Дослідження предметної області та обґрунтування запропонованих проектних рішень

Характеристика предметної області

Блок задач з обліку і контролю праці та заробітної плати є одним з найважчих, складних та трудомістких ділянок облікової роботи, що потребує точних і оперативних даних. Даний облік повинен забезпечити в організації точний контроль за наявністю та рухом кадрiв.

Обєктом дослідження у бакалаврській роботі є інформаційні процеси, повязані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного обчислювального центру Чернігівського обласного споживчого союзу (ІОЦ ОСС).

ІОЦ ОСС створений у вересні 1975 року. Схема організаційної структури ІОЦ ОСС зображена на рисунку 1.

Основною задачею ІОЦ було обслуговування районних споживчих товариств та господарств системи споживчої кооперації. Раніше центр був оснащений ЕОМ типу ЄС 1036, ЄС 1046. На сьогоднішній день на ІОЦ повністю змінилася технологія обробки інформації. Залишилася лише одна ЕОМ типу ЄС та закуплені ПЕОМ.

Тепер відділи ІОЦ виконують наступні функції.

Відділ розробки та впровадження економічних задач займається розробкою, впровадженням та подальшим супроводженням впроваджуваних задач. У даному відділі виконуються слідуючі функції:

виписка рахунків-фактур

кількісно-сумовий облік.

бухгалтерський облік.

зведення квартальних бухгалтерських звітів і балансів.

Схема організаційної структури ІОЦ ОСС Рис. 1.

Відділ технічного обслуговування периферійної техніки, ПЕОМ і касових апаратів займається технічним обслуговуванням і ремонтом клавішних обчислювальних машин, ПЕОМ встановленням, програмуванням і технічним обслуговуванням касових апаратів фірми SAMSUNG.

Відділ розмноження та оформлення документів робить ксерокопії, брошурує, проводить порізку паперів будь-якого формату.

Комерційний відділ займається роздрібною та оптовою торгівлею.

Бухгалтерія складається з трьох чоловік: головний бухгалтер та два бухгалтери.

Головний бухгалтер розроблює звіти по магазину, по касі, складає журнали-ордери і баланс.

Бухгалтер веде облік банківських операцій, розрахунки із замовниками, дебіторами і кредиторами, нараховує заробітну плату робітникам ІОЦ.

Інший бухгалтер веде кількісно-сумовий облік сировини, матеріалів і виконує обовязки касира.

Відділ кадрів веде облік кадрiв ІОЦ. Мета обліку кадрiв одержання даних про наявність і рух працівників в цілому по ІОЦ і по кожному його відділу, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності робітників та службовців, визначення витрат праці, контроль за кількістю прийнятих і звільнених працівників.

У відділі кадрів (ВК), при прийнятті на роботу працівника складається особиста картка. Вона включає в себе відомості, отримані з трудової книжки, яка ведеться у ВК, диплому, паспорту. При прийомі на роботу, у відповідності з професією і кваліфікацією працівника, призначають йому посаду, відділ, в якому він буде працювати, а потім по цим даним у документі «Штатний розклад» визначають оклад. Посада, відділ, оклад, а також прізвище, імя та по-батькові, дата зарахування на роботу, табельний номер, який працівникові присвоюють у ВК, вказують у «Наказі про прийом на роботу». Підтверджений директором наказ передається у бухгалтерію. Форма цього документу наведена у додатку 1. Інспектор ВК попереджує керівника відділу, в який призначено працівника на роботу.

Чисельність працівників (особистий склад) визначається техпром-фін-планом організації та укладеними колективними угодами.

Залежно від участі в господарській діяльності розрізняють промислово-виробничий і непромисловий персонал. За характером виконуваних функцій промислово-виробничий персонал розподіляється на категорії: ро-бітники (основного і допоміжного вироництва), керівники, спеціалісти і службовці. Непромисловий персонал це робітники і службовці капітального ремонту, транспортного і житлового господарства і культурно-побутових установ.

Рух кадрiв оформляється первинними документами: наказами про прийом, переміщення, звільнення.

В практиці обліку кадрів розрізняють списковий склад, середньосписковий, наявний.

Фактична чисельність всіх працівників організації визначається списковим складом.

В списковий персонал входять всі категорії постійних, сезонних та тимчасових працівників, прийнятих на роботу на період не менше 5 днів. Крім того, в списковий склад включаються також працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на період більше одного дня. Працівники включаються в списковий склад з дня їх зарахування на роботу. У списках працівників ІОЦ повинні бути присутні як фактично працюючі на даний період часу, так і відсутні на роботі за певною причиною.

В списковий склад підприємства включаються:

працівники, які фактично зявилися на роботу, в тому числі ті, що не працювали по причині простою працівники, які знаходяться в службовому відрядженні.

працівники, які знаходяться в чергових відпустках жінки, які знаходяться у дикретних відпустках.

працівники, які не зявилися на роботу через хворобу працівники, які не зявилися на роботу у звязку з виконанням державних та суспільних обовязків, по особистій поважній причині з дозволу адміністрації, особи, які здійснили прогул, а також працівники, яких засудили на строк від 3 до 15 діб працівники, які тимчасово відірвані від виробництва на сільскогоспо-дарські роботи, лісозаготовки та інше працівники, відряджені для підвищення кваліфікації, на сесії.

працівники, прийняті на роботу з випробувальним терміном працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на строк більше одного дня працівники організації, які працюють поза організацією, якщо вони отримують заробітну плату від цієї організації.

«надомні» робітники Середньоспискова чисельність працівників за звітний місяць визначається шляхом додавання кількості працівників за всі календарні дні звітного місяця, враховуючи святкові та вихідні дні, та ділення отриманої суми на число календарних днів звітного періоду.

Від спискового складу працівників слід відрізняти наявний, який показує, скільки чоловік з числа перебуваючих у списку зявилося на роботу.

Вирішення даної задачі передбачає виконання ряду розрахунків, повязаних з визначенням кількості прийнятих працівників на роботу в організацію та вибувших з неї за певний період (місяць), а також наявність працівників в організації. При цьому кількісні показники розрахунків при необхідності можуть визначатися в розрізі різних групових ознак (наприклад, категорій персоналу, професій, освіти). Показники, які отримуються, потім переносяться у відповідні вихідні форми, для яких характерна велика їх кількість і різноманітність.

В процесі розвязання задачі виконуються наступні операції по облі-ку і контролю:

прийняття працівників на роботу.

звільнення працівників з організації.

наявність працівників на роботі.

військового обліку.

підготовки кадрів.

Підрахунок кількісних показників наявності та руху кадрiв по різним груповим ознакам виконується виборкою, сортуванням і додаванням первинних даних в межах тих чи інших групових ознак.

Основним недоліком даної інформаційної системи є те, що всі розрахунки ведуться за допомогою калькулятора, для перевірки достовірності даних потрібно ще раз все перерахувати, а це неефективно і займає багато часу. При обліку постійно потрібна інформація про наявність працівників, а пошук її дуже трудомісткий.

Розглянувши ситуацію, яка склалася, можна зробити висновок про необхідність удосконалення методу обліку наявності та руху кадрiв шляхом створення автоматизованого робочого місця (АРМ) інспектора відділу кадрів.