Освітній портал MyReferatik

Електронна пошта - засіб обміну інформацією, підготовленою в електронному вигляді, між людьми, що мають доступ до комп'ютерної мережі.
Основними областями застосування електронної пошти є ведення особистого листування і робота з деякими інформаційними ресурсами Інтернету, такими як списки розсилки, off-line групи новин і системи пересилки файлів по електронній пошті.
Поштовий сервер - програма, що пересилає повідомлення з поштових скриньок на інші сервери або на комп'ютер користувача по запиту його поштового клієнта.
На поштовому сервері створюють поштові скриньки для користувачів з певним ім'ям і паролем для доступу. Клієнтську частину сервісу представляє поштовий клієнт.
Поштовий клієнт (мейлер) - програма, що допомагає складати і посилати електронні повідомлення, отримувати і відображати листи на комп'ютері користувача.
Робота з поштою може проводитися в режимі off-line. Це означає, що для отримання і відправки пошти в призначену годину ви встановлюєте з'єднання з провайдером. Потім ви даєте команду вашому поштовому клієнтові, по якій він підключається до вашого поштового сервера, посилає підготовлені листи і забирає на локальний комп'ютер повідомлення, що прийшли за минулий період на вашу поштову скриньку. Писати листи і читати отримані з сервера повідомлення ви можете в автономному режимі, тобто, без підключення до Інтернету.
Таким чином, електронна пошта дозволяє вільно обмінюватися електронними повідомленнями навіть у тому випадку, коли відправник і одержувач не знаходяться одночасно в мережі.

Microsoft Outlook Express

Outlook Express - це могутній засіб для відправлення, прийому і організації пошти. Складати поштові повідомлення можна як у форматі звичайного тексту, так і у форматі HTML. Читати отримані повідомлення можна і у вікні Outlook Express, і в окремому вікні. Для організації пошти Outlook Express пропонує засоби створення поштових тек і визначення правив, по яких повідомлення, що приходять, повинні поміщатися в ці теки. Таким чином, хоча програма Outlook Express з'явилася на ринку не так давно, вона стала дуже могутнім засобом для роботи з поштою і новинами.
Поштова програма Outlook поставляється в двох можливих конфігураціях: Outlook Express і MS Outlook (входить в пакет Microsoft Office).

Інтерфейс

Поштові теки Outlook Express.
Що входять. Сюди за умовчанням поступає вся нова пошта, і тут зберігаються всі повідомлення, що прийшли. Згодом ви можете створити додаткові теки (наприклад, присвячені різним проектам або листам від постійних адресатів) і набудувати Outlook Express так, щоб під час вступу нових листів вся пошта автоматично розбиралася і складалася в окремі теки.
Витікаючі. Це тека призначена для тимчасового зберігання листів, що відправляються. Навіщо це потрібно? Уявіть, що ви готуєте декілька листів одне за іншим. Щоб не з'єднуватися кожного разу з Інтернет для відправки чергового листа, підготовлені листи тимчасово накопичуються в цій теці. Потім, при натисненні на кнопку Доставити пошаную, вони всі разом йдуть на поштовий сервер провайдера і далі - до своїх адресатів. Саме такий режим відправки листів встановлюється в Outlook Express за умовчанням.
Відправлені. Тут за умовчанням зберігаються копії відправлених повідомлень, і ви завжди зможете пригадати - що, кому і коли ви посилали.
Видалені. Якщо ви вирішите видалити непотрібні повідомлення, то вони тимчасово поміщаються на зберігання в цю теку (на випадок, якщо ви передумаєте їх видаляти остаточно). Якщо ви вирішите остаточно видалити повідомлення з цієї теки, зробіть праве клацання по значку теки і з випавшого меню виберіть пункт Очистити теку.
Чернетки. Якщо ви готуєте новий лист, але в процесі роботи над ним вирішите дописати лист пізніше, то виберіть в меню Файл пункт Зберегти. Такий "недописаний" лист тимчасово зберігається в теці Чернетки. Щоб продовжити згодом роботу над листом з цієї теки, просто відкрийте цю теку і двічі клацніть по чернетці листа. Потім, якщо лист готовий, то його можна відправити, і воно буде поміщено в теку Витікаючі. Якщо ж лист як і раніше не готовий до відправки, то його знову можна зберегти в теці чернеток.
Якщо ви отримуєте багато пошти з вкладеними файлами (документами, графічними файлами і ін.), то непогано періодично, наприклад, хоч раз на місяць, проводити чищення своїх тек від старих повідомлень. Це сприяє значній економії місця на жорсткому диску машини. І не забувайте чистити не тільки теку з вхідними листами, але і теку Витікаючі, де зберігаються копії ваших власних листів. Ну і звичайно, не забувайте чистити теку Віддалені від вже непотрібних листів, які явно ніколи не знадобляться.
При роботі з великими об'ємами різноманітної кореспонденції зручно, окрім вище приведених, обов'язкових тек, додатково створити свої теки для вхідних листів. Це можна зробити використовуючи головне меню Файл/Папка/Создать або команду контекстного меню Створити теку.
Основне меню.
Створити повідомлення - звернення до текстового редактора для підготовки листа.
Відповісти на вибрані повідомлення - висновок відразу декількох вікон текстового редактора для підготовки у відповідь послань вибраним кореспондентам. У полі Тема підставляється Re:. і тема повідомлення, на яке відповідаєте.
Відповісти всім - виведення декількох текстових вікон, рівних по числу кількості записів в теці що Входять, для підготовки у відповідь повідомлень. У полі Тема підставляється Re:. і тема повідомлення, на яке відповідаєте. Часто використовується тими, хто сумлінно прагне відповідати на всі листи, що приходять.
Переслати - відправити отримане вами повідомлення третьої особи, при цьому дане повідомлення міститиме ваш підпис і, можливо, ваш коментар. У полі Тема підставляється Fw:. і тема повідомлення, яке пересилаєте.
Друкувати вибрані повідомлення - ви можете відправити деякі з листів на друк (якщо, звичайно ж, у вас є принтер).
Видалити вибрані повідомлення - найважливіший інструмент при роботі з поштою.
Доставити нову пошту - після натиснення на цю кнопку до вас почне поступати кореспонденція, що вже накопичилася на сервері у вашій поштовій скриньці. Якщо ви нажинали на цю кнопку, не будучи підключеними до Мережі, то програма запропонує провести підключення до одного з видалених серверів.
Адресна книга - зручний каталог для зберігання даних про своїх кореспондентів. Досвідчені користувачі обов'язково використовують адресну книгу при роботі з поштою.
Знайти - повнофункціональна пошукова система по вашому поштовому архіву. Украй корисна для тих, хто працює з великими об'ємами кореспонденції.
Необхідні дані для створення облікового запису
Ваша електронна адреса (ім'я поштової скриньки або e-mail address): повна назва поштової скриньки, що включає значок "@" і домен (наприклад, [email protected]).
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Сервер вхідної пошти (POP3-сервер):
mail.ustu
Сервер витікаючої пошти (SMTP-сервер):
mail.ustu
Ім'я користувача на POP-сервері: ім'я поштової скриньки без значка "@" і назви домена.
Наприклад для поштової скриньки [email protected]: user1
Пароль: ваш пароль до поштової скриньки.
[email protected] пароль: user1
[email protected] пароль: user2
[email protected] пароль: user22
Облікові записи
Якщо ви використовуєте свій комп'ютер спільно з ким-небудь (удома або на роботі), кожному користувачеві можна виділити окрему поштову скриньку в програмі Outlook Express. У користувачів будуть окремі настройки роботи з поштою, окремі повідомлення і окремі контакти. Щоб це здійснити, необхідно створити "посвідчення" для кожного з користувачів. Після того, як посвідчення задані, можна переходити від одного до іншого, не вимикаючи комп'ютер і не розриваючи зв'язок з Інтернет.
Для переходу від одного посвідчення до іншого, в меню Файл виберіть Зміна посвідчення.
Для додавання посвідчення виконаєте наступні дії:
• У меню Файл вкажіть на Посвідчення і виберіть Додати посвідчення.
• Введіть ім'я нового користувача.
• Для захисту настройок створюваного посвідчення можна встановити прапорець Використання пароля і ввести пароль. Програма Outlook Express запропонує вам увійти до системи як новий користувач. При негативній відповіді ви продовжите роботу як поточний користувач. При позитивній відповіді потрібно буде ввести відомості про підключення до Інтернет. У полі введення Ім'я введіть ім'я для звернення до вас при листуванні за допомогою електронної пошти. Це може бути ваше справжнє ім'я або псевдонім.
• Натисніть кнопку Далі, щоб продовжити роботу. З'явиться діалог Майстра підключення до Інтернет.
• Якщо ви ще не маєте своєї адреси електронної пошти, то виберіть нижній пункт діалогового вікна і слідуйте вказівкам, що з'являються на екрані. В результаті ви отримаєте безкоштовний поштовий обліковий запис в поштовій службі Hotmail, яка використовує сервери HTTP.
• Якщо ви вже маєте адресу електронної пошти, то потрібно створити відповідний обліковий запис, який включає ваше ім'я і пароль для входу в систему, а також назви серверів вхідних і витікаючих повідомлень. Всі ці відомості вам повинен надати ваш постачальник послуг Інтернет або адміністратор локальної обчислювальної мережі, в якій ви працюєте. Для того, щоб створити обліковий запис виберіть верхній пункт діалогового вікна.
Для зміни параметрів існуючого посвідчення в меню Файл вкажіть на Посвідчення і виберіть Управління посвідченнями. Коли з'явиться діалогове вікно, виконаєте наступні дії:
• для зміни назви або пароля посвідчення виберіть посвідчення і натисніть Властивості;
• для зміни посвідчення, що завантажується при запуску, виберіть посвідчення із списку, що розкривається (якщо відповідний прапорець знятий, при кожному запуску додатку, що використовує посвідчення, виводитиметься запит про вибір посвідчення);
• для зміни посвідчення, використовуваного за умовчанням, виберіть потрібне посвідчення з нижнього списку, що розкривається;
• для видалення посвідчення виберіть користувача і натисніть кнопку Видалити.
Настройка параметрів електронної пошти
Параметри пошта, що встановлюється у вікні Параметри, значно впливає на поведінку Outlook Express. Вони визначають, що повинне відбуватися при відправленні повідомлень, в якому форматі створюються повідомлення, особливості читання, перевірку орфографії, тип підпису і чи використовувати шифрування і цифровий підпис. Для відображення вікна Параметри виберіть Сервис/Параметры, і з'явиться діалогове вікно Параметри.
Адресна книга
Для зручності роботи в програмі Outlook Express передбачена можливість завести адресну книгу, в якій можна зберігати інформацію про адресатів, з якими ви ведете листування по електронній пошті.
Розібратися з додаванням записів в адресну книгу і роботою з нею не так вже складно, якщо вам коли-небудь доводилося вести записник.
Створити нового адресата - створення нового запису в даній групі адресної книги.
Створити нову групу - відкриття нової тематичної теки для адресатів певної групи.
Видалити - позбавлення від запису або групи записів.
Пошук - вбудована пошукова система для пошуку конкретних людей на безкрайніх просторах мережі Інтернет.
Для створення нового адресата необхідно виконати наступні дії:
@ Виберіть команду Адресна книга меню Сервіс. З'явиться вікно Адресна книга.
Й Натисніть кнопку Створити Контакт на панелі інструментів вікна Адресна книга. На екрані з'явиться діалог Властивості. Вкладки Особисті, Службові, Замітки призначені для завдання додаткової інформації про поточного кореспондента.
_ У полях введення Ім'я, Прізвище, По батькові наберіть відповідно прізвище, ім'я і по батькові адресата.
@ Клацніть мишею на полі Адреси електронної пошти і наберіть на клавіатурі адресу його електронної пошти.
@ Натисніть кнопку Додати, щоб занести адресу в книгу.
@ Натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалог Властивості. Коли у вашій адресною книгебудет велика кількість записів, ви зможете знайти потрібну людину по прізвищу, набираючи її в полі введення, яке знаходиться нижчим за панель інструментів у вікні Адресна книга.
Для закриття адресної книги, виберіть команду Закрити меню Файл або клацніть мишею на кнопці в правому верхньому кутку вікна Адресна книга, щоб закрити вікно.

Створення, відправка і видалення електронного листа

Для виклику редактора підготовки поштового повідомлення можна звернутися до меню Сообщение/Создать повідомлення або просто нажинати на відповідну кнопку в графічному меню.
Звернете увагу, що текстовий курсор вже знаходиться в полі Кому. Введіть в поле Кому електронна адреса одержувача, наприклад, [email protected].
Адреса може бути вписана уручну або узята з адресної книги. Для того, що б скористатися адресною книгою, необхідно зробити правий клік на кнопку Кому. Відкриється діалогове вікно Вибрати одержувачів. Клацніть мишею на прізвищі, що цікавить вас, і натисніть кнопку Кому, якщо ви хочете відправити лист цій людині. Щоб відправити копію листа ще одній людині, виберіть його прізвище і натисніть кнопку Копія. Адреса електронної пошти цієї людини буде підставлена у відповідне поле введення конверта
листа, що відправляється. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити діалог Вибір одержувачів. Адреса вибраного вами адресата буде відображена у відповідному полі "конверта" створюваного листа.
Ви можете вибрати декілька адресатів. Якщо ви вписуєте адресу в ручну, то адреси розділяються крапкою з комою ( ; ). Для розсилки листа відразу декільком адресатам служить поле введення Копія.
Примітка: Для перемикання між полями введення зручно користуватися клавішею Tab на клавіатурі.
Наступний рядок для заповнення Тема. У цьому рядку ви пишете коротку анотацію листа, наприклад, Тест.
Примітка: При підготовці листа адресатові, що використовує версію операційної системи, відмінну від російської, краще записувати тему по-англійськи або на транслите (т.е. латинськими буквами російські слова).
На цьому заповнення конверта листа, що відправляється, завершене.
У текстовому вікні пишіть текст листа. Інструментальна панель для форматування тексту схожа на інструментальну в Microsoft Word.
Після того, як текст листа набраний, ви можете перевірити орфографію, використовуючи для цього команду Правопис меню Сервіс або клавішу F7. Для зміни мови, використовуваної при перевірці орфографії, виконаєте команду Параметри в меню Сервіс. На вкладці Правопис виберіть Мова, на якій написаний лист. Тут же ви можете набудувати параметри перевірки правопису.
Дуже часто з'являється необхідність переслати по електронній пошті не тільки текст, але і різні файли, наприклад, зображення, звуки, електронні таблиці і т.д.
Меню Вставка/Вкладення файлу або нажинати на кнопку з "скріпкою". З'явитися діалогове вікно Вставка вкладень. За допомогою діалогу Вставка вкладень виберіть на вашому диску файл і натисніть кнопку Вкласти, щоб приєднати вказаний файл до листа. Звернете увагу, що додалося ще одне поле введення Приєднати, в якому вказано ім'я і розмір приєднаного файлу. Для того, щоб приєднати декілька файлів, ще раз натисніть кнопку Вкласти на панелі інструментів вікна Створення повідомлення і виберіть ще один файл.
Так само можна вставити в текст листа малюнок: Вставка/Малюнок. Відкриється діалогове вікно Вставка малюнка, у вікні необхідно вказати шлях до малюнка, і деякі параметри відображення малюнка.
Якщо лист має високий або низький статус, то ви можете встановити параметр Важливість в меню Сообщение/Важность/. або використовуючи відповідну ікону на панелі інструментів вікна Створити повідомлення. Ви можете задати три рівні важливості:
Висока важливість. У верхній частині листа з'явитися строчка Дане повідомлення має високу важливість.
Звичайна важливість. Встановлюється за умовчанням при створенні листа.
Низька важливість. У верхній частині листа
з'явиться додаткова строчка Дане повідомлення має низький рівень важливості. Використовується дуже рідко.
Після того, як лист готовий, натисніть кнопку Відправити на панелі інструментів вікна Створення повідомлення. Після цього вікно Створення повідомлення закриється, а ваш лист буде записаний в теку Витікаючі.
Щоб відправити підготовлене повідомлення, натисніть кнопку Доставити на панелі інструментів Outlook Express. Після цієї операції ваше повідомлення буде відправлено на сервер, а його копія - записана в теку Відправлені.
Якщо ви хочете, щоб ваші повідомлення відправлялися відразу по натисненню кнопки Відправити на панелі інструментів вікна Створення повідомлення, то виконаєте наступні дії:
• у меню Сервіс виберіть пункт Параметри;
• у вікні, що з'явилося, перейдіть на вкладку Відправка повідомлень і встановите прапорець напроти запису Відразу відправляти повідомлення.
Щоб видалити лист, виберіть в списку Теки теку, що містить дане повідомлення, і клацніть мишею на листі. Потім натисніть кнопку Видалити на панелі інструментів Outlook Express. Лист буде поміщений в теку Видалені. Ви можете відновити видалені листи з теки Видалені. Для цього відкрийте теку Видалені і перемістите потрібне повідомлення в будь-яку іншу теку. Звертаємо вашу увагу, що листи, стерті з теки Видалені, відновити не можна.

Створення підпису

Звичайні листи прийнято підписувати. При використанні програми Outlook Express у вас є можливість підписувати і електронні листи. Під підписом подразумевается текст, який автоматично вставляється в кінець кожного написаного вами листа. Для створення підпису виконайте наступні дії:
• у меню Cервис виберіть Параметри і виберіть вкладку Підпис;
• натисніть кнопку Створити і введіть текст в поле Змінити підпис, або виберіть Файл і вкажіть текстовий або гіпертекстовий файл, який слід використовувати для підпису;
• включите прапорець Додавати підпис до всіх витікаючих повідомлень.
Тепер в кінець кожного написаного вами листа автоматично додаватиметься ваш підпис.
Для використання різних підписів з різними обліковими записами виберіть підпис в розділі Підпис, натисніть кнопку Додатково і виберіть обліковий запис, який слід використовувати з даним підписом.
Для додавання підпису тільки в окремі повідомлення вимкнете прапорець Додавати підпис до всіх витікаючих повідомлень. При створенні повідомлення виберіть меню Вставка, вкажіть на Підпис і виберіть потрібний підпис.
Читання пошти, що прийшла
Всі електронні листи, послані вам, спочатку збираються у вашій поштовій скриньці на сервері. Для того, щоб їх отримати і прочитати, вам потрібно зв'язатися з поштовим сервером. Натисніть кнопку Доставити на панелі інструментів Outlook Express. Після цього буде проведена перевірка вашої поштової скриньки на поштовому сервері. Все нові повідомлення будуть записані в теку що Входять. Непрочитані повідомлення мають значок у вигляді запечатаного конверта, а прочитані - відкритого конверта.
Ви можете змінити ширину колонок в теках з листами. У теці що Входять - це колонки Від, Тема, Отримано. Для зміни розмірів колонки підведіть покажчик миші до її межі. Покажчик миші змінить свою форму. Натисніть ліву кнопку миші і, не відпускаючи кнопки, буксируйте межу в потрібному вам напрямі.
Отримані повідомлення можна читати або в області перегляду, або в окремому вікні. Клацніть значок теки що Входять на панелі Outlook або в списку тек. Для проглядання повідомлення в області перегляду клацніть по ньому в списку повідомлень. Для проглядання повідомлення в окремому вікні двічі клацніть по ньому в списку повідомлень.
Якщо ви одержали лист, зліва від заголовка, якого знаходиться зображення скріпки, то це означає, що разом з цим листом вам прислали вкладений файл. Клацніть мишею на значку, що позначає вкладений файл, який розташований в області проглядання листа. З'явиться список файлів прикріплених до листа.
Якщо ви клацніть на Зберегти вкладення з'явиться діалогове вікно Зберегти вкладення. Виберіть теку на диску вашого комп'ютера, в якій ви хочете зберегти вкладений файл, і натисніть кнопку Зберегти. Діалог Зберегти вкладення буде закритий і вкладений файл буде збережений на диску.
Якщо лист, який ви отримали, має Високу важливість або Низьку важливість, то в найпершій колонці ви побачите знак оклику або стрілку вниз, відповідно.
Якщо ви хочете отримати всі відомості про повідомлення (дата відправки і т. п.). При перегляді в окремому вікні виберіть меню Файл, команду Властивості.
Оскільки не існує єдиного стандарту на кодування букв російського алфавіту, програма Outlook Express намагається самостійно визначити кодування листів, що приходять. Проте, завжди є вірогідність, що програма Outlook Express визначить кодування неправильно. Якщо ви зіткнулися з подібною ситуацією, то спробуйте змінити кодування. Виберіть команду Кодування в меню Вигляд. Відкриється меню для вибору кодувань. Поточне кодування відмічене кружком у її назви. Спробуйте вибрати яку-небудь інше кодування. Якщо ви правильног вказали кодування, то вміст поточного листа відобразиться в новому кодуванні і його можна буде прочитати.
Створення правив для повідомлень
Програма Outlook Express здійснює автоматичну обробку повідомлень (електронних листів) за правилами, які визначає користувач.
У кожному правилі указуються ідентифікаційні ознаки повідомлення (зміст полий "Кому", "Від", "Копія" і т. д.) і дії (переслати, відповісти, не завантажувати і т.д.), які повинна виконати програма Outlook Express над отриманим повідомленням, задовольняючим вказаним ознакам.
Для створення, редагування або видалення правил обробки листів необхідно викликати вікно Правила для повідомлень і перейти на вкладку Правила для пошти. Виклик вікна здійснюється командою Правила для сообщений/Почта. з меню Сервіс. За допомогою кнопок Створити, Змінити, Копіювати, Видалити, Застосувати вікна Правила для повідомлень можна відповідно створити нове правило, модифікувати вже існуюче правило, скопіювати правило, видалити правило, застосувати правило до раніше отриманих повідомлень.
При створенні нового правила обробки електронних листів на екрані з'являється вікно Створити правило для пошти, яке складається з чотирьох полий.
У першому полі Виберіть умови для даного правила перераховані ознаки, по яких може здійснюватися ідентифікація повідомлення:
• шукати повідомлення, що містять адресатів в полі "Від";
• шукати повідомлення, що містять задані слова в полі "Тема";
• шукати повідомлення, що містять задані слова;
• шукати повідомлення, що містять адресатів в полі "Кому";
• шукати повідомлення, що містять адресатів в полі "Копія";
• шукати повідомлення, що містять адресатів в полях "Кому" і "Копія";
• шукати повідомлення з позначкою важливості;
• шукати повідомлення, отримані з певного облікового запису;
• шукати повідомлення, розмір яких перевищує заданий розмір;
• шукати повідомлення з вкладенням;
• шукати безпечні повідомлення;
• всі повідомлення.
У другому полі Виберіть дії для даного правила перераховані дії, які повинні бути виконані над листами, що задовольняють вказаним ознакам. У програмі Outlook Express визначені наступні дії:
• перемістити в задану теку;
• скопіювати в задану теку;
• видалити;
• переслати адресатам;
• виділити кольором;
• помітити;
• помітити як прочитане;
• помітити повідомлення як переглянуте або пропущене;
• відповісти заданим повідомленням;
• припинення виконання додаткових правил;
• не завантажувати з сервера;
• видалити з сервера.
У третьому полі Опис правила приведений опис правила, для редагування параметрів якого необхідно клацнути по назві конкретного параметра, а в четвертому полі указується назва створюваного правила.
У четвертому полі ви пишіть назву правила.
Приклад 1:
Для того, щоб відбувалося автоматичне видалення всіх повідомлень отриманих з поштового сервера fio.ifmo.ru, необхідно виконати наступні дії:
• у вікні Створити правило для пошти, в полі Виберіть умови для даного правила встановите прапорець напроти запису Шукати повідомлення, що містять адресатів в полі Від;
• у полі Виберіть дії для даного правила встановите прапорець напроти запису Видалити;
• у полі Опис правила клацніть мишкою по словосполученню що містять адресатів і у вікні, що з'явилося, Вибір одержувачів введіть ім'я сервера fio.ifmo.ru і клацніть по кнопці Додати, а потім по кнопці ОК.
Приклад 2:
Для того, щоб відбувалося автоматичне переміщення в теку Привіт всіх листів, що містять як тему повідомлення слово "привіт" необхідно виконати наступні дії:
• створіть теку Привіт;
• у вікні Створити правило для пошти, в полі Виберіть умови для даного правила встановите прапорець напроти запису Шукати повідомлення, що містять задані слова в полі "Тема";
• у полі Виберіть дії для даного правила поставте галочку на запис Перемістити в задану теку;
• у полі Опис правила клацніть мишкою по словосполученню задані слова, що містять, і у вікні, що з'явилося, Введіть ключові слова або пропозицію і натисніть "Додати" введіть слово "привіт" і клацніть по кнопці Додати, а потім по кнопці ОК.