Функції документів у системі соціальної комунікації

Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе лише за допомогою інформаційних зв’язків, які частенько знаходять матеріальне втілення в документованій інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію про процеси, що протікають в суспільстві. В той же час документ, будучи продуктом суспільного розвитку, одночасно і сам робить певний вплив на формування і характер суспільних стосунків, гальмує або, навпаки, стимулює їх розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливе поза тим соціальним середовищем, в якому цей документ з’явився і де він функціонує.

Саме ідентифікація соціальної суті документа, що став історичним джерелом, лежить, зокрема, в основі історичної науки і такої найважливішої її галузі як джерелознавство. Соціальна природа документа найтіснішим чином пов’язана з функціями документа.

Під функцією (від латів. «functio» — виконання) документа розуміється внутрішньо властиве йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. Інакше кажучи, функції документа зумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, є похідними від них. Функції документа безпосередньо пов’язані з функціями інформації, які документ переймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носієві [18, c.76].

Оскільки соціальна інформація орієнтована на задоволення різних людських потреб, тобто багатофункціональна, то і документ також поліфункционален. Сукупність функцій є засобом досягнення мети і реалізації завдань, для вирішення яких документ призначений. Функції безпосередньо впливають на види, різновиди, структуру документів.

Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого глибшого їх вивчення. Різні функції документа тісно взаємозв'язані і переплетені між собою, тому вивчення їх можливо лише за допомогою загальнонаукового методу абстрагування, тобто уявного розмежування і тимчасового виділення яких-небудь окремих функцій [18, c.78].

Функції документа можна розділити на загальні і спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи яку-небудь певну потребу, тобто реалізовуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність в документі інших функцій [16, с.92].

Виникнення документа, як вже наголошувалося, було обумовлене конкретними суспільними потребами, а саме — необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими в документі і властиві всім документам.

Названі функції, у свою чергу, тісно пов’язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з характером матеріального носія інформації тощо. Часто документознавці об'єднують їх в єдину інформаційну функцію. Однєю з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, збереження інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається «зупинити мить».

В процесі реалізації цієї функції відбувається так би мовити матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій. Комунікативна функція призначена не лише для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, впорядкування і підтримки інформаційних зв’язків в суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль [16, с.94].

Передача інформації охоплює всі рівні соціальної системи і різних її підсистем. Вона може бути інтерактивною, тобто вестися в діалоговому режимі; може здійснюватися в якому-небудь одному напрямі: зверху — вниз або знизу — вгору. Відповідно виникають і різні категорії документів: двосторонньої дії (ділове і особисте листування, договірні документи і так далі) багатобічної дії, розраховані на інформування всього суспільства; документи, орієнтовані зверху вниз, тобто від законодавця до виконавця, від керівника до підлеглого (закони, укази, постанови, розпорядження, накази, інструкції і так далі); документи, орієнтовані від низу до верху, — від виконавця і підлеглого до керівника (скарги, донесення, доповідні записки, рапорти і так далі).

Виникнення і широке поширення в останні десятиліття комп’ютерних, телекомунікаційних і космічних мереж зв’язку і передачі інформації (системи «Інтерспутник», «Інтернет», електронна пошта і ін.) різко збільшили швидкість і об'єми передачі інформації і, як наслідок, комунікативні можливості документа.

Зафіксована на матеріальному носієві інформація може стати потрібною багато разів. Тому збереження інформації є одній з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значне число спеціальних установ і організацій — архівів, інформаційних центрів, музеїв і ін.

Збережена документована інформація, виявившись в ретроспективному середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. В результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, яка є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов’язана виключно з ретроспективним середовищем існування документів, тому належить до функцій вторинного порядку.

Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій або іншій мірі рівень матеріальної, наукової, технічної, мовної культури, що відображає, рівень освіти, морально-етичного стану суспільства. За допомогою документа здійснюється не лише закріплення, але і передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, етичних норм.

Окрім розглянутих вище загальних функцій, спочатку властивих практично всім документам, існує ряд функцій, якими документи наділяються в рамках тієї або іншої конкретної сфери людської діяльності [18, c.114].

До їх числа перш за все слід віднести управлінську функцію документа. Цією функцією володіє значний масив документів, що спеціально створюються як інструмент управлінської праці. Оскільки процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, остільки і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різні: організаційно-розпорядні, планові, звітні тощо.

З управлінською тісно пов’язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин в суспільстві. Цією функцією володіють перш за все документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити певні юридичні наслідки.

Історично однією з перших стала потрібною функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв’язків, розвиток економічних стосунків викликали вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, урожаю, худоби, боргів і тому подібне.

Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв’язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива перш за все науковій документації, оскільки метою наукового пізнання є здобуття нової інформації.

Ряд документів володіє політичною функцією, яка тісно пов’язана з функцією управління, оскільки до сфери політики відноситься в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління. Політична функція знаходить своє вираження перш за все в документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур.

До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, етичних, естетичних, філософських і інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його відношення до навколишньої дійсності, знаходили віддзеркалення інтереси різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудових пам’ятників людської думки, духовних шукань наших далеких предків. В той же час добре відомо, що документи, що виконують ідеологічну функцію, можуть робити вельми істотний вплив на умонастрої і на соціальну поведінку значних мас людей [18, c.115−116].

У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв’язків, актуалізації окремих напрямів людській діяльності, а також в процесі поглиблення документоведчеських досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояву функцій, що вже діють, або виявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом вельми актуальною стала проблема захисту інформації. В результаті деякі документоведи не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації.

Аналіз основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості. По-перше, деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі і бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, залежно від конкретних соціальних потреб. По-друге, як вже наголошувалося, будь-який документ є багатофункціональним, тобто володіє одночасно декількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємозв'язані. Проте при цьому зазвичай переважає якась одна функція. По-третє, функції документа можна розділити на:

• 1. функцій оперативного характеру, час дії яких обмежений (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функція захисту інформації);
• 2. функцій що постійно діють (всі інші), які забезпечують історичну і соціокультурну спадкоємність. Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному і інформаційному середовищі, а оперативна інформація стає ретроспективною [18, c. 117].

Документ завжди вміщує у собі одночасно декілька функцій, які тісно пов’язані одна з одною. Але поліфункціональність документа не виключає домінування однієї його функції над іншою. Знання функцій документа дозволяє з’ясувати цільове та читацьке призначення документа, що дає можливість найбільш ефективно використовувати його потенціальні можливості.