ПРОФЕСІОНАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЯ – ПОВЕДІНКА І ПРАВИЛА.
Дані кроки та ідеї є загальними процедурами (правилами), які необхідно поступово впроваджувати у користування всім МЕНЕДЖЕРАМ і КЕРІВНИКАМ відділів. Чим швидше ці дії стануть нормальними оперативними процедурами, тим швидше сформується професійний і ефективний управлінський персонал. Ці процедури (правила) повинні стати нормою протягом 12 місяців і навіть швидше.
1. Приходьте на зустрічі своєчасно!
2. Розпочинайте власні зустрічі своєчасно!
3. Майте розклад своїх зустрічей і дотримуйтеся його!
4. Плануйте свій робочий тиждень цілком і повністю і дотримуйтеся своєму плану (розкладу), наскільки Вам дозволяє це робити природа ринку.
5. Підтверджуйте свої зустрічі (і зустрічі на які Ви запланували прийти) перед тим, як вони мають відбутися (в той самий день,… напередодні за декілька годин).
6. Коли новие важливе питання виникає під час зустрічі, завершіть обговорення запланованих питань. Перш ніж перейти до тих, що виникли, або призначте нову зустріч щодо нового питання і потім завершіть обговорення планового питання.
7. Готуйте свої документи завчасно? Записуйте свої задачі і обіцянки? Письмово оформляйте свої звіти. Лише при такій умові і при такій дисципліні Ви будете мати організованих і вмілих лідерів.
8. Сформуйте перелік телефонних дзвінків, які Ви отримуєте і які Ви робите кожени день. Робіть письмові помітки для кожного тел. Дзвінка, в тому числі і рішення, які ви робите; питання, які виникли у процесі розмови; дії, необхідні для виконання внаслідок данного дзвінка та всі досягнуті результата або погодження. Вам необхідно це робити відразу після розмови. Ви не запамятаєте всіх важливих моментів, якщо відкладете запис на опісля.
9. Кожного ранку, перед початком робочого дня складіть список (перелік) телефонних дзвінків, перелік задач і розклад робіт. Ці списки повинні бути на Вашому робочому столі, зрозумілі і доступні у будь-який час. Ця інформація повинна бути транспортабельною, або Вам необхідно мати роздруковангу копію, щоб Ви могли її із собою взяти, коли Ви залишаєте офіс.
10. На кінець кожного дня Вам необхідно мати записаними всі важливі події дня, і всі дії, що випливають або необхідні в зв”зку з подіями, що відбулися. Памятайте, що Вам необхідно доповнювати свій графік, якщо необхідні дії змінюються або з”являються нові.
11. Оформляйте Ваші звіти вчасно і надавайте вчасно їх іншим людям.
12. Якщо Ви все ж спізнюєтеся зі звітом, попередьте особу, до якої він повинен попасти, що звіт поступить із запізненням і вкажіть нову дату його представлення.
13. На кінець кожного тижня, перед тим, як Ви закінчите свою роботу, Вам необхідно організувати свою роботу на наступний тиждень (прогляньте свій щомісячний план і графік задач та проектів) і зробіть графік на наступний тиждень.
14. Памятайте, що після кожної із зустрічей і важливих телефонних розмов необхідно запланувати час (як правило 10-15 хв.) для формулювання короткого звіту і визначення послідовності пов”язаних з ними дій.
15. Думки, що є у вас і міркування, які виникають під час Ваших розмов і зустрічей кожного дня, життєво важливі для успіху Вашої компанії. Якщо Ви записуєте їх та здійснюєте щодо їх реалізації організаторські дії, Ви допомагаєте своїй компанії ставати потужною і ефективною.
16. Ваші асистенти повинні навчитися підтримувати вказані функції. Більшість із конкретних дій, пов’язаних із данними правилами, повинні стати їх функціональним обов’язком, і вони повинні бути виконані в повному обсязі у точній відповідності із вимогами. Відповідальність за це залишається за Вами, незалежно від того, хто саме виконує поточні задачі.
17. Ніколи не примушуйте людей очікувати зустріч, яка внесена у ваш графік. Особливо, якщо вони прийшли на зустріч своєчасно. Розпочинайте і закінчуйте зустрічі своєчасно.
18. Якщо люди спізнюються на зустріч більше ніж на 10 хв., порінформуйте що Ваш час та їх час є дуже цінним, і що Ви хотіли б, щоб вони приходили вчасно.
19. Якщо люди спізнюються на ваші зустрічі систематично, інформуйте їх, що йце неприйнятно і відміняйте всі майбутні зустрічі, на які вони будуть спізнюватися.
20. Будьте привітливі та ввічливі із відвідувачами Вашої компанії. Допоможіть їм, якщо Ви можете, але не витрачайте свого часу марно, якщо в цьому немає нагальної потреби.
21. Робіть те, що Ви сказали, що зробите. Якщо Ви обіцяєте будь-що будь – кому, запишіть це у свій перелік справ негайно, і зробіть це. Якщо Ваше слово не має сили, то і ви не маєте сили.
22. Коли хтось жаліється Вам, то слухайте його уважно. Ні вам, ні їм недоречно спорити про правдивість або достовірність їх жалоби. Ставте уточнючі запитання, якщо Ви чогось не розумієте. Зробіть Вашу “домашню роботу” пізніше і виясніть про саме ця скарга і історію її виникнення. Якщо Вони жаліються, то щось не так! Зробію.ть що-небудь щоб виправити цю ситуацію, або ж передайте це питання іншій людині. Попросіть пред”явити звіт про результати дій, які були виконані людиною, якій Ви передали питання. Доведіть розбір скарги до повторної зустрічі або телефонннного дзвінка з людиною, якій висказали цю скаргу. Нехай співробітники, що висказали скаргу, взнають про те, що вона розглядається , і що Ви ціните їх бажання донести інформацію до Вашого відома. Якщо не Ви є тією людиною, до якої повинна бути звернена ця скарга, вкажіть хто саме є необхідною людиною. Виясніть (ввічливо) чому той, хто скаржиться прийшов саме до Вас, а не до людини, яка відпвовідає за це питання. Намагайтесь допомогти встпновити необхідні інформаційні канали. Це збереже Ваш час і підвищить єфективність Вашої компанії.