустранимых зривів поставок комплектуючих, поломки устаткування й т.д., тому кожен етап виконання замовлення повинен суворо контролюватися відповідальних нього колом співробітників, які, у разі потреби, мусимо створити управлінське вплив на систему, щоб уникнути небажаних наслідків або зменшити их.

Марно думати, що працювати у наявності автоматизованої системи управління підприємством стане простіше. Навпаки, значне зменшення паперової тяганини прискорює процес і підвищує якість обробки замовлень, піднімає конкурентоспроможність і рентабельність підприємства у цілому, проте це вимагатиме більшої зібраності, компетенції і персональної відповідальності виконавців. Можливо, що нинішня виробничої бази нічого очікувати справлятися з новими потоком замовлень, й у неї потрібно вноситиме організаційні і технологічні реформи, що згодом позитивно позначаться процвітанні предприятия.

Сопротивление співробітників предприятия.

При впровадженні автоматизованих системам управління підприємством в вона найчастіше виникає активне опір співробітників на місцях, що є серйозною перешкодою для консультантів і геть здатне зірвати або значно затягти проект впровадження. Це викликано кількома людськими чинниками: звичайним страхом, перед нововведеннями, консерватизмом (наприклад, комірнику, пропрацював 30 років із паперової картотекою, зазвичай психологічно важко пересаджуватися за комп’ютер), страх втратити роботу чи втратити свою незамінність, страх істотно дедалі більшого відповідальності за дії. Керівники підприємства, що ухвалили рішення автоматизувати свій бізнес, в випадках повинні всіляко сприяти відповідальної групі фахівців, проводить впровадження автоматизованої системи управління підприємством, вести роз’яснювальну роботи з кадрами, та, крім того: Створити співробітники всіх рівнів твердий відчуття неминучості внедрения;

Наделить керівника проекту впровадження достатніми повноваженнями, оскільки опір іноді (часто підсвідомо, чи внаслідок невиправданих амбіцій) виникає на рівні топ-менеджерів; Завжди підкріплювати все організаційні рішення щодо впровадження виданням відповідних наказів і письмових распоряжений.

Временное збільшення навантаження на співробітників у впровадженні системи управління предприятием.

На деяких етапах проекту впровадження тимчасово зростає навантаження працівників підприємства. Це з тим, крім виконання звичайних робочих обов’язків, співробітникам необхідно освоювати нові знання і набутий технології. Під час проведення досвідченої експлуатації і за перехід до промислової експлуатації системи протягом певного часу доводиться вести справи, як й у новій системі, і продовжувати ведення їх традиційними способами (підтримувати паперовий документообіг і ті системи). У зв’язку з цим, окремі етапи проекту впровадження системи можуть затягуватися під виглядом те, що співробітники й дуже вистачає термінової роботи з прямому призначенню, а освоєння системи є другорядним і відволікаючим заняттям. У разі керівнику підприємства, крім ведення роз’яснювальної роботи з що ухиляються від освоєння нових технологій співробітниками необхідно: Підвищити рівень мотивації співробітників до освоєння системи у вигляді заохочень і подяк; Прийняти організаційні заходи до зменшення терміну паралельного ведення дел.

Формирование кваліфікованої групи вживлення і супроводу системи, керівника группы.

Впровадження більшості визначних систем автоматизації управління підприємством проводиться у разі наступній технології: для підприємства формується невеличка (3−6 людина) робочу групу, що проходить максимально повне навчання працювати з системою, потім з цього групу лягає значної частини роботи з впровадження системи та подальшому її супроводу. Застосування такої технології викликано двома чинниками: уперших, тим, що це підприємство зазвичай зацікавлений у тому, аби в неї під рукою були фахівці, що потенційно можуть оперативно вирішувати більшість робочих питань при настроюванні і експлуатації системи, а по-друге, своїх співробітників і їх використання, завжди значно дешевше від аутсорсингу. Отже, формування сильної робочої групи є запорукою успішної реалізації проекту внедрения.

Особливо важливим питанням є вибір керівника такий групи і адміністратора системи. Керівник, крім знань базових комп’ютерних технологій, повинен мати глибокі знання у сфері ведення бізнесу і управління. У практиці великих західних компаній така людина займає посаду CIO (Chief Information Officer) що зазвичай є другої і покладають в ієрархії керівництва компанії. У виконанні вітчизняної практиці, у впровадженні систем такої ролі, зазвичай, грає начальник відділу АСУ чи аналогічного. Основними правилами організації робочої групи є такі принципы:

6. Фахівців робочої групи необхідно призначати з урахуванням таких вимог: знання сучасних комп’ютерних технологій (і бажання освоювати їх надалі), комунікабельність, відповідальність, дисциплинированность.

7. З особливою відповідальністю слід підходитимемо вибору та призначення адміністратора системи, тому що йому буде доступна практично вся корпоративна информация;

8. Можливе звільнення фахівців із групи запровадження у процесі проекту може вкрай негативно позначитися з його результатах. Тому члени групи слід вибирати з відданих і надійних співробітників та спробу виробити систему підтримки цієї відданості протягом усього проекта;

9. Після визначення співробітників, які входять у групу впровадження, керівник проекту має чітко розписати коло розв’язуваних кожним із них завдань, форми планів і звітів, і навіть довжину звітний період. У найкращому разі, звітним періодом може бути один день.

Заключение

.

Проблеми управління потоками документів актуальні нічого для будь-якого підприємства. Але особливу гостроту ці проблеми набувають під час переходу налаштувалася на нові комп’ютерні технології проектування, конструювання і підготовки виробництва, коли звичні паперові документи замінюються электронными.

Нині наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства і документообігу говорить про добробуті закладу і його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість у максимально успішне виконання дорученого дела.

Автоматизована система представляє можливість виконувати оперативний і досить ефективний обміну інформацією між всіма ділянками виробничого процесу, дозволяє скоротити час, необхідну на підготовку конкретних завдань, виключити можливих появ помилок підготовки отчётной документации.

Впровадження автоматизованої системи забезпечить зручність у роботі, раціональну організацію виробництва та зниження психологічних навантажень. Також знизяться фізіологічні навантаження, т.к. із застосуванням відповідного програмного забезпечення час, витрачене з цього роботу, істотно зменшиться. Це позитивно позначиться на працездатність працівника, т.к. призведе до зменшення кількості оброблюваної інформації, і навіть у персоналу з’явиться додаткового часу для аналізу і вжиття управлінських решений.

Впровадження автоматизованої системи управління підприємством, як і будь-яке серйозне перетворення для підприємства, є і часто болючим процесом. Проте, певні проблеми були, які під час впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Завчасне вивчення них і підготовка до них значно полегшують процес вживлення і підвищують ефективність використання системы.

Всі перелічені завдання, що у процесі побудови інформаційної системи, та їх рішення є поширеними і, природно, підприємство має власну унікальну організаційну специфіку, і за впровадженні автоматизованої системи управління підприємством можуть бути різні нюанси, які прагнуть додаткового розгляду й пошуку методів розв’язання. Основні висновки: Перш ніж, як здійснювати проект впровадження максимально необхідно формалізувати цієї мети; Обов’язково проводити стадію предпроектного аналізу. Залучити професійних консультантів задля обстеження підприємства міста і постановки завдань менеджменту (витрати неодмінно окупляться); Необхідно старанно підходитимемо вибору програмного забезпечення для побудови корпоративної інформаційної системи, оскільки помилки дорого обходяться. Подивитися якнайбільше систем, і подивитися їх «живцем », а за маркетинговим матеріалам розробників. Розробляти систему силами своїх програмістів дасть бажаного результату. Готові системи розробляються спеціалізованими колективами уже багато років і мають реальну собівартість значно вищий продажною ціни — відомий парадокс характерний програмних і інтелектуальних продуктів; Можна встановити високий пріоритет процесу впровадження системи, серед інших організаційних і численних комерційних процесів і наділити високими повноваженнями керівника проекту; Створити серед усіх працівників підприємства атмосферу невідворотності вживлення і постаратися організаційними заходами підвищити темп освоєння нових технологій; Впровадження автоматизованої системи управління підприємством як ремонт — його неможливо закінчити, можна лише припинити. Отож впровадження, по суті, будь-коли закінчиться, система повинна постійно вдосконалюватися в процесі своєї промислової експлуатації разом із прогресом інформаційних технологій і методологій управління діяльністю вашого предприятия.

1. Пахчанян А. Огляд систем електронного документообігу // Директор інформаційної служби. — 2001. № 2.

2. Системи електронного управління документами: огляд, класифікація і - оцінка повернення від запровадження — internet.

3. Корнєєв И. К. Організація технологій офісної діяльності: Монографія /.

ГУУ. — М., 2001. — 204 с.

4. Кузнєцов З. Л. Вибір і дослідне впровадження системи електронного архива.

// Секретарское справа — 2001. № 3.

5. Баласанян У. Концепція автоматизації вітчизняного документооборота.

// Відкриті системи — 1997. № 1.

6. Гавердовский А. Концепція побудови систем автоматизації документообігу // Відкриті системи — 1997. № 1.

7. Страстенко У. У. НТЦ ИРМ. Навіщо потрібна автоматизація діловодства. -internet.

8. Електронний документообіг: міф чи реальність? // eRussia Форум. -.

9. internet Електронний документообіг — Системи документационного забезпечення управління. 10. internet — Автоматизовані системи управління підприємством. 11. internet — Центр Комп’ютерних технологій: Систему керування електронним документообігом N-System. 12. http.//internet — Електронні офісні системи — Системи документационного обеспечения.

———————————- [pic].