Основы документаційною системи управления

Міжнародний Слов’янський Институт.

їм. Г. В. Державина.

РЕФЕРАТ.

за курсом: Основи документаційною системи управления.

(Документационное забезпечення управления).

на тему: Документообіг фирмы.

(распорядительная система документации).

Викладач: проф. Поздняков В.Я.

Студент IV курсу: Вахранева М.А.

спеціальність: бухгалтерський облік і аудит.

Москва, 1999.

План реферата.

Сутність документаційною системи управления.

Основные нормативно-методичні матеріали з приводу делопроизводству.

Правила оформлення документов.

Распорядительная система документации.

Эффективность раціональної системи документооборота.

Содержание реферата:

План реферату 2.

1. ЗАПРОВАДЖЕННЯ. Сутність документаційною системи управління. 3.

2. Основні нормативно-методичні матеріали з приводу діловодству. 4.

3. Правила оформлення документів. 11.

3.1. Реквізити документів 11.

3.2. Вимоги до оформлення реквізитів документів 12.

3.3. Вимоги до бланків документів і майже оформленню документів 17.

4. Распорядительная система документації. 18.

5. ВИСНОВОК. Ефективність раціональної системи документообігу. 22.

Список використаної літератури 25.

1. ЗАПРОВАДЖЕННЯ. Сутність документаційною системи управления.

Діловодство сьогодні визначається стандартом як «галузь діяльності «, забезпечує документування й організацію роботи з документами «(ГОСТ Р51 141−98 Діловодство і архівну справу. Терміни і визначення.), тобто. весь процес від часу створення документи й до його знищення передача для зберігання архив.

Появляется термін спочатку в мовлення (орієнтовно на XVII в.) і означає процес рішення (виробництва) справи — «справа виробляти «(вирішувати питання). Позаяк у ході рішення будь-якого питання виникали документи, аби досягнуту домовленість, своє рішення (бо усне слово короткочасно, то, можливо забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло), вже у XVI в. вживається слово справу, як «збори документів, які стосуються якому або справі, питання ». Вперше нинішнього понятті слово «справа «зафіксовано у документах в 1584 г.

Документ виник передусім щоб зафіксувати інформації і дати їй юридичної чинності. Латинське documentum — доказ, свидетельство.

Закон про інформацію, інформатизації і захист інформації визначає інформацію, як «дані про осіб, предметах, фактах, подіях, явищах і процесах незалежно від форми їх представлення » .

По визначенню фахівців — документоведов документ є результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і мисленнєвої діяльності. Він створюється у вигляді листи, графіки, малюнка, фотографії, звукота відеозаписи. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (папері, фотоплівці і т.п.).

Чтобы документ мав юридичної чинності, процес його створення регламентується здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено і у визначенні терміна документ у законі «Про інформацію, інформатизації і захист інформації «: «документована інформація (документ) -зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати » .

Документ, зафіксувавши (відбивши) інформацію, цим забезпечує її збереження й нагромадження, можливість передачі іншій юридичній особі, багаторазове використання, повернення до інформації в времени.

Как носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодія їх частин. Інформація є необхідною підставою до ухвалення управлінські рішення, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, і навіть матеріалом для справочно-поисковой роботи. У управлінської діяльності документ виступає як і предмет праці, як і результат праці, оскільки своє рішення записується, закріплюється в документе.

Все форми управлінської діяльності виражаються у вигляді відповідних документів: планування — у вигляді підготовки різних планів, облік — як упорядкування та обробки статистичної, бухгалтерської і оперативно-технічної документації; керівництвовиданням розпорядчих документів; організація — організаційних документів; інструктування — як інструкцій, методичних вказівок; контроль — шляхом збирання відомостей у письмовому вигляді й т.д. Отже документація, будучи міцно пов’язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління у ролі способу і кошти реалізації покладених нею функцій. З іншого боку, документування у часто обов’язковий, пропонується законом і актами державного управления.

Но створивши документ, з нею потрібно ще багато працювати: врахувати, зареєструвати про те, щоб про нього можна навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти й т.д.

Организация діловодства умовно ділиться на дві части:

— забезпечення своєчасного й освіченого створення документів (документирование);

— организация роботи з документами: получение-передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка у комп’ютерний архів, уничтожение.

Параллельно з терміном «діловодство «за останні десятиліття використовується термін «документационное забезпечення управління ». Поява цього терміна пов’язані з впровадженням комп’ютерних систем у керування, їх організаційним, програмним і сучасних інформаційних забезпеченням. Для наближення до термінології, уживаної в комп’ютерних програмах й літератури в області діловодства аналогічно став термін «документационное забезпечення управління », котрий за суті є синонімом терміна «діловодство ». Наприклад, в назвах нормативних документів: «Державну систему документационного забезпечення управління «і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації «.

Более широкий термін, застосовуваний сьогодні - информационно-документационное забезпечення управління, включає крім традиційної роботи з документами і інформаційне обслуговування, створення, ведення й роботу з базами данных.

2. Основні нормативно-методичні матеріали з приводу делопроизводству.

Як процес створення документів, і організація роботи із нею завжди було регламентовано спеціальними законодавчо-нормативними і нормативнометодичними актами. У дореволюційний період найбільшими законодавчими актами, які визначали постановку діловодства, був «Генеральний регламент », затверджений Петром 1 28 лютого 1720 года3, «Заснування для управління губернією «1775 року Катерини II, «Загальне установа міністерств «1811 року. У цих актах було встановлено основні засади роботи з документами, чинні сьогодні (наприклад, обов’язковий облік документів, реєстрація, контроль, формування справ, створення архіву закладу і т.д.).

Законодательные акти, що стосувалися окремих сторін документування і нормативно-методичні документи, які регламентують ведення діловодства видавалися, й у радянський период.

Обязательность документування інформації сьогодні визначено Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захист інформації «. У ньому зазначено: «Документування інформації є обов’язковою умовою включення інформацією інформаційні ресурси. Документування інформації ввозяться порядку, установлюваному органами структурі державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів і майже їх масивів, безпеку Російської Федерації «.

Федеральный закон «Про бухгалтерському обліку », вказавши, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом «суцільного, безперервного і документального обліку всіх господарських операцій », спеціальну статтю (ст. 9) присвячує складання первинних учётных документів. У ньому підкреслюється, що це господарські операції, проведені організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними учётными документами, на основі яких ведеться бухгалтерський облік. У цьому закон уточнює, що «первинні і зведені учётные документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації. У разі організація зобов’язана виготовляти на власний рахунок копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, і навіть на вимогу органів, здійснюють контроль відповідно до законодавством Російської Федерації, суду й прокуратури » .

Таким чином впровадження комп’ютерних технологій виключає складання документів та їхні оформлення відповідно до встановленими правилами.

Представление у тому, що почнеться впровадження комп’ютерів, і підключення в мережу дозволить передавати інформацію довільно як окремих показників і позбавить складання документів, є глибоко ошибочным.

Об обов’язковості документування наголошується й у ряд інших законодавчих актів. Приміром, Цивільний кодекс Російської Федерації в ст. 47 наказує обов’язковість документування народження, смерті, укладання, розірвання шлюбу, усиновлення, удочеріння тощо. «Реєстрація актів громадського стану виробляється органами записи актів громадського стану шляхом відповідних записів в книжки реєстрації актів громадського стану (актові книжки) й видачі громадянам свідчень основі цих записів ». У законодавчо-нормативних актах у випадках вказується і склад інформації, що має бути відбито у документі (його структура). Наприклад, в ст. 878 в Цивільного кодексу РФ, частина II, визначено: «чек мусить мати: 1) найменування «чек », включённое до тексту документа; 2) доручення платникові виплатити певну гроші; 3) найменування платника і вказівку рахунку, від якого може бути зроблений платёж; 4) вказівку валюти платежу; 5) зазначення дати й визначити місця складання чека; 6) підпис особи, що чек, -чекодавця. Відсутність у документі якого або із зазначених реквізитів лишає її сили чека. «.

В Постанові уряду Російської Федерації від 12 грудня 1995 року № 1227 «Про посвідченні біженця «як перераховано, які відома і виходячи з чого нього вносяться, а й дається форма посвідчення, утверждённая цією постановою, дотримання якої є обязательным.

Однако форми документів, встановлені законом, рідкісні. Це зазвичай найбільш масові види документів, найчастіше що засвідчують личность.

Документ є способом зміцнення законності і контроля.

Одни документи, наприклад правові акти представницьких і розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні і арбітражні акти, договірна документація, спочатку мають юридичної функцією, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми і правовідносини чи припиняючи їхня цілющість. Інші документи наділяються юридичної функцією в разі використання їх як докази на суді, органах слідства й прокуратури, нотаріат, арбітражі і др.

Постановлением Уряди Російської Федерації від 13 серпня 1997 р. № 1009 затверджені «Правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади і державної реєстрації «. У цих правилах зазначений процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його узгодження, підписання, затвердження, оформлення, терміни підготовки й детально розписаний порядок його державної реєстрації речових (внесення змін до Державного реєстру нормативних правових актів і присвоєння йому реєстраційного номери) міністерстві юстиції. При порушенні вимог, викладені у правилах, документ не входить у силу.

Все форми управлінської діяльності відбито у відповідних документах, котрі виступають способом і законним способом реалізації покладених на апарат управління функцій. Але сам документ — це одиничний акт документування. Діяльність установи оформляється сукупністю належним чином взаємодіючих документів, зазвичай відповідних функцій управления.

Ряд функцій управління типовим, властивим кожному управлінському апарату. До таких функцій ставляться, наприклад, прогнозування і планування, организационно-распорядительная діяльність, облік і звітність, фінансування, матеріально-технічне забезпечення та інших. Ці функції позначаються на документах, загальних всім установ, фірм. Сукупність взаємопов'язаних документів, застосовуваних певній сфері діяльності, становить систему документации.

Можно виділити функціональні системи документації, мають міжгалузеве значення, проте його можна розглядати і галузеву систему документації загалом. У ньому буде враховано специфіка тій чи іншій сфери деятельности.

В умовах науково-технічної революції сталося різке на збільшення обсягів інформації, викликане активізацією життя, зростанням кількості контор, фірм, організацій, збільшенням номенклатури промислових виробів і ускладненням процесу їх виготовлення, розширенням економічних пріоритетів і міждержавних культурних зв’язків. У зв’язку з цим виникла потреба упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатньої кількості видів документів, виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління. Ручне обробка не дозволяла вчасно побачив і якісно переробити ростучі потоки інформації. З’явилася потреба у механізації, та був й у автоматизації обробки документної інформації. Проте практичне впровадження й застосування їх коштів автоматизації і механізації, ефективність їх використання перебувають у прямій залежності від рівня упорядкування документації, в обробці якому вони призначені. Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизация.

Под уніфікацією розуміється «приведення будь-чого до єдину систему, формі, однаковості «.

Стандарт визначає уніфікацію як «вибір оптимальної кількості різновидів продукції, процесів і постачальники послуг, значень їх параметрів і дрібних розмірів «(ГОСТ Р 1.0−92).

Стандартизация — це процес встановлення й застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для порівняння з ними інших схожих об'єктів. Стандарт, як нормативнотехнічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкту стандартизації, та стверджується компетентним органом (Великий енциклопедичний словник чи ГОСТ Р 1.0−92). Застосування стандартів сприяє поліпшити якість створюваного вироби (у разі документа).

Ответственность за нормативне закріплення конкретних уніфікованих форм, їх інформаційних елементів і систем документації покладено країни на Комітет Російської Федерації по стандартизації, метрології і сертифікацію (нині Державного комітету РФ по стандартизації, метрології і сертифікацію увімкнули у складі Міністерства в промисловості й торгівлі РФ). Результатом роботи з уніфікації документів можуть быть:

. загальноросійські уніфіковані формы;

. галузеві уніфіковані формы;

. уніфіковані форми документів предприятия;

" Уніфікована система документації складається з взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм документів, які забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарської діяльності «.

Непосредственными розробниками конкретних форм і систем документації є Міністерства (відомства), очолюють ту галузь діяльності, документи якої унифицируются.

Они розробляють і стверджують уніфіковані форми бланків документів, у своїй обов’язково враховуючи можливість їх комп’ютерного опрацювання. Так, міністерство фінансів відпо-відає бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров’я РФ-за медичні, Державного комітету Російської Федерації за статистикою за уніфіковані форми первинної учётной документації. Нові уніфіковані форми первинної учётной документації затверджені Держкомстатом 30 жовтня 1997 года.

Общее методичне керівництво постановкою діловодства країни, як і переважно цивілізованих країн світу, здійснюють архівні органи, так як найцінніші документи після використання у оперативної роботі передаються на постійне збереження до державні архивы.

В Положенні «Про державну архівної службі Росії «, утверждённом Указом президента Російської Федерації від 17.03.94 № 552 серед головних завдань державної архівної служби Росії (Росархив) зазначено: «координація діяльності федеральних органів структурі державної влади у сфері … діловодства, розвитку що з цими органами державної системи діловодства і уніфікованих систем документації «. Росархив в відповідність до покладеними нею завданнями «здійснює міжгалузеве організаційно-методичне керівництво контроль над … організацією документів мають у діловодстві федеральних органів структурі державної влади ». Росархив «перевіряє виконання установами, організаціями та підприємствами незалежно від своїх відомчої подчинённости вимоги законодавства надають у області організації документів мають у діловодстві «. Росархиву надано право погоджувати галузеві стандарти, інструкції з питань організації документів мають у діловодстві, розробляти й можу стверджувати обов’язкові виспівати нормативно-методичні документи з організації документів мають у делопроизводстве.

Действующие сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи з організації діловодства би мало бути у кожному організації. До них относятся:

. Державну систему документационного забезпечення управління. Основні становища. Загальні вимоги до документів і службам документационного забезпечення. М., 1991.

В зараз у відповідність до федеральної цільової програмою ведеться розробка новій редакції ГСДОУ — системи положень, визначальних основні правила роботи з документами в організаціях. Система орієнтована і комерційні структури. Вона складатися з двох частин: нормативної і методичної. У нормативної частини, як й у існуючому сьогодні документі, визначаються основні завдання й функції, правове врегулювання діяльності служби документационного забезпечення у організації, її приблизна структура; порядок підготовки й оформлення документів; все етапи роботи із нею: доставка, проходження, обробка, облік, реєстрація, контроль виконання, інформаційно-довідкова робота, оперативне зберігання документів, пошук документів і майже інформації; захист інформаційно-пошукових систем; підготовка документів мають у архів; порядок проведення експертизи цінності документів; організація зберігання документов.

Главное відмінність нової виборчої системи у тому, що вона представляти єдиний комплекс автоматизованого документування з урахуванням сучасних текстових редакторів, автоматизованого документообігу (включаючи електронної пошти), баз даних, і автоматизованого збереження і використання документів (зокрема автоматизовані номенклатури справ, опису справ України та т.д.).

. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. — М., 1994.

Инструкция зареєстрована міністерстві юстиції Російської Федерації. Вона містить як загальний порядок підготовки й оформлення документів, і особливості підготовки окремих видів документів: наказу, вказівки, інструкції, протоколу. У ньому розписано процедуру реєстрації документів, побудова пошукових систем для довідкової роботи, організація контролю виконання документів, порядок упорядкування та роботи з номенклатурою справ, формування справ, проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів, оперативне зберігання справ України та передача їх у архівне зберігання. У додатку дано форми номенклатури справ, акта виділення документів до знищення, описів та інших. Як очевидно з стислого перерахування змісту інструкції, вона відбиває всі питання організації діловодства. Хоча й вона призначена насамперед для міністерств і відомств, нею можуть скористатися і чимало корисного собі служби діловодства організацій будь-яких форм власності. Вона то, можливо покладено основою розробки інструкції з діловодства конкретної организации.

. ГОСТ Р 6.30−97 УСД Уніфікована система організаційнорозпорядчої документації Вимоги до оформлення документів. М.: Держстандарт Росії, 1997.

Стандарт поширюється на документи «які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, і навіть питань управління, взаємодії, забезпечення та митного регулювання діяльності: федеральних органів структурі державної влади, органів структурі державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, мають поряд з російською мовою як державної національний мову, органів місцевого самоврядування; підприємств, організацій та об'єднань незалежно від організаційно-правовою форми і виду » .

. Основні правила роботи відомчих архівів. М., 1988.

Правила умовно можна розділити на частини. У першій (розділи 2−4) детально освітлені питання делопроизводственные:

= вимоги до номенклатурам справ, їх види, порядок їх створення, заповнення, ведения;

= порядок формування справ у делопроизводстве;

= організація та порядок проведення експертизи цінності документів мають у делопроизводстве;

= порядок виділення документів до уничтожению;

= підготовка справ до передавання у комп’ютерний архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, дооформление обкладинки тощо.), складання описів, передача в архив.

В іншій частині правил (розділ 5−14) докладно розкривається роботу з документами в архиве.

Для комерційних організацій, не предающих документи на державне зберігання, а зберігають їх в себе, правила є незамінним підмогою в організації виробництва їхньої архива.

. Перелік документів з термінів зберігання (Типовий чи ведомственный).

. Типове положення про віданні діловодства за пропозиціями, заявам і скаргам громадян, у державних органах, на підприємствах, у державних установах і организациях.

В цьому акті описані принципові положення з роботи з цим категорією документів: особливості реєстрації, терміни виконання, ведення довідкової картотеки, формування справ, терміни зберігання справ, ведення аналітичної довідки за зверненнями. Методика, викладена в Положенні, можна використовувати в організацію роботи із будь-якими документами приватних лиц.

Кроме того треба знати, що з певній категорією документів регламентується спеціальними актами. Так, правила роботи з бухгалтерськими документами отражают:

o Федеральний закону про бухгалтерському обліку. Від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ.

o Положення про бухгалтерському обліку й звітності до (в ред. Наказу Мінфіну РФ від 19.12.95 № 130);

o Положення про документах і документообігу у бухгалтерському обліку (затверджене наказом Мінфіну СРСР від 29.07.83 № 105);

При працювати з кадрової документацією необхідна Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, у державних установах та організаціях (утв. Постановою Госкомтруда СРСР від 20 червня 1974 р. № 162, в ред. від 2 серпня 1985 р., з ізм. і доп. від 19 жовтня 1990 г.).

Пакет цих документів треба постійно оновлювати принаймні заміни нормативнометодичних актів новыми.

Но поза тим, що треба знати ЯК виконувати той чи інший роботу, потрібно ще уявити норми часу, чи вироблення, існуючих для цієї види работ.

Разработано досить багато тих нормативних документів, містять норми часу на роботи, що їх працівниками управлінського апарату. Усі вони розроблено Центральним бюро нормативів за працею. Організації (фірмі) корисно иметь:

o Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документационному забезпечення управління (затверджені Постановою Міністерства праці Російської Федерації від 25 листопада 1994 р. № 72).-М., 1995.

o Укрупнені нормативи часу на роботи з делопроизводственному обслуговування (Затверджено Постановою Госкомтруда СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 20 травня 1987 р. № 327/17−42).- М, 1988.

o Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технологій і документационному забезпечення органів управління (Затверджено Постановою Міністерства праці Російської Федерації від 10 вересня 1993 р. № 152)-М., 1993.

o Єдині норми часу (вироблення) на машинописні роботи. (Затверджено Постановою Госкомтруда СРСР і Президії ВЦРПС від 19 червня 1984 р. № 189/11−64).- М., 1988. ;

o Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і учёту кадрів. — М., 1991 (потрібен до роботи з кадрової документацией).

Все ці нормативи рекомендуються до застосування в управлінський апарат установ, організацій, підприємств, фірм незалежно від форм собственности.

Что ж можна знайти у зазначених вище документах?

В «Єдиних нормах часу (вироблення) на машинописні роботи «передбачені чинні сьогодні три виду розмірів інтервалу при друкуванні документа: 1 інтервал; 1,5 інтервалу; 2 інтервалу. За одиницю виміру при машинописних роботах прийнята сторінка формату А4 -210×297 мм., надрукована з одного стороны.

Нормально заповненою вважається сторінка, де розміщається 29−31 рядок тексту (1860 знаків) для друку через 2 інтервалу; 38−41 рядок (2450 знаків) — через 1,5 інтервалу чи 58−61 рядок (3630 знаків) -через 1 інтервал з огляду на те, кожна рядок включає 60−64 друкованих знака.

В «Єдиних нормах часу (вироблення) на машинописні роботи «залежно стану оригіналу, від якого виконується друкування, передбачаються групи складності: I група — друкований чи розбірливий рукописний оригінал. II група — друкований чи рукописний оригінал з поправками і вставками, ускладнюють прочитання, до 50% тексту. IIIl група — нерозбірливий рукописний оригінал з велику кількість поправок, перевищують 50% тексту, дрібний типографський шрифт.

Группы складності слід і під час виготовлення документів на комп’ютері, якщо текст запроваджується з рукописи.

Кроме цього у нормах часу враховується друкування без вертикального графления і з вертикальним графлением, друкування з диктофона. Друкування на типових бланках (формах, таблицях) має інші нормы.

Эти ж норми за небагатьма поправками використовують і для друку документів за комп’ютером. У цьому слід враховувати відмінності в допоміжних операціях (прокладка аркушів копіювальної папером і закладання листів на друкарську машину з одного боку; включення комп’ютера, виклик програми, збереження файла та її печатку на принтері - з другой).

Все ці норми використовують у першій-ліпшій нагоді, коли робота по виготовлення документів. Знання норм часу на що їх види робіт дозволяє правильно розподіляти роботи й планувати робочого дня. Таким чином, організовуючи діловодство в себе у фірмі, установі, на підприємстві пам’ятаєте, що якісна постановка діловодства вимагає професійних знаний.

3. Правила оформлення документов.

Склавши текст документа, їх треба правильно оформити, що він мав юридичної чинності. Порядок оформлення службових документів визначено ГОСТ Р 6.30−97 «Уніфікована система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів». Справжній стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків і оформленню документів; вимоги до виготовлення, обліку, використанню та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерации.

3.1. Реквізити документов При підготовки й оформленні документів використовують такі реквізити: 01 — Державний герб Російської Федерації; 02 — герб суб'єкта Російської Федерації; 03 — емблема організації, або товарний знак (знак обслуговування); 04 — код організації; 05 — код форми документа; 06 — найменування організації; 07 — довідкові дані про організацію; 08 — найменування виду документа; 09 — дата документа; 10 — реєстраційний номер документа; 11 — посилання реєстраційний номер і дату документа; 12 — місце складання чи видання документа; 13 — гриф обмеження доступу до документа; 14 — адресат; 15 — гриф затвердження документа; 16 — резолюція; 17 — заголовок до тексту; 18 — позначка про контроль; 19 — текст документа; 20 — позначка про наявність докладання; 21 — підпис; 22 — гриф узгодження документа; 23 — візи узгодження документа; 24 — печатку; 25 — позначка про завіренні копії; 26 — позначка про виконавця; 27 — позначка про виконання документи й напрямі його до справи; 28 — позначка про вступ документа до організації; 29 — позначка для автоматичного пошуку документа. Для виготовлення бланків документів використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, і навіть позначки для розташування реквізитів 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Можливо використання реквізиту 19 при застосуванні трафаретних текстів документів. При оформленні документів використовують такі реквізити: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

3.2. Вимоги до оформлення реквізитів документов Государственный герб Російської Федерації поміщають на бланках документів мають у відповідність до Положенням про Державному гербі Російської Федерації. Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів мають у відповідність до правовими актами суб'єктів Російської Федерації. Емблему організації, або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (становищем про організацію). Емблему не відтворюють на бланку, якби ньому поміщений Державний герб Російської Федерації чи герб суб'єкта Російської Федерації. Код організації проставляють по Загальноросійському класифікатору підприємств і організацій (ОКПО). Код форми документа проставляють по Загальноросійському класифікатору управлінської документації (ОКУД). Найменування організації, що є автором документа, має відповідати найменуванням, закріпленому у її установчих документах. Над найменуванням організації вказують скорочена, а за його відсутності - повне найменування вищестоящої організації. Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, мають поруч із російською мовою як державного національний мову, друкують ви не — російському й національному. Скорочений найменування організації викликають тому випадку, як його закріплено в установчих документах організації. Скорочений найменування (в дужках) поміщають нижче повного. Найменування на іноземною мовою відтворюють у випадках, як його закріплено в статуті (становищі про організацію). Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською. Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділи організації вказують у разі, коли вона є автором документа, і мають нижче найменування организации.

Автором документа то, можливо посадова особа, що представляє організацію. Довідкові дані про організацію включають: поштову адресу; номери телефонів, і інші інформацію про розсуду організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти та інших.). Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, регламентується статутом (становищем про організацію) це має відповідати видам документів, передбачених УСОРД. У листі найменування виду документа не вказують. Датою документа є дата підписання чи затвердження, для протоколу — дата засідання (прийняття рішень), для акта — дата події. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання. Дату документа оформляють трьома парами арабських цифр у наступному послідовності: день місяці, місяць, рік. Наприклад, дату 5 січня 1998 р. слід оформляти 05.01.98. Допускається оформлення дати наступній послідовності: рік, місяць, день місяці. Під час підготовки нормативних та фінансових документів допускається словесно — цифровий спосіб оформлення дати (без лапок), наприклад: 1 березня 1998 р. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номери, який можна доповнювати на розсуд організації індексом справи з номенклатурі справ, інформацією щодо кореспонденті, виконавців та інших. Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, проставляемых через косу риску гаразд вказівки авторів у документі. Посилання на реєстраційний номер і дату документа включає реєстраційний номер і дату документа, який дається відповідь. Місце складання чи видання документа вказують у разі, якщо утруднено його визначення по реквізитам «Найменування організації «і «Довідкові дані про організацію ». Місце складання чи видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно — територіального розподілу, і це включає тільки узвичаєні скорочення. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, конфіденційно та інших.) проставляють без лапок першою аркуші документа, і можна доповнювати даними, передбаченими законодавством про інформацію, віднесеної до державну таємницю і конфіденційної комп’ютерної інформації. Як адресата може бути організації, їх структурні підрозділи розміщуються, посадові чи фізичні особи. Найменування організації та її структурного підрозділи вказують в називному відмінку. Посада особи, якому адресовано документ, вказують в давальному відмінку. Якщо він посилають у кілька однорідних організацій чи кілька структурних підрозділів однієї організації, їх слід вказувати узагальнено. До складу реквізиту «Адресат «за необхідності може входити поштовий адресу. Елементи адреси вказують в послідовності, встановленої Поштовими правилами. Документ ні утримувати понад чотири адресатів. Слово «Копія «перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів становлять список розсилки документа. Якщо лист адресується організації, вказують її найменування, потім поштову адресу. При адресуванні документа фізичній особі вказують поштову адресу, потім прізвище і ініціали одержувача. Документ стверджується посадовою особою (посадовими особами) чи спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовим обличчям гриф затвердження документа має складатися з слова УТВЕРЖДАЮ (без лапок), найменування посади особи, який підтверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи мають одному рівні. При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), найменування який підтверджує документа в називному відмінку, його дати й номери. Гриф затвердження документа мають у правому верхньому розі документа. Резолюція пишеться на документі відповідним посадовою особою і включає прізвища виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис і дату. Допускається оформлення резолюції на на окремому листі. Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок цілком узгоджується з найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати на питання: що (кого) чи чого (кого). До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок годі й складати. Позначка про контроль — це позначка про контроль над виконанням документа, яку позначають буквою «До », словом чи штампом «Контроль ». Текст документа становлять російською чи національному мові згідно із законодавством Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації про державних мовами. Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі їх: в федеральні органи структурі державної влади, органи структурі державної влади суб'єктів Російської Федерації; підприємств, в організації та їх об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта Російської Федерації чи розташовані території інших суб'єктів Російської Федерації. Тексти документів оформляють як анкети, таблиці, пов’язаного тексту чи вигляді сполуки цих структур нейтральних. Під час упорядкування тексту як анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні прагнути бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини справжнього чи колишніх часів («маєте », «володієте «чи «були », «перебували «тощо.). Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями ознак. Графи і рядки таблиці повинен мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні узгоджуватися з заголовками. Якщо таблиця друкується понад однієї сторінці, графи таблиці мали бути зацікавленими пронумеровано, і наступних сторінках друкуються лише номери цих граф. Пов’язаний текст, зазвичай, і двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, мети складання документа, на другий (заключній) — рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази — распорядительную частина без констатуючій; листи, заяви — прохання без пояснення; довідки, доповідних записок — оцінку фактів, висновки). У тексті документа, підготовленого виходячи з документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту. Якщо текст містить кілька рішень, висновків, і т.д., його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами. У розпорядчих документах (наказ, розпорядження тощо.) організацій, діючих за принципами єдиноначальності, і навіть документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини («наказую », «пропоную », «прошу »). У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третя особа однини («ухвалює «, «вирішив »). У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини («наказуємо », «вирішили »). Текст протоколу викладають від третя особа множини («слухали », «виступили », «ухвалили »). У документах, які визначають правничий та обов’язки організацій, їх структурних підрозділів (становище, інструкція), і навіть містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третя особа єдиного чи множини («відділ здійснює функції «, «у складі об'єднання входять », «комісія встановила »). У листах використовують такі форми викладу: від першої особи множини («просимо направити », «направляємо в руки »); від першої особи однини («необхідне », прошу виділити »); - від третя особа однини («міністерство не заперечує «, «ВНИИДАД за можливе »). Якщо він має додаток, не названий на тексті, то вказують його найменування, кількість листів, і кількість примірників; за наявності кількох додатків їх нумерують. Якщо докладання сброшюрованы, кількість аркушів не вказують. У додатку до розпорядчому документа першою його аркуші у правому верхньому розі пишуть «Додаток «із зазначенням найменування розпорядницького документа, його дати й реєстраційного номери. Якщо до документа докладають інший документ, також має додаток, оцінку про наявність докладання оформляють так: Додаток: лист Росархива від 14.06.97 N 02−4/156 і додаток щодо нього, всього на 30 л. Якщо додаток направляють не все вказаних у документі адреси, то оцінку про нього оформляють так: Додаток: на 3 л. в розмірі 5 прим. у адресу. До складу реквізиту «Підпис «входять: найменування посади особи, який підписав документ (повне, якщо документ оформлений не так на бланку документа, і скорочена — на документі, оформленому на бланку); особиста підпис; розшифровка підписи (ініціали, прізвище). При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказують. Під час підписання документа кількома посадовими особами їх підписи мають одну під другий — у послідовності, відповідної займаній посаді. Під час підписання документа кількома особами рівних посад їх підписи мають одному рівні. У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, підписують документ, які обов’язки у складі комісії згідно із розподілом. Документ може бути підписаний виконуючим обов’язки посадової особи з зазначенням його фактичної посади і прізвища. У цьому заборонена ставити прийменник «За », напис рукою «Заст. «чи косу риску перед найменуванням посади. Гриф узгодження документа складається з слова УЗГОДЖЕНО, посади особи, з яким узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистої підписи, розшифровки підписи (ініціалів, прізвища) і дати узгодження. Узгодження документа оформляють візою, що включає підпис визирующего, розшифровку підписи (ініціали, прізвище) і дату; при необхідності - посаду визирующего. Візи проставляють на останньому аркуші першотвору розпорядницького документа, на копії що відправляється документа (лист). Можливо оформлення віз розпорядницького документа на окремому аркуші. Печатка запевняє справжність підписи посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов’язані із саудівським фінансовим засобами. Документи запевняють печаткою організації. При завіренні відповідності копії документа оригіналом нижче реквізиту «Підпис «проставляють: заверительную напис «Правильно »; посаду особи, що завірила копію; особисту підпис; розшифровку підписи (ініціали, прізвище); дату запевняння. Допускається копію документа посвідчувати печаткою, обумовленою на розсуд організації. Позначка про виконавця включає прізвище (чи прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документи й номер його телефону. Оцінку про виконавця мають на лицьової чи зворотному боці другого аркуша документа в лівому нижньому розі. Позначка про виконання документи й напрямі його до справи включає такі дані: посилання дату і номер документа, засвідчує про виконанні, або за відсутності цього документу стислі дані про виконанні; слова «У справу »; номер справи, у якому зберігатися документ. Позначка про виконання документи й напрямі його до справи мусить бути підписано і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділи, у якому виконаний документ. Позначка про вступ документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа (за необхідності - годинник, і хвилини). Допускається оцінку про вступ документа до організації проставляти в вигляді штампа. Позначка для автоматичного пошуку документа може охоплювати ім'я файла, код оператора, і навіть інші пошукові дані, встановлювані в организации.

3.3. Вимоги до бланків документів і майже оформленню документов Устанавливаются дві основні формату бланків документів — А4 і А5; припускається використання бланків форматів А3 і А6 по ГОСТ 9327. Бланки документів повинен мати поля щонайменше, мм: o 20 — ліве; 10 — праве; o 20 — верхнє; 10 — нижнє. Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів. Бланки допускається виготовляти друкарським способом, з допомогою коштів оперативної поліграфії чи відтворювати з допомогою коштів обчислювальної техніки безпосередньо під час виготовлення конкретного документа. Виняток становлять бланки організацій із зображенням Державного герба Російської Федерації чи гербів суб'єктів Російської Федерації. Встановлюють два варіанта розташування реквізитів на бланках — кутовий і подовжній. Реквізити 01, 02, 03 мають над серединою реквізиту 06. Реквізит 06 допускається розташовувати лише на рівні реквізиту 03. Реквізити 06, 07, 08, 12, обмежувальні позначки для реквізитів 09, 10, 11 не більше кордонів зон розташування реквізитів розміщують однією з способів: центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту одно віддалені до кордонів зони розташування реквізитів); флаговым (кожна рядок реквізиту починається від лівої кордону зони розташування реквізитів). Для організації, її структурного підрозділи, посадової особи встановлюють такі види бланків документів: загальний бланк; бланк листи; бланк конкретної документа, крім листи. Загальний бланк використовують із виготовлення будь-яких видів документів, крім листи. Бланки структурного підрозділи організації, або посадової особи проектують у разі, якщо керівник підрозділи чи посадова обличчя заслуговують підписи. Загальний бланк залежно від установчих документів організації включає реквізити 01, 02, 03, 06. Бланк листа на залежність від установчих документів організації включає реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07 і за необхідності, обмежувальні позначки для верхніх кордонів зон розташування реквізитів 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретної документа, крім листи, залежно від установчих документів організації включає реквізити 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, обмежувальні позначки для кордонів зон розташування реквізитів 09, 10, 11, 12; 17; 18. На бланках організацій суб'єктів Російської Федерації, мають поруч із російською мовою як державної національний мову, реквізити 06, 07, 12 друкують ви не: російському й національному, одному рівні подовжнього бланка. Допускається документи виготовляти на пишучої машинці або за допомогою друкувальних пристроїв коштів обчислювальної техніки. Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати рукою (заяву, пояснювальна записка і т.п.). При виготовленні документів двома і більше сторінках друга, і наступні сторінки повинні прагнути бути пронумеровано. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша. Допускається друкування документів з допомогою зворотному боку листа.

4. Распорядительная система документации.

Призначенням розпорядчої системи управління регулювання діяльності, що дозволяє забезпечити реалізацію поставлених завдання отримати щось від цього максимальний эффект.

С погляду прийняття рішень документи, які стосуються розпорядницької документації діляться на 2 группы:

n документи, издаваемы за умов коллегиальности.

n документи, лунаючи за умов одноосібного прийняття решений.

По рівню управління: РФ, суб'єкти Федерації, муніципальні органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, галузеві об'єднання, органи первинного ланки управління предприятием.

К найбільш распространённым видам розпорядчих документів, що видаються організаціях різної форми власності, ставляться постанови, рішення, накази, указания.

Все розпорядницькі документи повинні суворо відповідати закону, ні них неспроможна утримувати положень, суперечать законодавчим актам.

Подготовка основних видів розпорядчих документів мають у основному аналогічна. Це досить складного процесу, має розбіжності у кінцевої стадії оформлення документів, що відбивають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і єдиноначальності (наказ, распоряжение).

Можно виокремити такі стадії підготовки розпорядницького документа: вивчення істоти питання, як готувався проект документа, узгодження документа, підписання. Для постанов, і рішень додається стадія обговорення й цих документів на засіданні колегіального органа.

Процедуру упорядкування та оформлення розпорядницького документа бажано описати в інструкції з діловодства. У ньому викладаються послідовність робіт над проектом документи й ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

Подготовка проекту розпорядницького документа то, можливо доручено одному або декільком структурних підрозділах чи посадових осіб. Під час розробки проектів складних та великих розпорядчих документів можуть створюватися робочих групах (комісії), залучатися вчені чи кваліфіковані фахівців із числа практичних працівників. Головне умова, що забезпечує якість документа, -достатня компетентність осіб, його які готують. Що рівень що складається документа, тим більша вимоги, які пред’являються його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння викладати мысли).

Юридическим підставою розробки розпорядницького документа то, можливо видання документа органами влади й управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчою владою та розпорядчої діяльності здійснення завдань, покладених на установа. Заснування чи структурне підрозділ може бути з ініціативою розробки розпорядницького документа по якомусь вопросу.

Первая стадія розробки проекту розпорядницького документа, як і будь-якого іншого — визначення кола питань, які мають в їм відбити. У залежність від важливості управлінського дії приступають насамперед до вивченню законодавчих актів і рішень Уряди, відомчих нормативних актів, попередніх розпорядчих документів поданої і аналогічним вопросам.

Изучение законодавчих актів й урядових документів забезпечить не лише правову основу документа, але його спрямованість, державну постановку проблем. Перегляд раніше що виходили друком у питанні розпорядчих документів поставить у разі потреби питання про їхнє заміні, скасування окремих пунктів тощо. Підготовка проекту розпорядницького документа вимагає збору інформації з суті поставленого питання. Тільки зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність на уроках вивчення, чітко визначивши мета видання розпорядницького документа, розпочинають складання його проекту. Чільну увагу слід сконцентрувати на формулюванні засад конкретного рішення. Спочатку потрібно зробити це чернетково, а потім відредагувати і уточнити частини вчених у порядку согласования.

Текст розпорядницького документа найчастіше складається з взаємозалежних двох частин — констатуючій і розпорядницької. Фраза-констатація частина є введенням у істота аналізованого питання. Вона покликана пояснити, ніж викликана необхідність розпорядження. У ньому може бути перераховані факти, події, дано оцінку, Нерідко в заключній частині дається переказ акта вищого органу, на виконання якого видається даний розпорядливий документ (найчастіше наказ). І тут вказуються вид акта, його автор, дата, номер, повна його назва (заголовок), тобто. наводяться все пошукові (ссылочные) дані. Фраза-констатація частина необов’язкова, вони можуть і відсутні, якщо ні необхідності давати разъяснения.

Основную навантаження в розпорядчих документах несе распорядительная частина, яка викладається в наказової формі. Залежно від виду документа вона починається словами: «ухвалює «(«ухвалив ») — в постанові; «вирішує «{ «вирішив ») — у вирішенні; «пропоную «- в розпорядженні; «наказую «- у наказі. Вигляд розпорядницького документа визначає і характеру викладу його текста.

В розпорядчих документах (наказ, розпорядження тощо.) організацій, діючих за принципами єдиноначальності, і навіть документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини («наказую », «пропоную », «прошу »). У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третя особа однини («ухвалює «, «вирішив »).

Слова «ухвалює «(«УХВАЛИВ »), «вирішує «(«ВИРІШИВ »), «пропоную », «НАКАЗУЮ «друкуються прописними літерами чи рядковими в розрядку, тобто. вони зорово виділяються отже відокремлюють констатувальну частину документа від розпорядницької. Розташовуються це слово на окремої рядку прямо від полів. Постанови і рішеннях перед словами «ухвалює «і «вирішує «вказується назва колегіального органа.

Правительство Російської Федерації постановляет Коллегия решает Затем з новою рядки з абзацу слід текст ухвальній частині. До формулюванням цієї маленької частини документа пред’являються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданих розпорядницьким документам, чіткими, ясними, не допускають різних тлумачень. Вони рекомендується уникати неконкретних висловів типу: «підняти », «підвищити », «посилити », «поліпшити », «активізувати », «звернути увагу «тощо. Сформульовані в такий спосіб доручення розпливчасті, перевірка їх виконання затруднительна.

Если распорядительная частина передбачає різні характером дії і кількох виконавців, вона ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (організація, структурне підрозділ, конкретне посадова особа, наприклад, в наказах), предписываемое дію і термін виконання. Виконавець вказується в давальному відмінку. Можна вказувати і узагальнено, наприклад: директорам заводів, керівникам архівів. Предписываемое дію виражається дієсловом у формі - «підготувати », «зарахувати », «організувати », «забезпечити », «покласти », «розробити «тощо. Термін виконання може бути реальним, відповідати обсягу гаданих работ.

Следует враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців. Розпорядливий документ може мати загальний всім пунктів виконавчий термін. Проте частіше термін виконання встановлюється кожному за завдання окремішності. Наприкінці тексту розпорядницького документа поміщається перелік документів, що втратили чинність чи які підлягають зміни із друком даного акта. Останнім пунктом в наказах, рішеннях, розпорядженнях вказується обличчя, яким покладається контролю над виконанням документа. Розпорядницькі документи може мати докладання, свідчення про які вони дають у відповідних пунктах тексту (наприклад: затвердити прикладену інструкцію з діловодства). Реквізит «Додаток «після тексту розпорядчих документів самостійно не оформляется.

Пример оформлення приказа:

Адміністрація N-ської области.

Управління школ.

ПРИКАЗ.

05.05.98 № 42 г.

N-ск.

Про підготовці шкіл області привертає нового навчального году.

З метою на часі і якісної підготовки шкіл області привертає нового навчального году.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Начальнику ремонтно-будівельного управління Іванову А.А. що з начальником управління Петровим В. П. і директорами шкіл подати кошторис витрат на: ремонт шкільних будинків до 01.06.98.

2 Начальнику господарського управління Галкіну РР. забезпечити РСУ необхідними матеріалами на ремонт шкіл у межах кошторису до 15.06.98.

3 Ремонтно-строительному управлінню зробити ремонт шкільних будинків до.

15.08.98. Результати виконаної роботи уявити приймальній комиссии.

4 Створити приймальну комісію у складі: (вказуються посади й фамилии).

5 Контроль над виконанням наказу покласти заступника начальника.

Управління шкіл Тимофєєва С.И.

Начальник управління подпись.

О.И.Леонтьев Текст розпорядницького документа повинен мати заголовок, у якому чітко й коротко сформульовано зміст документа. Заголовок починається з приводу «Про «(«Про ») і формулюється з допомогою отглагольных іменників (наприклад, «Про призначення… », «Обутверждении… », «Обведении… », «Про створенні… ») чи іменників, вказують щодо (наприклад, «Про результати… », «Про заходи… »). Для ряд, а типових управлінських ситуацій, потребують видання наказу (з приводу створення, реорганізації, ліквідації установ, організацій та підприємств, розподілу обов’язків між керівництвом, внесення змін у безвихідь (статут), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції, про перехід новий режим роботи), розроблено уніфіковані форми документів, у яких визначений як склад, а й порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази про зарахування працювати, перекладі іншу роботу, про надання відпустки, припинення трудового договору (контракту). Ці форми є унифицированными формами первинної учётной документації, утверждёнными Постановою Держкомстату від 30 жовтня 1997 р. № 71 а. При оформленні таких наказів фактично лише заповнюються запропоновані формы.

Подготовив текст розпорядницького документа, розпочинають його оформленню. Розпорядницькі документи оформляються спільною для бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб чи емблема, найменування установи — автора, назва виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), позначки про согласовании.

Завершающим етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження і підписання. Проект до підписання підлягає узгодження з зацікавленими установами, структурними підрозділами чи посадовими особами, що їх стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування чи проставления грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується упорядником проекту й керівником структурного підрозділи, що вносить проект, усіма зазначеними у проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа загалом, юрисконсультом. Проекти документів, виконання яких вимагає і фінансового забезпечення, обов’язково погоджуються із саудівським фінансовим органами чи службами.

Виза юрисконсульта свідчить відповідності документа законодавчим і нормативних актів, і навіть відповідності окремих формулювань спеціальним вимогам в деяких органах (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров’я). У установі може бути перелік посадових осіб, визирующих проекти розпорядчих документов.

Согласование проводить структурне підрозділ або високопоставлена особа, яке готувало проект розпорядницького документа. Візи чи гриф узгодження, зазвичай, проставляються першою примірнику проекту. Що стосується виступати проти проектом пишеться мотивоване висновок. Якщо у процесі доопрацювання до проекту внесено значні поправки, документ підлягає повторному узгодженню. Перед підписанням проект документа старанно выверяется. У цьому особливе увагу слід привернути до себе перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та отчеств.

Проекты розпорядчих документів, прийнятих колегіальними органами, — постанов, і рішень — обговорюються і приймаються на засіданнях. У результаті обговорення у на них можна вносити поправки і. Допрацьовані проекти виносяться затвердження наступний заседание.

Полностью підготовлені проекти документів видаються на підпис. Накази і розпорядження підписуються керівником або його заступником. Постанова і рішення мають два підписи — голови і секретаря (управляючого справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Ніякі виправлення в розпорядливий документ після підписання не вносятся.

Распорядительные документи набирають сили з їх підписання чи доведення до виконавця. Нерідко термін набрання чинності і термін дії акта управління вказуються у самому документе.

Особое значення надається доведення розпорядницького документа до виконавця. Постанови, рішення, розпорядження, накази тиражуються і розсилаються відповідно до списком, підготовленим упорядниками проекту документа.

5. ВИСНОВОК. Ефективність раціональної системи документооборота.

Весь процес управління пронизаний інформацією, що є основою прийняття прийняття рішень та побудований на оперативної працювати з документами, у яких вона фіксується. Тому информационно-документационное забезпечення управління (діловодство) будь-який фірми, установи, організації, підприємства розглядається сьогодні як найважливіша обслуговує функція управління. Від її раціональної організації залежить швидкість і оптимальність вибору рішення, доведення його виконавця, своєчасний контролю над виконанням й у кінцевому счёте, досягнення економічного ефекту в діяльності фірми, організації, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуговування має специфічні завдання, він повинен виконуватися самостійної, организационно-обособленной службою — структурним підрозділом: управлінням, департаментом, відділом, сектором, групою — і т.д. Сьогодні це служба має різні назви: управління справами, управління информационно-документационного забезпечення, управління діловодства, управління документационного забезпечення, загальний відділ, канцелярія, секретаріат тощо. У невеличких установах, фірмах, де обсяг оброблюваних документів невеликий й створення спеціального структурного підрозділи недоцільно, всю роботу, виконувану службою діловодства, покладає секретаря-референта.

Служба діловодства, самостійна структурне підрозділ, очолюється керівником, який у часи чергу підпорядковується безпосередньо керівнику організації. Об'єднання діловодної служби коїться з іншими підрозділами, наприклад, входження цієї служби в адміністративно-господарський відділ, є грубої ошибкой.

Основными завданнями такий служби є постановка і ведення інформаційнодокументационного забезпечення управлінської діяльності організації на рівні сучасних вимог. На службу діловодства зазвичай покладається організація єдиної комплексної системи діловодства (информационно-документационного забезпечення управління) у створенні, єдиного порядку роботи з документами, починаючи зі своїми створення (чи одержання) і закінчуючи здаванням у комп’ютерний архів (чи уничтожением).

Это досягається розробкою відповідного пакета організаційних і нормативно-методичних документов.

В залежність від обсягу робіт (обсягу документообігу організації) служба діловодства може охоплювати кілька структурних підрозділів, наприклад, секретаріат (чи кілька, якщо свої секретаріати мають заступники керівника установи); експедицію (тут, своєю чергою, можна виділити групи з обробці яка входить і що виходить кореспонденції, конфіденційних документів, кур'єрська група та інших.); бюро учётно-справочной роботи (у ньому може бути групи реєстрації, інформаційно-довідкового обслуговування); бюро контролю; бюро листів і прийому громадян; група пресі й розмноження документів; відділ автоматизації; архів і др.

В установах меншого масштабу можливо суміщення кількох функцій в одному підрозділі чи замість структурних підрозділів виконання відповідної роботи окремими співробітниками, у маленькому фірмі всю роботу веде один секретарь.

Численный склад парламенту й номенклатура посад працівників служби діловодства також з функцій і обсягу робіт служби. З іншого боку, у кожному структурному підрозділі то, можливо секретар, провідний діловодство у відповідному відділі. За відсутності такого керівник підрозділи повинен призначити однієї з працівників відділу відповідальних ведення делопроизводства.

Рациональная організація постановки діловодства починається з визначення організаційно-правового становища служби, її структури, функцій, правий і обов’язків всіх, хто займається документационным забезпеченням. І тому слід розробити організаційно-правові документи: положення про службі діловодства й додаткові інструкції на кожного працівника, що займається делопроизводственным обслуговуванням, інструкцію з організації делопроизводства.

Без грамотної постановки діловодства для підприємства, ефективна діяльність стає неможливою. Підрозділи в’язнуть у паперах. Відсутня можливість грамотно планувати роботу, т.к. немає чіткості в доведенні распорядительно-информационной документації до співробітників компанії. Незнання норм часу на що їх види робіт Демшевського не дозволяє правильно розподіляти роботи й планувати робочий день.

Таким чином, організовуючи діловодство в себе у фірмі, установі, на підприємстві пам’ятаймо, що якісна постановка діловодства вимагає професійних знаний.

Список використаної литературы Т.В. Кузнєцова. «Діловодство (документационное забезпечення управління)» — М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

В.А. Кудрявцев і колектив авторів «Організація роботи з документами: підручник — М.: ИНФРА-М, 1998.

ГК РФ по стандартизації, метрології й сертифікації. Уніфікована система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів. ГОСТ Р 6.30−97.