Организация електронного документообігу в комерційному банке

ОГЛЯДОВИЙ РЕФЕРАТ.

Організація електронного документооборота.

в комерційному банке Данный реферат підготовлений як частину облікової політики банку і частина ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБІГУ комерційного банка.

План обзора:

1. Існуючі рішення, застосовувані в бухгалтерії карбованцевих операцій 2. Операція електронного документообігу сектора внутрішньобанківських операцій 3. Операції в операційному відділенні 4. Обробка документів валютної бухгалтерії 5. Обмінні пункти 6. Ощадні каси і централізована бухгалтерія 7. Стратегія технічних рішень, забезпечує роботу електронних технологий.

Основне завдання організації технології обробки облікової інформації є мінімізація витрат за обробку, збереження і доступом до даним аналітичного і синтетичного обліку банку. Досягнення цього в час застосовуються технологічні і програмно-технічні рішення. Розглянемо загальні питання вирішення цього завдання, застосовувані в комерційних банках.

1. Існуючі рішення, застосовувані в бухгалтерії карбованцевих операций.

У основу технології покладено принцип всіх операцій клієнта бухгалтером, працюють із цим клієнтом. Кожному бухгалтеру присвоюється певний номер (номер виконавця) чи кілька. Відкриття рахунки задається номер власника цього рахунки (виконавця). Надалі доступ виконавця можлива лише для належних йому рахунків. Бухгалтер своєму робоче місце має низку програмних продуктів, дозволяють створювати необхідні документи, як і електронному вигляді, і на паперових носіях. Документи при введення групуються в пачки з контролем суми пачки і можливість контролю над залишком счета.

Надходження приймаються з РКЦ як електронної посилки адміністратором системи (нині документи тільки з ознакою «ЭЛЕКТРОННО»). Далі вони автоматично ставляться з цього приводу розбіжності з корсчетом, наступного дня вони також автоматично беруть рахунки клієнтів. Інші документи, що надійшли до банку, вводяться бухгалтером вручную.

При введення клієнтських платежів здійснюється автоматичний контроль за довідником БИК, ключовим розрядам корреспондирующих рахунку також повноті введення інформації. При завершенні введення інформації адміністратор системи проводить централізовано обробку запроваджених документів з формуванням і печаткою реєстрів і зведених авізо надання в РКЦ. Факт закінчення поточному дні введення інформації з клієнтським платежах визначається розписом обробки або усним розпорядженням начальника учетно-операционного відділу. Звірка віддрукованих реєстрів з первинними документами, наданими клієнтами здійснюється певним працівником бухгалтерії. Після закінчення звіряння цей працівник видає усне розпорядження адміністратору системи про підготовку електронної посилки, після чого здійснюється її відправка у системі електронної постачання РКЦ.

Введення документів що проходять у системі клієнт-банк відбувається під контролем уповноваженого особи, спеціальним програмним забезпеченням. Клієнт, відповідно до графіка, відправляє електронну посилку до банку. Уповноважений виконавець перевіряє електронні посилки на достовірність і здійснює печатку потрібної кількості платіжних доручень, які передає виконавцям, контролюючим рахунок клієнта. Потім проводить експорт у єдиний масив електронних документів банку. Підготовка виписок для передачі у системі клієнт-банк виробляється адміністратором системи з розкладу в автоматичному режиме.

Операції які пов’язані з клієнтськими перерахуваннями, протягом операційного дня проводяться без обмеження часу введення документів. У операційний інтервал виконавець має можливість побачити і роздруковувати лицьові рахунку за проведених операциям.

По завершення операційного часу (кінець дня) адміністратор системи проводить загальну обробку із видачею лицевих рахунків виконавцям. По завершення звіряння лицевих рахунків адміністратор системи здійснює ряд технологічних операцій та видачу аналітичної і синтетичною звітності поточного дня. Це документи дня, бухгалтерський журнал, карбованцевий і Міжнародний валютний баланси, регістри сальдовых залишків, розшифровки каси, відомість знятих відсотків, відомість відкритих кордонів та закритих рахунків. По завершення друку документів виробляється завантаження в архіви даних, і формування таблиць бази аналізу роботи банку. Після цього є всі операції у тому дні вважаються завершеними. Виправлення допускаються лише за здійсненні процедури відновлення дня. Відповідно припиняється робота відділів банки з аналітичним комплексом програм до відновлення всієї необхідної інформації в восстанавливаемом интервале.

Адміністратор системи протягом операційного дня веде журнал роботи адміністратора у якому відбито всі технологічні моменти поточної работы.

По нарахуванню відсотків кожного місяця виробляється зняття накопичених відсотків із видачею відомості знятих відсотків. У відомості знятих відсотків визначено кореспонденція рахунків зарахування відсотків. Зняті відсотки зараховуються на рахунки автоматичному чи ручному режимі. По зарахованим відсоткам видається спеціальна відомість. Після контролю цих відомостей начальник учетно-операционного відділу видає розпорядження адміністратору системи правильність зарахування відсотків. Адміністратор виробляє коригування і експорт у загальний масив документів банка.

Особливості технології сложившиеся.

Задля більшої відсутності розбіжності внутрішнього кор. счета зі рахунком в РКЦ здійснено ряд технологічних моментів. Завжди одночасно відкриті два операційних дня. Поточний сьогоднішній і по 13−00 — вчорашній, після 13−00 завтрашній. Платежі, отримані до 12−00, проводяться і вирушають на РКЦ сьогоденням, після 12−00 наступним днем. Звірка і обробка надходжень із видачею лицьових роблять лише нинішнього року дні. Електронні надходження поточного дня РКЦ відправляє лише вранці наступного дня, тому адміністратор системи, отримані надходження зараховує на рахунки сум зарахованих на к/с але з проведені на рахунки клієнтів попереднього дня (автоматично) і водночас із цього ж рахунку за р/счета клієнтів надходження попереднього дня також автоматически.

2. Операція електронного документообігу сектора внутрішньобанківських операций.

Сектор внутрішньобанківських операцій, платежі пов’язані з перерахуваннями кореспондентам банку проводить за схемою, описаної в п. 1.

Крім здійснення платежів відділ внутрішньобанківських операцій експлуатує програмне забезпечення з обліку зарплати, обліку бензину, склад, видаткових і прибуткових касових ордерів, облік основних коштів, облік нематеріальних активів, рахунки фактури. Ці програмні комплекси працюють автономно. Введення контроль вхідних документів здійснюються всередині відповідних комплексів. Зв’язок із масивом документів банку здійснюється або у вигляді експорту документів, або вручну введенням в операційний день банку згідно з правилами, певним в п. 1.

Бухгалтер рубльової бухгалтерії, оформляє рахунки фактури своєму робоче місце, загальну книжку покупок-продаж формує програмний комплекс сектора внутрішньобанківських операцій. Робітник в цьому секторі має можливість пресі й перегляду цієї книги.

Перенесення залишків при червоному сальдо на парних рахунках здійснюється автоматично наприкінці дня. Меморіальний ордер за цими проводками видається програмним путем.

Операція закриття звітний період здійснюється й у автоматичному режимі з формуванням звіту прибутки і збитках формою 2 ОКУД і видачею меморіальних ордерів по проведеним операциям.

3. Операція в операційному отделении.

Платежі, пов’язані з клієнтськими перерахуваннями, операційне відділення проводить за схемою, описаної в п. 1. Основне відмінність полягає у цьому, що документи групуються у спеціальні пачки й у електронному вигляді вступають у головний банк за графіком обміну інформації. Виписки за рахунками, також відповідно до графіка, в електронному вигляді майже остаточно дійшли операційне відділення. Робота операційного відділення з ощадним операціям описано на п. 6.

4. Обробка документів валютної бухгалтерии.

Платежі, пов’язані з клієнтськими перерахуваннями, валютна бухгалтерія проводить схемою, описаної в п. 1. Особливості технології електронного документообігу у частині роботи обмінних і вкладних операцій описані ниже.

5. Обмінні пункты.

Документообіг в обмінних пунктах складається із двох галузей. Документи, підготовлені валютної бухгалтерії для обмінних пунктів і документи власне обмінних пунктов.

На початку робочого дня, разом із інкасацією працівник обмінного пункту отримує підготовлені валютної бухгалтерії опису сумок і курси купівлі продажу валюти. Після заповнення форм початку дні, у спеціальному програмному забезпеченні, працівник обмінного пункту здійснює купівлю-продаж валюти, реєструючи кожну угоду. Програмне забезпечення оперативно показує кількість купленої і проданої валюти, залишок карбованців і валюти, кількість скоєних угод. Після закінчення роботи, касир обмінного пункту виводить журнали та реєстри встановленої форми і підготовляє дискету з результатом роботи обмінного пункту. Цю інформацію передається в валютну бухгалтерию.

Валютна бухгалтерія приймає інформацію з обмінного пункти і автоматично, програмним шляхом, формує проводки, експортовані в загальний масив документів банку. Описи сумок інкасації в валютної бухгалтерії готуються також програмним путем.

6. Ощадні каси і централізована бухгалтерия.

У основу технології обробки облікової інформації для ощадних операцій покладено принцип здійснення програмного последконтроля і автономності роботи. Відкриття рахунки вкладних операцій, нарахування і зняття відсотків, рух коштів за рахунках реєструють безпосередньо в ощадної касі. Після закінчення операційного дня працівник ощадної каси формує групові проводки у єдиний масив документів й у електронному вигляді (використовуючи телефонний модем) відправляє в централізовану бухгалтерію, на спеціальну машину. Одночасно готується дискета з аналітичної інформацією і з інкасацією доставляється в централізовану бухгалтерію. Бухгалтер централізованої бухгалтерії здійснює і поставив печатку зведених меморіальних ордерів по проводками в операційний день банку зі спеціальним машины.

Аналітична інформація експортується до спеціальний програмний комплекс, відбувається контроль нарахування відсотків, архивирование і розрахунки спеціальних форм потреб кредитного відділу і юридичного відділу цінних паперів. Цей спеціальний комплекс дублює все рахунки, відкриті ощадних касах й працює автономно від локальної мережі банку. Бухгалтер централізованої бухгалтерії має нагоду отримати дублікат будь-який форми, що відбулася у ощадної кассе.

Спеціальна машина обробляє лише групову інформації і має включення до мережу банка.

7.Стратегия технічних рішень, забезпечує роботу електронних технологий.

У основу прийняття рішень про технічної про модернізацію й доукомплектування засобами обчислювальної техніки покладено принцип орієнтації на наявність програмного забезпечення і трудомісткості виконуваної роботи. Передусім модернізуються кошти щоб забезпечити роботу банку цілому, далі відділи і групи, безпосередньо щоб забезпечити дохідність і стійкість банку. Робітники місця, зайняті в технологічному циклі комплектуються засобами обчислювальної техніки лише виконання конкретної задачи.