Службові записки. 
Предмет української мови професійного спілкування

Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

• 1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.
• 2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Пропозиція — документ, який містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкові (перелік пропозицій).

Реквізити:

• 1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).
• 2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка у Д. відмінку.
• 3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, у Р. відмінку.
• 4. Назва документа.
• 5. Заголовок («про…»).
• 6. Текст — може поділятися на такі частини:
  • а) загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;
  • б) описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; тлумачення певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);
  • в) висновкові - конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.
• 7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.
• 8. Дата укладання (ліворуч).
• 9. Посада автора (ліворуч), підпис укладача (праворуч).

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи підлеглого й має реквізити, аналогічні доповідним запискам. Пояснювальна записка може бути:

• 1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих чи негативних наслідків.
• 2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Зразок:

Деканові педагогічно-індустріального факультету доц. Васильченку О.К.

старости 11 групи Пономаренка В.О.

Пояснювальна записка Студенти 11-ї групи не з’явилися на заняття з вищої математики тому, що відвідували виставку технічних засобів навчання, організовану кафедрою ТЗН.

20.10.2006 Підпис укладача.