Документні потоки та масиви в системі соціальної комунікації

Курсова робота з навчальної дисципліни «Документознавство»

на тему Документні потоки та масиви в системі соціальної комунікації

ВСТУП Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами не можливі інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, спадкоємність суспільних відносин, збагачення соціальної пам’яті, нові досягнення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезу доводять, що соціальна комунікація — це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу будь-якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація — процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

Актуальність теми зумовлюється тим, що документні комунікації дедалі помітніше характеризують суть невпинної глобалізації, котра охоплює сферу політики, торгівлі, промисловості, масової культури тощо. Соціальні документно-комунікаційні системи впливають на сучасний стан суспільства та зміни в ньому в цілому. Найбільш вагомим на нашу думку є саме документні ресурси (документні потоки та масиви) в цій системі, адже документи одним з найважливіших елементів функціонування як соціальної комунікації, так і її підсистеми — документної. Тому вивчення документних потоків та масивів в системі соціальної (а саме — документної, як її складової) комунікації є дуже важливим на сучасному етапі.

Над питанням дослідження соціальної документно-комунікаційної системи працювали такі відомі науковці як Ю. М. Столяров, А. В. Соколов, А. А. Солянник, Н.Б. Зиновьєва. Великий внесок в розроблення цієї проблеми внесли Н. М. Кушнаренко, Г. М. Швецова-Водка.

Вагомий внесок у дослідження питань документних потоків та масивів А. А. Соляник, Ю. Н. Столяров, Н. М. Кушнаренко, О. Політова, Г. О. Гуцал, В. Сочинська, В. М. Шейко, Л.І. Демчика та інші.

Питання документних потоків та масивів є достатньо висвітлене у роботах сучасних науковців. Найбільш повно та досконало це питання розкрито науковцем А. А. Соляник.

Об'єктом дослідження є система соціальної (а саме — документної як її складової) комунікації.

Предметом курсової роботи виступають документні потоки та масиви в документно-комунікаційній системі - підсистемі соціальної комунікації.

Мета нашої роботи полягає у визначення особливого місця документних потоків і масивів в системі документної комунікації.

Окреслені об'єкт, предмет та мета вимагають реалізації наступних завдань:

— дослідити стан розробки проблематики даної теми;

— визначити методи дослідження;

— уточнити основні поняття даної роботи;

— охарактеризувати документно-комунікаційну систему як складову процесів соціальної комунікації;

— визначити ознаки, властивості, параметри та функції документних потоків та масивів;

— визначити місце і функції документних потоків та масивів в системі документної комунікації;

Гіпотезою даної курсової роботи є спільність ознак документних потоків та масивів.

РОЗДІЛ 1. МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ

1.1 Стан розробки проблематики документних потоків та масивів в системі документної комунікації

Ми живемо в світі комунікації, 70 відсотків свого часу людина витрачає на комунікацію. Без ефективного ведення комунікації зупинилося б багато виробничих процесів.

З огляду на це можемо констатувати, що комунікація є процесом передачі інформації між суб'єктами соціальної сфери суспільства. У нашому випадку розглядається та інформація, яка передається за допомогою матеріальних носіїв — документів, які в своїй сукупності становлять документні потоки та масиви.

Основною умовою існування та розвитку суспільства є документно-комунікативна діяльність. З розвитком суспільного прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів. Дослідження особливостей документних масивів як динамічної багатофункціональної системи, спрямованої на задоволення комунікаційних потреб суспільства, дозволяє визначити основні фактори оптимізації їх функціонування. Так, подальший розвиток документно-комунікаційної сфери неможливий без інформаційної техніки та технологій, на впровадження яких та удосконалення засобів документування і розповсюдження інформації й націлені тематичні науково-дослідні роботи.

В основі інформаційних та управлінських процесів лежить проблема раціонального функціонування документно-комунікаційної системи. Для її усунення потрібні знання про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документних потоків та масивів. Ефективність розвитку документальних комунікацій значною мірою також залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують документні масиви.

Актуальній проблемі організації та модифікації документних та інформаційних ресурсів приділялася увага у роботах таких відомих фахівців документної справи як Дж. Солтон, Л. Й. Костенко, А. А. Соляник, В.І. Терешин, Н. М. Кушнаренко та інші. Особливу увагу приділено значенню ефективного функціонування документних комунікацій та їх розподілення за сферою побутування.

Як вище зазначено, питання документних потоків та масивів є актуальним, так як суспільний прогрес все підвищується, ускладнюються та диференціюються інформаційні потреби відповідно до постійного зростання обсягів документних потоків та масивів. Спираючись на це дослідники вбачають в цьому необхідність дослідження цієї теми, яка є запитуваною в сьогоденному суспільстві.

Термін «документний потік» мав декілька етапів становлення. На початку XX століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до наукового обігу поняття «книжковий потік». Зворот із терміном «документний» вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів. У 1960;ті роки, через бурхливий розвиток інформатики, виникли та почали вживатися як синоніми терміни «інформаційний потік», «документальний потік», «документально-інформаційний потік». У 1990;ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття «документ» привели до введення у науковий обіг терміна «документний потік» у широкому його значенні.

Терміни «документний» та «документальний» мають різне змістовне навантаження. За Ю. М. Столяровим, «документний» — тобто «складається з документів», або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об'єкта, а «документальний» означає «підтверджений документом, достовірний». Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як синоніми вживають прикметники «документний» та «документальний». Наприклад, «Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям» (1995 р.) визначає термін «первинний документальний потік» як організовану чисельність первинних документів, що функціонують (створюються, розповсюджуються та використовуються) у соціальному середовищі. Таке визначення потоку змістовно відповідає терміну «документний», саме його необхідно використовувати відносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих документом, — фондів, масивів, комунікації та ін.

Найфундаментальніша дефініція документних потоків належить Г. Ф. Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та ін. види діяльності.

З метою виявлення тенденцій розвитку певних наукових напрямів значний внесок у розробку методів дослідження галузевих документних потоків зробили П.І. Валден (1911 р.), Ф. Д. Коул, Н.Б. Ілз (1917 р.), С. Бредфорд (1930;ті рр.), Дж.Д. Бернал (1939 р.). Надзвичайно активно та плідно ці методи використовували і розвивали у 1960;ті рр. Д. Прайс, Р. Бартон, Р. Кеблер, Г. М. Добров, В.В. Налімов, З. М. Мульченко, у 1970;ті рр.- В.І. Горькова, Л. С. Козачков, Г. Ф. Гордукалова та ін.

Явище постійного приросту кількості документів у потоці виявили ще в минулому столітті завдяки стеженню за документ ними потоками наукових журналів. Так, на початку XIX ст. у світі налічувалося близько 100 наукових періодичних видань, у 1850 р. їх було вже більше 1000, а нині - майже 8000 назв.

Перші спроби експериментального вивчення тенденцій росту документних потоків у 50−60-ті рр. XX ст. здійснили наукознавці Д. Прайс, Г. М. Добров, В.В. Налімов, З. М. Мульченко, відкривши стабільно високі темпи зростання обсягу документних потоків у часі.

Найвідомішою концепцією росту документних потоків є експоненційна модель, запропонована й теоретично обґрунтована в 1956 р. Д. Прайсом, який визначив надзвичайно високі темпи екстенсивного росту науки: кількість наукових працівників та обсяг потоку наукових документів подвоюється кожні 10 — 15 р. Д. Прайс вважав, що наукова продукція аналогічно розвитку науки в цілому зростає відповідно до закону складних процесів із постійним для кожного періоду коефіцієнтом.

Суть закону експоненційного росту в тому, що в певний момент часу темпи росту будь-якої величини пропорційні її значенню в цей момент, тобто швидкість збільшення публікацій визначається їх кількістю за попередній період.

Поняття «документний потік» введено у практику інформаційної діяльності у 1960;ті роки і довгий час означало сукупність документів, що надходять на вхід будь-якої системи комунікацій (автоматизованої інформаційно-пошукової системи, бібліотеки, книжкового магазину і т.д.). У 1970;80 роки більшість дослідників усвідомлюють, що документні потоки це не набір, а тематично пов’язана більшість документів, що функціонують у суспільстві. Його розвиток закономірно обумовлений процесами соціального пізнання навколишнього світу. У зв’язку з цим документні потоки визначаються як вибіркове відображення в документній формі результатів соціальної діяльності (науково-пізнавальної, практичної, художньої т.д.).

Сукупність документних потоків та масивів утворюють документні ресурси.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все — на документне забезпечення вирішення стратегічних завдань соціального та економічного розвитку держави.

За роки незалежності України прийнято близько 20 законодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документних ресурсів. Найважливішими з них є закони України «Про інформацію» (1992 р.), «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні» (1992 р.), «Про науково-технічну інформацію» (1993 р.), «Про державну таємницю» 1994 р.), «Про захист інформації в автоматизованих системах» (1994 р.), «Про національний архівний фонд і архівні установи» (1994 р.), «Про бібліотеки і бібліотечну справу» (1995 р.), «Про видавничу справу» (1997 р.), «Про Завдання Національної програми інформатизації до 2000 р.» (1998 р.), «Про обов’язковий примірник документів» (1999 р.) та ін.

Відсутність або недостатній розвиток документних комунікацій знижує ефективність функціонування документних потоків та масивів та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Нині необхідно розширювати засоби обчислювальної техніки та електрозв’язку для передачі даних і теледоступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизованого інформаційного пошуку, впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам.

Отже, виходячи з нашого аналізу можна сказати що, питання, які стосуються теми нашої роботи активно досліджувалися такими науковцями як А. А. Соляник, Ю. М. Столяров, Дж. Солтон, В.І. Терешин, Д. Прайс та багато інших, які безперечно зробили свій внесок в її розвиток. Але все ж проблема цього питання стоїть гостро, адже документознавство є досить молодою наукою, і всі її питання (загалом і наша тема) ще мало дослідженні і потребують більшого наукового розгляду.

1.2 Методи вивчення документних потоків та масивів в системі документної комунікації

Мета, яка постає перед нами у процесі дослідження документних потоків та масивів в системі документної комунікації потребує інструментарію, який допоможе комплексно дослідити предмет дослідження.

Оскільки інструментарієм в нашій роботі виступають методи, тому більш детально розглянемо їх сутність та визначимо доцільність їх використання в тому чи іншому завданні.

Метод (від грец. мЭипдпт—"шлях через") — систематизована сукупність кроків, які потрібно здійснити для виконання певної задачі, досягнення мети.

Комплекс методів, які використовуватимуться у нашому науковому дослідженні забезпечать нам:

— ефективне виконання поставлених на початку завдань і досягнення загаданої мети;

— відповідність інструментарію об'єкту і предмету дослідження, а також висунутій гіпотезі;

— репрезантивність та валідність масиву первинної інформації;

— формулювання наукових висновків як доповнення до вже відомих наукових досліджень.

Отже, розглянемо які методи будуть використовуватися в ході дослідження нашої наукової роботи.

Першим методом, яким будемо користуватися в ході всіх етапів дослідження, поєднуючи його з іншими методами, є метод формалізації.

Формалізація — це метод, за допомогою якого змістовне значення відображується у формалізованій мові. Формалізація ґрунтується на мисленні, що дозволяє відображати основні закономірності й процеси розвитку навколишнього світу в знаковій формі за допомогою спеціальних знаків, символів чи формалізованих мов.

Символіка формалізованих мов в нашій курсовій роботі додасть стислості викладу, чітко зафіксує конкретні значення досліджуваних ознак, властивостей даної теми і не дасть змогу допустити двохзначних тлумачень.

Наступним методом, який буде використовуватись у підрозділі 1.1.Стан розробки проблематики документних потоків та масивів буде логічний метод. Це метод за допомогою якого мислення відтворює реальний історичний процес у його теоретичній формі.

За допомогою цього методу відображуються основні етапи історичного розвитку об'єкта, його якісні зміни, акцентується увага на основній тенденції процесу його розвитку. Логічний метод дає основний принцип для всебічного вивчення історичного розвитку об'єкта, а коли вивчення ґрунтується на знанні сутності, то стають зрозумілими і різноманітні історичні подробиці, випадковості, відхилення. Використовуючи його, ми розглянемо розвиток проблеми документних потоків та масивів у соціальній (а саме — документній як її складовій) комунікації, акцентуючи увагу на окремих важливих аспектах, які змінювали хід подальшого розвитку вище зазначеної проблеми.

Ще одним методом, який буде застосовуватися до підрозділу 1.2. Методи вивчення документних потоків та масивів в системі соціальної комунікації є метод дедукції.

Дедукція (від латинського — виведення) — це такий умовивід, у якому висновок про деякий елемент множини робиться на основі знання про загальні властивості всієї множини. Дедуктивним у широкому розуміння вважається будь-який вивід взагалі, у більш специфічному і найбільш поширеному розумінні - доведення або виведення твердження (посилань) на основі законів логіки, що мають достовірний характер.

Змістом дедукції як методу пізнання в нашій роботі є застосування загальних наукових положень при дослідженні конкретних явищ. Важливою передумовою дедукції у практиці пізнання є зведення конкретних задач до загальних і перехід від розв’язання задачі у загальному вигляді до окремих її варіантів.

Знаючи загальні закономірності та особливості досліджуваної нами теми, ми можемо застосовувати певні методи .

Для роботи над підрозділом 1.3. Уточнення понять у даній курсовій роботі застосовуються метод термінологічного аналізу і метод операціоналізації понять.

Визначення понять слід формулювати, базуючись на тлумачних і професійних словниках та на поняттях визначених науковцями. Визначення обсягу і змісту поняття дають через родову ознаку і найближчу видову відмінність. Як правило, спочатку називають родове поняття, до якого поняття, що визначається, входить як складова. Потім указують на ту ознаку поняття, яка відрізняє його від усіх подібних, причому ця ознака має бути найважливішою і найсуттєвішою.

Є певні правила визначення понять. Правило розмірності вимагає, щоб обсяг поняття, що визначається, відповідав обсягу поняття, яке визначає, тобто ці поняття мають бути тотожними. Друге: нове поняття не повинне бути тавтологічним. Трете: поняття має бути чітким і однозначним. Якщо при визначенні поняття важко зазначити одну ознаку, називають декілька ознак, достатніх для розкриття специфіки його обсягу і змісту.

Для уточнення основних понять нам і необхідно використати ці методи,які дозволяють розглянути поняття з різних наукових позицій та спеціалізованих словників. За їх допомогою розглядаємо поняття, що стосуються проблематики, зокрема: система, комунікація, соціальна комунікація, система документної комунікації, документні потоки, документні масиви, документні ресурси.

Для дослідження Розділу II. Теоретичний аналіз документних потоків та масивів в документно-комунікаційній систем ми використаємо метод систематизації, що представляє собою специфічний метод дослідження, пізнавальний процес упорядкування деякої множини розрізнених об'єктів і знання про них. Упорядкування здійснюється шляхом встановлення єдності і відмінності елементів, що підлягають систематизації, визначення місця кожного елемента відносно один одного. При цьому використовуються логічні операції порівняння, абстрагування, класифікації, аналізу і синтезу, опису та пояснення. Результатом систематизації є відповідна впорядкована наукова система об'єктів і знань про них. Метод дасть можливість побачити сукупність складових (підсистем), які наповнюють систему соціальної комунікації та взаємодіють між собою, впливаючи один на одного.

Документні потоки та масиви по суті є складними явищами, і визначити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ — послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв’язків між ними та функцій кожного елемента. Тож таке структурування явищ ми зможемо виконати, використавши саме цей метод.

Для ефективної роботи з підрозділами 2.1. Документнокомунікайна система як складова процесів соціальної комунікації та 2.3. Місце і функції документних потоків та масивів (документних ресурсів) в системі докуметної комунікації ми використаємо структурно-функціональний метод дослідження. Воронкова В. Г. дає таке трактування цьому методу: це підхід в описі і поясненні систем, при якому досліджуються їхні елементи і залежності між ними в рамках єдиного цілого ().

Кожен елемент структури системи комунікацій виконує визначені функції, що задовольняють її потреби. Діяльність елементів системи програмується загальною структурною організацією, займаними ними позиціями і виконуваними ролями.

Сутність структурно-функціонального методу полягає у розділенні складного об'єкта на складові частини, вивченні зв’язків між ними та у визначенні притаманних їм специфічних функцій (ролей).

Розглядаючи та досліджуючи підрозділ 2.2.Ознаки, властивості, параметри та функції документних потоків та масивів та особливості їх формування у документних ресурсах в нашій науковій роботі ми використаємо метод порівняння .

Порівняння дозволяє визначити подібність і відмінність предметів і явищ, теорій, точок зору, виявити те спільне, що властиво двом або декільком об'єктам, а виявлення спільного є щаблиною на шляху до пізнання закономірностей і законів. У нашому випадку порівнюватися будуть документні потоки та документні масиви, які в своїй сукупності становлять документний ресурс.

До порівняння, як методу пізнання, висуваються певні вимоги: порівнюватися повинні лише такі об'єкти і явища, між якими може існувати певна об'єктивна спільність; порівняння повинне здійснюватися за найбільш важливими, істотними ознаками.

Для порівняння можна використовувати такий алгоритм:

— розглянути кожен досліджуваний об'єкт або явище окремо;

— виокремити ознаки, за якими можна їх порівняти;

— порівняти об'єкти або явища по всіх ознаках відносно одного об'єкта або явища;

— визначити спільне;

— визначити відмінності. А.І. ГРАБЧЕНКО, В.О. ФЕДОРОВИЧ, Я.М. ГАРАЩЕНКО «МЕТОДИ НАУКОВИХ ДОСЛІДЖЕНЬ». Навчальний посібник, Харків — 2009, ст.17

Отже, дослідження документних потоків та масивів у документній комунікації, неможливе без застосування інструментарію, який включає в себе певну кількість методів: логічний метод, метод дедукції, абстрагування, формалізації, порівняння, системний та структурно-функціональний. Сукупність вище зазначених методів дасть змогу досконало пізнати проблему нашої наукової роботи.

1.3 Уточнення понять: «система», «комунікація», «соціальна комунікація», «система документної комунікації» «документні потоки», «документні масиви», «документні ресурси»

Працюючи над нашою науковою роботою виникає необхідність уточнення найголовніших понять, які виникають в процесі дослідження даної теми.

Отже, першим поняттям в нашій роботі є «система».

Системою називають єдине ціле, що складається з окремих частин. При цьому складові частини системи не є випадковими, довільно взятими. Між ними обов’язково встановлюються певні зв’язки, і кожна частина впливає на інші й сама залежить від них.

За В. М. Сагатовським Сагатовский В. Н. Основы систематизации всеобщих категорий. Томск. 1973, система — це скінченна множина функціональних елементів й відношеньміж ними, виокремлена з середовища відповідно до певної мети в межах визначеного часового інтервалу.

Згідно з Ю.І. Черняком Черняк Ю. И. Системный анализ в управлении экономикой. — М. 1975., система — це відображення у свідомості суб'єкта (дослідника, спостерігача) властивостей об'єктів та їх відношень у вирішенні завдання дослідження, пізнання.

Поняття «сиcтема» — відносне. Залежно від мети та масштабів розглядання система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система — це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи — документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто визначити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем. Система утворюється тоді, коли між елементами виникають зв’язки. Вони створюють структуру системи, забезпечують її цілісність.

Після аналізу понять, ми можемо дати своє: Система — це множина взаємопов'язаних елементів, відокремлена від середовища і яка взаємодіє з ним, як ціле.

Термін «комунікація» походить від латинського слова «communico», що означає «роблю загальним», «поєдную» є нашим наступним поняттям, яке потребує аналізу і уточнення.

Ю.В. Косенко трактує комунікацію, як систему усвідомлених, цілеспрямованих дій, скерованих на процес свідомого встановлення й підтримання контактів між членами суспільства Косенко Ю.В.К 71 Основи теорії мовної комунікації: навч. посіб. / Ю. В. Косенко. — Суми: Сумський державний університет, 2011. — 187 с

У першому словнику іноземних слів «Лексикон вокабулам новим за алфавітом», розробленому особисто Петром I, серед більше 500 іноземних «вокабул» врахована і «комунікація» в значенні «переговори, повідомлення». Зустрічається це слово в писаннях Петра і його сподвижників. У «тлумачному словнику живої великоруської мови» В.І. Даля (1881 р.) Слово «комунікація» писалося з одним «м» і тлумачилося як «шлях, дороги, засоби зв’язку». До революційне значення за терміном «комунікація» не значилося (з початку XX століття його стали писати з двома літерами «м»). Сучасний «Великий енциклопедичний словник» (М., 1997) вказує два значення: 1) шлях повідомлення; зв’язок одного місця з іншим, 2) спілкування, передача інформації від людини до людини, яка здійснювалася головним чином за допомогою мови.

Таким чином, можемо сформулювати таке значення: комунікація — це процес двостороннього обміну ідеями та інформацією, який веде до взаємного розуміння.

Наступним потребує уточнення поняття «соціальна комунікація».

Соколов А.В. визначає соціальну комунікацію як рух сенсів в соціальному часі і просторі.

Соціальна комунікація (англ. social communication) — це обмін між людьми або іншими соціальними суб'єктами цілісними знаковими повідомленнями, у яких відображені інформація, знання, ідеї, емоції тощо, обумовлений цілим рядом соціально значимих оцінок, конкретних ситуацій, комунікативних сфер і норм спілкування, прийнятих у даному суспільстві.

Наше трактування поняття звучить таким чином: соцільна комунікація — це комунікація, яка відбувається в суспільстві, тобто передача інформації між комунікатором та реципієнтом на соціальному рівні

Документна комунікаційна система — це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

Система документних комунікацій — це сукупність всіх документів, відправників документної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографії, фахівців в області інформації та документації); виробничих процесів (створення, обробка, зберігання, розповсюдження документів) і стосунків між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування.

Проаналізувавши поняття, ми приходимо до такого уточнення і документною комунікацією називатимемо комунікацію, опосередковану документом, побудовану на обміні документами між двома або більш людьми.

Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік .

Документний потік — це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів — таке тлумачення дає нам А. А. Соляник.

За Ю. М. Столяровим документний масив — це сукупність статичних документів, які формуються з документного потоку.(ст.19)

Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, та транспортуванню) інтегруються у документні масиви.

Отже, виходячи з дослідження цих понять, ми вказуємо, що документний масив — це сукупність невпорядкованих документів, які потребують подальшого трансформування.

Ю.Н. Столяров дає таке тлумачення документним ресурсам: — це єдність потоку та масиву документів, які відображають процеси і результати всіх сфер цілеспрямованої діяльності людини.

Документний ресурс — це відносно впорядкована сукупність документів, що служить засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду.

Проаналізувавши ці поняття можна вказати, що документний ресурс — це сукупність документних потоків та масивів.

Отже, у нашій роботі найважливішими поняттями виступають «документні масиви», «документні потоки» та «документна комунікація», яким ми, спираючись на аналіз часткових дефініцій різних науковців, дали такі визначення: документні потоки — це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються комунікаційними каналами від створювачів та виробників до користувачів; документні масиви — тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню; документна комунікація — це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

З огляду на зроблену роботу над першим розділом ми можемо дійти певних висновків. Детально розглянувши стан розробки проблеми нашої роботи можна сказати, що тема є не широко і не глибоко дослідженою, але сучасні науковці працюють над цим. Тобто спираючись на це, ми виділяємо для себе ті особливості даної теми, які потребують нашого опрацювання, А завдяки обраному нами інструментарію дослідження ми зможемо ефективно попрацювати над даною проблемою. Також для ретельної і плідної роботи над темою ми уточнили ряд необхідних понять, виходячи з аналізу визначень різних науковців. Всі зроблені операції стануть пусковим етап до розгляду і дослідження конкретної проблеми.

РОЗДІЛ 2. ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ДОКУМЕНТНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ В ДОКУМЕНТНО-КОМУНІКАЦІЙНІЙ СИСТЕМІ

2.1 Документно-комунікаційна система як складова соціальної комунікації

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє інформація. Вона поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить комунікації.

Теоретики комунікації К. Шеннон та У. Вівер дають таке визначення комунікації: «Це всі дії, коли один розум впливає на інший». Розглядаючи комунікацію як явище, ми можемо виділити такі складники комунікації: суб'єкт комунікації, предмет комунікації, комунікативні засоби, комунікативний процес тощо.

Комунікація є явище системне, структурне, соціальне, історичне, психологічне й т.д. Так, предметом комунікації є комунікат. Комунікативними засобами можуть бути знакові системи. Комунікативний же процес є, власне, суттю спілкування; у нашому визначенні це безпосередньо процес встановлення й підтримання контактів. Але погляди на природу й структуру комунікативного процесу (комунікативної взаємодії) у науці різні. Ці погляди представлені у моделях комунікації.

У процесі комунікації виділяють п’ять основних елементів:

· комунікант — відправник документного повідомлення, з якого саме і починається акт комунікації

· комунікат — документне повідомлення (фіксована інформація, закодована певним чином за допомогою символів, знаків, кодів).

· канал (спосіб передачі інформації).

· реципієнт — отримувач повідомлення (особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її, реагує на неї).

· зворотний зв’язок — реакція реципієнта на отримане повідомлення.

Елементарна модель комунікації подана на рис. 1.

Рис. 1 Модель комунікації

Між комунікантом та реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого неможливий зв’язок (спосіб обміну, передачі інформації). Це — зустрічі, конференції, радіо, і телебачення, Internet, видавництво, редакція журналу, бібліотека та інші канали, що забезпечують можливість безпосередньої чи опосередкованої комунікації.

Модель персвазійного акту (акту переконання), або модель Лассвелла. Американський політолог та дослідник пропаганди Гарольд Лассвелл розуміє процес спілкування як акт, що складається з п’яти основних складників: «Хто говорить, що, яким засобом, до кого і з яким результатом?»

Модель Лассвелла стосується таких актів спілкування, під час яких комунікант чітко формулює комунікативну мету, знає, що він хоче від комуніката, яких змін позицій чи поведінки. Комунікативний процес при цьому розглядається як одновекторний опосередкований акт впливу на комуніката.

Є багато підходів до класифікації комунікації. Її поділяють на пряму (безпосереднє спілкування) і опосередковану (комунікація між людьми черезпевні документи); вертикальну (наприклад, між науковим керівником і дисертантом) і горизонтальну (пов'язує здобувача з представниками наукової школи) та ін. За формою представлення інформації соціальні комунікації поділяються на документні та недокументні.

Соціальна комунікація є найбільш дослідженим видом комунікації. У процесі соціальної комунікації повідомлення передається між людьми, тобто між суб'єктами.

Іноді комунікант не присутній фізично перед реципієнтом у ході комунікації; тоді зв’язок між ними здійснюється опосередковано, наприклад, через документ, автор якого фіксує інформацію в документі, а одержувач отримує інформацію шляхом декодування використаних для фіксації інформації знаків. Тоді для споживача інформації канал комунікації (документ) уявляється як комунікант, тобто як джерело інформації, або як комунікат, тобто передане повідомлення.

Соціальна комунікація має певну цілеспрямованість: комунікант хоче передати, а реципієнт отримати певні знання, дані, відомості про факти чи ідеї тощо. Тому соціальна комунікація — це «цілеспрямована взаємодія двох суб'єктів [ст.16] Соколов А. В. Социальные коммуникации: учеб.-метод. пособие. Ч. 1 / А. В. Соколов. — М. :

Профиздат, 2001. — 222 с. — (Соврем. б-ка; вып. 16). «. Однак вона не завжди є «опосередкованою взаємодією», тому що вона може відбуватися без посередника, навіть такого, як документ.

А.В.Соколов розрізняє види соціальної комунікації залежно від кількісної характеристики комунікаторів:

1) мікрокомунікація;

2) мідікомунікація;

3) макрокомунікація.

За його визначенням, мікрокомунікація відбувається між окремими особами; мідікомунікація — між соціальними групами; макрокомунікація — між певними суспільствами, державами, народами [ст.40−51].

Поділ соціальної комунікації на види відповідно до характеристики реципієнтів передбачає виділення виду масової комунікації - як передачу повідомлення великій кількості людей (масовій аудиторії); або реципієнтам, неоднорідним за індивідуальними характеристиками [191−200] Партико З. В. Теорія масової інформації та комунікації: навч. посіб. / З. В. Партико. — Л.: Афіша,

2008. — 290 с. .В.О. Ільганаєва визначає масову комунікацію як «одночасний вплив на великі гетерогенні аудиторії певних символів, що передаються безособовими засобами через організоване джерело, для якого члени аудиторії є анонімними [ст.191]» Социальные коммуникации (теория, методология, деятельность): слов.-справочник / авт.-сост.

В.А. Ильганаева. — Харьков: КП «Гор. типогр.», 2009. — 391 с.

Деякі автори вважають зворотний зв’язок обов’язковим для соціальної комунікації. На наш погляд, обов’язковим він є тільки для певних її різновидів. Комунікації, яка має зворотний зв’язок, можна протиставити, за дихотомічним принципом класифікації, інший вид комунікації - яка не має зворотного зв’язку. Елементарна (проста) комунікація завжди спрямована в один бік, від відправника до одержувача комуніката. Зворотна реакція — зворотний зв’язок — характерна і обов’язкова лише для комунікаційних процесів, що мають завдання управління, тому що управління передбачає не один комунікаційний акт.

Зворотний зв’язок у соціальній комунікації (від реципієнта до комуніканта) повинен дати оцінку наданої інформації, а також шляху (способу) її передачі. Не кожна комунікація має такий зв’язок, але його наявність дає можливість значно підвищити ефективність комунікації через удосконалення повідомлень і каналу комунікації, усунення чи послаблення дії можливого джерела шуму відповідно до зауважень та побажань реципієнта.

Іноді словом комунікація позначають саме процес спілкування. На наш погляд, спілкування — це різновид соціальної комунікації, в якому комунікатори послідовно міняються ролями. Інакше кажучи, спілкування обов’язково передбачає зворотний зв’язок від реципієнта до комуніканта.

Але не можна стверджувати, що кожна комунікація має (чи повинна мати) зворотний зв’язок. Реакція на повідомлення може бути дуже повільною, і тоді відповідь отримує вже не автор, а суспільство загалом, причому ця відповідь може бути дуже замаскованою.

Вважаємо, що види комунікації, що виділяються за різними ознаками, не залежать напряму один від одного, хоча деякі зв’язки можна визначити. Наприклад, вербальна комунікація може бути як аудіальною, так і візуальною (у вигляді письмового тексту), і аудіовізуальною (при сполученні різних каналів отримання інформації). А от формальна комунікація частіше за все є організованою, тобто ці види комунікації, що виділяються за різними ознаками, в реальності тісно пов’язані.

Деякі зв’язки між видами комунікації вважаються обов’язковими, але це не так. Наприклад, письмова комунікація не завжди є документальною, бо вона можлива і в той час, коли знаки письма не закріплюються на матеріальному носії (наприклад, на шкільній дошці).

З іншого боку, усна комунікація не завжди є недокументальною, тому що усне повідомлення може бути зафіксоване як документ в аудіальній формі у вигляді фонозапису. Формальна комунікація не завжди є документальною, тому що вона може здійснюватися за допомогою інших засобів (наприклад, через конференцію). А неформальна комунікація може бути як недокументальною, так і документальною (наприклад, через особисте листування).

Враховуючи незалежність всіх названих ознак поділу комунікації на види, можна передбачити, що документальна комунікація може поділятися на види такі самі, як і соціальна комунікація взагалі.

Соціальна комунікація за Чарльзом Кулі це механізм, завдяки якому забезпечується існування та розвиток людських відносин, який включає в себе всі розумові символи, засоби їх передачі у просторі та збереження у часі. Можна говорити про існування двох підходів до визначення сутності комунікації - механістичного та діяльнісного.

Механістичний підхід розглядає комунікацію як однонаправлений процес передачі та прийому інформації.

Діяльнісний підхід розглядає комунікацію як процес спілкування, обміну думками, знаннями, почуттями, схемами поведінки, а також як спільну діяльність учасників комунікації, в ході якої виробляється спільний погляд на речі та дії з ними.

Теорія комунікації розглядає соціальне значення комунікації, яке означає та характеризує різноманітність зв’язків та відносин, що виникають у людському суспільстві (комунікаційні процеси у суспільстві).

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація, яка являє собою процеси та засоби обміну інформацією в суспільстві за допомогою документів Коршунов О. П. Еще раз о терминологии / О. П. Коршунов // Библиография. — 1999. — № 5. — С. 156−157. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів.

Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя. Поширенню середовища функціонування документної комунікації сприяє інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного. Упровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документні ресурси суспільства.

Сформовані відповідні документальні структури (соціальні інститути): бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.

Щодо трактування документної комунікації, то існує декілька наукових підходів. Ю. Столяров сформулював закон документаційного супроводу соціальних комунікацій, суть якого полягає в тому, що кожна соціальна комунікація обов’язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документальними, оскільки кожен із них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, опрацюванням та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо Столяров Ю. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної ака-демії культури: зб. наук. пр. — 2000. — Вип. 2. — С. 4—7. Наприклад, органи державної влади — це соціальний інститут із вироблення законодавчих документів, банки — також суто документаційна інституція, оскільки вся їхня фінансова діяльність супроводжується документально, університети — так само соціальні інститути, освітня діяльність яких нерозривно пов’язана із виробництвом навчальної документації у процесі їхнього функціонування.

За А. Соколовим, документальна комунікація відповідає елементарній схемі комунікаційної діяльності тільки у випадку безпосереднього листування між комунікантом та реципієнтом Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации /А.В. Соколов. — СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2002. — 461 с. На думку науковця, поява пошти означає підключення до комунікації посередницької ланки. Якщо комунікант використовує видавничі служби для публікації свого твору, а реципієнт звертається до книгарні або бібліотеки, щоб отримати цей твір, у цьому випадку необхідні спеціальні посередницькі служби, за А. Соколовим — соціально-комунікаційні інститути, які мають професійні кадри та матеріально-технічні засоби. До складу документаційно-комунікаційної системи науковець відносить інститути документальної комунікації та документальні канали Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации /А.В. Соколов. — СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2002. — 461 с. Окрім документальної комунікації, А. Соколов виділяє електронну комунікацію та окремо визначає Інтернет як глобальну соціально-комунікативну комп’ютерну мережу, призначену для задоволення особистісних та групових комунікаційних потреб за рахунок використання телекомунікаційних технологій. Враховуючи це, науковець зазначає, що всі функції документальної комунікації можуть так само або і краще виконуватися електронною комунікацією Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации /А.В. Соколов. — СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2002. — 461 с., що ми і спостерігаємо нині, у час прогресивних інформаційних технологій, але електронна комунікація сьогодні не може повністю відмінити документальну, вони взаємодоповнюють одна одну.

Документальне повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації: телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації. Документ постає перед людиною — споживачем інформації - як певна річ, матеріальний об'єкт. З погляду реципієнта саме цей об'єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов’язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. Саме тому документні комунікації є дуже важливими в наш час.

Отже, виходячи з розгляду даного питання можемо дійти таких висновків:

Комунікація — це невід'ємна складова нашого життя, адже комунікація — це спілкування Документна комунікація є однією з провідних підсистем соціальної комунікації, оскільки найбільш повно передає інформацію, зафіксовану в документах, а також зберігає та поширює її.

Документні комунікаційні канали постійно модернізуються (з'являються нові технічні засоби, матеріальні носії, знакові системи, нові способи запису та відтворення інформації). Розвиток електронної комунікації веде до модернізації документної, їх взаємопов'язаному існуванню та розвитку в майбутньому як головних підсистем соціальної комунікації.

2.2 Ознаки, властивості та параметри документних потоків та масивів Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви — це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

— множинність документів, з яких складаються документні потоки та масиви;

— доцільність функціонування документ них потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документ них ресурсів,

— постійне відтворення документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є

— динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

— невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних? документних систем (?), містить документи, що потенційно значені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані?, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, документні масиви книготорговельної організації, документні масиви місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості документ них потоків та масивів. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без. явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання документних потоків та масивів Хто?.

До атрибутивних властивостей, загальних для потоків та масивів, належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність Хто?.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи документної комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості документних та масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність документ них потоків та масивів як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети — поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати потоки та масиви.

Дискретність (від лат. discretus — розділений, переривчастий) виявляється в тому, що документів потоки та масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки, а через них — масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність (від лат. соntіnuum — безперервний), яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам’яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю. М. Столярова, властивість документа виступати у двох статусах — дискретним або континуальним — зумовлює одночасне існування документного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу — причина, джерело появи наступних документів ().

Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що документні потоки та масиви містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і документним потокам і масивам, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні потоки документів — це джерело поповнення та оновлення документ них масивів, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

— транзитивність — проходження через проміжні документні системи;

— нескінченність — постійне продукування суспільствомнових документів та їх рух у часі й просторі;

— нестабільність — постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик документ них потоків ().

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

— термінальність — призначеність для відбору за кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

— скінченність — обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

— стабільність — пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості документних потоків та масивів — це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергічність.

Стохастичність (імовірність) формування виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати поповнення потоків та масивів, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів їх вивчення та прогнозування розвитку в суспільстві.