Правила упорядкування та оформлення документів з особистого составу

Міністерство Освіти і Вищої школы.

Республіки Коми.

Професійне училище № 25.

ПИСЬМЕННАЯ.

КВАЛІФІКАЦІЙНА РАБОТА.

Тема: Правила упорядкування та оформлення документів з особистого составу.

Учащаяся: Мартьянова Тетяна Александровна Группа: № 109.

Профессия: Секретарь-машинистка Преподаватель: Шумихина Наталія Евгеньевна.

Инта.

2001 г.

Розділ I.

1. Загальна часть.

1. Структура адміністративного апарату й додаткові обов’язки директора підприємства, головного бухгалтера і секретаря з 3 по 5 стр.

2. Організація робочого місця секретаря з п’ятьма по 6 стр.

Розділ II.

2. Основна часть.

1. Накази з особового складу із шостої по 8 стр.

2. Особиста картка з 9 по 9 стр.

3. Особиста справа з 9 по 12 стр.

4. Прийом працювати з 12 по 14 стр.

5. Переміщення з 14-ма по 14 стр.

6. Звільнення з 14-ма по 15 стр.

7. Трудова книжка з 15 по 17 стр.

Розділ I.

1. Загальна часть.

1.1. Структура підприємства міста і посадові обов’язки адміністративноуправлінського апарату необхідно розкрити коротко. Докладно описати посадові обов’язки секретаря даного предприятия.

1. Структура адміністративного апарату ТОВ «Атлант».

Свою виробничу практику я відбувалася фірмі «Атлант». Це відкрите акціонерне товариство, що займається будівельної деятельностью.

Структуру адміністративного апарату можна зобразити за такою схеме:

ДИРЕКТОР.

ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР СЕКРЕТАРЬ.

Директор

Директор керує підприємством загалом, і навіть відділами та інші структурними предприятиями.

Створює умови для високопродуктивної роботи підприємства міста і підвищення ефективності праці в всіх дільницях предприятия.

Здійснює контролю над якістю роботи службовців. Забезпечує розширення й розвиток матеріально-технічної бази предприятия.

Створює безпечних умов праці працівникам предприятия.

Координує роботу своїх заместителей.

Забезпечує суворе дотримання фінансової та штатної дисциплины.

Вирішує всі питання діяльності підприємства у межах наданих йому прав.

Керує добором і розстановкою службовців (робочих), вживає заходів до найкращому використанню їх знань і опыта.

Головний бухгалтер

Головний бухгалтер забезпечує правову постановку і достовірність обліку, контролю над збереженням державної власності, правильним витрачанням коштів і матеріальних ценностей.

Підпорядковується безпосередньо керівнику предприятия.

Забезпечує правильне та своєчасне нарахування і перерахування державних податків, відрахувань від прибутків та інших платежів до бюджету РФ.

Стежить над збереженням бухгалтерських документов.

Контролює правильний і своєчасний прийом тих матеріальних цінностей, своєчасне проведення інвентаризації коштів, правильне витрачання зарплати, прийоми інших вознаграждений.

Йому покладається обов’язки пов’язані з безпосередньою матеріальної відповідальністю за кошти й матеріальні ценности.

Секретарь.

Секретар виконує функції із забезпечення обслуговування роботи керівника організації, або її подразделений.

Отримує керівникові відомості від працівників підрозділів, викликає їх за його поручениям.

Організує телефонні переговоры.

Приймає і передає телефонограми, записує за відсутності керівника прийняті повідомлення й доводить їх до його сведения.

Здійснює роботу з підготування засідань чи нарад, проведених керівником, веде і оформляє протоколы.

Стежить за забезпеченням керівника канцелярськими приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови, які б ефективної роботи руководителя.

Передає та приймає інформацію з приемо-переговорным устройствам.

Друкує за вказівкою керівника різні материалы.

Веде діловодство, приймає що надходить з ім'ям керівника кореспонденцію, здійснює її систематизацію відповідно до що у організації порядком і передає її розгляду керівникам в підрозділи чи конкретним виконавцям від використання у процесі їх роботи або підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника, узятих на контроль.

Приймає документи на підпис руководителю.

Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності виконання прохань і від пропозицій работников.

2. Організація робочого місця секретаря.

Організація робочого місця секретаря з огляду на вимоги наукової організації праці для її планування і за обслуговуванням, а також із урахуванням вимог, і можливостей. Використання сучасної оргтехнікою, для її устаткуванню і оснащенню, є необхідною передумовою досягнення високої ефективності, оперативності і забезпечення якості праці. Збереження працездатності протягом усього робочого дня, забезпечення справді секретарського обслуживания.

Робоча місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу у установах. Оскільки секретар є «обличчям установи», те й його місце має бути зразком правильної организации.

Робоча місце секретаря у приймальній зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, неподалік дверей до кабінету і те щоб легко можна було всіх вхідних; до приміщення приймальні має перебувати предмети, потрібні секретарю та інших співробітникам у процесі роботи; меблі для відвідувачів повинна бути у зоні, добре просматриваемой секретарем, зручною його размещения.

Секретар повинен матимуть можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу на письмі, роботи з пишучої машинці, чтения.

До комплекту меблів (робоче місце секретаря) повинно входити: стіл канцелярський. Допоміжний стіл чи тумба для технічних засобів, стіл для відвідувачів, стілець чи крісло подъемно-поворотное на коліщатах, стільці для відвідувачів, шафи й полички для зберігання документів і майже справ, металевий сейф для зберігання документів, штампів, бланков.

Якщо кімнаті працюють кількох людей, то відповідність до діючими нормами норма площі службових приміщень повинна бути не менш 4 м² одному працівникові. Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар, повинна бути добре проветриваемым чи обладнаним кондиционерами.

Інтер'єром приймальні слід добре обміркувати. Сьогодні фірма може скористатися послугами дизайнера. Приміщення має бути вирішили зробити красивою кольорах світлих тонів з продуманим освітленням і озелененням. Найкращим, визнано природне освещение.

Інтер'єр службового приміщення і устаткування робочого місця надає великий вплив на ефективності роботи будь-якого сотрудника.

Перед відходом секретар повинен прибрати всі документи, закрити на ключ сейф і шафи та навести до ладу своє место.

Розділ II.

2. Основна часть:

Правила упорядкування та оформлення документів з особистого составу.

У невеличких фірмах на секретаря часто покладається ведення кадрової документації. Саме документи з особового складу підтверджують місце і стаж роботи громадян, і мають першочергового значення кожному за працівника фірми під час оформлення пенсії та й завжди, потребують підтвердження стажу та місця роботи. Оформлення прийому працювати, перекладів, звільнень, відпусток, відряджень виконує секретар якщо ні спеціального работника.

До складу документів з особового складу входят:

2.1. Накази з особистого составу.

Вони є найважливішими документами составляемыми у процесі документування функцій кадрової служби підприємства. Наказами оформляються: прийом, переклад й працівників; надання їм відпусток і відрядження; зміну умов і оплати праці, присвоєння розрядів і журналістам зміну анкетно-биографических даних; заохочення накладення взысканий.

Для оформлення наказів з особового складу необхідно письмове обгрунтування, за який можуть виступати: особисте заяву працівника, контракт, доповідну записку керівника структурного підрозділи (наприклад, про переведення працівника або про напрямі їх у відрядження), акт (наприклад, щодо порушення дисципліни), службове лист інший організації із запитом перевести працівника, шлюб, що відбиває факт зміни прізвища работника.

Накази з особового складу оформляються й ведуться суворо від наказів по основний діяльності. Тексти більшості наказів з особового складу не мають констатуючій частині і дієслова «НАКАЗУЮ», як це заведено в наказах по основний діяльності. Тому кадрові накази відразу розпочинаються з розпорядницького дії: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕКАЗАТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ЗМІНИТИ ПРІЗВИЩЕ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ВІДПУСТКА», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Розрізняють прості (індивідуальні) складні (зведені) накази по особового складу. У індивідуальних міститься інформація лише про один працівника, в зведених — про кілька співробітників незалежно від цього, під які управлінські дії вони підпадають. Під час упорядкування зведених наказів треба враховувати, що у єдиному документі на повинен утримуватися інформації з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпусток і відряджанні співробітників, які мають короткий (3 року) термін зберігання ЕВР у на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. У в індивідуальному порядку оформляють, зазвичай, і накази про заохочення і покарання, враховуючи їх специфічну виховну роль.

Кожен пункт наказу з особового складу потрібно сформулювати в суворій відповідності з вимогами КЗпП. Постійної інформацією нічого для будь-якого кадрового наказу є вказівку розпорядницького дії (звільнити, преміювати, перевести), прізвища та ініціали працівника (імені Ілліча та по батькові повністю — прийому працювати), посади й структурного підрозділи (якщо підприємство має структурні підрозділи розміщуються), дати набрання чинності даного пункту наказу (якщо вона збігаються з датою реєстрації приказа).

Склад інших відомостей у пунктах наказу з особового складу визначається специфікою розпорядницького действия.

Під час прийому працювати обов’язково вказується встановлений розмір оплати праці (оклад, надбавка, індексація) й за необхідності, умови прийому: тимчасово (з … по …), з випробувальним терміном (його продолжительностью).

При перекладі іншу роботу — нова посада і підрозділ, вид перекладу (для тимчасових перекладів — із зазначенням тривалості), причина перекладу (у повній відповідності з вимогами КЗпП), зміна оплати праці (коли вона возникает).

При звільнення — причина звільнення, відповідно до статей КЗОТа.

При наданні відпустки — його вид, тривалість, дати початку і окончания.

При відряджанні - дата і тривалість відряджень, місце напрями, найменування предприятия.

При заохочення і покарання — причина й посвідку заохочення чи высказывания.

Кожен пункт наказу з особового складу повинен закінчуватися посиланням на письмове підставу даного розпорядницького действия.

Накази з особового складу доводяться до працівників під розписку. Види ознайомлення працівників можуть розташовуватися або одразу після тексту кожного пункту наказу, або після підписи керівника предприятия.

Проект наказу з особового складу, зазвичай, погоджується з такими зацікавленими посадовими особами: з головний бухгалтер, юрисконсультом, з керівниками структурних підрозділів, працівники яких згадуються наказі. Передбачено обов’язкове візування наказів з особового складу керівником кадрової служби (у невеликих організаціях — працівником, відповідальних ведення кадрової документации).

Накази з особового складу обов’язково реєструються (окремо від наказів по основний діяльності). Як реєстраційної форми використовують книжку (журнал) реєстрації (при порівняно невеличкому кількості кадрових наказів, що видаються перебігу календарного року) чи реєстраційні картки (на великих масивах наказів для зручності справочно-поисковой роботи). У реєстраційної формі вказуються: дата і номер наказу, зміст, ким підписано наказ. З урахуванням відмінностей у термінах зберігання наказів з особового складу рекомендується індексувати (нумерувати) їх за наступному правилу: до порядковому номера наказу додається літерне позначення (щоб відрізнити його за номера від наказу по основний діяльності). Доцільно запровадити різні літерні позначення до різних за змістом кадрових наказів, наприклад: № 28/к — наказ про рух кадров,(прием, переклад, звільнення, зміна кадрової інформації), № 12/км — про відряджанні, № 45/о — відпустку, № 32/п — про поощрении.

Інформація, у наказах з особового складу (інформацію про роботи і заохочення) фіксується у трудових книжках.

2.2. Особиста карточка.

На всіх співробітників, узвичаєних роботу заводиться особиста картка (форма Т-2), що є основним облікованим документом. Особиста картка використовується для аналізу складу і врахування руху кадров.

Особиста картка заповнюється у одному примірнику. Усі наступні зміни у дисконтних даних, передбачених формою, повинні вчасно відбиватися у власній карточке.

Картка ставлять у алфавітну картотеку працюючих. При автоматизованої паспортної системи даних про працівника можуть вводитися в ПЕОМ, і потім з їхньої основі за необхідності може распечатываться форма Т-2, дозволяють створювати й будь-які отчетно-справочные документи з особового складу организации.

Особисті картки формуються окремо на працюючих, і звільнених співробітників. Особисті картки працюючих зберігаються в особи, відповідального за кадрову документацію, до звільнення працівника. Вони систематизуються по структурних підрозділах, а всередині - за алфавітом фамилий.

Особисті картки звільнених виділяються із загального масиву і у відповідального за кадрову документацію протягом року. Усередині справи вони розташовуються виключно за алфавіту прізвищ, і по закінченні цього року маємо бути підготовленими до передавання на архівне хранение.

2.3. Особисте дело.

Особливої уваги вимагає ведення особистих дел.

Особиста справа — сукупність документів, містять необхідні інформацію про працівника та її трудовому стаже.

Спочатку особисту справу поміщаються документи, оформлені при прийомі працювати. У процесі праці працівника його особиста може доповняться іншими документами, які свідчать про зміну його освіти, родинного стану і др.

Кожне особисту справу формується в окремої папці. Оформлення обкладинки включає: № справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дату надходження на работу.

За правильне оформлення особисті справи відповідають працівники, провідні кадрову документацию.

Для зручності ведення особистого справи і довідкової роботи можна рекомендувати документи включати у залежить від наступній последовательности:

— внутрішня опис документів дела;

— доповнення до анкете;

— заяву про зарахування на работу;

— анкета з фотокарточкой;

— трудовий договор;

— наказ про зарахування працювати (копия);

— документи про утворення (копия);

— характеристики чи рекомендаційні письма.

У процесі праці працівника у його справа можуть додаватися документи, що підтверджують зміна анкетно-биографических даних (копії дипломів, свідчень, документів органів ЗАГС, аттестатные листи, копії актів ревізій і т.п.).

Т.к. зміни у службовому становищі фіксуються в доповнення до анкеті, де робиться посилання відповідний номер і дату наказу, копії наказів про переведення службовими щаблями на особисте справа не включаются.

Не підлягають прилученню довідки навчальних закладів про надання навчального відпустки, довідки з місце проживання, про стан здоровья.

На документи особистого справи складається внутрішня опись.

Кожен документ особистого справи заноситься в опис окремо. Опис складається і підписується працівником, провідним кадрову документацію, з зазначенням дати формування особистого справи. Початковою датою особистого справи є дата всі заяви про прийомі працювати, а кінцевої - дата увольнения.

Особиста справа ведеться щодо одного экземпляре.

Робітник, відповідальний ведення кадрової документації, зобов’язаний своевременно:

— вносити запис у особисту справу щодо змін у службовому становищі працівника, біографічних даних, сімейний стан, місці проживання та т.п.;

— прилучати до діла отримані документы.

Підставою внесення зміни й доповнення на особисте справа является:

— про службовому становищі - наказ керівника організації про переводе;

— про утворення — документи навчальних закладів (диплом, атестат, посвідчення, свидетельство);

— про зміну прізвища, імені, по батькові - наказ з особового складу виданий виходячи з документів органів ЗАГС.

Внесення до них особистого справи зміни й доповнення за словами співробітника не допускается.

Вилучення документів із його особистого справи може бути проведене лише з дозволу керівництва організації. Замість вилученого документа вкладається довідка, підписана працівником, відповідальних ведення кадрової документації, із зазначенням, із метою і за чиєю розпорядженню документ вилучено, кому передан.

При звільнення працівника на особисте справа поміщається заяву про звільнення і копія наказу про увольнении.

Особисті справи враховуються у журналі обліку особисті справи, що є основним облікованим документом. Кількість номерів у журнал має відповідати кількості наявних особисті справи. При звільнення працівника номер своєї справи використовується для особистого справи знову прийнятого сотрудника.

На на лицьовій стороні обкладинки особистого справи й у особистої картці Т-2 проставляється номер, на яких справа враховано в журнале.

Разів у рік проводиться перевірка наявності і стан особисті справи, що складається відповідний акт.

Особиста справа то, можливо видано у тимчасове користування на запит державні органи терміном до 15 діб із дозволу керівництва организации.

Видача особистого справи у тимчасове користування здійснюється за контрольної картці, яка ставиться цього разу місце виданого справи. У контрольної картці вказується, коли, куди й кому видано справу і ставиться підпис особи, який отримав дело.

Під час повернення справи в самісінький контрольної картці вказується дата його повернення і її входить у дело.

Для зберігання особисті справи відводяться спеціальні шафи. Справи розташовуються усе своєю чергою номерів зліва-направо згори донизу. Зберігаються особисті справи лише працюючих сотрудников.

Особисті справи від звільнених працівників наприкінці року здаються для зберігання архів заклади, чи междуведомственный архів з особового складу, що робиться позначка у журналі обліку особистих дел.

Під час підготовки до архівному зберігання кожного звільненого то, можливо оформлено самостійне справа. Проте раціональніше індивідуальні особисті справи об'єднувати за одну справа, не що перевищує 250 аркушів. І тут окремі особисті справи зшиваються разом у року звільнення. Усередині справи вони распологаются у суворо алфавіті прізвищ і відокремлюються друг від друга чистим листом папери із зазначенням у ньому прізвища, імені Ілліча та по батькові особи, яким заведено особисту справу. До об'єднаному справі складається внутрішня опис включених до нього особисті справи з переліком за алфавітом прізвищ, імен та по батькові і зазначенням відповідних сторінок на справі, де мають інформацію на це лицо.

2.4. Прийом на работу.

Прийом працювати у невеличку фірму зазвичай супроводжується створенням наступних документів: заяви; анкети; трудового договору (контракту); наказу про прийомі працювати; особистої картки (форма Т-2).

Заява найчастіше пишеться рукою, але фірма може мати заздалегідь розроблену і тиражированную трафаретну форму, яку що надходить на роботу заповнить. У заяві вказується посаду, структурне підрозділ, куди просить прийняти працювати заявник, й умови прийому (наприклад, визначений термін чи час виконання роботи і т.п.). Оклад й час прийому працювати зазначатимуться потребують візи чи резолюції керівника. Заява підписується і датируется.

Поруч із заявою що надходить пред’являє паспорт як документ, що посвідчує особу громадянина, військовий квиток (для військовозобов'язаних) і становить трудову книжку (коли особа надходить на роботу вперше — довідку про нього занятті). Трудова книжка подається як основний документ, що характеризує діяльність що надходить працювати. Особи віком від 14 до 16 років зобов’язані при вступі роботу пред’явити свідоцтво про рождении.

Під час прийому працювати, що вимагає спеціальних знань, що надходить пред’являє диплом чи інші документи про отриманому освіті чи професійної подготовке.

Насправді вступники працювати зазвичай заповнюють анкету (чи листок з обліку кадрів). Анкета є найзручнішим узагальнюючим документом, що дає необхідні дані про працівника. Вона заповнюється рукою щодо одного екземплярі і мусить бути без виправлень і виправлень. Тому передаючи анкету для оформлення, слід роз’яснити порядок її заполнения.

Що Надходить працювати підписує заповнену анкету і дату. Дані анкети підтверджуються пред’явленням відповідних документів: паспорти, військового квитка, документів про утворення, трудовий книжки.

За бажання що надходить може пред’явити характеристику чи рекомендаційні листи з місця работы.

На заяву про прийомі працювати проставляються візи осіб, що у розгляд питання про зарахування працівника дану должность.

При позитивному вирішенні питання з що надходять працювати полягає трудового договору, видається наказ про зарахування на работу.

Трудової договор

Трудової договір має типову форму у якому вносяться індивідуальні умови роботи співробітника, посаду, посадові обязанности.

Трудової договір є угода між трудящим і підприємством, установою, організацією, яким трудящий зобов’язується виконувати роботу з певної спеціальності, кваліфікації чи посади підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядком, а підприємство, установа, організація зобов’язується виплачувати трудящій зарплатню і забезпечувати умови праці, передбачених законодавством про працю, колективним договором і угодою сторон.

Відрізняються основні додаткові умови трудового договора.

До основним умовам трудового договору ставляться угоди: на роботу за однією або декільком спеціальностями (посадам), відповідної кваліфікації; місці робіт (підприємство, його структурне підрозділ, їх місцезнаходження); терміні дії і вигляді трудового договору (контракту); про умовах оплати труда.

До додатковим ставляться умови трудового договору (контракту), які можуть опинитися стосуватися будь-яких інших питань праці, і навіть соціальнопобутового обслуговування працівника. До обов’язків працівника може бути включені, наприклад, дотримання комерційної таємниці, досягнення певних результатів труда.

Відповідно до ст. 17 КЗпП трудові договори заключаются:

— на невизначений термін, тобто. на постійну работу;

— визначений термін трохи більше п’яти лет;

— тимчасово виконання певної работы.

Термінове трудового договору залежить від разі, коли трудові відносини неможливо знайти встановлено на невизначений термін із урахуванням характеру майбутньої роботи, чи умов його виконання, чи інтересів працівника, соціальній та випадках, безпосередньо передбачених законом.

Термінові трудові договори полягають насамперед у тому випадку, коли робота немає постійного характеру. Наприклад, для заміщення працівників, що у відпустці після виходу дитину, в декретній відпустці тощо. День виходу такого працівника роботу і вважатиметься днем закінчення термінового трудового договору замещающим працівником. Різновидом термінових трудових договорів є про тимчасової і сезонної работе.

2.5. Перемещение.

Переміщення, переклад (призначення іншу посаду) фіксується в наступних документах: заяві, доповідну записку, наказі про переведення. Заява повинен мати візи керівників підрозділів, звідки переходить працівник і куди переходить. Усередині структурного підрозділи переклад може оформлятися доповідній запискою з обгрунтуванням перекладу. Оформлення перекладу включає операции:

— складання виходячи з заяви чи службової записки проекту приказа;

— підписання наказу та її регистрация;

— ознайомлення з наказом працівника, що робиться позначка першою примірнику наказу (ознайомча виза);

— виходячи з наказу про переведення робляться відповідні запис у формі Т-2 і доповнення до анкеті у власному деле;

— зміни (тобто. даних про перекладі) виходячи з наказу вносять у трудову книжку.

Отже, переклад потребує внесення змін в низку документів, тобто фіксується кілька раз.

2.6. Увольнение.

Звільнення працівника відбивається у документах: заяві чи службової записці чи наказі про увольнении.

З особистого заяви чи службової записки складається проект приказа.

Наказ підписується і регистрируется.

Увольняемый працівник знайомиться з наказом і свою визу.

Одна копія наказу міститься у особисту справу, інша передається в бухгалтерию.

З наказу робиться відповідна запис у власній картці (форма Т-2), після чого картка переставляється в картотеку звільнених осіб, де поміщається за алфавітом фамилий.

Особиста справа після приміщення до нього наказу про звільнення закривається і обробляється передачі у комп’ютерний архів на довгострокове хранение.

У трудовій книжці, котра видається увольняющемуся, згідно з наказом робиться запис про яке припинення праці із зазначенням дати й причини звільнення і книжка видається на руки увольняющемуся.

Увольняющийся розписується у журналі реєстрації трудових книжок про її отриманні. Журнал фіксується дата видачі трудовий книжки і є підстави її выдачи.

2.7. Трудова книжка.

Трудова книжка є основним документів про праці работника.

Трудові книжки ведуться усім працівників, які працювали понад 5 днів, зокрема на сезонних і тимчасових працівників, і навіть на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному та соціального страхованию.

Особи, що надійшли працювати, зобов’язані пред’являти адміністрації підприємства трудову книжку, оформлену у порядку. Прийом на роботу за сумісництвом, по трудовому угоді, за договором підряду трудова книжка не предъявляется.

Особи, що надійшли працювати вперше зобов’язані уявити адміністрації довідку про нього занятті, видану за місцем їх проживання, а звільнені з лав збройних сил — військовий билет.

Заповнення трудовий книжки вперше виробляється адміністрацією підприємства у присутності працівника пізніше тижневого терміну від часу прийому на работу.

Трудова книжка повинна оформлятися й надалі вестися точному відповідність до правилами, що у «Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, у державних установах і организациях».

Відповідно до «Інструкцією» в трудову книжку вносятся:

— інформацію про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіту, професія, специальность;

— інформацію про роботі: прийом працювати, переклад в іншу постійну роботу, увольнение;

— інформацію про нагородженнях і поощрениях;

— відомостей про відкриттях, куди видано дипломи, про використаних винаходах і раціоналізаторських пропозиціях і виплачених у зв’язку з цим вознаграждениях.

Стягнення в трудову книжку не записываются.

Усі записи про зарахування працювати, перекладі іншу постійну роботу, звільнення, про нагородженнях і заохочення вносяться адміністрацією в трудову книжку після ухвалення відповідного наказу, але з пізніше тижневого терміні, під час звільнення — щодня звільнення. Записи у трудовій книжці повинні суворо відповідати тексту наказу з особистого составу.

Записи виробляються акуратно, пір'яний чи кульковою ручкою, чорнилом чи пастою чорного, синього чи фіолетового цвета.

При оформленні трудовий книжки спочатку заповнюється її титульний лист, у якому інформацію про работнике.

Прізвище, ім'я, по батькові повністю, без скорочення чи заміни імені Ілліча та по батькові ініціалами й час народження вказуються виходячи з паспорти чи свідчення про рождении.

Освіта — середнє, середню спеціальну і вище обгрунтовується підставі документов/аттестата, посвідчення, диплома).

Запис про незакінченому середньому чи незакінченому вищу освіту також провадиться виходячи з відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального заведения).

Професія чи спеціальність вказується у трудовій книжці на підставі запис у документі про здобутого фаху, профессии.

Після вказівки дати заповнення трудовий книжки працівник своєї підписом запевняє правильність внесених сведений.

Першу сторінку (титульний лист) трудовий книжки підписує обличчя, відповідальне за видачу трудових книжок, потім ставиться печатку підприємства (чи печатку кадрової службы).

Там, як у трудовий книжці заповнені все сторінки відповідних розділів, трудова книжка доповнюється вкладышем.

Вкладка вшивається в трудову книжку, заповнюється і відбувається адміністрацією підприємства у такому самому порядку, як і трудова книжка.

Вкладка без трудовий книжки не действителен.

Про виданому вкладці на титулі трудовий книжки вгорі ставиться штамп з написом «видано вкладка» і вказується серія і номер вкладиша. Але тут за будь-якої наступної видачі вкладиша ставиться штамп і вказується серія і номер вкладыша.

За необхідності доповнення трудовий книжки вкладкою видається вкладка нового зразка, незалежно від цього, яку трудову книжку (вкладка) про зарахування працювати, перекладах в іншу постійну роботи й звільнення, адміністрація підприємства зобов’язана наклеїти вкладка книжки (вкладиша) під розписку в облікової картці Т-2, у якій мусить бути повторена точна запис з трудової книжки (вкладыша).

У разі потреби адміністрація підприємства видає працівникам за їх проханні завірені виписки даних про роботі з трудових книжек.

При звільнення працівника все записи на роботу, нагородженнях і заохочення, внесені до трудову книжку час його на підприємстві, посвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженого їм обличчя і печаткою підприємства чи печаткою кадрової службы.

Адміністрація зобов’язана видати працівникові його трудову книжку щодня звільнення із внесеним у ній записом про увольнении.

При затримки видачі трудовий книжки з вини адміністрації працівникові виплачується середній заробіток весь час вимушеного прогула.

Якщо працівник відсутня на роботі у день звільнення, то адміністрація підприємства у той самий день спрямовує йому поштове повідомлення із зазначенням необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудовий книжки поштою із доставкою за адресою можлива тільки з дозволу самого работника.

Що стосується смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку чи надсилають поштою з їхньої требованию.

Додаток № 1.

Зразки наказів з особистого составу.

Фірма «Рассвет».

НАКАЗ 15.06.2001 № 8/к.

Про преміюванні Корастелева И.Г.

За тривалу і добросовісну працю й у з п’ятдесятиріччям зі дні народження преміювати головного бухгалтера фірми Корастелева І.Г. в розмірі __________________ руб.

Директор фірми Особиста подпись.

Г. Б. Иванов.

С наказом ознайомлений Особиста подпись.

Дата В справа 00−00.

Подпись виконавця Дата.

АТ «Донстрой».

НАКАЗ 01.06.2001 № 10/к.

Про прийомі на работу.

ПРИНЯТЬ:

1. Іванова Івана Івановича посаду ______________________________________.

(назва посади, найменування структурного підрозділи) з 03.06.2001 з окладом ______ відповідно до зі штатним розкладом (укладеним трудовому договору).

Підстава: особисте заяву з візами відділу кадрів, відділу (управління) й директори департаменту; трудового договору від 03.06.2001.

С наказом ознайомлений Особиста підпис Дата Генеральный директор Підпис А. М. Семенов.

Список використовуваної литературы.

1. Кузнєцова Т.В. «Секретарское справа», Москва, 1998.

2. Бондарева Т.ЗВ. «Секретарское справа», Москва: «Вищу школу», 1989.

3. Андрєєва В.І. «Діловодство в кадрової службі», Москва: «Вищу школу», 1997.