Приказы з особового складу (впорядкування і оформление)

Запровадження.

1. Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку труда.

2. Оформлення приказов.

3. Порядок підготовки проектів наказів з особистого составу.

4. Прості складні накази з особистого составу.

5. вимога інформацією наказах з особистого составу.

6. Найменування организации.

7. Найменування виду документа.

8. Дата документа.

9. Реєстраційний номер документа.

10. Заголовок до тексту.

11. Текст документа.

12. Візи согласования.

Заключение

.

Список використаної литературы.

Контрольна робота з темі «Накази з особового складу (складання, оформлення)». Цілі контрольної роботи — розкрити важливість документа у кадровому діловодстві і описати етапи робота зі створення приказов.

Завдання контрольної работы:

1) Перелічити уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку труда;

2) Описати процедуру оформлення приказов;

3) Описати порядок підготовки проектів наказів з особистого составу;

4) Розповісти про прості складні накази з особистого составу;

5) Розкрити вимоги до інформацією наказах з особистого составу;

6) Описати вимоги до основним реквізитам наказів з особистого составу:

* Найменування организации.

* Найменування виду документа.

* Дата документа.

* Реєстраційний номер документа.

* Заголовок до тексту.

* Текст документа.

* Візи согласования.

Тема контрольної роботи є підставою нині дуже актуальною, оскільки складання наказів є обов’язковою обов’язком, оскільки розпорядницькі дії роботодавця, пов’язані із трудовою діяльністю працівників, — прийомом до роботи чи звільненням, перекладами в іншу роботи й зміною істотних умов праці, застосуванням заохочень і стягнень тощо. — оформляються наказами. З погляду бухгалтерського обліку, перелічені дії (прийом, звільнення, переклади тощо.) є господарськими операціями, отже, накази повинні оформлятися як за правилами діловодства, але й огляду на вимоги законодавства про бухгалтерському учете.

Відповідно до ст. 9 ФЗ від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерському учете»:

— все господарські операції, проведені організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами;

— цих документів служать первинними дисконтними документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський учет;

— первинні облікові документи приймаються до врахування, якщо вони складено формою, котра міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документации.

Отже, якщо Держкомстатом Росії розроблено й затверджено форми наказів (розпоряджень) з кадрів, то операції, пов’язані з рухом кадрів оплати праці, повинні оформлятися за цими формам.

1. Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку труда.

Постановами Мінфіну Росії від 18.06.1998 № 27н і Держкомстату Росії від 29.05.1998 № 57а встановлено, що первинні облікові документи з 01.01.1999 приймаються до врахування, якщо вони складено по уніфікованим формам, затвердженим Держкомстатом России.

Для обліку праці та оплати Держкомстат Росії постановою від 05.01.2004 № 1 затвердив нові уніфіковані форми первинної облікової документації, зокрема. форми наступних наказів (розпоряджень):

№Т-1 «Наказ (розпорядження) про зарахування працівника на работу»,.

№Т-1а «Наказ (розпорядження) про зарахування працівників на работу»,.

№Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника в іншу работу»,.

№Т-5а «Наказ (розпорядження) про переведення працівників в іншу работу»,.

№Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки работнику»,.

№Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки работникам»,.

№Т-8 «Наказ (розпорядження) про яке припинення дії трудового договору (контракту) з работником»,.

№Т-8а «Наказ (розпорядження) про яке припинення дії трудового договору (контракту) з работниками»,.

№Т-9 «Наказ (розпорядження) про повернення працівника в командировку»,.

№Т-9а «Наказ (розпорядження) про повернення працівників у командировку»,.

№Т-11 «Наказ (розпорядження) про заохочення работника»,.

№Т-11а «Наказ (розпорядження) про заохочення работников».

Держкомстат Росії розробив і затвердив уніфіковані форми лише оформлення основних кадрових операцій — прийому, перекладів, звільнення, надання відпусток, напрями у відрядження застосування заходів заохочення. Накази (розпорядження) з інших питанням кадрові служби мають розроблятися самостоятельно.1.

2. Оформлення приказов.

Накази можуть становити щоразу індивідуально (тобто. кожному за працівника, кожному за дії), за простою формі, а можуть оформлятися за і затвердженими організації уніфікованим формам.

Оскільки накази з кадрів приймаються до врахування бухгалтерією, то, при їхньої передприватизаційної підготовки їх необхідно виконувати вимоги, встановлені п. 2 ст.9 ФЗ «Про бухгалтерський облік». Відповідно до названої нормі документи, форми яких немає передбачені в цьому альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, повинні містити такі обов’язкові реквизиты:

а) найменування документа;

б) дату складання документа;

р) зміст господарської операции;

буд) вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому выражении;

е) найменування посад осіб, відповідальних скоєння господарських операцій та правильність її оформления;

ж) особисті підписи зазначених лиц.

Для спрощення оформлення наказів кадрові служби що з делопроизводителями розробляють бланки наказів, у яких поруч із перерахованими у в.п. «а"-"в» реквізитами включає інші необхідні дані. Які реквізити необхідні, а які бажано доповнити бланк наказу, кадровики визначають відповідно до новим стандартом діловодства, запровадженим на дію з 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30−97 «Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документов».

Обмежувальні позначки знадобляться здобуття права оперативно і вписати відповідні реквізит у властивому місці. Для кадрової служби значимими є позначки для кордонів розташування дати документи й його реєстраційний номер.

З іншого боку, в бланк наказу можуть бути включені обмежувальні позначки для кордонів зон розташування заголовка до тексту.

3. Порядок підготовки проектів наказів з особистого составу.

Проекти наказів з особового складу складаються працівниками відділу кадрів підприємства виходячи з уявлень керівників структурних підрозділів, ретельного й усебічного вивчення причин видання наказів, відповідності експонованих мови кандидатів і дотримання вимог законодавства про працю. Проекти наказів про заохочення і стягнення готують керівники тих підрозділів, які роблять пропозиції щодо заохочення чи покарання працівників, що у їх безпосередньому підпорядкуванні.

Накази з особового складу друкуються на спеціальних бланках чи стандартних аркушах щільною папери, придатної до тривалого зберігання, і мають самостійну порядкову нумерацію, окрему від наказів по основний діяльності, що пропливали канцелярію. Зберігаються накази в папці наказів з особового складу у відповідному відділі кадрів, по черговості їх номерів. Сторінки в папці наказів нумеруються. Для наказів з кадрів кращим є формат А4 (210×297 мм).

Кожен пункт наказу з особового складу потрібно сформулювати згідно з вимогами КзпПр. Постійної інформацією нічого для будь-якого кадрового наказу є вказівку розпорядницького дії (звільнити, перевести), прізвища та ініціалів працівника (імені Ілліча та по батькові повністю — прийому працювати), посади й структурного підрозділи (якщо підприємство має структурні підрозділи розміщуються), дати набрання чинності даного пункту наказу (якщо вона збігаються з датою реєстрації наказу).

Наявність інших відомостей у пунктах наказу з особового складу визначається специфікою розпорядницького дії.

Найменування організації, найменування виду документа, місце складання чи видання документа, і навіть обмежувальні позначки для дати документи й його реєстраційного номери як у межах кордонів зон розташування реквізитів розміщують однією з способов:

1) Центрированным — початок, і поклала край кожного рядка реквізитів одно віддалені до кордонів зони розташування реквизитов;

2) Флаговым — кожна рядок реквізитів починається від лівої кордону зони розташування реквизитов.

4. Прості складні накази з особистого составу.

Розрізняють прості (індивідуальні) складні (зведені) накази з особового складу. У індивідуальних міститься інформація лише про один працівника, в зведених — про кілька співробітників незалежно від цього, під які управлінські дії вони підпадають (прийом, переклад, звільнення, зміна прізвища та ін.). Під час упорядкування зведених наказів треба враховувати, що перший документ ні утримувати інформацію з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток і відряджанні співробітників, які мають короткий (3 року) термін зберігання ЕВР у на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. У в індивідуальному порядку оформляють, зазвичай, накази про заохочення і стягнення, враховуючи їх специфічну виховну роль. 2.

5. вимога інформацією наказах з особистого составу.

Інформація, у наказах з особового складу (інформацію про роботи і заохочення), фіксується у трудових книжках працівників.

Прізвище, ім'я, по батькові у наказі з особового складу вказуються повністю, а найменування посади має відповідати найменуванням, яке у штатному розкладі, без скорочення найменування підрозділи предприятия.

Під час прийому працювати обов’язково вказується встановлений розмір оплати праці (оклад, надбавка, індексація, тарифна ставка) й за необхідності, умови прийому: тимчасово (з… по…), з випробувальним терміном (його тривалість) і т.п.

При перекладі іншу роботу — нова посада і підрозділ, вид перекладу (для тимчасових перекладів — із зазначенням тривалості), причина перекладу (у повній відповідності з вимогами КзпПр), зміна оплати праці (коли вона возникает).

При звільнення — причина звільнення, відповідно до статей КЗоТ.

При наданні відпустки — його вид, тривалість, дати початку будівництва і окончания.

При відряджанні - дата і тривалість відряджень, місце напрями, найменування предприятия.

Кожен пункт наказу з особового складу повинен закінчуватися посиланням на письмове підставу даного розпорядницького действия.

Інформація, у наказах з особового складу (інформацію про роботи і заохочення) фіксується у трудових книжках работников.

При оформленні як підстави для наказів з особового складу таких розпорядчих інформаційно-довідкових документів, як наказ по основний діяльності, протокол, факт, лист, доповідна чи пояснювальна записки та інших. слід керуватися правилами зі складання і оформленню цих різновидів організаційно-розпорядчих документов.

От на які вимоги пред’являються Держстандартам до кожного реквізиту приказа.

6. Найменування организации.

Він повинен відповідати найменуванням, закріпленому в установчих документах юридичної особи. Над найменуванням організації вказують скорочена, а за його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (за її наявності). Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації (російським) державної мови суб'єктів Російської Федерації, друкують ви не (його мають нижче чи праворуч від найменування російською). Скорочений не викликають тому випадку, як його закріплено в установчих документах організації (їх у дужках поміщають нижче повного чи ним). Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у разі, коли вона є автором документа, і мають нижче найменування организации;

7. Найменування виду документа.

Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, має бути визначено статутом (становищем про організацію) це має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 20 000). У разі - це наказ. Слово «наказ» може друкуватися прописними чи рядковими буквами;

8. Дата документа.

Датою наказу є дата підписання керівником організації. Дату документа оформляють арабськими цифрами в послідовності: день місяці, місяць, рік. День місяця — і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними точкою; рік — чотирма арабськими цифрами. Так, дата 6 серпня 2005 року оформляється так: «06.08.2005».

Допускається словесно-цифровой спосіб оформлення дати, наприклад «06 серпня 2005 р.», і навіть оформлення дати послідовності: рік, місяць, день місяці, наприклад «2005.08.06»;

9. Реєстраційний номер документа.

Накази з особового складу обов’язково реєструються (окремо від наказів по основний діяльності). Як реєстраційної форми використовують книжку (журнал) реєстрації (при порівняно невелику кількість кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) чи реєстраційні картки (на великих масивах наказів для зручності справочно-поисковой работы).

У реєстраційної формі вказуються: дата і номер наказу, зміст, ким підписано приказ.

З урахуванням відмінностей у термінах зберігання наказів з особового складу рекомендується індексувати (нумерувати) їх за наступному правилу. До порядковому номера кадрового наказу додається літерне позначення, щоб відрізнити його за номера від наказу по основний діяльності. Доцільно запровадити різні літерні позначення до різних за змістом кадрових наказів, наприклад: N 28-к — наказ про рух кадрів (прийом, переклад, звільнення, зміни кадрової інформації), N 12- км — про відряджанні, N 45-о — відпустку, N 32-п — про поощрении.

Наказ набирає чинності з підписання, тоді як його тексті немає іншого терміну.

Місце складання чи видання наказу вказують у разі якщо утруднено його визначення по реквізиту «Найменування організації». Наприклад, якщо найменування організації включає слово «московський», вказувати у наказі «місто Москва» необов’язково. Місце складання чи видання наказу вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального розподілу; вона охоплює у собі лише узвичаєні сокращения.

10. Заголовок до тексту.

Заголовок до тесту включає у собі стислий зміст наказу. Заголовок потрібно узгодити з найменуванням документи й відповідає питанням «Про що?» (наприклад, «Про перенесення відпусток працівників» чи «Про кому?» (наприклад «Про Єфремова О.Ю.»)). Крапка наприкінці заголовка не ставиться (лише коли заголовок закінчується ініціалами працівника). Зазвичай, заголовок, що з двох і більше рядків, друкується напівжирним шрифтом. Заголовок документа, оформлений на бланках з подовжнім розташуванням реквізитів, вирівнюється по центру.

11. Текст документа.

Текст документа становлять державною мовою РФ чи державних мовами суб'єктів РФ відповідно до законодавством РФ і суб'єктів РФ.

У тексті документа, підготовленого виходячи з раннє виданого документа, вказують його реквізити: найменування документа, його дату, реєстраційний № документа, заголовок до тексту (наприклад, підставою видання наказу про зміну істотних умов трудового договору працівник по ч.1 ст. 73 ТК РФ відповідно до законодавством є наказ про організаційних чи технологічних умовах труда).

Якщо текст містить кілька рішень, висновків, і т.д.; його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Звичайно ж текст і двох частин: констатуючій і розпорядливої, але тексти більшості наказів з особового складу немає констатуючій частині і дієслова «Наказую», й одразу розпочинаються з розпорядницького дії: прийняти, призначити, перевести, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку, відряджати тощо.

У наказі організації діючої за принципами єдиноначальності текст викладають від першої особи однини словом «Наказую», яке друкується вразрядку або ж прописними літерами без розрядки з новою рядки від кордону лівого поля (від нульового табулятора).

Текст відокремлюється від заголовка межстрочными інтервалами, друкується від лівої кордону текстового поля і вирівнюється по лівої і правої кордонів текстового поля.

Распорядительная частина містить передбачені дії, прізвища посадових осіб, відповідальних право їх виконання і продовжити терміни виконання. Вона, зазвичай, ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами з точками. Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки конкретного дії, вираженого дієсловом у формі, далі у пункті вказуються виконавці, посадова особа чи структурне підрозділ, і термін виконання. Останній пункт наказу містить вказівку про посадову особу, відповідальному за виконання наказу загалом.

Окремі завдання, наприклад, завдання, що містить цифрові дані, може бути оформлені у вигляді додатку до наказу із посиланням них же в відповідних пунктах наказу, що обгрунтовується першому аркуші докладання у правому верхньому розі.

Якщо додатків кілька, всі вони нумерується. Знак «№ «перед цифровим позначенням не ставиться.

Сторінки наказу і додатків нумеруються як документ.

12. Візи согласования.

Проект наказу з особового складу, зазвичай, погоджується з такими зацікавленими посадовими особами: з головний бухгалтер, юрисконсультом, з керівниками структурних підрозділів, працівники якої згадуються наказі. Передбачено обов’язкове візування наказів з особового складу керівником кадрової служби (у невеликих організаціях — працівником, відповідальних ведення кадрової документации).

Наказ з особового складу оголошується зацікавленому працівникові під розписку. Робітник після ознайомлення з наказом ставить свій підпис з його справжньому примірнику поруч із підписами керівників, визировавших проект наказу, і вказує дату. Інакше працівник від підписи факт ознайомлення засвідчується підписом відділу кадрів безпосереднього начальника работника.

За дорученням керівника підприємств накази з особового складу на певну категорію працівників можуть підписувати їх заступники і керівники підрозділів, користуються правами приймання й увольнения.

За відсутності основного керівника накази з особового складу підписує обличчя, виконуюче його обязанности.3.

Заключение

:

Накази з особового складу є головними документами, визначальними посадове становище працівників, і служать основою відповідних записів у тому облікові документы.

Наказами з особового складу оформляються прийом до роботи чи на посаду, переміщення службі, визволення з посади або звільнення, виключення з списків особового складу, оформлення відпустки, оголошення заохочень і стягнень.

Держкомстат Росії розробив і затвердив уніфіковані форми лише оформлення основних кадрових операцій — прийому, перекладів, звільнення, надання відпусток, напрями у відрядження застосування заходів заохочення. Накази (розпорядження) з інших питанням кадрові служби мають розроблятися самостоятельно.

Накази можуть становити щоразу індивідуально (тобто. кожному за працівника, кожному за дії), за простою формі, а можуть оформлятися за і затвердженими організації уніфікованим формам.

Проекти наказів з особового складу складаються працівниками відділу кадрів підприємства виходячи з уявлень керівників структурних підрозділів, ретельного й усебічного вивчення причин видання наказів, відповідності експонованих мови кандидатів і дотримання вимог законодавства про труде.

Розрізняють прості (індивідуальні) складні (зведені) накази з особового складу. У індивідуальних міститься інформація лише про один працівника, в зведених — про кілька співробітників незалежно від цього, під які управлінські дії вони підпадають (прийом, переклад, звільнення, зміна прізвища та др.).

Список використаної литературы:

1. Андрєєва В.І. Діловодство в кадрової службі: Практичне посібник. — М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Интел-синтез», 1997. — 232 с.

2. Андрєєва В.І. Діловодство. — М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Интел-синтез», 1997. — 268 с.

3. Діловодство в кадрової службі / Сост. А. В. Верховцев. — 7-ме вид. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 234 з. — (Б-ка журн. «Трудове право Російської Федерації». Вип. 18 (115)).

4. Кірсанова М. В., Аксёнов Ю. М. Курс діловодства. Документационное забезпечення управління. — М., 1997. — 390 с.

5. Довідник кадровика: прийом і що звільнення працівників. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 176 з. — (Б-ка журналу «Кадрова служба підприємства»). — (Довідник кадровика. Вип. 10 (28)).

6. Труханович Л. В., Щур Д. Л. Довідник по кадровому діловодству. — 3-тє вид. перераб. і доп. — М.: Видавництво «Річ навіть і Сервіс», 2005. — 640 с.

1 Труханович Л. В., Щур Д. Л. Довідник по кадровому діловодству. — 3-тє вид. перераб. і доп. — М.: Видавництво «Річ навіть і Сервіс», 2005. — З. 161−169.

2 Діловодство в кадрової службі / Сост. А. В. Верховцев. — 7-ме вид. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 234 з. — (Б-ка журн. «Трудове право Російської Федерації». Вип. 18 (115)).

3 Кірсанова М. В., Аксёнов Ю. М. Курс діловодства. Документационное забезпечення управління. — М., 1997. — С.50−128.