Методика вибору способу відображення носіїв облікової інформації

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт — явище або процес — має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті — Положенні про документи та документооборот у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи.

Друга особливість — усі господарські факти — явища та процеси — із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов’язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Наприклад, на етапі поточного обліку створюються первинні документи про розподіл витрат на управління, різні бухгалтерські довідки тощо. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому — облікові реєстри, на третьому — звітні форми.

Як уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформаційна місткість, складність тощо.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особливо ПК, — технічні (відеоі машинограми, дискети та ін.). Проте завжди господарські факти — явища та процеси — мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодавчими актами.

При організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу. Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси, прості, не потребують складних процедур обробки.

Вибору носіїв облікової інформації сприяє те, що багато паперових носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облікові реєстри (наприклад, журнальної форми обліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нормативними актами, наприклад, касові документи — правилами ведення касових операцій.

Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розробляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструкцій та рекомендацій.

1. Організація носіїв облікової інформації первинного обліку Як було зазначено, основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність обов’язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб — фінансистів, постачальників, плановиків.

Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами — банками, фінансовими органами і т. ін.

Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп’ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД).

2. Організація носіїв облікової інформації поточного обліку Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії — розрахункові таблиці.

Крім облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

Пропонуємо детальніше розглянути, яким чином господарська інформація відображається у обліку Філії, зокрема на рахунках бухгалтерського обліку.

Досліджуване підприємство, головним чином, надає послуги, тому для обліку використовуються рахунки:

• 703 «Дохід від реалізації робіт і послуг»;
• 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг».

Витрати обліковуються на рахунках 23 (виробничі), 92 (адміністративні) й 91 (на підприємствах, де є загальновиробничі витрати). Інші доходи й витрати — операційні, фінансові та інші - обліковуються так, як в інших галузях.

Що стосується розрахунків з квартиронаймачами, то в Інструкції № 291 допущена помилка — запропоновано розрахунки з квартиронаймачами вести на рахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами», тобто боржники — дебітори — перетворилися на кредиторів.

Філія веде облік розрахунків з квартиронаймачами на окремому субрахунку рахунка 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» (що доцільно з погляду можливості і необхідності нарахування резерву сумнівних боргів на цю заборгованість).

Дотації, субсидії і відшкодування пільг з бюджету є цільовим фінансуванням і обліковуються на рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження». При цьому дотації зараховуються в кредит рахунка 718 «Одержані гранти та субсидії», а субсидії і пільги — у кредит рахунка 703 як дохід від основної діяльності.

У момент нарахування багато житлово-комунальних підприємств (далі-ЖКП) відображають субсидії і пільги за дебетом рахунка 36, а не 48, бо інакше виникнуть ускладнення при заповненні форми 3 річної фінансової звітності підприємств «Звіт про рух грошових коштів» — при перерахунку дебіторської заборгованості за рядком 80 цієї форми не буде врахована заборгованість бюджету. Методологічно правильніше використання субрахунка 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» (або вільних субрахунків рахунка 37).

Тому далі в проведеннях використовуватимуться такі субрахунки рахунків 36 і 37:

• 361 — «Розрахунки з квартиронаймачами»;
• 362 — «Розрахунки з підприємствами (споживачами комунальних послуг)»;
• 377.1 — «Розрахунки з бюджетом із субсидій»;
• 377.2 — «Розрахунки з бюджетом із відшкодування пільг»;
• 379 — «Розрахунки з орендарями нежилих приміщень в ЖО».

Цільове фінансування, згідно з пунктом 16 П (С)БО 15 «Дохід», «не визнається доходом доти, доки нема підтвердження того, що воно буде отримане й підприємство виконає умови стосовно такого фінансування». Для виконання цієї умови пропонувалися різні шляхи — під час нарахування субсидій і пільг зараховувати їх у доходи майбутніх періодів або не робити бухгалтерського проведення взагалі, відображаючи заборгованість бюджету тільки в аналітичному обліку. Нині Методологічна рада при Мінфіні пропонує робити під час нарахування субсидій і пільг проведення:

Д-т 377 К-т 48.

Наразі така кореспонденція рахунків не передбачена Інструкцією № 291, крім того, можуть виникнути проблеми під час заповнення форми 3 «Звіт про рух грошових коштів».

Тому далі в бухгалтерських проведеннях Філії субсидії і пільги зараховуються в дохід у момент нарахування. Проведення з нарахування дотацій не робляться, вони відображаються в обліку за датою отримання.

Синтетичний бухгалтерський облік комунальні підприємства ведуть здебільшого за скороченою журнальною формою обліку (сім журналів). Більшість житлових організацій облік витрат і доходів веде в попередньому журналі № 05-ЖГ; він зручний і пристосований до особливостей цих підприємств.

Бухгалтерські проведення з обліку доходів наведені в табл.2.11. Валовий дохід при розрахунках з бюджетом та податкове зобов’язання з податку на додану вартість при розрахунках з населенням і з бюджетом виникають у момент отримання коштів.

Валовий дохід — 567 000 гривень. За дотримання вимог п. 16 П (С)БО 15 дохід у бухгалтерському обліку становитиме таку ж суму.

Таблиця 10.

Бухгалтерські проведення з обліку доходів Філії.

3. Організація носіїв облікової інформації підсумкового обліку На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та розрахункові таблиці.

Звітні форми фінансової звітності розробляють на основі господарської діяльності (промисловість, сільське господарство, будівництво, торгівля тощо). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Усі форми внутрішньої звітності на підприємствах розробляють за загальною методикою.

Відібрані форми звітності формують у робочі альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

ѕ за видами — первинні документи, облікові реєстри, звітні форми;

ѕ по кожному топологічному підрозділу — облік основних засобів, облік матеріалів, облік оплати праці тощо.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.