Порядок приймання та передачі справ при зміні бухгалтера

Порядок приймання та передачі справ при зміні бухгалтера

Одним з важливих напрямів організації бухгалтерського обліку є організація облікового підрозділу підприємства на чолі з головним бухгалтером.

Крім того, всі питання, пов’язані зі зміною головного бухгалтера (або бухгалтера, якщо бухгалтерський облік ведеться одноосібно) у процесі діяльності підприємства врегульовуються завдяки організації бухгалтерського обліку.

Статус бухгалтера на підприємстві є особливим і пов’язаний з веденням бухгалтерського обліку, який має важливе значення для управління підприємством. Посада бухгалтера вимагає особливого порядку приймання-передачі справ з документами від бухгалтера, який звільняється, до бухгалтера, який приймає справи.

Оскільки відповідно до законодавства відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник (керівник), саме він зобов’язаний забезпечити приймання-передачу справ і документальне оформлення цієї процедури.

На сьогодні законодавством України не регламентується порядок передачі та приймання справ бухгалтерами.

Відсутність нормативного регулювання на державному рівні призводить до того, що процедура приймання-передачі справ може й не відбуватися або проходить на власний розсуд бухгалтера чи керівника.

Процедура приймання-передачі справ може передбачати декілька етапів. Загальний порядок дій у ході звільнення колишнього і приймання нового бухгалтера на підприємстві наведено у службових записках.

Дотримання даної процедури дозволить усунути порушення у веденні бухгалтерського обліку та контролю на підприємстві, а також розмежувати відповідальність між новим бухгалтером і його попередником.

Для проведення приймання-передачі керівник підприємства має видати наказ, в якому необхідно зазначити порядок проведення перевірки документації, яка передається, та відповідальних осіб за її здійснення (комісія з приймання-передачі справ), необхідність залучення сторонніх осіб (аудиторської фірми, вищої установи), особу, якій має бути передано справи, а також період, протягом якого здійснюється приймання-передача справ.

Зокрема, тривалість останнього залежить від особливостей підприємства та погоджується з бухгалтером, який звільняється.

До складу комісії з приймання-передачі справ включають не менше трьох компетентних у питаннях бухгалтерського обліку працівників, у тому числі, бухгалтера, який звільняється.

У випадку відмови бухгалтера, який звільняється, брати участь у прийманні-передачі справ, про це робиться запис в акті.

До роботи в комісії може залучатися претендент на посаду бухгалтера. У філіях або дочірніх підприємствах у роботі комісії має брати участь бухгалтер головного підприємства.

Графік роботи комісії є додатком до наказу керівника про приймання-передачу справ.

Для здійснення перевірки документації, яка передається, необхідно визначити період, за який мають бути перевірені документи.

Для правильного оформлення приймання-передачі справ перш за все потрібно ретельно підготувати бухгалтерську документацію до перевірки.

На визначену та погоджену з бухгалтером, який звільняється, дату передачі справ всі облікові записи за минулий період необхідно завершити, що означає:

=> укомплектування у справи первинних документів;

=> формування облікових регістрів;

=> заповнення форм бухгалтерської звітності.

Підготовці до перевірки підлягають всі облікові книги та журнали, які ведуться на підприємстві (журнал реєстрації довіреностей, книги обліку придбання та продажу, касова книга, книги з обліку роботи реєстратора розрахункових операцій тощо).

У ході підготовки документації може виявитися, що не вистачає деяких документів. Факт недостачі документів реєструється в акті приймання-передачі справ.

Надалі документи, яких не вистачає, підлягають відновленню. Якщо з певних причин це неможливо, слід застосувати норми законодавства.

За умови виявлення відсутності певного журналу, він має бути заведений з дня приймання-передачі справ новим бухгалтером.

Претендент на посаду бухгалтера зацікавлений у тому, щоб ознайомитися з бухгалтерським обліком підприємства, а також переконатися, що всі необхідні для його подальшої роботи документи наявні.

Зокрема, на даному етапі він повинен вивчити установчі документи підприємства, з’ясувавши при цьому такі питання:

=> хто є засновниками підприємства, які їх частки в статутному капіталі;

=> яка сума статутного капіталу;

=> який порядок формування інших фондів;

=> які основні види діяльності підприємства та які з них підлягають ліцензуванню;

=> чи вносилися зміни до установчих документів у законодавчо встановленому порядку.

Крім того, обов’язково необхідно перевірити наявність таких документів:

=> довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;

=> довідки з ДПАУ про реєстрацію;

=> свідоцтво про реєстрацію як платник ПДВ (якщо є);

=> свідоцтва про реєстрацію у фондах соціального страхування;

=> довідки з банків про відкриття рахунку;

=> необхідні ліцензії, патенти, дозволи.

Обов’язково необхідно вивчити акти перевірок податкової служби, фондів соціального страхування на предмет виявлених порушень і сум штрафних санкцій.

Вивченню також підлягають аудиторські висновки, матеріали внутрішніх перевірок, ревізій, інвентаризацій за умови їх наявності.

Ознайомленню з підприємством сприяє також вивчення укладених договорів і дисципліни їх виконання.

Претендент на посаду бухгалтера отримує можливість дізнатися про контрагентів підприємства, види господарських договорів, наявність актів звірок і частоту їх проведення.

Одним з найвідповідальніших етапів є знайомство з організацією бухгалтерського обліку на підприємстві. Зокрема, підлягають з’ясуванню такі питання:

=> яка застосовується форма ведення бухгалтерського обліку;

=> чи розроблено внутрішні документи, які регламентують фінансову політику підприємства;

=> чи розроблено графік документообороту:

=> яким чином розподілено обов’язки між працівниками бухгалтерської служби;

=> чи є внутрішні документи, які регламентують діяльність облікового підрозділу та окремих бухгалтерів та ін.;

=> чи врегульовано на підприємстві порядок захисту відомостей, які складають комерційну таємницю та ін.

Надалі необхідно ознайомитися з обліковими регістрами та Головною книгою підприємства за поточний і попередній звітні періоди, що допомагає одержати значний обсяг інформації щодо основних видів діяльності підприємства, оцінити обсяги операцій, динаміку показників активів, капіталу, зобов’язань, витрат, доходів і результатів діяльності.

Отже, результатом даного етапу є встановлення фактичної наявності документації, яка підлягає передачі, та ознайомлення претендента на посаду з основними організаційними моментами бухгалтерського обліку на підприємстві.

Даний етап завершується складанням переліку документів, які підлягають перевірці та передачі. Вказаний перелік оформлюється описом і є додатком до акту приймання-передачі справ.

Другим етапом процедури приймання-передачі справ є перевірка відповідності ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на підприємстві вимогам чинного законодавства.

Чинним законодавством не передбачено обов’язковості встановлення відповідності бухгалтерської звітності переданим документам.

Водночас бухгалтер, який звільняється, і його наступник зацікавлені в тому, щоб у ході майбутніх перевірок контролюючими органами не траплялося «неприємних несподіванок» у вигляді відсутності документів або наявності помилок у веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності.

Здійснити перевірку всього бухгалтерського обліку за період 3 роки за короткий термін досить складно. Як правило, передача справ проводиться на основі перевірки останньої складеної звітності.

Відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій варто перевірити вибірково або, наприклад, суцільним порядком за певним розділом за певний звітний період. У будь-якому випадку слід перевірити правильність складання податкової звітності.

Особливу увагу в ході перевірки слід приділити перевірці наявності та правильності оформлення первинних документів, які є підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

Існує два варіанти проведення перевірки ведення бухгалтерського обліку та складання звітності: проведення контролю працівниками підприємства (можливе за умови наявності на підприємстві облікового підрозділу) або використання послуг сторонніх спеціалістів.

За першим варіантом на підприємстві може проводитися інвентаризація і застосовуватися бухгалтерський контроль.

Стосовно інвентаризації законодавством не передбачено обов’язкового її проведення при звільненні бухгалтера (лише за умови, що цей працівник був матеріально відповідальною особою).

Керівник підприємства може ініціювати проведення інвентаризації майна та зобов’язань підприємства при звільненні бухгалтера, не дивлячись на те, чи був він матеріально відповідальною особою.

У проведенні інвентаризації зацікавлений претендент на посаду бухгалтера, який може брати в ній участь.

Зокрема, це дасть йому змогу впевнитися в реальності залишків матеріальних цінностей і зобов’язань підприємства. Крім того, з’являється можливість з’ясувати, чи укладено договори про матеріальну відповідальність з особами, відповідальними за збереження товарно-матеріальних цінностей, чи складаються матеріальні звіти та ін.

Здійснення бухгалтерського контролю передбачає перевірку достовірності облікових даних і їх надійності. Його можуть здійснювати вповноважені бухгалтери підприємства.

Незалежно від тривалості процедура приймання-передачі справ не повинна впливати на результати діяльності підприємства в цілому.

Оскільки проведення ретельної перевірки ведення бухгалтерського обліку підприємства протягом 2 тижнів є досить складним завданням, для проведення перевірки більш доцільним буде другий варіант, який передбачає перевірку ведення бухгалтерського обліку та складання звітності із залученням сторонніх осіб.

Сторонніми особами можуть бути аудиторська фірма або материнське підприємство (якщо приймання-передача справ відбувається у філії), вища установа (для бюджетних організацій).

Узагальнення і аналіз результатів перевірки та підготовка документів до передачі - передбачає узагальнення результатів проведеної перевірки відповідності ведення бухгалтерського обліку й складання звітності та яка передається.

Результати проведення інвентаризації підлягають оформленню актом. Копія акту інвентаризації є додатком до акту приймання-передачі справ.

Всі виявлені у процесі перевірки порушення зазначаються в акті приймання-передачі справ із зазначенням особи, яка повинна здійснити відповідні виправлення.

Завданням аудиторської перевірки в ході приймання-передачі справ є виправлення помилок в організації і веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності, а також зазначення їх в акті приймання-передачі справ.

Внесення виправлень до облікових регістрів і звітності супроводжується оформленням бухгалтерських довідок, які підписуються бухгалтером, який звільняється, або особою, яка тимчасово виконує його обов’язки.

Претенденту на посаду бухгалтера необхідно брати участь у внесенні виправлень до облікових регістрів і звітності та завіряти своїм підписом правильність здійснених виправлень.

На підставі звіту аудиторської фірми можливе документальне оформлення процедури приймання-передачі.

Документальне підтвердження процедури приймання-передачі справ забезпечується складанням акту приймання-передачі.

Призначенням даного акту є не лише документальне засвідчення факту, що головний бухгалтер звільняється, не залишаючи після себе порушень у збереженні бухгалтерського архіву, а також те, що новий бухгалтер ознайомився зі станом бухгалтерського обліку підприємства.

Крім того, важливим є значення акту в розподілі відповідальності між звільненим і новопризначеним працівником за зберігання документації.

Ретельне складання акту дозволить уникнути в майбутньому необгрунтованих вимог і зауважень до бухгалтера, який звільнився, як з боку керівництва підприємства, так і з боку працівників контролюючих органів.

Складання акту приймання-передачі справ передбачає зазначення у ньому суттєвих моментів, які характеризують ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на підприємстві.

Якщо у керівника підприємства є обґрунтовані претензії до бухгалтера, який звільняється, стосовно ведення бухгалтерського обліку, то останній зобов’язаний здійснити відповідні виправлення з урахуванням вимог законодавства.

В акті приймання-передачі справ має відображатися інформація про те, що передається бухгалтером, який звільняється, і приймається новим головним бухгалтером.

Зміст складеного акту залежить від особливостей діяльності підприємства, а також від стану бухгалтерської документації.

Звільнення і призначення на посаду бухгалтера відбувається на підставі наказу керівника підприємства. У філіях і дочірніх підприємствах призначення і бухгалтера відбуваються за погодженням з головним звільнення підприємством.

У ході звільнення і призначення на посаду бухгалтера нового працівника особливо гостро постає питання визначення обов’язків суб'єктів організації бухгалтерського обліку та юридичної відповідальності за їх недотримання.

Оскільки жодних обов’язків, які виникають у бухгалтера при прийманні на роботу та звільненні, чинним законодавством не передбачено, бухгалтера не можна притягнути до юридичної відповідальності за неправильну передачу бухгалтерського архіву при зміні бухгалтера на підприємстві.

Крім того, відсутність закріплених обов’язків приймання-передачі справ створює ймовірність виникнення труднощів щодо розподілу відповідальності, наприклад, за втрату документів.

Для уникнення непорозумінь у ході приймання-передачі справ і притягнення облікових працівників до юридичної відповідальності за вчинені правопорушення необхідно на державному рівні закріпити відповідні обов’язки суб'єктів організації бухгалтерського обліку в процесі приймання-передачі справ.

Оскільки відповідальність за організацію бухгалтерського обліку згідно із законодавством несе керівник підприємства.

Він зобов’язаний проконтролювати виконання бухгалтером його посадових обов’язків, процедуру приймання-передачі справ, а також забезпечити всі умови, щоб бухгалтер, який звільняється, мав можливість завершити складання звітності та передати документацію новому бухгалтеру відповідно до акту приймання-передачі справ.

За відсутності головного бухгалтера, якому передаються справи, наказом керівника підприємства документація може тимчасово передаватися виконуючому обов’язки головного бухгалтера або особисто керівнику.

Бухгалтер, який, перш ніж розпочати роботу, не прийняв бухгалтерських документів від попередника за актом приймання-передачі, жодної відповідальності за їх складання не несе.

Якщо бухгалтер і прийняв документи за актом приймання-передачі, то відповідальність він повинен нести лише за їх зберігання. Таким чином, кожен новий бухгалтер несе відповідальність за правопорушення, вчинені в період саме його роботи на підприємстві.

Бухгалтер, який звільняється, несе дисциплінарну, адміністративну та кримінальну відповідальність.

Після звільнення притягнути його до дисциплінарної відповідальності неможливо, однак може застосовуватися адміністративна та кримінальна відповідальність протягом термінів позовної давності, встановлених законодавством.

Бухгалтера, якого приймають на роботу, до дисциплінарної відповідальності можна притягнути за дії, вчинені з моменту прийняття на посаду.

Адміністративна та кримінальна відповідальність за неправильність прийняття документів від попередника не застосовуються.

Однак з урахуванням положень посадової інструкції, якщо в ній передбачено обов’язок прийняти справи, новопризначений бухгалтер може притягуватися до кримінальної відповідальності за службову недбалість.

Після завершення процедури приймання-передачі справ про зміну бухгалтера необхідно повідомити працівників підприємства, основних контрагентів, а також за потреби органи податкової служби за місцем реєстрації підприємства як платника податків і митні органи.

Також необхідно оформити право підпису документів, які надаються в обслуговуючий банк, на новопризначеного бухгалтера.